基于會(huì)計(jì)信息化背景下完善企業(yè)內(nèi)部控制的措施

柳秀娟

（哈爾濱和鑫物流運(yùn)輸有限公司，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 會(huì)計(jì)信息化概念及內(nèi)部控制的概念

1.1 會(huì)計(jì)信息化一般是指會(huì)計(jì)工作信息化

會(huì)計(jì)工作信息化是會(huì)計(jì)工作要達(dá)到廣泛應(yīng)用信息技術(shù),開(kāi)發(fā)信息資源,充分利用信息發(fā)揮其作用而進(jìn)行的會(huì)計(jì)工作。在會(huì)計(jì)工作中要廣泛應(yīng)用以網(wǎng)絡(luò)、通信、信息處理、人工智能、多媒體等為核心的信息技術(shù),為會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化和科學(xué)化服務(wù)。會(huì)計(jì)信息化包括信息的生產(chǎn)和應(yīng)用會(huì)計(jì)信息的生產(chǎn),是在會(huì)計(jì)工作中廣泛地應(yīng)用信息技術(shù),開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)信息資源,從各種渠道搜集和生成會(huì)計(jì)信息會(huì)計(jì)信息的應(yīng)用,是在會(huì)計(jì)工作中向各方面提供多方位信息服務(wù),并利用會(huì)計(jì)信息促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 內(nèi)控制度被定義為保護(hù)公司現(xiàn)金和其他資產(chǎn)安全,檢查賬簿記錄準(zhǔn)確性而在公司內(nèi)部采用的各種手段和方法。

2 會(huì)計(jì)信息化與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系

2.1 會(huì)計(jì)信息化對(duì)內(nèi)部控制的影響

會(huì)計(jì)信息化技術(shù)引入后,企業(yè)的會(huì)計(jì)核算環(huán)境將發(fā)生很大的變化,會(huì)計(jì)部門(mén)的組成人員從原來(lái)由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)人員組成,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專(zhuān)家組成。要保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠、達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo),企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛、更加復(fù)雜。完善的會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)能準(zhǔn)確、全面、及時(shí)的為董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)提供履行其監(jiān)督職能的信息良好的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠使小股東以較低成本,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等方式及時(shí)了解企業(yè)發(fā)布或披露的各種財(cái)務(wù)信息,來(lái)及時(shí)調(diào)整自己的投資策略,維護(hù)自身的權(quán)益。會(huì)計(jì)信息化為企業(yè)內(nèi)外部治理機(jī)制的完善提供了便利,而良好的治理機(jī)制為內(nèi)部控制提供了良好的基礎(chǔ)。根據(jù)信息遞減傳遞原理,組織層次越多,信息傳遞后所含“雜質(zhì)”越多,也就越容易降低信息的傳遞效率和信息的準(zhǔn)確度。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)就克服了這一障礙,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將信息同時(shí)傳遞給所有使用者,內(nèi)部控制的組織層次由此將減少。但這時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下權(quán)限劃分的要求卻更加嚴(yán)格。因?yàn)?企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)將更加依賴(lài)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。而在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下,利用信息從事非法活動(dòng)等與信息技術(shù)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)大大增加,企業(yè)潛在的損失風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)計(jì)信息化條件下企業(yè)內(nèi)部控制改進(jìn)研究相應(yīng)增加。同時(shí),這也要求企業(yè)通過(guò)良好的人力資源政策,對(duì)員工進(jìn)行激勵(lì)與約束,提高員工的整體素質(zhì)和道德。會(huì)計(jì)信息技術(shù)的應(yīng)用也使得財(cái)務(wù)管理者能獲取的信息量倍增,如何在紛繁復(fù)雜的信息中,抓住重點(diǎn),及時(shí)做出決策,這對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員也提出了更高的要求。因此,如何加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,利用良好的管理手段和技術(shù)方法去降低會(huì)計(jì)信息化所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn),為內(nèi)部控制提供一個(gè)優(yōu)良的環(huán)境基礎(chǔ),將變得十分重要。

2.2 內(nèi)部控制對(duì)會(huì)計(jì)信息化的反作用

會(huì)計(jì)信息化與內(nèi)部控制之間的影響是互動(dòng)的會(huì)計(jì)信息化影響了企業(yè)內(nèi)部控制,內(nèi)部控制反過(guò)來(lái)又影響了企業(yè)信息化的進(jìn)程。在企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的不同階段,內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的影響也不同。這些影響可以大致分為三個(gè)方面:企業(yè)已有內(nèi)部控制對(duì)會(huì)計(jì)信息化推廣的影響;企業(yè)已有內(nèi)部控制對(duì)會(huì)計(jì)信息化推廣的影響;內(nèi)部控制對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性的影響。

3 會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策

3.1 優(yōu)化控制環(huán)境

控制環(huán)境居于內(nèi)部控制中最重要的位置,是其他控制要素的基礎(chǔ),完善的控制環(huán)境才能使會(huì)計(jì)信息化條件下的控制制度得以貫徹實(shí)施。結(jié)合我國(guó)上市公司的實(shí)際,應(yīng)從以下幾個(gè)方面對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境加以改進(jìn)和完善。

政府應(yīng)加強(qiáng)針對(duì)會(huì)計(jì)信息化舞弊案的立法,加重處罰措施；加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的作用。要加強(qiáng)審計(jì)的作用,先要提高審計(jì)的地位,對(duì)于審計(jì)部門(mén)的設(shè)置應(yīng)該高于其他職能部門(mén),這樣才能保證內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性和權(quán)威性,否則只能是形同虛設(shè)。

3.2 完善公司組織控制結(jié)構(gòu)

為了規(guī)避矩陣型組織帶來(lái)的權(quán)責(zé)不清、多頭領(lǐng)導(dǎo)的問(wèn)題,公司可考慮采取更為中立的組織結(jié)構(gòu),跨越功能的團(tuán)體是個(gè)可參考的選擇。與矩陣式組織相似,也是從功能部門(mén)中借調(diào)其成員組成團(tuán)隊(duì),不同的是它的領(lǐng)導(dǎo)者具有完整的權(quán)力指揮其成員?？缭焦δ芙M織的生命周期短暫,任務(wù)一旦完成,團(tuán)隊(duì)隨即解散。這種彈性化的人力資源管理方式,可隨時(shí)根據(jù)問(wèn)題成立彈性化的組合,避免專(zhuān)業(yè)分工帶來(lái)的僵化與協(xié)調(diào)問(wèn)題。同時(shí)還可以激發(fā)組織成員的成就感和責(zé)任心。

3.3 重塑企業(yè)文化氛圍

在企業(yè)信息化過(guò)程中,企業(yè)成員的道德論理、價(jià)值觀(guān)念、工作態(tài)度都會(huì)發(fā)生變化,尤其是企業(yè)員工的誠(chéng)信程度和職業(yè)道德水平,是影響企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的一個(gè)非常重要因素。良好的企業(yè)文化可以對(duì)企業(yè)員工形成一種無(wú)形的約束力,減少或避免組織結(jié)構(gòu)“扁平化”下屬部門(mén)為追求小團(tuán)體利益而犧牲公司整體利益行為的發(fā)生。

3.4 建立切實(shí)可行的激勵(lì)政策,重視員工的作用

加強(qiáng)人力資源管理,做到人盡其用,留住重要的會(huì)計(jì)信息化方面人才,是加強(qiáng)完善內(nèi)部控制的重要措施之一。

3.5 完善風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

會(huì)計(jì)信息化意味著財(cái)務(wù)部門(mén)與其他各部門(mén)、各作業(yè)單位之間,以及企業(yè)與外部,如供應(yīng)商、客戶(hù)、合作伙伴等通過(guò)實(shí)時(shí)互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息、作業(yè)高度共享,網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性把企業(yè)暴露于各種風(fēng)險(xiǎn)之中。企業(yè)除了要建立傳統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制之外,還要結(jié)合信息化的特點(diǎn),建立基于信息化的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。

3.6 建立良好的控制活動(dòng)

隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中的普遍應(yīng)用,管理部門(mén)對(duì)由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會(huì)計(jì)信息的依賴(lài)越來(lái)越大,這些會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下,才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)與審計(jì)人員在建立會(huì)計(jì)信息化條件下的內(nèi)部控制制度時(shí),應(yīng)充分考慮技術(shù)的能力,打破傳統(tǒng)上獨(dú)立的、反映的和檢查性的模式,而具備實(shí)時(shí)的控制思想即利用信息技術(shù)將控制嵌入到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,在更廣泛的環(huán)境中來(lái)看待企業(yè)內(nèi)部控制,針對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)制定相應(yīng)的控制手段,強(qiáng)調(diào)預(yù)防、業(yè)務(wù)操作和對(duì)規(guī)章制度的遵守情況,從傳統(tǒng)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、事后補(bǔ)救的做法,發(fā)展為做到事前預(yù)防和事中控制。

3.7 建立良好的信息溝通系統(tǒng)

一個(gè)良好的信息系統(tǒng)有助于提高企業(yè)運(yùn)行的效率和效果,使企業(yè)當(dāng)局及時(shí)掌握營(yíng)運(yùn)狀況,提供全面、及時(shí)、正確的信息,并在有關(guān)部門(mén)和人員之間進(jìn)行溝通。首先,信息化戰(zhàn)略性計(jì)劃應(yīng)當(dāng)與公司的整體戰(zhàn)略緊密相關(guān)。管理當(dāng)局應(yīng)對(duì)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作高度重視,并給予支持,確保各職能部門(mén)信息系統(tǒng)高度藕合。其次,各部門(mén)應(yīng)按控制系統(tǒng)的需要識(shí)別使用者需要的信息,在此基礎(chǔ)上收集、加工和處理信息,并將這些信息及時(shí)、準(zhǔn)確和經(jīng)濟(jì)地傳遞給企業(yè)內(nèi)的相關(guān)人員,使他們能夠順利履行其職責(zé)。第三,通過(guò)內(nèi)部控制框架的構(gòu)建,完善公司的法人治理結(jié)構(gòu),建立健全會(huì)計(jì)及相關(guān)信息的報(bào)告負(fù)責(zé)制度,使企業(yè)內(nèi)部的員工能夠清楚地了解企業(yè)的內(nèi)部控制制度,知道其所承擔(dān)的責(zé)任,并及時(shí)取得和交換他們?cè)趫?zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所需的信息。

[1]閻達(dá)五,楊有紅.企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社,2004.

[2]艾文國(guó),王亞.企業(yè)會(huì)計(jì)信息化內(nèi)部控制問(wèn)題研究[J].中國(guó)管理信息化,2008.