淺析檔案管理者素質(zhì)的提高對(duì)檔案信息化的影響

羅婷婷

（深圳市地鐵三號(hào)線投資有限公司，廣州 深圳 518172）

一、引言

檔案信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)日益發(fā)展的多元化信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國家明確提出的"以信息化帶動(dòng)工業(yè)化"的發(fā)展思路，到國家檔案局提出的"以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)"要求，檔案信息化已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑?，F(xiàn)代檔案館以信息資源網(wǎng)絡(luò)化、業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化為主要特征，并逐步向電子檔案館、數(shù)字檔案館方向發(fā)展。與傳統(tǒng)檔案館相比，現(xiàn)代檔案館對(duì)檔案管理者的素質(zhì)有了更高更新的要求。檔案管理者隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高對(duì)檔案信息化建設(shè)發(fā)展也將起到關(guān)鍵作用。

二、檔案管理者素質(zhì)現(xiàn)狀分析

在信息社會(huì)里，檔案作為一種"原生信息"或"信息資源"，其重要意義不言而喻。無論是發(fā)達(dá)國家還是發(fā)展中國家，都在積極地發(fā)展其檔案事業(yè)。而是否擁有充足的、高素質(zhì)的人才資源已成為檔案事業(yè)能否持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在，人才資源的開發(fā)必然涉及到檔案專業(yè)的教育培訓(xùn)問題。

近二十年來，隨著檔案學(xué)教育的發(fā)展，檔案專業(yè)管理者的素質(zhì)有了明顯的提高。接受檔案專業(yè)教育的人占總檔案管理者的60%以上，而且教育程度也呈上升趨勢。但目前，我國檔案專業(yè)管理者隊(duì)伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面仍參差不齊。部分檔案管理者文化程度不高，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面狹窄，計(jì)算機(jī)及外語水平偏低，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源，首先，有些單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案管理工作沒有給予足夠的重視，從而未能認(rèn)識(shí)到提高檔案管理者素質(zhì)的重要性。有的單位領(lǐng)導(dǎo)只注重專業(yè)技術(shù)管理者的繼續(xù)教育培訓(xùn)而忽視了檔案管理者的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)教育沒能納入計(jì)劃、沒能給予足夠的支持，檔案資金的投入也不足，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后；其次，部分檔案工作者對(duì)于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，或者滿足于自己已掌握的知識(shí)，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，或者缺乏動(dòng)力，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來整合提高新的技能。

三、信息化背景下檔案管理者必備的素質(zhì)分析

時(shí)代的發(fā)展要求檔案管理者具有多專業(yè)、多學(xué)科的知識(shí)，尤其是在科學(xué)技術(shù)高度分化與高度綜合發(fā)展的趨勢下，各種新技術(shù)交叉應(yīng)用，這個(gè)問題顯得尤為重要。

1、豐富的文化知識(shí)

為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，檔案管理者首先要具備一定的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)，以解決檔案信息庫建設(shè)中出現(xiàn)的新問題、新情況。還要有一些自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)及邊緣科學(xué)的專業(yè)知識(shí)。一方面，檔案信息是一種載體，檔案管理者要發(fā)揮檔案信息的社會(huì)效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識(shí)；另一方面，檔案管理者在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理及管理的過程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、歸類、判斷等各項(xiàng)工作。如果檔案管理者不熟悉專業(yè)知識(shí)，在日常的檔案管理工作中就無法完成自己的本職工作。

2、較高的語言文字基礎(chǔ)

檔案信息化管理的預(yù)處理工作是檔案管理者用最簡潔、規(guī)范的文字編制的文件標(biāo)題、檢索目錄、著錄卡片及各種邊沿材料，然后輸人微機(jī)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。所以，沒有扎實(shí)的語言文字功夫，就無法從事這項(xiàng)基礎(chǔ)工作和編制規(guī)范的信息，致使計(jì)算機(jī)無法正常鑒別處理，嚴(yán)重影響檔案的服務(wù)、利用功能。

3、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息的收集、整理、編目檢索、存儲(chǔ)保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作將逐步走向自動(dòng)化，這就對(duì)新時(shí)期檔案管理者的素質(zhì)提出了更高的要求。這里的"現(xiàn)代信息技術(shù)"主要是指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)、聲像技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存取技術(shù)、人工智能技術(shù)等。信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為用戶提供了在更大范圍內(nèi)查閱信息的機(jī)會(huì)，但同時(shí)也把用戶帶入了一個(gè)陌生的數(shù)字信息海洋，這就要求檔案管理者能盡快地適應(yīng)信息環(huán)境，能根據(jù)用戶需求及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)快捷地獲取檔案信息，并把分散的片斷信息組合整理出新信息提供給用戶，成為用戶信賴的咨詢員，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

四、提高檔案管理者素質(zhì)的途徑分析

1、開展繼續(xù)教育，不斷更新檔案管理知識(shí)

檔案管理者應(yīng)利用業(yè)余時(shí)間參加一些在職教育或培訓(xùn)，自覺進(jìn)行知識(shí)更新，不斷調(diào)整自身的文化知識(shí)結(jié)構(gòu)。另外，各單位也應(yīng)重視對(duì)檔案管理者的在職培訓(xùn)，要根據(jù)檔案信息化建設(shè)的客觀要求，聘請(qǐng)一些有經(jīng)驗(yàn)的專家講課，或選派檔案管理者到其他單位學(xué)習(xí)、進(jìn)修，不斷充實(shí)新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，以提高檔案管理者的素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案信息化管理。

2、開展標(biāo)準(zhǔn)化教育，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理打好基礎(chǔ)

沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就難以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)和文件共享，計(jì)算機(jī)可以在短短的幾秒鐘內(nèi)找到用戶所需的文件或數(shù)據(jù)。為此，需要檔案管理者付出艱辛的努力，做好檔案信息輸人計(jì)算機(jī)前的預(yù)處理工作。要做好這項(xiàng)工作，必須組織檔案管理者認(rèn)真學(xué)習(xí)各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則，如《中國檔案分類法》的標(biāo)準(zhǔn)文件，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行著錄標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則，以確保檔案著錄、標(biāo)引等數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以保證檔案信息檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

3、開展新技術(shù)教育，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的迫切需要

檔案信息化管理離不開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，因此檔案部門應(yīng)把計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)及其在檔案工作中的應(yīng)用作為檔案管理者的必修課，用靈活多樣的形式組織他們學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作等基礎(chǔ)知識(shí)，使他們能熟練操作及應(yīng)用軟件，熟練掌握漢字輸人技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)、聲像技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。

五、結(jié)語

檔案管理者是檔案信息傳播過程中的傳播實(shí)踐者，不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì)，意義深遠(yuǎn)而重大。只有檔案管理人員的整體素質(zhì)不斷提高和強(qiáng)化。才能逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與現(xiàn)代化。檔案管理者必須不斷更新知識(shí)，學(xué)習(xí)更先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，以適應(yīng)檔案信息化的需要，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮積極的主導(dǎo)作用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

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