淺談提高水利建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的措施

　　摘要:建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量關(guān)系到今后發(fā)揮其憑證作用取得的經(jīng)濟(jì)效益效果。提高水利建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量員應(yīng)采取超前控制；加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)跟蹤與技術(shù)咨詢服務(wù)；開展歸檔質(zhì)量工作檢查，把好建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量關(guān)；嚴(yán)把竣工檔案驗(yàn)收關(guān)，使工程竣工檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)等有效措施。加強(qiáng)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案信息著錄規(guī)范化建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型項(xiàng)目檔案管理人才，適應(yīng)工程建設(shè)管理的需要，更好地為水利工程建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。
　　關(guān)鍵詞:水利工程 項(xiàng)目檔案 質(zhì)量提高
　　中圖分類號:G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2011)10(b)-0000-00
　　
　　晉江為福建省五大江之一，發(fā)源于泉州市安溪縣桃舟鄉(xiāng)達(dá)新村梯仔嶺東南坡，流經(jīng)安溪、永春、南安、晉江、泉州市區(qū)等縣市區(qū)，流域面積5629km2。多年來，晉江流域河道、水庫及各水利設(shè)施的建設(shè)已取得初步成效，其形成的水利建設(shè)項(xiàng)目檔案是全面反映工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，這些檔案不僅在工程建設(shè)質(zhì)量評定，而且在事故原因的分析、索賠、竣工驗(yàn)收及其它日常維護(hù)、管理工作中具有無可替代的重要作用。水利建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量關(guān)系到今后發(fā)揮其憑證作用取得的經(jīng)濟(jì)效益效果，為此，提高水利建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量也日益受到了水利檔案部門的重視。
　　
　　1 水利建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量常見的問題
　　為強(qiáng)化對建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量控制，國家出臺了一系列標(biāo)準(zhǔn)，如：《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，歸納起來，建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的總體要求是：做到檔物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；書寫規(guī)范、字跡、線條、影像清晰及牢固程度符合檔案制成材料要求；組卷遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。目前，水利建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量普遍存在以下問題：
　　(1)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性方面：①項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件材料，如立項(xiàng)文件有請示沒有批復(fù)，有些檔案人員將水利建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)，計(jì)劃任務(wù)書等紅頭文件歸檔在文書檔案。②施工階段產(chǎn)生的工程質(zhì)量保證材料不全，材料試驗(yàn)報(bào)告提供的內(nèi)容及數(shù)量達(dá)不到要求。③歸檔的文件材料，有的缺隱蔽工程記錄、工程質(zhì)量檢查記錄、產(chǎn)品出廠合格證等。
　　(2)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案資料不準(zhǔn)確：①水利建設(shè)項(xiàng)目復(fù)雜，涉及多套裝置或單元同時進(jìn)行施工，出現(xiàn)了大量的設(shè)計(jì)變更等。由于工期緊，為了進(jìn)度，忽視圖紙更改環(huán)節(jié)的把關(guān)，檔案資料的圖物不能夠互相符合，給今后的利用工作造成很大的危害。②簽章手續(xù)不全，有的文件材料工程技術(shù)人員沒有簽字，竣工圖沒蓋竣工章等，這些現(xiàn)象都會給工程質(zhì)量的責(zé)任認(rèn)定造成隱患。
　　(3)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案組卷缺乏系統(tǒng)性，案卷組卷沒有嚴(yán)格按照建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的形成規(guī)律排列。如項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等文件材料排列順序不符合規(guī)范。
　　(4)歸檔案卷有些科技文件材料的載體和書寫材料不符合規(guī)定。①大量使用不能耐久保存的材料，如圓珠筆、復(fù)寫紙、熱敏紙等。②施工文件材料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化各參建單位執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同的施工單位，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的力度不同。如施工隊(duì)伍報(bào)送的內(nèi)業(yè)資料，內(nèi)容填報(bào)內(nèi)容不一致，材料報(bào)表規(guī)格不統(tǒng)一。
　　
　　2 提高水利建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的有效措施
　　為保證水利建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，需要加強(qiáng)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案形成、收集、整理各個工作環(huán)節(jié)的管理，確保檔案質(zhì)量完整、準(zhǔn)確和規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
　　(1)超前控制是保證水利建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量之根本。檔案部門前期介入，從各建設(shè)項(xiàng)目文件形成的源頭進(jìn)行控制，能夠確保水利建設(shè)項(xiàng)目形成文件材料的完整率和準(zhǔn)確率。①根據(jù)國家、部、省有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法，結(jié)合本單位實(shí)際，逐項(xiàng)理順建設(shè)項(xiàng)目文件材料的歸檔渠道和流向。②制定各項(xiàng)管理制度、明確管理職責(zé)，檔案的收集、整理與移交工作環(huán)節(jié)，必須具體落實(shí)到責(zé)任人，檔案部門應(yīng)全程對責(zé)任單位和責(zé)任人進(jìn)行跟蹤、考核。③制定竣工資料編制實(shí)施細(xì)則，確保歸檔檔案資料的質(zhì)量。針對水利建設(shè)項(xiàng)目參建單位多，施工地點(diǎn)分散，檔案材料復(fù)雜多樣的自身特點(diǎn)，檔案部門要編制操作性較強(qiáng)的《水利建設(shè)項(xiàng)目竣工文件材料編制細(xì)則》，對水利工程檔案的收集范圍、整理規(guī)范，如分類號、檔號、卷內(nèi)目錄和備考表填寫等組卷編制要求，有利于檔案部門依據(jù)《水利建設(shè)項(xiàng)目竣工文件材料編制細(xì)則》內(nèi)容進(jìn)行全面檔案質(zhì)量監(jiān)督。
　　(2)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)跟蹤與技術(shù)咨詢服務(wù)，是提高水利建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。水利建設(shè)檔案部門要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)跟蹤與技術(shù)咨詢服務(wù)，把監(jiān)督指導(dǎo)工作貫穿于水利建設(shè)工程的全過程，積極主動地對參建單位技術(shù)人員歸檔整理業(yè)務(wù)進(jìn)行輔導(dǎo)。檔案部門應(yīng)到現(xiàn)場指導(dǎo)，深入各標(biāo)段提供技術(shù)咨詢服務(wù)，從項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)管理、工程管理、設(shè)備采購、資料交付等階段進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，為水利檔案質(zhì)量的全面提高提供支撐服務(wù)。
　　(3)開展歸檔質(zhì)量工作檢查，把好水利建設(shè)項(xiàng)目檔案內(nèi)在質(zhì)量關(guān)。水利檔案部門應(yīng)對已經(jīng)收集的文件材料進(jìn)行檢查，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案歸檔工作的控制措施，在檢查中及時發(fā)現(xiàn)存在的問題。
　　(4)嚴(yán)把竣工檔案驗(yàn)收關(guān)，使工程竣工檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)。抓好水利建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度的落實(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行“檔案不合格、工程不驗(yàn)收”的原則，全面規(guī)范水利建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作流程。
　　
　　3 加強(qiáng)電子檔案信息著錄標(biāo)準(zhǔn)化工作，為提高水利電子檔案質(zhì)量奠定基礎(chǔ)
　　隨著水利事業(yè)的發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目的檔案不斷增多，信息量不斷增大，如果采用手工書寫形式對檔案信息進(jìn)行整理，則很難提高檔案信息的共享和管理效率。隨著我國經(jīng)濟(jì)快速持續(xù)的發(fā)展，水利建設(shè)項(xiàng)目會越來越多，同時，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為代表的信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，為水利檔案載體帶來了多元化，CAD/CAM等計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)的應(yīng)用，使水利建設(shè)在工程設(shè)計(jì)、施工和生產(chǎn)中，形成了以反映二維繪圖的圖形、聲音、圖像等多媒體信息。實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案著錄規(guī)范化，必須建立統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的水利檔案組卷、著錄、標(biāo)引體系，如“正題名、第一責(zé)任者、時間、分類號、檔號、縮微號、參見號”等要依據(jù)國家的《檔案著錄規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)。在使用的水利建設(shè)項(xiàng)目檔案管理軟件方面，建設(shè)單位和參建單位對工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行著錄、組卷時，所采用的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)必須一致，有利于不同單位的建設(shè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行交換。
　　
　　4 提高檔案管理人員素質(zhì)，適應(yīng)工程建設(shè)管理的需要
　　提高水利工程檔案管理人員的自身素質(zhì)既關(guān)系到水利工程檔案管理工作的水平，又決定著整個水利工程建設(shè)檔案質(zhì)量。檔案人員要提高自身素質(zhì)和運(yùn)用新知識的能力，努力使自己成為懂工程、精業(yè)務(wù)、善協(xié)調(diào)、能指導(dǎo)的復(fù)合型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人才。要在實(shí)踐中，培養(yǎng)檔案人員運(yùn)用科技檔案管理學(xué)知識，結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定《水利建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔范圍和組卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》等一系列管理文件，針對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題，能夠深入研究，提高解決問題的綜合能力。同時，創(chuàng)新檔案服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變管理理念，把建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重心，逐步從實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，提高水利檔案科學(xué)管理水平。檔案部門通過數(shù)字化技術(shù)對水利建設(shè)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用，促進(jìn)本單位建設(shè)項(xiàng)目檔案管理整體水平的提高，更好地為水利工程建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。