摘要：文章闡述了高校院（系）辦公室管理工作的特性和職能，分析了高校院（系）辦公室管理工作面臨的主要問題，結(jié)合當(dāng)前我國高校院（系）辦公室管理改革發(fā)展趨勢，提出了改進(jìn)和完善高校院（系）辦公室管理工作的思路與方法。
　　關(guān)鍵詞：院（系）辦公室 工作 思考
　　中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　文章編號(hào)：1004—4914（2012）06—085—03
　　高校院（系）辦公室是按照專業(yè)性質(zhì)設(shè)置的學(xué)院教學(xué)行政管理組織，是學(xué)校、院（系）、教師、學(xué)生聯(lián)系的橋梁和紐帶，不但起著上通下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)的樞紐作用，還發(fā)揮著傳遞信息、研究政策，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好決策的參謀作用。隨著我國高教事業(yè)的快速發(fā)展和高校內(nèi)部管理體制改革的推進(jìn)，尤其是在實(shí)行二級(jí)管理機(jī)制的今天，如何做好院（系）辦公室工作，是擺在我們面前的一個(gè)全新的課題和挑戰(zhàn)。結(jié)合筆者從事辦公室工作的實(shí)踐，對(duì)如何做好辦公室工作談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。
　　一、高校院（系）辦公室工作特性
　　院（系）辦公室是學(xué)校內(nèi)部的基層管理單位。它位于教學(xué)、科研的一線，直接為院（系）領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生服務(wù)，其工作特點(diǎn)有以下方面：
　　1.院（系）辦公室工作的執(zhí)行性。院（系）辦公室屬于管理層，不屬于領(lǐng)導(dǎo)層，所以它的工作具有執(zhí)行性的特點(diǎn)。這一特點(diǎn)要求辦公室自覺地貫徹和執(zhí)行學(xué)校方針政策、院（系）的各項(xiàng)指示和精神。作為院（系）辦公室，工作上不能機(jī)械、教條地傳達(dá)和執(zhí)行，而應(yīng)該根據(jù)部門的實(shí)際情況，把政策的原則性同執(zhí)行方法的靈活性相結(jié)合，力求達(dá)到最完美的執(zhí)行效果。
　　2.院（系）辦公室工作的協(xié)調(diào)性。院（系）辦公室既要做好業(yè)務(wù)性工作，又要做好事務(wù)性工作。上自校級(jí)各個(gè)職能部門，下至教師和學(xué)生，都需要院（系）辦公室與他們溝通和聯(lián)系。如果說整個(gè)學(xué)院的工作是由各個(gè)職能部門來分管的，那么院（系）辦公室則是這些職能部門的樞紐，其協(xié)調(diào)作用是全方位、綜合性的。高校的教學(xué)活動(dòng)是一個(gè)環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系的復(fù)雜系統(tǒng)工程，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不能馬虎懈怠，這就決定了院（系）辦公室工作具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)性。工作過程中一定要遵循行政為教學(xué)服務(wù)的指導(dǎo)思想，按時(shí)完成各階段的教學(xué)行政管理任務(wù)，保證院（系）教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
　　二、高校院（系）辦公室工作職能
　　院（系）辦公室是一個(gè)綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，是學(xué)校和院（系）、師生聯(lián)系的橋梁紐帶。辦公室工作人員的職責(zé)是服務(wù)和協(xié)調(diào)各方面工作，其中有政務(wù)管理工作，也有事務(wù)管理工作，有大事也有小事，有常規(guī)事也有緊急事。歸納起來，院（系）辦公室的工作主要有以下職能：
　　1.窗口服務(wù)職能。服務(wù)是高校院（系）辦公室工作的主要職能，院（系）辦公室的服務(wù)職能是通過對(duì)學(xué)校的職能部門和師生的服務(wù)來具體體現(xiàn)的，院（系）辦公室在處理問題、辦理事務(wù)的同時(shí)，展現(xiàn)院（系）辦公室人員的服務(wù)和管理水平。一方面，它具有教學(xué)、人事、財(cái)務(wù)、總務(wù)等方面的業(yè)務(wù)管理工作；另一方面，又要處理全院（系）日常的綜合性事務(wù)。上級(jí)職能部門布置的工作都要對(duì)口到院（系）辦公室來，由院（系）辦公室傳達(dá)、溝通、組織執(zhí)行。因此，就決定了院（系）辦公室具有窗口服務(wù)的職能。所以說院（系）辦公室不僅是一個(gè)辦事機(jī)構(gòu)，而且也是院（系）的形象代表，是院（系）同校內(nèi)外各個(gè)單位，工作聯(lián)系、交流的窗口。
　　2.管理職能。院（系）辦公室統(tǒng)籌承擔(dān)院（系）的信息傳遞與交流、文件起草、收發(fā)歸檔、經(jīng)費(fèi)管理、人事考勤、物資采購、日常維修的協(xié)調(diào)工作和其它對(duì)外聯(lián)絡(luò)等各項(xiàng)工作，是院（系）對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口。平時(shí)處理大量的日常事務(wù)性工作的同時(shí)，還要隨時(shí)準(zhǔn)備處理突發(fā)性和臨時(shí)性的事務(wù)，工作上千頭萬緒。但院（系）的教育教學(xué)管理工作是系辦公室非常重要的工作職能。這就要求辦公室人員要營造一種輕松、和諧、團(tuán)結(jié)、協(xié)作的工作環(huán)境，既分工又要合作。學(xué)習(xí)掌握一定的管理學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等相關(guān)知識(shí)，掌握科學(xué)的管理方法，充分利用現(xiàn)代化、信息化辦公手段，為學(xué)院教學(xué)服務(wù)，提高辦公室的工作效率和工作質(zhì)量。工作中逐步把辦公自動(dòng)化引入到院（系）檔案管理工作中，采用檔案管理系統(tǒng)對(duì)辦公室各種檔案資料進(jìn)行科學(xué)有序的管理，使辦公室各項(xiàng)管理工作達(dá)到規(guī)范高效。
　　3.綜合協(xié)調(diào)職能。高校院（系）辦公室工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，辦公室工作具有綜合協(xié)調(diào)學(xué)校和院（系）各種關(guān)系的職能。為了能夠順利展開各項(xiàng)工作，部門之間、教職工之間、職能部門之間，都需要院（系）辦公室進(jìn)行工作協(xié)調(diào)。這當(dāng)中涉及到任務(wù)協(xié)調(diào)、思想?yún)f(xié)調(diào)、職權(quán)協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)、對(duì)外協(xié)調(diào)等。做好協(xié)調(diào)工作并不輕松，協(xié)調(diào)得當(dāng)各方受益，協(xié)調(diào)不當(dāng)?shù)米锉娙?，協(xié)調(diào)不了工作受損。這就要求我們在工作中必須認(rèn)真聽取來自各方面的意見、建議，及時(shí)詢問工作的進(jìn)展情況，深入了解實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種問題，這樣才能協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)理順工作、化解矛盾。搞好院（系）辦公室工作。
　　三、院（系）辦公室工作面臨的主要問題
　　1.辦公自動(dòng)化程度不高，團(tuán)隊(duì)合作精神不夠。當(dāng)今是一個(gè)信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)的普及應(yīng)用，給社會(huì)的發(fā)展提供了前所未有的動(dòng)力，在教育、科研、經(jīng)濟(jì)、管理等諸多領(lǐng)域扮演著舉足輕重的角色。目前各行各業(yè)都在向信息化發(fā)展，高校院（系）辦公室管理也不例外。現(xiàn)如今的高校院（系）辦公室一般都擁有計(jì)算機(jī)等一批現(xiàn)代化設(shè)備，但由于辦公室人員的信息素養(yǎng)不高，缺乏全面系統(tǒng)的軟硬件學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，大部分辦公室計(jì)算機(jī)資源利用率較低，往往只停留在文稿處理與打印上；院（系）辦公室的辦公自動(dòng)化、信息化程度普遍不高，直接影響著院（系）各項(xiàng)活動(dòng)的辦事效率和進(jìn)程。辦公室工作中團(tuán)隊(duì)合作精神有待加強(qiáng)。辦公室工作在注重個(gè)人工作能力提高的前提下，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)整體的協(xié)同工作是非常重要的。
　　2.缺乏創(chuàng)新意識(shí)。辦公室工作具有“橋梁”和“中樞”作用，理應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策當(dāng)好“謀士”。但是辦公室工作人員由于受各方面的影響（比如政策水平、工作能力、領(lǐng)導(dǎo)和教師對(duì)他們工作的信任和態(tài)度等），沒有很好地發(fā)揮參謀和助手作用，往往是“領(lǐng)導(dǎo)說咋辦就咋辦”，不敢或不愿多事和多言。在工作上方法因循守舊、缺乏創(chuàng)新，工作中往往處于被動(dòng)角色，遇到困難只找客觀理由，不做主觀努力，總是用老辦法老經(jīng)驗(yàn)解決出現(xiàn)的新問題，造成工作推進(jìn)緩慢，完成工作質(zhì)量不高。
　　3.人員綜合素質(zhì)不高，缺乏工作積極性。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，辦公室人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，跟上大時(shí)代的步伐。但現(xiàn)實(shí)情況是許多院（系）辦公室人員得到培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)很少，他們在思想、業(yè)務(wù)各方面與院（系）管理的需要還有很大的距離。辦公室人員掌握專業(yè)技術(shù)的多少直接決定了其業(yè)務(wù)水平的高低。他們必須了解高校的運(yùn)作過程、教學(xué)過程、科研工作、學(xué)生工作、人事工作等等。我們的人員在工作中通常還停留在“經(jīng)驗(yàn)型”、“事務(wù)型”的管理上，總是疲于應(yīng)付千頭萬緒的事務(wù)性或業(yè)務(wù)性工作，因?yàn)槿鄙侏?dú)立思考的時(shí)間，工作效率和工作質(zhì)量大打折扣。由于處理不好各方面工作關(guān)系，工作局面難以開展而產(chǎn)生消極情緒，工作積極性不高，工作中不能發(fā)揮主觀能動(dòng)性。
　　四、改進(jìn)和完善院（系）辦公室管理的思路和方法
　　1.提高辦事效率。首先，要熟悉并精通現(xiàn)代化辦公。辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，簡稱OA），是適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展需要，基于系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)的理論和計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的普遍應(yīng)用而發(fā)展起來的一門新型綜合技術(shù)。隨著高等教育管理水平的提高，學(xué)院引進(jìn)并正式實(shí)施了辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，擺脫了長期以來基于紙質(zhì)的傳統(tǒng)辦公方式，逐步實(shí)現(xiàn)向依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公的根本性轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)辦公室工作事務(wù)的信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。這就要求我們辦公室工作人員必須改變傳統(tǒng)工作方式，以適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展新的需要。熟練掌握計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等其他現(xiàn)代辦公技術(shù)知識(shí)和技能并熟練運(yùn)用于辦公管理過程中，做好院（系）辦公室工作，就必須把握辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢，促進(jìn)辦公室管理思想的現(xiàn)代化和管理方法的科學(xué)化，才能持續(xù)提高自身管理水平和工作效率，提高辦公室管理的效率和準(zhǔn)確性。
　　其次，要加強(qiáng)和完善辦公室規(guī)章制度。合理和健全的管理規(guī)章制度，是各項(xiàng)工作正常運(yùn)作的前提。院（系）辦公室是一個(gè)獨(dú)立的教學(xué)行政管理機(jī)構(gòu)，工作頭緒多，事務(wù)繁雜，所以必須建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，并在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，逐步完善和改進(jìn)這些制度。以規(guī)范職工的行為，使之工作雜而不亂，繁而有緒，有條不紊地開展，達(dá)到規(guī)范化、系列化、科學(xué)化的要求。同時(shí)明確分工，各負(fù)其責(zé)，理順結(jié)構(gòu)，嚴(yán)格崗位目標(biāo)責(zé)任制，做到定崗、定人、定任務(wù)，實(shí)行量化管理，年終考核。使院（系）辦公室真正成為功能齊全，結(jié)構(gòu)合理，運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，靈活高效的綜合行政管理機(jī)構(gòu)。
　　再次，要培養(yǎng)內(nèi)外協(xié)調(diào)能力，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。培養(yǎng)較強(qiáng)的內(nèi)外組織協(xié)調(diào)能力。協(xié)調(diào)和安排各項(xiàng)工作、處理好各種關(guān)系，是做好院（系）辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。辦公室處在諸多矛盾的焦點(diǎn)和政務(wù)、事務(wù)的中心，許多難事、麻煩事、棘手事，辦公室都無法回避。我們在工作中要培養(yǎng)幽默性、藝術(shù)性，不斷提高組織協(xié)調(diào)的能力，是院（系）辦公室工作人員化解矛盾、避免沖突，確保任務(wù)完成，取得“雙贏”的重要因素。院（系）辦公室工作雖然有各自的分工，但是有些工作不是靠一個(gè)人的力量就能完成的，要相互取長補(bǔ)短，在做好本職工作的同時(shí)，也要做好與同事的溝通與銜接工作，才能提高辦公室工作效率。
　　最后，工作中要勇于創(chuàng)新。創(chuàng)新，是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。過去的工作中有許多很好的經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)，是人們從長期的實(shí)踐中不斷摸索總結(jié)出來的，是我們可以吸收和借鑒的。但在信息化、快節(jié)奏的現(xiàn)代社會(huì)，不斷涌現(xiàn)出來的新生事物和新的問題，單憑以往的經(jīng)驗(yàn)和工作方法已不能完全適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。在這種以創(chuàng)新為主調(diào)的新的歷史條件下，在信息和知識(shí)高速發(fā)展的時(shí)代，辦公室人員一定要注重培養(yǎng)自身的創(chuàng)新能力，首先要從思想上更新觀念，不能因循守舊、墨守成規(guī)，摒棄陳舊思維，努力培養(yǎng)和鍛煉自己思考問題和解決問題的新思維新辦法。其次，要在實(shí)際工作中不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，開闊視野，在實(shí)踐中發(fā)揮自身的創(chuàng)造性，不局限于經(jīng)驗(yàn)主義的束縛，將創(chuàng)新植根于傳統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)中，并運(yùn)用新的視角和手段，探索解決問題的新途徑和新方法。
　　2.提升服務(wù)質(zhì)量和水平。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高院（系）辦公室人員綜合素質(zhì)。院（系）辦公室工作綜合性強(qiáng)、接觸面寬，為了適應(yīng)當(dāng)前工作，我們必須加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)和黨性修養(yǎng)，提高思想認(rèn)識(shí)水平。尤其要認(rèn)真學(xué)習(xí)鄧小平理論，深入學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)“科學(xué)發(fā)展觀”的豐富內(nèi)涵，有針對(duì)性地倡導(dǎo)全心全意為師生員工服務(wù)的理念。通過黨性教育，提高辦公室人員的思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)辦公室的服務(wù)意識(shí)。除了應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、道德品質(zhì)外，辦公室人員還必須具備豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)（如教育心理學(xué)、管理學(xué)以及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)和應(yīng)用等方面的知識(shí)），較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和文字處理能力。要具備這些實(shí)際的工作本領(lǐng)就必須重視和加強(qiáng)辦公室人員的培訓(xùn)工作，留出一定的培訓(xùn)費(fèi)用，通過人員進(jìn)修、舉辦學(xué)習(xí)班、研討班、外出考察學(xué)習(xí)等各種途徑，努力提高他們的素質(zhì)和能力，要引導(dǎo)他們既要重視對(duì)知識(shí)的學(xué)習(xí)，也要積極地在實(shí)踐中鍛煉自己的工作能力，要善于吸收、學(xué)習(xí)和運(yùn)用一切所需的新知識(shí)，活躍思維，開闊眼界，從中吸收各種新鮮經(jīng)驗(yàn)，做到理論聯(lián)系實(shí)際，這樣才能提高院（系）辦公室的辦公水平。
　　做好領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀和助手。辦公室工作不能只停留在辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)，還必須在學(xué)院的發(fā)展、建設(shè)、管理等方面進(jìn)行思考，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)出思路、想辦法，當(dāng)好參謀和助手。辦公室人員經(jīng)常與各個(gè)層面、各個(gè)部門的人員相互聯(lián)系、溝通，信息更多，思路更加開闊，更有利于創(chuàng)新思維的涌現(xiàn)。辦公室人員要充分利用這個(gè)優(yōu)勢，發(fā)揮主觀能動(dòng)性。有意識(shí)地廣泛收集校內(nèi)外各種動(dòng)態(tài)信息，吸收其他辦公室先進(jìn)的工作思路及方法，及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。
　　3.通過多種途徑，調(diào)動(dòng)工作積極性。改善辦公環(huán)境，實(shí)行人性化管理。環(huán)境影響心情，心情又影響工作效率，為了使辦公室同志每天都有一個(gè)好的心情，用一種好的精神狀態(tài)投入到工作中，改善辦公環(huán)境是非常有必要的。添置綠色花卉、調(diào)整辦公布局等都會(huì)使人精神振奮，從而激發(fā)工作熱情，調(diào)動(dòng)其工作積極性。關(guān)心職工生活，減輕工作壓力，也是促進(jìn)管理質(zhì)量提高的一個(gè)重要手段。
　　因人而異，合理分工。工作上要做到最大程度而又持久地調(diào)動(dòng)職工的積極性，就應(yīng)根據(jù)每個(gè)職工的思想覺悟、能力高低、性格特點(diǎn)、興趣愛好，本著“因地制宜，合理化分工”的原則，合理安排他們的工作，為他們創(chuàng)造良好的工作條件，使他們在各自的崗位上充分發(fā)揮自己的勞動(dòng)潛力。在這個(gè)寬松的條件下，工作人員對(duì)本職工作有了自豪感和認(rèn)同感，工作積極主動(dòng)，工作效果自然比較好。
　　總之，辦公室工作千頭萬緒，工作人員要切實(shí)做好院（系）辦公室的管理和服務(wù)工作，就必須了解辦公室工作的特點(diǎn)和職能，遵循辦公室工作的基本原則。不斷提高自己的綜合素質(zhì)和修養(yǎng)，認(rèn)真、全面地學(xué)習(xí)政治理論，充分發(fā)揮工作中的協(xié)調(diào)管理能力，不斷開拓創(chuàng)新，這樣才能優(yōu)質(zhì)、高效地做好高校院（系）辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。
　　（作者單位：川北醫(yī)學(xué)院 四川南充637000；通訊作者：汪輝文）
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