EXCEL在財務(wù)工作中的運用
2012-01-01 00:00:00葉青梅
經(jīng)濟(jì)師 2012年6期
摘要：EXCEL在財務(wù)工作中的應(yīng)用越來越重要，文章對EXCEL表格、EXCEL函數(shù)及一些自帶的功能在實務(wù)中的靈活應(yīng)用進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：EXCEL表格 EXCEL函數(shù) 財務(wù) 應(yīng)用
中圖分類號：F234 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1004—4914（2012）06—165—02
2l世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代，也是全球經(jīng)濟(jì)融合的時代，因此做好企業(yè)數(shù)據(jù)信息的有效整合與集成是企業(yè)的關(guān)鍵所在，而作為企業(yè)內(nèi)部決策系統(tǒng)的財務(wù)部首當(dāng)其沖。財務(wù)信息的精準(zhǔn)提供，使得功能越來越強大的EXCEL成為必備工具，EXCE電子表格所具有的靈活性、內(nèi)置函數(shù)和工具等，已成為財務(wù)會計工作發(fā)展中不可缺少的工具，它能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)未來財務(wù)狀況進(jìn)行預(yù)測和分析，并根據(jù)企業(yè)決策層對財務(wù)數(shù)據(jù)的不同要求制作各種需要的報表。本文擬對EXCEL在公司財務(wù)工作中的各種應(yīng)用進(jìn)行探討。
一、利用EXCEL表格處理會計日常業(yè)務(wù)
日常會計業(yè)務(wù)是一個企業(yè)最終財務(wù)報表形成的基礎(chǔ)，也是關(guān)鍵，日常會計業(yè)務(wù)需要處理的內(nèi)容很多，如，編制記賬憑證、編制輔助表格、制作固定資產(chǎn)卡片、制作工資臺賬及編制賬簿等。在信息化技術(shù)還不發(fā)達(dá)的時代，會計人員都需要手工來編制各類、各種報表，這樣工作量非常大，而且效率也相對偏低。如今，EXCEL軟件已經(jīng)成為進(jìn)行上述日常會計業(yè)務(wù)處理最好的工具。具體如下：
1.利用EXCEL制作工資發(fā)放表及發(fā)放條。
?。?）EXCEL表格生成工資表的具體操作。首先新建立一個EXCEL工作簿，默認(rèn)的工作表有三個（sheetl、sheet2、sheet3），可以根據(jù)需要增加或刪除工作表，打開sheetl工作表后根據(jù)企業(yè)的實際人員情況輸入所有職工的工資數(shù)據(jù)信息，并將該表更名為“工資表”。如果職工編號是有順序的，可以利用EXCEL自帶的自動填充功能來實現(xiàn)編號的快速錄入，方法是先在前兩個職工單元格中分別輸入“1”和“2”，然后將這兩單元格選中，把鼠標(biāo)指針移到右下角的小黑方塊上，待鼠標(biāo)變成一個十字型，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動到最后一個職工的單元格松開就完成自動填充了，在輸入日期時也可用自動填充功能填上當(dāng)前的日期，利用NOWO函數(shù)。在職工工資相同的情況下，還可以實現(xiàn)跨行粘貼等功能，完成表格制作可以根據(jù)要求自定義頁面及樣式等。
?。?）工資發(fā)放條的設(shè)置。工資表最終要生成工資發(fā)放條發(fā)放給每個職工，會計人員可以利用EXCEL的復(fù)制、粘貼功能，通過改變標(biāo)題來制作另一種格式的工資條，在打印時指定要打印的區(qū)域，并設(shè)置標(biāo)題。為了避免每個月生成工資發(fā)放條的繁瑣操作，還可以將某一個月的工資發(fā)放條操作錄制成宏，再隨后的月份直接調(diào)用宏即可，不需要每個月都設(shè)置。
2.利用EXCEL制作固定資產(chǎn)卡片。固定資產(chǎn)是企業(yè)的很重要的不動產(chǎn)，固定資產(chǎn)卡片是固定資產(chǎn)管理中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。因此，當(dāng)企業(yè)每取得一項固定資產(chǎn)都要填列固定資產(chǎn)卡片，固定資產(chǎn)卡片信息包括“固定資產(chǎn)編號”、“固定資產(chǎn)名稱”、“規(guī)格型號”、“原值、累計折舊、凈值”、“年限”等信息，通常企業(yè)擁有不同類別的固定資產(chǎn)，這樣利用EXCEL可以很方便地制作固定資產(chǎn)卡片，使卡片中數(shù)據(jù)錯誤率也大大降低?；A(chǔ)表制作方法與工資表的方法類似，其中一些需要計算的項目，如凈殘值、月折舊率、月折舊額、凈值等數(shù)值，就可利用EXCEL強大的公式管理功能進(jìn)行計算，這樣減少了人工計算的工作量。例如：計算“單元格E11月折舊率”，其中E10為凈殘值率、E9為使用年限，這樣在E11單元格輸入公式“=（1—E10）/E9/12”就可計算得出月折舊率。各數(shù)據(jù)輸入后，可以根據(jù)要求設(shè)置卡片的格式等。
3.利用EXCEL對應(yīng)收款項的管理。應(yīng)收款項是企業(yè)對外銷售商品、提供勞務(wù)等應(yīng)向客戶收取的款項，及時分析應(yīng)收款項的可收回性很重要。所以要建立一個往來數(shù)據(jù)清單，由會計人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求明確清單內(nèi)容，避免在一個工作表上建立多個數(shù)據(jù)清單、避免設(shè)置空白行和空白列，這樣有利于EXCEL對數(shù)據(jù)的檢索與排序等。同時企業(yè)的應(yīng)收款項一般情況下都在不斷地發(fā)生并逐漸的到期，也有轉(zhuǎn)回現(xiàn)金的情況，這樣應(yīng)需要增加或刪除記錄，EXCEL所提供的“記錄單”可對清單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行增加刪除修改等操作，打開清單工作表，單擊[數(shù)據(jù)]—[記錄單]命令可以對每一條數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的處理。在實際情況中，還會用到EXCEL的排序功能、篩選功能，如根據(jù)“單據(jù)編號”、“開票日期”等關(guān)鍵字段進(jìn)行升序降序的查找，根據(jù)條件進(jìn)行篩選等，這些命令是數(shù)據(jù)卜[排序]、[數(shù)據(jù)]—[篩選]—[高級篩選]。
4.利用EXCEL對存貨的管理。企業(yè)存貨的數(shù)據(jù)資料來自于不同的部門，也常被不同的會計人員調(diào)用，利用EXCEL可以完成不同目的的存貨分析，可以設(shè)置成不同的人員共享工作簿，共同創(chuàng)建，共同查閱，單擊[工具]—[共享工作簿]命令，在[編輯]選項卡里選擇“允許多用戶編輯、合并”復(fù)選框?qū)崿F(xiàn)。
對于存貨基礎(chǔ)資料很多的情況下，還可以利用EXCEL數(shù)據(jù)透視表功能，通過轉(zhuǎn)換行和列查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，可以根據(jù)需要顯示不同的數(shù)據(jù)，可以建立多個數(shù)據(jù)透視表。對于已建立的數(shù)據(jù)透視表，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)及布局的修改。
二、利用EXCEL函數(shù)進(jìn)行財務(wù)分析等工作
EXCEL函數(shù)功能在處理財務(wù)、會計等事務(wù)時，具有強大的功能，也具有廣泛的應(yīng)用，它通過預(yù)定義的公式，公式使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值進(jìn)行計算。EXCEL函數(shù)分為日期函數(shù)、文本函數(shù)、財務(wù)函數(shù)等，在財務(wù)工作中通常會用到財務(wù)函數(shù)進(jìn)行財務(wù)分析、日期函數(shù)進(jìn)行賬齡分析、查找函數(shù)進(jìn)行相應(yīng)數(shù)值的查詢與檢索等。
1.財務(wù)函數(shù)一般用來計算一些股票及債券的終值、現(xiàn)值等，具體包括：終值（fv）——在所有付款發(fā)生后的投資或貸款的價值。期間數(shù)（nper）——投資的總支付期間數(shù)。付款（pmt）——對于一項投資或貸款的定期支付數(shù)額?，F(xiàn)值（pv）——在投資期初的投資或貸款的價值。例如，貸款的現(xiàn)值為所借入的本金數(shù)額。利率（rate）——投資或貸款的利率或貼現(xiàn)率。類型（type）——付款期間內(nèi)進(jìn)行支付的間隔，如期限為5年，利率為10%，每年支付1萬，計算其到期值，可以在EXCEL公式定義欄中輸入“=FV（10%，5，10000，0）”實現(xiàn)其結(jié)果，如要計算現(xiàn)值可輸入“=PV（10%，5，10000，0）”，函數(shù)中“最后一位0代表期末，1代表期初”，其他函數(shù)同上，可以根據(jù)函數(shù)中給出的參數(shù)參照輸入相應(yīng)的項目。
2.企業(yè)財務(wù)中日期函數(shù)主要應(yīng)用于對往來款項中日期的檢索，如需要當(dāng)前日期，可以用TODAY01函數(shù)，返回計算機(jī)系統(tǒng)時鐘的當(dāng)前日期，還可用DATE（年，月，日）函數(shù)得出日期結(jié)果，YEAR（ ）函數(shù)、MONTH（ ）函數(shù)、DAY（ ）函數(shù)、NOW（ ）函數(shù)實現(xiàn)年、月、日、現(xiàn)在的結(jié)果。
3.利用函數(shù)計算企業(yè)個人所得稅。企業(yè)會計人員在計算個人所得稅首先根據(jù)國家規(guī)定的個稅稅率及基數(shù)，因為不同的應(yīng)稅所得額有不同的稅率和速算扣除數(shù)，按工資額和納稅基數(shù)的所得稅算法，得出：當(dāng)月應(yīng)納稅所得額=當(dāng)月計稅總額一減除費用一附加減除費用。
以A代表應(yīng)交稅（即減去扣除基數(shù)）的工資薪金，B代表應(yīng)繳所得稅，那么以2011年9月起執(zhí)行的個稅表為基礎(chǔ)，扣除基數(shù)由原來的2000元調(diào)整為3500元，具體如下：
以含稅級距為基礎(chǔ)，當(dāng)A≤1500，則B=A×3%，當(dāng)1500
三、利用EXCEL可以實現(xiàn)對報表的編制
財務(wù)報表是提供會計信息的一種重要手段，其具有種類繁雜，編制工作量大，容易出錯等特點。利用EXCE編制報表具有簡單快捷、函數(shù)關(guān)系設(shè)置簡便、界面直觀明確、維護(hù)修改容易、數(shù)據(jù)保護(hù)嚴(yán)密等特點。以編制“利潤表”為例，簡要說明其編制順序：
1.建立新工作表后，用鼠標(biāo)雙擊工作表標(biāo)簽的當(dāng)前工作表欄，點擊右鍵重名，輸入報表的名稱或簡稱，即“利潤表”即可。
2.根據(jù)報表篇幅的大小，設(shè)置頁面的大小，其他項目根據(jù)要求設(shè)置即可。
3.根據(jù)表格的需要填制報表的文字內(nèi)容，通過設(shè)置單元格式、合并單元格等方法，編制報表內(nèi)容。
4.利用函數(shù)功能設(shè)置報表單元格之間的勾輯關(guān)系?？梢愿鶕?jù)實際工作的需要，設(shè)置報表中各種函數(shù)關(guān)系。選擇需要運算函數(shù)關(guān)系的，點相應(yīng)單元格，輸入“=函數(shù)關(guān)系”即可。對相同函數(shù)關(guān)系的單元格可以復(fù)制粘貼函數(shù)。如要累加，可以設(shè)置相應(yīng)的公式。
5.報表數(shù)據(jù)的填制，根據(jù)實際發(fā)生數(shù)，在對應(yīng)的單元格里，分別填制相關(guān)數(shù)據(jù)，其中在已設(shè)置對應(yīng)函數(shù)關(guān)系的單元格，不可填制數(shù)據(jù)。
用上述辦法，可以對種類簡單的報表進(jìn)行編制。但對于較為復(fù)雜而且有相關(guān)數(shù)據(jù)來源的報表，EXCEL中也可通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的方法編制報表。如利潤表中，本期實際數(shù)為本月發(fā)生數(shù)與上期合計數(shù)的累加，可將上月報表復(fù)制到時需要編制報表同一個工作簿里，通過在兩張報表之間，設(shè)置相關(guān)單元格的相關(guān)函數(shù)關(guān)系，直接編制報表，實現(xiàn)累加功能。
所以利用EXCEL編制會計報表的好處在于簡便（運用菜單欄和工具欄的工具，常會得到意想不到的結(jié)果）、準(zhǔn)確適用（如有些分析指標(biāo)表，可以直接通過報表數(shù)據(jù)嵌套，多張報表數(shù)據(jù)通過一個工作表，實現(xiàn)相關(guān)指標(biāo)的計算值等）等特點。它的技巧在于函數(shù)關(guān)系的科學(xué)設(shè)置和格式的規(guī)范整理。
綜上所述，EXCEL計算機(jī)軟件實用至上，既節(jié)省了會計人員的時間，也結(jié)束了以前以手工為主的計算工作，它可以實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)信息的有效整合與集成，可以表格形式對企業(yè)未來財務(wù)狀況進(jìn)行預(yù)測和分析，已成為當(dāng)前財務(wù)會計工作乃至其他行業(yè)中不可缺少的工具。
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