淺談?wù)憬庀缶治臅?shū)檔案數(shù)字化處理

季 平 錢(qián)惠平 葉婉英 洪月英

(浙江省氣象信息網(wǎng)絡(luò)中心，浙江杭州310017)

0 引言

浙江省氣象局檔案室建立于20世紀(jì)50年代，經(jīng)過(guò)多年積累、發(fā)展至今檔案室藏有1953—2002年的紙質(zhì)文書(shū)檔案約4901卷，2003—2010年以件為單位的紙質(zhì)檔案約5334件。另還存有科技檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案等。幾十年來(lái)，這些檔案在本機(jī)關(guān)的各個(gè)部門(mén)得到廣泛運(yùn)用，并在工作中發(fā)揮著重要作用。隨著現(xiàn)代氣象事業(yè)迅猛的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，這些紙質(zhì)檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足氣象事業(yè)發(fā)展和用戶(hù)的需求。迫切需要改善目前文書(shū)檔案紙質(zhì)化的現(xiàn)狀，開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化的建設(shè)。

1 文書(shū)檔案數(shù)字化的重要性

文書(shū)檔案是浙江省氣象局工作運(yùn)行中不可缺少的寶貴財(cái)富。長(zhǎng)期以來(lái)，大量的紙質(zhì)檔案，雖然在氣象工作中發(fā)揮著重要作用，但是，由于年代的久遠(yuǎn)、紙質(zhì)的老化、字跡的模糊等原因，加之浙江省氣象事業(yè)的迅猛發(fā)展，這些紙質(zhì)檔案、資料等已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)和滿(mǎn)足氣象事業(yè)發(fā)展的需要。因此，迫切需要開(kāi)展文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)這一重要工程。

由于全省氣象事業(yè)和社會(huì)的不斷發(fā)展，隨之借閱大量有關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)、人事變動(dòng)、氣象業(yè)務(wù)、氣象科研、全省臺(tái)站建設(shè)、雷達(dá)建設(shè)等方面的檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)不斷，尤其是在汛期期間為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的檔案需要調(diào)閱速度快，準(zhǔn)確率高、字跡清楚等尤為突出。而檔案室從1953—2003年的文書(shū)檔案都是采用目錄本式的人工查詢(xún)檢索方法，不但占用大量的庫(kù)房空間，而且查閱起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。雖然從2003年開(kāi)始使用了計(jì)算機(jī)目錄級(jí)電腦管理調(diào)檔，但這種方式調(diào)檔只能在電腦上查閱目錄信息而看不到原文信息，仍然要去庫(kù)房調(diào)閱文件，所以還是存在著庫(kù)房壓力大、調(diào)卷不便、速度緩慢、原件易損等問(wèn)題。另一方面由于年代久遠(yuǎn)，保存條件差，許多紙張已經(jīng)開(kāi)始不同程度的變質(zhì)、字跡出現(xiàn)變淡變模糊等現(xiàn)象，加之早期歸檔沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，紙張大小不一，用筆五花八門(mén)。因此，盡早完成文書(shū)檔案數(shù)字化和保護(hù)紙質(zhì)檔案的任務(wù)已刻不容緩。隨著現(xiàn)代化設(shè)備不斷的發(fā)展與更新，信息技術(shù)的提高與逐步完善，為文書(shū)檔案數(shù)字化提供了可行的基礎(chǔ)。文書(shū)檔案數(shù)字化對(duì)保護(hù)原始檔案資料的真實(shí)性，提高檔案信息化資源共享水平有著重要的意義和作用。

2 文書(shū)檔案數(shù)字化處理

文書(shū)檔案數(shù)字化處理主要是對(duì)1953年至今的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理。制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量保障體系，對(duì)歷年產(chǎn)生的具有永久保存價(jià)值的文書(shū)檔案進(jìn)行圖像掃描及處理。按行業(yè)技術(shù)規(guī)范化流程進(jìn)行檔案前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像優(yōu)化、質(zhì)量檢查、圖像掛接等工作，最后進(jìn)行數(shù)據(jù)保存和備份工作。

2．1 文書(shū)檔案數(shù)字化處理內(nèi)容

文書(shū)檔案數(shù)字化主要是對(duì)浙江省氣象局1953—2002年案卷紙質(zhì)檔案約4901卷進(jìn)行掃描和目錄著錄，對(duì)2003—2010年按件整理的檔案約5334件進(jìn)行圖像掃描和目錄校對(duì)修改。

2．2 文書(shū)檔案掃描前處理工作

首先需要從檔案庫(kù)房進(jìn)行調(diào)卷，登記好調(diào)卷單，注明時(shí)間、調(diào)卷數(shù)量及需要注明的事項(xiàng)，

再將調(diào)出的案卷存放在加工場(chǎng)地的專(zhuān)用檔案柜中，以確保檔案的安全。掃描前，規(guī)范每份檔案目錄中的內(nèi)容;拆除裝訂物;區(qū)分掃描件與非掃描件;檢查原始檔案有無(wú)問(wèn)題，對(duì)有問(wèn)題的案卷，及時(shí)備注和改正;發(fā)現(xiàn)破損檔案及時(shí)修補(bǔ)，對(duì)破損情況需在檔案前處理時(shí)進(jìn)行詳細(xì)的備注，以便在掃描時(shí)注意保護(hù)。在掃描過(guò)程中認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，以確保不漏掃。

在進(jìn)行掃描前處理過(guò)程中，對(duì)案卷原件進(jìn)行檢查時(shí)出現(xiàn)的情況和處理辦法。

(1)案卷不完整問(wèn)題處理

由于紙質(zhì)檔案年代久遠(yuǎn)，檔案管理人員已經(jīng)過(guò)幾代人的更換，檔案的查詢(xún)利用人員多而復(fù)雜，導(dǎo)致案卷缺失、卷內(nèi)件或頁(yè)缺損等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，對(duì)于此類(lèi)問(wèn)題，補(bǔ)卷補(bǔ)件顯然不可能，缺失的案卷和件已無(wú)從查找，所以根據(jù)實(shí)際情況，在備考表中進(jìn)行備注說(shuō)明，同時(shí)也在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表中進(jìn)行備注說(shuō)明，并分別注明備注時(shí)間、人員姓名等信息。

(2)案卷張頁(yè)號(hào)問(wèn)題處理

由于紙質(zhì)檔案一般都采用人工編碼或采用人工用頁(yè)碼機(jī)敲頁(yè)的方法進(jìn)行編頁(yè)，存在錯(cuò)編、重編、漏編現(xiàn)象，對(duì)此情況，在尊重原始案卷的情況下，應(yīng)采用補(bǔ)編加備注說(shuō)明的方式進(jìn)行修正，并在卷內(nèi)目錄和電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中備注說(shuō)明，便于檔案原始案卷的管理。

(3)案卷卷內(nèi)目錄字段錯(cuò)誤處理

早期年代的原始案卷一般采用手工抄寫(xiě)，案卷卷內(nèi)目錄中題名、時(shí)間、責(zé)任者、張頁(yè)號(hào)等字段存在一些錯(cuò)抄、漏抄的現(xiàn)象，對(duì)于此類(lèi)情況，在目錄著錄過(guò)程中進(jìn)行修改，重新打印卷內(nèi)目錄，并將正確的卷內(nèi)目錄一并裝訂進(jìn)原始檔案中。

2．3 文書(shū)檔案目錄著錄及建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案前處理完畢即可在檔案管理著錄系統(tǒng)中進(jìn)行案卷目錄數(shù)據(jù)的錄入工作。這一階段包括兩個(gè)步驟：一是對(duì)案卷信息的錄入，可包括案卷的編號(hào)、全宗號(hào)、題名、目錄號(hào)、時(shí)間、保管期限、密級(jí)等;二是建成案卷目錄后，依照卷內(nèi)目錄順序?qū)ξ募?jí)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要分別錄入卷內(nèi)每一份文件的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)、卷內(nèi)序號(hào)等。

根據(jù)檔案室檔案的情況和目標(biāo)，選擇所需的著錄項(xiàng)目。選定的著錄項(xiàng)目按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的字段名、字段、類(lèi)型和長(zhǎng)度。著錄時(shí)采用專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，在軟件中設(shè)置需著錄的字段。依據(jù)原始案卷信息一對(duì)一錄入相應(yīng)的著錄，著錄要求包括案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式Ⅰ和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄格式Ⅱ等3種數(shù)據(jù)交換格式，詳見(jiàn)表1-表3。

表1 案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一覽表

表2 文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)Ⅰ一覽表

2．4 文書(shū)檔案圖像掃描

圖像掃描要求格式符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的TIFF格式，每份文件以檔號(hào)為索引。每一份有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，并以該檔號(hào)為這份檔案掃描后的圖像文件命名文件夾，多頁(yè)文件是在此文件夾內(nèi)按文件的順序以8位數(shù)碼命名，例如：文件夾名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-張頁(yè)號(hào)(即該份檔案文件的檔號(hào))，該文件夾內(nèi)存放該份檔案文件的每一頁(yè)圖像，圖像的命名為00000001、00000002……。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，掃描幅面大小為A4(其它幅面按比例折合成A4幅面計(jì)算)，為保證檔案原件的完好性，掃描設(shè)備基本選用A3幅面平板掃描儀。掃描參數(shù)根據(jù)相關(guān)技術(shù)要求來(lái)確定，主要包括掃描分辨率和色彩模式，建議采用全彩方式掃描，掃描分辨率大于等于150dpi。應(yīng)避免重張、傾斜、模糊等圖像質(zhì)量問(wèn)題，確保檔案圖像不重復(fù)掃描、不漏掃，保證電子圖像的完整齊全。紙質(zhì)檔案的文件的順序排列一致，掃描后的圖像文件頁(yè)面要端正，無(wú)扭曲。掃描時(shí)必須保證放紙端正、不壓邊、不漏掃、錯(cuò)掃、嚴(yán)格確保圖像質(zhì)量。掃描方式一般采用不拆卷掃描方法，確實(shí)由于在裝訂線遮掩影響掃描質(zhì)量的情況下，可采用松一松裝訂線而不拆線掃描，為確保掃描圖像清晰或不出現(xiàn)漏光現(xiàn)象，將采用蓋板壓實(shí)的方法進(jìn)行掃描。如碰到特別厚的案卷需拆卷掃描，以確保掃描圖像質(zhì)量，避免掃描圖像傾斜、模糊和漏光等現(xiàn)象出現(xiàn)，并在掃完后仍按原始裝訂進(jìn)行復(fù)原，確保檔案的完整無(wú)缺和美觀。

表3 文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)Ⅱ一覽表

2．5 文書(shū)檔案圖像優(yōu)化

檔案在掃描后形成電子圖像，按要求必須對(duì)電子圖像進(jìn)行后期處理，利用專(zhuān)業(yè)軟件對(duì)掃描過(guò)程中造成的圖像黑邊、黑點(diǎn)、黑線、黑框、雜點(diǎn)、臟點(diǎn)和孔洞等問(wèn)題，需要進(jìn)行去污處理，處理過(guò)程必須遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則;圖像不正的，需要進(jìn)行糾偏處理，圖像偏斜度不得大于3°，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，要進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，拼接處信息要完整，不能缺少任何信息。全彩圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除版面外多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間等，圖像處理完畢必須保存。

2．6 數(shù)字化成果質(zhì)量檢查

2．6．1 圖像文件質(zhì)量檢查

掃描圖像的質(zhì)量直接影響到檔案數(shù)字化成果的效果，因此必須對(duì)掃描形成的圖像文件進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)和檢查。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案前處理數(shù)量填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致。質(zhì)量檢查的要求是保證本次數(shù)字化掃描圖片的清晰、完整和有序。按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)95%，進(jìn)館質(zhì)量的內(nèi)控指標(biāo)力爭(zhēng)99%，做到順序準(zhǔn)確、不多頁(yè)少頁(yè)、保持檔案原版原貌;圖像清晰度達(dá)到方便閱讀要求、布局合理、圖文掛接準(zhǔn)確、進(jìn)館3項(xiàng)指標(biāo)100%。

2．6．2 目錄著錄質(zhì)量檢查

目錄著錄的質(zhì)量直接影響到數(shù)據(jù)檢索、查詢(xún)、利用的質(zhì)量和效率。因此，對(duì)目錄著錄要進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢查。針對(duì)目錄的重要性，應(yīng)采取逐條人工審核、著錄、修改。根據(jù)相關(guān)技術(shù)要求，對(duì)各字段內(nèi)容按要求進(jìn)行著錄，確保字段類(lèi)型、字段著錄要求和文字正確無(wú)誤，并定期批量進(jìn)行抽樣校驗(yàn)工作，抽樣校驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)為每卷50%，并將形成的錯(cuò)情記錄下來(lái)加以說(shuō)明，以便備查。

2．6．3 圖像文件和目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

圖像文件命名和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中命名一致，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱(chēng)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份檔案的檔號(hào)是否相同，再應(yīng)用統(tǒng)一研發(fā)電子數(shù)據(jù)質(zhì)檢管理系統(tǒng)，對(duì)目錄數(shù)據(jù)和圖像文件進(jìn)行全面檢測(cè)，通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，對(duì)不一致提示信息逐一校對(duì)原始檔案，逐條修改，確保圖像文件命名與圖像內(nèi)容一致正確。

2．7 文書(shū)檔案圖像掛接

經(jīng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢合格后，就可以在專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件中對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行一對(duì)一掛接，目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱時(shí)不僅能查看檔案的目錄信息也能及時(shí)查看檔案的原文信息。

2．8 數(shù)據(jù)成品存儲(chǔ)備份

對(duì)于經(jīng)過(guò)檔案前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像優(yōu)化、質(zhì)量檢查后最后形成符合行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和要求的最終數(shù)據(jù)。需要對(duì)成品數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)備份，可采用兩種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)備份，一是數(shù)據(jù)硬盤(pán)存儲(chǔ)備份;二是根據(jù)交接清單提交規(guī)范編目的成品圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)，并應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的索尼單盒裝DVD光盤(pán)或國(guó)際檔案級(jí)JVC光盤(pán)一式3套進(jìn)行刻錄存儲(chǔ)。對(duì)于檔案目錄數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)的刻錄，同一檔案不跨越兩張光盤(pán)(同一案卷和同一份檔案頁(yè)數(shù)都需在同一DVD片內(nèi))。光盤(pán)表面標(biāo)示光盤(pán)片編號(hào)，注明光盤(pán)內(nèi)目錄索引信息。

3 質(zhì)量檢查中出現(xiàn)的問(wèn)題及處理方法

3．1 掃描頁(yè)數(shù)不符問(wèn)題

在檔案掃描前期處理中，會(huì)統(tǒng)計(jì)出該文件需掃描的頁(yè)數(shù)，并登記在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表上。在實(shí)際掃描時(shí)，掃出來(lái)的圖像頁(yè)數(shù)與前處理統(tǒng)計(jì)的頁(yè)數(shù)不符時(shí)，前處理人員進(jìn)行重新統(tǒng)計(jì)，掃描人員也進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)與實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)相符。

3．2 掃描圖像質(zhì)量不符合要求

在檔案掃描工程中，由于人為、電腦、掃描儀等原因，出現(xiàn)掃描圖像的檔號(hào)、分辨率、方式、圖像質(zhì)量等錯(cuò)誤問(wèn)題，由質(zhì)檢人員進(jìn)行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，一般由質(zhì)檢人員將其退回，掃描人員進(jìn)行重掃或補(bǔ)救措施，質(zhì)檢人員根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表和檔案原件進(jìn)行質(zhì)量檢量，并在檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)補(bǔ)錯(cuò)流程單上把錯(cuò)誤情況進(jìn)行登記，將該流程單退回給責(zé)任加工人員進(jìn)行補(bǔ)錯(cuò)糾正工作。

4 文書(shū)檔案數(shù)字化成果應(yīng)用

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，文書(shū)檔案數(shù)字化，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)系統(tǒng)，能夠方便和快捷地實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔、查詢(xún)、檢索、統(tǒng)計(jì)、盤(pán)點(diǎn)、開(kāi)放及利用等功能，初步達(dá)到文書(shū)檔案信息化，檔案管理的自動(dòng)化，并在一定程度上提高了檔案管理水平，又保護(hù)歷史紙質(zhì)原始文書(shū)檔案，提高文書(shū)檔案利用率和共享能力。

5 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)完成文書(shū)檔案數(shù)字化加工處理，建立一套完整電子化文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案一體化綜合管理，方便業(yè)務(wù)科研人員快速檢索查閱，為氣象業(yè)務(wù)和科研工作提供更好的服務(wù)，也為其它氣象檔案數(shù)字化的開(kāi)展積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。文書(shū)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，推進(jìn)了氣象信息化建設(shè)步伐，對(duì)最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享這一目標(biāo)起到重要作用，為早日實(shí)現(xiàn)浙江省氣象局?jǐn)?shù)字化檔案室(館)建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)數(shù)據(jù)與技術(shù)的基礎(chǔ)。

［1］ 理明．紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作指南［J］．浙江檔案，2007(2)：26-28．

［2］ 董雪雅，段廣力．淺談紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作流程［J］．陜西檔案，2005(6)：31-32．

［3］ 浙江省檔案局．檔案登記備份工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范匯編［S］．2011．

［4］ 浙江省檔案局．實(shí)用檔案工作手冊(cè)．2005．