張 彬

(湖南廣播電視大學(xué)，湖南長(zhǎng)沙410004)

論高校檔案管理員隊(duì)伍的優(yōu)化

張 彬

(湖南廣播電視大學(xué)，湖南長(zhǎng)沙410004)

隨著高等教育日趨大眾化和高校校園日趨數(shù)字化，高校檔案管理工作的重要性更加凸顯，其管理形式和內(nèi)容也在不斷變化。建立一支專業(yè)化、信息化、科學(xué)化的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)于提高檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校中心工作的質(zhì)量和水平具有至關(guān)重要的作用。在全面分析當(dāng)前高校檔案管理員隊(duì)伍現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，著重探討了加強(qiáng)高校檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)的基本方略。

檔案管理;素質(zhì);優(yōu)化

近年來(lái)，隨著高等教育的日趨大眾化和高校校園的日趨數(shù)字化，高校檔案管理工作出現(xiàn)了一些新情況、新趨勢(shì):一是高校檔案數(shù)量日益膨脹，社會(huì)對(duì)高校檔案信息的需求量、系統(tǒng)性、時(shí)效性要求不斷提高，傳統(tǒng)的加工、利用、存貯檔案的管理模式已不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，信息化已成為高校檔案管理的基本方向和趨勢(shì);二是高校檔案管理工作由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，人員專業(yè)化、館藏特色化、服務(wù)多元化已成為高校檔案建設(shè)的基本目標(biāo)，能否擁有高質(zhì)量的檔案資源和能否為用戶提供全、新、快的檔案服務(wù)，已成為今后衡量高校檔案管理能力與水平的主要指標(biāo)。這些變化無(wú)疑對(duì)高校檔案管理工作提出了新的更高的要求，加強(qiáng)高校檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步提高他們的素質(zhì)，顯得愈來(lái)愈重要和迫切。那么，當(dāng)前高校檔案管理員隊(duì)伍的現(xiàn)狀如何，應(yīng)該從哪些方面著手優(yōu)化提升?這是一個(gè)值得關(guān)注的問(wèn)題，本文擬就此進(jìn)行粗淺探討。

一 高校檔案管理員隊(duì)伍的基本現(xiàn)狀

檔案管理是高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是高校開(kāi)展學(xué)術(shù)研究、教學(xué)評(píng)價(jià)、教師晉升等活動(dòng)的直接的信息資源，也是高校制定規(guī)劃和進(jìn)行改革的重要依據(jù)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案的內(nèi)容、形態(tài)、利用方式和服務(wù)技術(shù)等方面都發(fā)生了深刻變化，檔案管理的職能和重要性進(jìn)一步拓展。為適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，各高校不僅逐步完善了檔案管理的基本條件，推進(jìn)了檔案管理工作的制度化、信息化建設(shè)，而且通過(guò)教育、培訓(xùn)、考評(píng)等多種方式，不同程度地加強(qiáng)了檔案管理員隊(duì)伍的建設(shè)。但總體而言，高校檔案管理員隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低，能力水平有限，無(wú)法適應(yīng)高校改革發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的新要求新需要。

1．專業(yè)人才比較匱乏，人員素質(zhì)參差不齊。由于我國(guó)現(xiàn)代檔案管理專業(yè)起步較晚、推進(jìn)不夠，專業(yè)檔案管理人才培育無(wú)法滿足社會(huì)的需求。高校檔案管理員絕大多數(shù)并非科班出身，而是從其他崗位(如行政秘書(shū)、黨務(wù)工作者、計(jì)算機(jī)管理員、圖書(shū)管理員等)轉(zhuǎn)而從事檔案管理工作的，“拉郎配”的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。雖然他們中不少人有某方面的專長(zhǎng)，但知識(shí)面普遍較窄，專業(yè)素質(zhì)欠缺，更沒(méi)有與自己的工作很好地結(jié)合起來(lái)。他們?cè)诠ぷ髦写蠖鄳{經(jīng)驗(yàn)、憑主觀辦事，隨意性較大，效率較低，一定程度上降低了高校檔案管理的效能，不利于高校檔案管理事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。而且，檔案管理是一項(xiàng)綜合性工作，需要的是復(fù)合型高素質(zhì)人才。檔案管理員不僅需要具有專門的檔案管理知識(shí)，還需要具有許多新的交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科和綜合學(xué)科方面的知識(shí)，即便是檔案管理專業(yè)出身，也難以達(dá)到這個(gè)要求。

2．年齡結(jié)構(gòu)不合理，中老年居多。在高校絕大多數(shù)年輕教職工的思想觀念中，檔案管理工作是一個(gè)冷門，沒(méi)什么“出息”，不利于個(gè)人的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，他們大都樂(lè)于從事教學(xué)科研或行政管理工作，很少愿意從事檔案管理工作，高校很難招聘到年輕的檔案管理員。高校檔案管理員隊(duì)伍中老年居多、后繼乏人，已成為制約高校檔案管理員隊(duì)伍整體素質(zhì)提高的一個(gè)瓶頸［1］。在信息時(shí)代條件下，檔案管理事業(yè)進(jìn)入全新的發(fā)展階段，中老年職員很難適應(yīng)新的技術(shù)變革，思想上形成了固定思維，往往對(duì)高校檔案管理制度的改進(jìn)產(chǎn)生一定的反作用。盡管近年來(lái)各高校提高了對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，加大了人才引進(jìn)力度，一些本科生充實(shí)到了這支隊(duì)伍中來(lái)，一定程度上緩解了高校檔案管理員隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)不合理的問(wèn)題。但是，引進(jìn)的這些年輕人大都是別的專業(yè)的，真正學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的少得可憐，有多學(xué)科綜合素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才和檔案管理研究人才更是鳳毛麟角。

4．創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，知識(shí)更新緩慢。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案的內(nèi)容、形態(tài)、利用方式和服務(wù)技術(shù)等等方面都發(fā)生了深刻變化，以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高了辦公效率。它為人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段。而高校現(xiàn)職檔案管理員在信息的收集、鑒別等方面大多仍然沿用老辦法;在信息的使用上仍然采用被動(dòng)式的提供;沒(méi)有對(duì)檔案工作的機(jī)制、管理、服務(wù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)的淡薄，檔案管理人員自我學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理人員知識(shí)出現(xiàn)了老化，沒(méi)有及時(shí)“充電”，更新自己的知識(shí)，對(duì)紛繁復(fù)雜的檔案信息不能迅速作出鑒定，對(duì)有價(jià)值的檔案信息無(wú)法深加工、新開(kāi)發(fā)、快傳輸，阻礙了檔案管理事業(yè)的不斷前進(jìn)。

二 優(yōu)化高校檔案管理員隊(duì)伍的主要途徑

優(yōu)化高校檔案管理員隊(duì)伍，進(jìn)一步促進(jìn)其制度化、專業(yè)化、信息化，既是高校改革發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的必然要求，又是高校檔案管理工作順應(yīng)高校改革發(fā)展的必然舉措。這首先需要高校轉(zhuǎn)變觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更需要檔案管理員自身增強(qiáng)政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)觀念，主動(dòng)提高自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，以滿足高校改革發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的新要求新希望。結(jié)合上文的現(xiàn)狀分析，可以從以下幾個(gè)方面入手加強(qiáng)高校檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)。

1．堅(jiān)持愛(ài)崗教育。從重要性上說(shuō)，高校檔案管理工作也許比不上教學(xué)科研工作，但它具有自己獨(dú)特的特征，對(duì)從業(yè)者有著不一般的要求:其一，檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的工作，要求檔案管理人員具有求真務(wù)實(shí)、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和任勞任怨、一絲不茍的工作作風(fēng);其二，檔案管理工作是一項(xiàng)平凡、清苦的工作，要求檔案管理員耐得住清貧、守得住寂寞，具有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神;其三，檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性、從屬性工作，要求檔案管理員擺正位置、甘為人梯，主動(dòng)服務(wù)和服從于學(xué)校中心工作。要做到這些，必須堅(jiān)持對(duì)檔案管理員開(kāi)展愛(ài)崗敬業(yè)教育，著重解決好三個(gè)問(wèn)題:一是認(rèn)識(shí)問(wèn)題。既要讓檔案管理員充分認(rèn)識(shí)自己所從事工作的獨(dú)特性、專業(yè)性、重要性，也要讓他們充分認(rèn)識(shí)所從事工作的復(fù)雜性、艱巨性、服務(wù)性，從而切實(shí)提高他們工作的積極性和主動(dòng)性。二是理想問(wèn)題。理想是奮斗目標(biāo)和內(nèi)在動(dòng)力。檔案管理員只有樹(shù)立崇高的職業(yè)理想，才能從心靈深處提高所從事工作的責(zé)任心和自覺(jué)性，把平凡的工作變得有意思，把有意思的工作變得有意義［3］(56)。三是興趣問(wèn)題。興趣是最好的老師。檔案管理工作非常瑣碎、復(fù)雜甚至艱巨，只有提升檔案管理員的職業(yè)興趣，才能將工作要求變?yōu)樽杂X(jué)行動(dòng)，將工作規(guī)程變?yōu)樽约旱男袨榱?xí)慣，自覺(jué)成為檔案管理的行家里手。

2．強(qiáng)化素質(zhì)養(yǎng)成。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的專技性工作，對(duì)檔案管理員思想政治素質(zhì)的要求比較高。首先，必須具有敏銳的政治素質(zhì)。檔案管理工作的政治性、政策性都很強(qiáng)，高校檔案管理員必須具有堅(jiān)定正確的政治方向，堅(jiān)持以社會(huì)主義核心價(jià)值體系為指引，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，充分了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉與檔案工作相關(guān)的法律、法規(guī)，認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》，嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的機(jī)密，認(rèn)真執(zhí)行檔案工作保密制度，妥善處理好保密與利用的關(guān)系。其次，必須具有高尚的道德品質(zhì)。高尚的道德品質(zhì)是做好檔案工作的根本，直接影響檔案工作的效率和質(zhì)量。高校檔案管理員必須樹(shù)立高尚的道德品質(zhì)，對(duì)檔案具有敬畏心，嚴(yán)格自律，以適應(yīng)檔案管理工作的服務(wù)性、準(zhǔn)確性、動(dòng)態(tài)性、繁瑣性等職業(yè)特性要求。其三，必須具有周到的服務(wù)素質(zhì)。高校檔案管理工作關(guān)系到全體師生的切實(shí)利益，高校檔案管理工作只有能夠很好地滿足師生員工的利用需求，才能讓大家感覺(jué)到檔案及檔案管理工作的價(jià)值所在，從而重視檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的良性循環(huán)。因此，高校檔案管理員要牢固樹(shù)立“以人為本”的新型服務(wù)理念，改變過(guò)去以保管為主、重保管輕利用的思維方式，以滿足利用者需求為己任，以利用者能最大限度利用檔案信息資源為快樂(lè)，在服務(wù)態(tài)度上主動(dòng)、熱情、耐心、周到、及時(shí)，在服務(wù)語(yǔ)言上文雅和氣、謙遜有禮［4］。

3．重視技能培育。高校要通過(guò)以下方式，不斷加強(qiáng)檔案管理員的教育培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合能力:(1)脫產(chǎn)進(jìn)修。高校檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需要，適時(shí)選派部分熱愛(ài)檔案管理事業(yè)、安心檔案管理工作且發(fā)展?jié)摿玫娜藛T進(jìn)行脫產(chǎn)進(jìn)修，讓這部分骨干有機(jī)會(huì)全面提高自身的文化層次和能力水平。(2)在職學(xué)習(xí)。高校應(yīng)出臺(tái)相關(guān)政策，鼓勵(lì)檔案管理員參加在職研究生、函授等繼續(xù)教育，更大范圍上提高檔案管理員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平。(3)專題培訓(xùn)。根據(jù)檔案管理員的具體崗位要求、知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)行針對(duì)性輪訓(xùn)(如數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)培訓(xùn)班、電子查詢系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)班等)，或者針對(duì)某一方面的問(wèn)題請(qǐng)專家進(jìn)行專題講座(如計(jì)算機(jī)操作能力講座、檔案管理信息化能力講座、檔案管理軟件操作講座等)，通過(guò)這些專題培訓(xùn)或講座，有針對(duì)性地彌補(bǔ)檔案管理員隊(duì)伍的知識(shí)和能力缺陷，促進(jìn)高校檔案管理的現(xiàn)代化。(4)對(duì)外交流。分批次組織檔案管理員有針對(duì)性地到兄弟單位參觀訪問(wèn)，或組織安排檔案管理員到一些先進(jìn)的或某些方面有特長(zhǎng)的檔案館作短期工作和學(xué)習(xí)，開(kāi)闊視野，吸取經(jīng)驗(yàn)，充實(shí)提高。(5)終身學(xué)習(xí)。動(dòng)員檔案管理員樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，力爭(zhēng)做到學(xué)習(xí)生活化、生活學(xué)習(xí)化，將個(gè)人生活方式的優(yōu)化和能力水平的提高與所從事的工作緊密結(jié)合起來(lái)，做到學(xué)習(xí)、工作、生活三不誤。

4．規(guī)范內(nèi)部管理。一是搞好人事制度改革。目前高校正在進(jìn)行新一輪人事制度改革，改革的實(shí)質(zhì)是轉(zhuǎn)換用人機(jī)制，實(shí)現(xiàn)由身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變。這是加強(qiáng)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)的絕佳機(jī)會(huì)，高校要按照科學(xué)合理、精簡(jiǎn)效能的原則進(jìn)行檔案管理崗位設(shè)置，明確檔案管理各崗位的職責(zé)任務(wù)、工作標(biāo)準(zhǔn)和任職條件，堅(jiān)持按需設(shè)崗、競(jìng)聘上崗、按崗聘用、合同管理，推進(jìn)檔案管理員隊(duì)伍的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化建設(shè)。二是健全檔案管理制度。檔案管理工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作，一定要有章可循。比如:要建立健全高校檔案材料的歸檔制度，特別是對(duì)于人事變動(dòng)、工資調(diào)整等材料，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門催繳收集，并按規(guī)定進(jìn)行存檔;要鑒別整理規(guī)范化，嚴(yán)格按照檔案整理相關(guān)規(guī)范進(jìn)行規(guī)范化整理;要自覺(jué)執(zhí)行檔案管理的八項(xiàng)制度，使每項(xiàng)工作制度化，保證管理工作井然有序地開(kāi)展，等等。三是加強(qiáng)隊(duì)伍的合理配置。既合理匹配老中青三代在高校檔案管理員中的比例，實(shí)現(xiàn)老中青三代的協(xié)同相繼，又根據(jù)專業(yè)背景合理配置檔案管理人員，使管理人員的專業(yè)知識(shí)形成互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。四是完善績(jī)效考核機(jī)制。績(jī)效考核是加強(qiáng)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)的重要舉措。要健全績(jī)效考核指標(biāo)體系，對(duì)不能量化的指標(biāo)應(yīng)進(jìn)行明確的說(shuō)明;要進(jìn)一步規(guī)范績(jī)效考核的程序，有效提高績(jī)效考核的科學(xué)性和合理性;要及時(shí)反饋和應(yīng)用好績(jī)效考核的結(jié)果，對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)異的人員及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核成績(jī)居末的員工進(jìn)行再次培訓(xùn)、降級(jí)，直至辭退。

5．完善激勵(lì)機(jī)制。檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，所產(chǎn)生的主要是社會(huì)效益，屬于滯后效益，要經(jīng)過(guò)幾個(gè)月、幾年甚至更長(zhǎng)時(shí)間才能顯現(xiàn)出來(lái)。也正因?yàn)槿绱?，檔案管理工作的重要性很難得到大家的充分認(rèn)識(shí)。高校必須從學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度科學(xué)安排、統(tǒng)籌兼顧，采取切實(shí)有效的措施激勵(lì)檔案管理員隊(duì)伍成長(zhǎng)。一是健全職務(wù)、職級(jí)晉升機(jī)制。要從制度上明確檔案管理員的發(fā)展預(yù)期，從根本上解決他們的后顧之憂，使他們感到干事有勁頭，努力有奔頭。二是要堅(jiān)持貫徹檔案管理員隊(duì)伍年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化方針，大膽選拔有作為的年輕干部。三是適度引進(jìn)高級(jí)人才。高校要將檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校人才隊(duì)伍建設(shè)計(jì)劃，分步分批地適度引進(jìn)專門人才，逐步提高檔案管理員隊(duì)伍的整體素質(zhì)。四是適當(dāng)提高檔案管理員的工資待遇。待遇留人是穩(wěn)定隊(duì)伍的有效方式之一。高校要根據(jù)自身的財(cái)力和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)適時(shí)提高檔案管理員隊(duì)伍的待遇，增強(qiáng)他們所從事工作的自豪感和滿足感。

三 結(jié)語(yǔ)

在新的歷史時(shí)期，高校檔案管理工作面臨新的形勢(shì)、任務(wù)和內(nèi)容，重要性更加凸顯，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作應(yīng)做到足夠重視，采取措施，通過(guò)增加檔案管理投入、引進(jìn)人才、注重培養(yǎng)、健全考核制度等途徑自上而下地推動(dòng)高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。高校檔案管理人員要適應(yīng)形勢(shì)，全面提升自身的各方面素質(zhì)，樹(shù)立檔案部門的良好形象，努力提高工作質(zhì)量與效率，更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研與管理工作服務(wù)。

［1］謝開(kāi)明，葉方蓮．淺談高校的檔案管理［J］．安康師專學(xué)報(bào)，2005(2)．

［2］姜麗蓉，寧慶降．關(guān)于提高高校檔案管理人員素質(zhì)的幾點(diǎn)思考［J］．重慶電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2009(14)．

［3］王 康，王通訊．人才學(xué)基礎(chǔ)［M］．哈爾濱:哈爾濱工業(yè)大學(xué)出版社，1987．

［4］王曉菲．高校檔案管理的人力資源優(yōu)化［J］．經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010(10)．

G64

A

1674－5884(2012)02－0057－03

2011－12－18

張 彬(1971－)，女，湖南湘潭人，經(jīng)濟(jì)師，主要從事檔案管理研究。

3．崗位吸引力不足，人員流動(dòng)性較大。首先，高校檔案管理工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。在人們的傳統(tǒng)意識(shí)中，檔案管理是高校最為邊緣化的崗位之一，甚至認(rèn)為它是“為閑人設(shè)置的閑職”。上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下至一般教職工，對(duì)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致很大一部分檔案管理員對(duì)檔案管理工作的選擇具有偶然性和短期性，鮮有有意識(shí)地選擇檔案管理作為長(zhǎng)期的工作，更遑論在此基礎(chǔ)上做長(zhǎng)遠(yuǎn)的職業(yè)生涯規(guī)劃。其次，高校檔案管理的投入尤其是財(cái)政投入嚴(yán)重不足，檔案管理部門的改革與創(chuàng)新始終處于高校各方面革新的末端。在整個(gè)社會(huì)檔案管理事業(yè)日趨信息化的大背景下，高校檔案管理工作資金設(shè)備投入不足，崗位前景不明朗，自然難以留住高水平的檔案管理人才。再次，高校檔案管理的激勵(lì)機(jī)制不健全。對(duì)檔案管理崗位缺少科學(xué)的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，即使學(xué)校有績(jī)效考核，考核結(jié)果也沒(méi)有和部門晉升職稱、提高待遇等方面相聯(lián)系。同時(shí)，由于對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，高校檔案管理部門職工的職務(wù)升遷和待遇提高也相對(duì)滯后于教職人員［2］。其四，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下，其他行業(yè)對(duì)員工吸引力越來(lái)越強(qiáng)，員工的擇業(yè)空間越來(lái)越大，致使高校檔案管理部門員工的離職率相對(duì)高于教職員工的離職率。

(責(zé)任編校 朱正余)