加強建設項目檔案管理之淺見

陸 秀（丹陽市建設工程管理處，江蘇丹陽212300）

加強建設項目檔案管理之淺見

陸 秀（丹陽市建設工程管理處，江蘇丹陽212300）

建設項目管理直接關系到建設項目的成敗，建設項目質量的優(yōu)劣，建設成本的高低，理所當然地得到了諸多建設單位的重視，但作為建設項目管理中的基石——項目檔案管理在很多單位卻沒有得到應有的重視。雖然這種現(xiàn)象伴隨著項目檔案管理相關規(guī)定的出臺而在近年得到了很大轉變，建設單位也在一系列經驗和教訓中逐漸認識到應給予項目檔案管理工作以充分的重視，由于檔案工作有其自身的特點，有著必須遵循的客觀規(guī)律，建設項目檔案管理也必須在檔案科學的原則指導下，結合工程建設和建筑企業(yè)的特點，走出一條既不同于機關文書檔案管理又不同于工業(yè)企業(yè)的，具有鮮明特點的檔案管理道路。筆者認為：從建設項目檔案的特殊性出發(fā)，強化建設檔案的資源整合，以科學化管理為主要內容，著力檔案信息的開發(fā)利用，是建設項目檔案管理應當遵循的一條可持續(xù)發(fā)展之路。

一、建設項目檔案的特點決定了建設項目檔案管理必須加強法制化、制度化建設

建設項目檔案是建設工程全過程的原生性記錄，完整的建設項目檔案涵蓋了從項目選擇、工程論證、工程預算、項目審批、項目實施及變更、質量控制、工程決算、工程竣工交付、后期維護直至工程項目終止，也即建設項目生命周期全過程的原生性材料?？梢孕蜗蟮卣f，建設項目檔案既是建設項目的出生證，也是建設項目的成長記錄。因此，建設項目檔案首先是積累工程建設經驗、總結工程建設科學規(guī)律的最重要、最直接材料；第二，建設項目檔案是建設項目使用、維護工作中最重要的依據；第三，完善的建設項目檔案管理是建設單位必須承擔的社會責任；第四，建設項目檔案也是抑制工程腐敗、避免“豆腐渣”工程的重要工具。

從建設項目檔案的生命周期可以看出，建設項目檔案區(qū)別于其他檔案的特殊性在于：首先，建設項目檔案來源渠道多。建設項目檔案的前期材料基本由建設單位和審批機關產生，而中期材料則大多由承建企業(yè)、材料及設備供應企業(yè)、建設監(jiān)理單位產生，竣工后的材料則大多又由建設單位和后期維護（改擴建）單位共同產生。其次，建設項目檔案有著較長的生命周期。一個建設項目少則數(shù)十年，多則幾十年甚至上百年，因而建設項目檔案對社會的影響也是長期的。第三，建設項目檔案的資源整合必須具有法制化保證，必須強化制度建設。在一個完整項目建設中，承建企業(yè)、材料供應企業(yè)、建設監(jiān)理，只是承擔了中期的施工建設部分，這種建設單位和承建單位相分離的特點，極易使一些承建企業(yè)從本企業(yè)利益出發(fā)，只是被動和消極地應付項目建設檔案材料的收集和移交工作，忽視甚至無視企業(yè)應該承擔的社會責任。加強檔案宣傳，提高企業(yè)的檔案意識，固然是正面的方法，但沒有《檔案法》、《檔案法實施辦法》等各項法律法規(guī)作為強有力的依據和支持，沒有第三方監(jiān)管來代表政府責任和社會利益的體制建設，建設項目檔案材料的收集和歸檔將會步履蹣跚難以為繼。

二、強化建設項目檔案的資源整合是建設項目檔案管理的生命所在

檔案是原生性的工作記錄，是不可再生的重要信息資源。有效整合檔案資源，為社會保存完整齊全的檔案材料是衡量檔案工作成敗的一個重要標準，也是檔案工作的生命所在。2006年6月，國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布了《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)［2006］2號），《辦法》廓清了建設項目檔案資源整合中的許多障礙，并與《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發(fā)字[1997]20號）一起構成了建設項目檔案資源整合的重要行政依據，為貫徹國家檔案局的規(guī)定，做好建設項目檔案的歸檔工作，筆者所在單位近年來做出了以下方面的嘗試和努力：

1.加強檔案工作的組織領導。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤；成立建設項目檔案工作領導小組，建立建設項目檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

2.認真推進過程控制。項目建設單位檔案部門及時跟蹤項目建設進度，及早對項目建設檔案工作進行業(yè)務指導和培訓。定期召開建設項目檔案工作會議。堅持執(zhí)行“四同步”制度。即企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

3.嚴格把關竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的法定內容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質量的關鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質量。

4.強化重點檔案的收集。由于建設項目檔案存在著建設單位與承建單位相分離的特點，項目前期的管理性文件，后期的竣工文件，中期的隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協(xié)議等往往被有意無意地忽視。此外，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。

實踐證明，在法制化的保證下，有序進行建設項目檔案資源的整合，從領導做起、從源頭抓起，按照建設項目檔案管理的客觀規(guī)律，環(huán)環(huán)相扣、一著不讓是有效整合建設項目檔案的關鍵。自2006年以來，筆者所在單位的建設項目檔案歸檔材料的齊全率不斷提高，建設單位和施工單位和檔案意識不斷增強，最可喜的變化是工程結束后，歸檔材料的完整性大大加強，在此后的維護和對建設項目檔案的再利用中，已基本消除了歸檔材料不全的局面。

三、建立科學的工作流程是建設項目檔案管理的必要條件

建設項目檔案存在著自身的特點，在建設工程中，特別是建設周期長的工程，其實際施工的單位所采用工程名稱往往與當初設計時的名稱不符，或者實際施工時把一個單位工程分成幾個密切聯(lián)系的單項工程，這樣往往會造成實際竣工資料與單位工程不符的情況發(fā)生，在建設項目完成后，當需要重新利用工程檔案時，利用者往往會因工程名稱而不知所措，難以斷定自己利用的是不是原始的工程檔案。鑒于此，建設工程檔案非常有必要整理出一套單位工程與項目檔案檔號對照表，因為這不僅有利于項目檔案驗收時的及時調卷，而且對日后項目檔案的查找利用也有很大的益處，并且還可以形成為一種檢索工具，不失為一種一勞永逸的做法。筆者在處理丹陽市天波城的工程時就采用了這一方法，天波城住宅小區(qū)工程多、工期長，各參建單位對工程項目的名稱不統(tǒng)一，剛開始來辦理竣工備案的時候，資料都放在一起，沒有系統(tǒng)性，光為了分資料就花了很長時間，因為名稱不一，建設方和施工方的檔案人員、技術人員都分不清楚，費時又費力。采用這一方法后每幢工程的資料都單獨存放，相同的資料及時復印，保證每一幢工程的資料都齊全且與工程項目名稱相統(tǒng)一，保證了資料的完整性和準確性。在以后的規(guī)模較大的住宅小區(qū)的建設中，這一方法逐漸為大家接受并廣泛運用，取得了良好的實際效果。

科學的工作流程既包括檔案的整理方法也涵蓋檔案的安全保管和利用。根據《重大建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況；三是項目檔案的安全狀況。科學整理、妥善保管，合理利用三者是互為依存的關系，缺一不可。通過法制化強化檔案管理意識，建立檔案管理體系；通過整合資源確保檔案的齊全完整，確保歸檔材料的價值和生命力；通過建立科學的工作流程確保檔案的安全保管和合理、便捷地使用。唯如此，建設工程項目檔案管理才能健康持續(xù)地發(fā)展，建設項目工程檔案才能更好地造福于我們的后代。