朱興敏

摘要：作者根據(jù)自己多年從事水利工程現(xiàn)場檔案管理工作的經(jīng)驗，敘述了某水利工程資料管理中存在的主要問題，分析了產(chǎn)生問題的主要原因并提出了預(yù)防措施和對策，對從事檔案管理工作的同行具有一定借鑒意義。

關(guān)鍵詞：工程資料 問題 預(yù)防措施

中圖分類號：TU7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）10（b）-0038-02

新疆額爾齊斯河流域開發(fā)工程建設(shè)管理局（以下簡稱建管局）負(fù)責(zé)的某水利工程分四期實施，從1996年開工的一期工程到目前全面展開的四期工程，歷時16年，產(chǎn)生了大量的工程資料。水利工程竣工資料是工程規(guī)劃、設(shè)計、施工等一系列活動的真實記錄和反映，具有形成時間跨度大、涉及單位（部門）和人員數(shù)量多、文件量大的特點。如何保持資料的準(zhǔn)確性、真實性及完整性，是建管局水利工程檔案管理人員和工程技術(shù)人員共同關(guān)注的問題。

1 某水利工程資料及管理中存在的主要問題

某水利工程資料主要包括工程前期、建設(shè)管理、施工、監(jiān)理、設(shè)備材料、驗收等方面的文件材料。為了規(guī)范水利工程項目檔案管理及驗收工作，國家及水利部專門出臺了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦［2005］480號）、《水利工程建設(shè)項目驗收管理規(guī)定》（水利部30號令）等規(guī)章制度，建管局結(jié)合實際情況，先后制定并逐步完善了《在建工程檔案管理辦法》、《在建工程項目檔案管理實施細(xì)則》、《在建工程聲像檔案管理辦法》、《零星工程驗收管理辦法》、《檔案管理文件匯編》等管理制度，其目的都是為了使工程檔案管理工作有章可循，但在實際工作中由于各種原因，工程資料的質(zhì)量及管理仍然存在以下問題。

1.1水利工程前期資料存在的問題

水利工程前期資料主要包括項目規(guī)劃、項目審批、勘測設(shè)計、評估報告、各階段的鑒定及試驗專題報告、招投標(biāo)、技術(shù)設(shè)計、施工圖等文件材料，它主要產(chǎn)生于項目法人、設(shè)計單位及相關(guān)審批單位，由建管局對其進(jìn)行管理并歸檔，存在的問題主要是審批文件的原件不齊全，批復(fù)與請示存檔不對應(yīng)的問題。

1.2建設(shè)管理資料存在的問題

建設(shè)管理資料主要產(chǎn)生于項目法人的各個職能部門、設(shè)計單位，包括：規(guī)章制度、開工報告、建設(shè)大事記、會議紀(jì)要、征地移民、質(zhì)量與進(jìn)度管理、投資與合同管理、專業(yè)會議、設(shè)計變更等相關(guān)材料，由建管局進(jìn)行歸檔，存在的主要問題是資料不齊全，分類難，文件編號不連續(xù)，裝訂、裝盒不規(guī)范。

1.3施工資料存在的問題

施工資料產(chǎn)生于施工單位，主要包括工程技術(shù)要求、施工計劃、施工定位測量、施工記錄、單元評定、質(zhì)量檢驗、材料合格證、施工總結(jié)、竣工圖、施工大事記、隱蔽工程驗收記錄等，由施工單位進(jìn)行收集、整理、歸檔、移交。存在的主要問題。（1）施工過程中的測量、施工日記等原始記錄用紙不規(guī)范。（2）“三檢制”表格及單元評定表等需要多方或多人簽字的文件，簽字手續(xù)不完善或者直接由同一人代簽。（3）表格格式不統(tǒng)一。（4）需要手填的材料上，字跡潦草、用筆不規(guī)范。（5）部分施工單位文件的打印件或復(fù)印件不清楚。（6）組卷不合理。（7）竣工圖圖物不相符。（8）單元評定表中內(nèi)容或者數(shù)據(jù)與支撐資料矛盾。（9）合格證裱糊不標(biāo)準(zhǔn)等。建管局負(fù)責(zé)的一期、二期工程中，施工單位普遍存在上述問題。

1.4監(jiān)理資料存在的問題

監(jiān)理資料產(chǎn)生于監(jiān)理單位，主要包括監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理大綱、設(shè)備材料審核、施工進(jìn)度、監(jiān)理指令、監(jiān)理通知、協(xié)調(diào)會審紀(jì)要、檢查與復(fù)檢材料、實驗記錄、監(jiān)理日志、旁站記錄、質(zhì)量檢測與抽查記錄、測量成果、原材料檢驗報告、分部分項質(zhì)量認(rèn)證（評定）、質(zhì)量與安全事故報告、單元檢查及開工簽證等，由監(jiān)理單位進(jìn)行整理、歸檔、移交。部分監(jiān)理單位存在的主要問題。（1）部分監(jiān)理表格不統(tǒng)一。（2）監(jiān)理日記、旁站記錄不全面，沒有處理意見和整改結(jié)論。（3）需要手填的材料上，字跡潦草、用筆不規(guī)范。（4）部分打印件或復(fù)印件不清楚。（5）組卷不合理。

2 產(chǎn)生問題的主要原因分析

（1）在工程建設(shè)管理中，工程前期資料在檔案室留存一份，其它全掌握在領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人的手中，用于上報相關(guān)部門。項目法人在得到項目建議書的批復(fù)后，要完成文物、林地占用、建設(shè)用地、移民安置、壓覆礦產(chǎn)、水資源認(rèn)證、取水許可、水土保持、環(huán)境保護(hù)等的審批，才能獲得可性行研究的批復(fù)文件。期間還要辦理資金落實等事宜，審批單位多，很多單位要求必須要有相關(guān)批復(fù)文件的原件才給予辦理，因此原件不夠用，留存的唯一一份原件也上報給了主管單位，造成前期批復(fù)文件原件不齊全的問題。原件不齊全的另一個原因：有些批復(fù)文件的主送單位沒有項目法人，而是批給了上級單位，因此也沒有原件。

批復(fù)與請示存檔不對應(yīng)，主要原因有兩個：①負(fù)責(zé)項目審批的相關(guān)人員沒及時將上行文和得到的批復(fù)移交檔案室。②在一期二期工程中，檔案管理人員對工程不熟悉，對文件內(nèi)容不了解，以致來文沒能正確歸檔。

（2）建設(shè)管理資料涉及部門多，出現(xiàn)問題主要原因有：①檔案人員收集難度大，文件責(zé)任部門不及時整理、移交。在一、二期工程中資料員曾多次向相關(guān)部門索要文件，但得到的答復(fù)是文件還沒用完，不能移交，長期占用文件。②各相關(guān)部門文件沒經(jīng)過整理就交檔案室，由于涉及部門多、專業(yè)性強，導(dǎo)致檔案人員分類難。部分領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)人員崗位變動時，未按規(guī)定履行文件資料移交手續(xù)，由資料員對其進(jìn)行整理，多年沉浸的文件給資料員出了不小的難道，一份份文件（甚至一張張紙）逐一查找，原檔案中已有的還得查出原檔案是原件還是復(fù)印件，如果原檔案已是原件，則銷毀，否則替換，沒有的重新歸到檔案中去。③在檔案管理上，制度不健全，處室責(zé)任不明確或者是落實不到位，文件沒統(tǒng)一管理，編號隨意，因此在一期、二期工程中曾出現(xiàn)了一個文號多個文件或者有文號沒有文件的情況，造成文件編號不連續(xù)的問題。④相關(guān)部門人員檔案意識薄弱，檔案知識匱乏，致使有的部門即使整理資料裝訂、裝盒也不規(guī)范。在一期、二期中，曾有處室將資料直接用鐵釘裝訂后裝入貼有打印紙的檔案盒，移交檔案室，檔案人員對其重新進(jìn)行整理、歸檔。

（3）施工資料出現(xiàn)問題的主要原因：①施工單位對檔案重視不夠，部分施工單位沒有專（兼）職資料員，或雖然有資料員但專業(yè)素質(zhì)不高。②施工點不集中，戰(zhàn)線長，設(shè)備和條件有限，造成資料員只負(fù)責(zé)收集技術(shù)員的文件，沒法及時按歸檔要求對資料進(jìn)行檢查和整改，有的技術(shù)員或者資料員圖省事，直接將多人姓名代簽。③部分施工單位為節(jié)約成本，打印機或復(fù)印機都不能正常使用的情況下還繼續(xù)使用，使得文件材料不清楚。④填寫表格人員不固定，造成文件材料字跡潦草、用筆不規(guī)范。⑤施工單位人員素質(zhì)參差不齊，技術(shù)力量差，檔案意識薄弱，檔案知識匱乏，從而導(dǎo)致所收集的文件材料內(nèi)容及形式不符合要求，個別單元評定內(nèi)數(shù)據(jù)矛盾。

（4）監(jiān)理單位中標(biāo)后不會出現(xiàn)再次分包的現(xiàn)象，在資料管理上也有一定的經(jīng)驗，出現(xiàn)問題機率比施工單位少很多。但由于監(jiān)理人員素質(zhì)參差不齊，在一期、二期工程中曾出現(xiàn)了記錄內(nèi)容不全面、字跡潦草、組卷不合理等問題。監(jiān)理所使用的部分表格國家沒有標(biāo)準(zhǔn)，就出現(xiàn)了多家監(jiān)理表格不統(tǒng)一的現(xiàn)象。

3 提高工程竣工資料質(zhì)量的預(yù)防措施及對策

（1）對于前期資料出現(xiàn)的原件不齊全的問題，建管局無權(quán)要求上級項目審批部門多給原件，但可以做到所收到的原件由檔案室或者文書處理部門統(tǒng)一控制，做好登記和掃描。確實因為原件需要全部上報，檔案室可以留存復(fù)印件和原件的掃描件，能滿足工程需要，在工程竣工驗收時對驗收單位或部門多做解釋，盡量減小對工程驗收的影響。目前建管局負(fù)責(zé)的三期、四期工程前期資料管理已進(jìn)入正軌，一期、二期工程前期資料通過補救，并與驗收組溝通、解釋，順利通過了檔案專項驗收。

對于批復(fù)與請示不對應(yīng)的問題，檔案管理人員要做到兩點：①要熟悉工程進(jìn)展情況，對現(xiàn)階段將會產(chǎn)生什么文件做到心中有數(shù)，定期向工程項目管理人員索要文件。②所接收的文件要閱讀，了解文件內(nèi)容，找到文件之間的對應(yīng)關(guān)系，方能正確歸檔?，F(xiàn)在，建管局專職檔案管理人員每季度到有關(guān)職能處室進(jìn)行文件的收集，對所來文件認(rèn)真閱讀，歸檔時做到了批復(fù)在前、請示在后的一一對應(yīng)。

（2）針對建設(shè)管理資料出現(xiàn)的問題，建管局主要做到幾點：①檔案部門管理人員要多與相關(guān)部門溝通，并了解其它部門的專業(yè)知識，減小收集和分類的難度。②檔案管理不僅僅是管監(jiān)理、施工單位，而應(yīng)站在更高的角度，從全局出發(fā)，建立健全檔案規(guī)章制度，明確相關(guān)部門檔案責(zé)任人，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括文件的編號、收集、整理、歸檔和移交。③檔案管理部門要加強對其它部門檔案知識的宣傳，提高歸檔意識，使相關(guān)部門整理的檔案達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)。

（3）針對施工和監(jiān)理資料出現(xiàn)的問題，建管局檔案管理人員在平常的工作中，就要做到勤檢查、仔細(xì)檢查。但僅靠檔案管理人員的力量是不夠的，需要各參建人員的全力配合，方能把工程竣工資料質(zhì)量提高到一個新的臺階，具體有以下幾點措施：①在工程項目進(jìn)度控制和質(zhì)量管理中，建管局工程技術(shù)人員聯(lián)合檔案管理人員同時對施工單位資料進(jìn)行檢查，達(dá)不到要求，拒付工程進(jìn)度款，以此來提高監(jiān)理、施工單位對資料的重視。②作為建管局的檔案管理人員，要加強對各監(jiān)理、施工單位技術(shù)人員檔案基本知識的宣傳，提高各參建人員的檔案意識，預(yù)防可能出現(xiàn)的問題，從源頭上避免問題的出現(xiàn)。③加強監(jiān)理、施工單位人員的培訓(xùn)。一要普及各參建單位工程技術(shù)人員、行政人員的檔案基礎(chǔ)知識，使用他們在日常工作中就按高標(biāo)準(zhǔn)來收集和整理好基礎(chǔ)資料；二要對檔案人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，在竣工資料整編方法上提高各參建單位檔案人員業(yè)務(wù)能力。④在工程建設(shè)期間，建管局每月定期對監(jiān)理、施工單位文件進(jìn)行檢查，監(jiān)理、施工單位要進(jìn)行自檢。主要從文件的編號是否連續(xù)、文件歸類是否準(zhǔn)確、簽字手續(xù)是否完善、用紙用筆是否規(guī)范、字跡是否清楚、內(nèi)容是否真實，表格填寫是否規(guī)范等方面，規(guī)避問題的出現(xiàn)。⑤表格審定主要由工程質(zhì)量技術(shù)處負(fù)責(zé)，要及時對監(jiān)理、施工單位使用的表格盡早審核下發(fā)，避免出現(xiàn)表格不統(tǒng)一或者審核下發(fā)后再進(jìn)行返工的現(xiàn)象，減輕監(jiān)理、施工單位的工作量和成本；⑥監(jiān)理要履行監(jiān)理職責(zé)，做好平常對施工單位資料的檢查工作，在工程完成后要認(rèn)真審核竣工資料和竣工圖，杜絕出現(xiàn)未經(jīng)過審核施工單位將竣工資料和竣工圖就完成簽字手續(xù)。

總結(jié)一期工程經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，通過上述措施對二期工程資料管理進(jìn)行改進(jìn)，在單位工程驗收之前各監(jiān)理、施工單位就規(guī)范地完成了竣工資料的整編工作，并以96.3分順利通過了水利廳組織的檔案專項驗收，工程竣工資料得到了水利廳的高度評價，建管局的檔案管理工作也得到了認(rèn)可。

4 結(jié)語

水利工程資料管理工作是一項系統(tǒng)工程，涉及多個專業(yè)和領(lǐng)域，要保持它的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性必須將檔案意識灌輸給每一位管理者和參與者，在規(guī)范管理和完善制度的同時，理解資料工作，正確對待資料工作，使工程項目中每個工作人員發(fā)揮最大的優(yōu)勢，盡職盡責(zé)地完成工程項目，規(guī)范的檔案自然就水到渠成。