周萍

何謂檔案管理呢？一般來說,檔案管理是指以各類型檔案實體與檔案信息為基本對象,對其進行統(tǒng)一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務支持的工作。在全球經濟一體化進程不斷加劇與城市化建設規(guī)模持續(xù)擴大的推動作用下,信息時代的蓬勃發(fā)展對于檔案工作提出了更為系統(tǒng)與全面的要求。其中,檔案管理工作作為檔案工作的重點與基礎,已成為衡量檔案管理部門經營管理水平的最關鍵指標。可以說,檔案管理的科學化利用能夠極大的提升檔案所有部門的辦事效率,有利于強化這些部門機構的經營管理水平,實現(xiàn)檔案的信息價值的最大化利用。如何在現(xiàn)有技術水平支持之下,不斷提升檔案管理工作的科學化水平已成為當前相關工作人員最亟待解決的問題之一。筆者現(xiàn)結合實踐工作經驗,就這一問題談談自己的看法與體會。

1 以先進的檔案管理理念提高檔案管理的科學化水平

思想決定著行動,行動作用于思想。任何工作要想實現(xiàn)進步與發(fā)展,其根本都在于思想的進步與發(fā)展。這也就是說,新時期的檔案管理工作要想進一步提升其科學化水平,其關鍵與根本在于樹立起先進的檔案管理理念。檔案管理工作人員需要在檔案管理工作中摒棄陳舊的思想觀念,以科學發(fā)展觀為指導善于發(fā)現(xiàn)并總結檔案管理工作存在的不足與缺陷,并加以改善。與此同時,檔案管理科學化水平的提升還需要以服務性工作意識為基本保障,促進整個檔案管理工作的超前性與主動性。這就要求檔案管理工作人員深入到經濟社會發(fā)展各層面之中,把握新時期經濟社會對于信息的新需求方向,進而有針對、有重點的做好檔案資源管理工作。特別值得注意的是:檔案管理科學化水平的提升還需要將檔案管理安全意識落實到實處,在檔案信息透明化、公開化的同時維護檔案信息的完整性與安全性。

2 以現(xiàn)代化的檔案管理人員素質提高檔案管理的科學化水平

檔案管理工作人員作為檔案管理工作的施動者,在當前管理科學化水平不斷提升的過程中發(fā)揮了極為關鍵的作用。新時期檔案管理工作的復雜化、系統(tǒng)化與集成化要求檔案管理工作人員在具備現(xiàn)代化檔案管理技能的同時,具備現(xiàn)代化的管理意識。換句話來說,檔案管理科學化水平的提升對檔案管理人員的綜合素質提出了比較高的要求,具有綜合素質檔案管理人員的培養(yǎng)工作成為了新時期檔案工作的主要任務與目的。具體而言,我們需要依據檔案管理工作人員所服務檔案管理部門與檔案管理新政的不同,有針對性、專業(yè)性的對檔案管理人員進行培訓,以檔案管理知識的更新與再造來組建一支高素質的檔案管理工作隊伍,進而促使檔案管理工作人員能夠以相關檔案管理法律法規(guī)具體要求為前提,以檔案管理工作行業(yè)標準為原則,以各種現(xiàn)代化檔案管理工具為載體,實現(xiàn)檔案管理科學化水平的提升。

3 以檔案的標準化建設提高檔案管理的科學化水平

其一,相關工作人員需要改善檔案的保管條件。改變傳統(tǒng)意義上分散式的檔案管理模式,成立綜合檔案室對檔案進行統(tǒng)一集中式管理,并配備專業(yè)人員嚴格按照檔案管理制度進行綜合檔案室的日常管理;其二,檔案管理工作人員應當做好各類型檔案的審批與移交工作。無論是文本形式的檔案資料還是電子信息形式的檔案資料,其審批與移交工作都應當按照相關規(guī)范來進行,切不可越級操作。與此同時,對于企業(yè)檔案管理工作來說,有關人事調動與變更的相關檔案變更及更正工作需要及時進行,并做好這些變更檔案的排列與歸檔工作。特別值得一提的是:檔案管理工作需要提高針對性,對于企業(yè)檔案管理工作而言,流動性及變更性比較大的檔案或是對企業(yè)經營管理行為活動而言比較重要的檔案需要進行專門的管理,定期進行這部分檔案的匯編工作,以此確保檔案管理的工作質量。

4 以檔案的信息化發(fā)展提高檔案管理的科學化水平

檔案的信息化作為檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化發(fā)展的必由階段,是我們在提高檔案管理科學化水平的過程中需要尤為注意的一點問題。筆者認為,在當前經濟形勢下,要想進一步提升檔案管理工作的科學化水平,就需要從以下幾個環(huán)節(jié)入手:首先,相關部門機構需要加大對于企業(yè)檔案管理工作的投入力度,以基礎設備質量的提升實現(xiàn)檔案管理對象的多元化,在電子信息檔案與文本檔案相結合的過程當中實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化;其次,檔案管理工作需要加大與現(xiàn)代信息技術的融合。計算機作為當前技術條件支持下數據儲存、傳輸以及處理工作質量最高的終端信息設備,應當在檔案管理工作中得到充分利用。相關工作人員可以在計算機硬軟件系統(tǒng)的支持下構建起相應的信息化檔案管理系統(tǒng),并建立相應的電子檔案查詢與閱覽室,進一步拓展檔案管理的工作渠道;最后,新時期的檔案管理工作應當凸顯現(xiàn)代光學技術的重要性,以光學行為理論及其關鍵技術來縮小信息化檔案的儲存體積,在提高檔案有效儲存率的基礎之上實現(xiàn)對信息檔案元件的可靠性保護。

5 以檔案管理活動的創(chuàng)新提高檔案管理的科學化水平

“科學技術是第一生產力”。在現(xiàn)代經濟社會各種高端應用技術蓬勃發(fā)展的推動作用下,傳統(tǒng)意義上單一文本形式的檔案管理工作設備已無法適應新時期檔案管理工作的具體要求,檔案管理的科學化水平要想有所提升,檔案管理工作設備與工具的科學化是基礎也是核心。具體而言,我們需要合理運用包括高速掃描儀、大容量計算機硬盤以及刻錄機等在內的現(xiàn)代化信息設備來提升檔案管理的工作效率。在此基礎之上加大對于檔案資料的開發(fā)力度,深化檔案文化的宣傳職能,進而將整個檔案管理工作上升到一個全新的發(fā)展階段。

6 結語

我們需要清醒的認識到一點:檔案管理工作是我們在新時期檔案工作中所面臨的最關鍵課題也是最嚴峻挑戰(zhàn)。檔案管理科學化水平作為衡量整個檔案工作科學化水平的最關鍵指標,在新時期的檔案工作中占據著極為關鍵的作用。本文針對檔案管理科學化水平的提升途徑這一問題作出了簡要分析與說明,希望能夠為今后相關研究與實踐工作的開展提供一定的參考與幫助。

參考文獻

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