如何實現檔案管理現代化

曹艷華

摘要：本文探討通過以現代管理科學為指導，應用現代的管理方法和手段，充分采用先進技術和設備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性，積極性，創(chuàng)造性，對檔案傳統(tǒng)管理方法進行改革，使檔案管理逐步實現現代化。

關鍵詞：檔案管理；現代化；方法；手段

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段?，F代科學技術的飛速發(fā)展，對檔案管理工作產生重大影響，這既是挑戰(zhàn)，也是機遇，檔案管理現代化勢在必行，我們要迎接挑戰(zhàn)，抓住機遇，在現有基礎上，積極采用先進的科學技術手段，努力實現檔案管理現代化。

一、以創(chuàng)新為動力促進檔案工作全面發(fā)展

一是觀念創(chuàng)新。面對機遇和競爭，必須進一步解放思想，增強緊迫感和責任感，改革和完善基礎工作機制，激發(fā)檔案工作者的創(chuàng)造力，讓檔案工作真正充滿生機和活力。二是模式創(chuàng)新。網絡環(huán)境的產生與發(fā)展為檔案信息資源開發(fā)利用帶來了前所未有的契機。我們必須在搞好網站規(guī)劃、建立完備的法律法規(guī)的前提下，搞好網上檔案信息資源的建設、改變傳統(tǒng)的檔案信息組織方式、建立高效的網絡檔案檢索系統(tǒng)，同時建立有效的安全管理機制和網站維護機制，真正把網站建設成檔案館對外聯系的窗口和展示館藏的展廳，實現檔案資源的合理配置與有序、有效的開發(fā)利用，實現檔案信息資源的社會共享。三是形象創(chuàng)新。檔案工作者自身素質的高低，是檔案工作能否協調、由序發(fā)展的一個重要因素，也是社會公眾對檔案工作評價的依據之一。檔案工作者要轉變觀念，調整工作角色。面對日新月異的信息網絡，檔案工作者在如何解決檔案信息獲得與利用這一問題的同時，還面臨著對大量信息如何駕馭和識別的問題。他要求檔案工作者應從看大門、守攤子的“保管員”角色。逐漸調整為為利用這篩選和優(yōu)化信息，有更多檢索服務變?yōu)樯顚哟蔚难芯亢吞釤?。善于在實踐中總結經驗，引入競爭機制，調動檔案工作人員的能動性，是檔案工作充滿創(chuàng)造力，以檔案工作者自身素質的提高促檔案事業(yè)的大發(fā)展，以全新的社會形象迎接社會對檔案工作的挑戰(zhàn)。

二、加快檔案管理工作現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。

第一，它能有效地提高檔案管理水平。檔案業(yè)務技術的標準化，實質上是按照檔案管理活動中的客觀規(guī)律，消除其中多余的、可替換的及低功能的形式和部分，使各項業(yè)務、技術的構成合理精煉，并使同類業(yè)務、技術在基本特征、功能形式上具有統(tǒng)一性、規(guī)范性、互換性，從而減少檔案管理的重復勞動和因不必要的多樣化而造成的混亂狀態(tài)，提高檔案管理水平，為檔案信息的開發(fā)與交流創(chuàng)造條件。

第二，它是檔案管理中運用現代化管理設備和技術手段的前提與基礎。計算機技術的應用是檔案管理現代化的中心，而計算機的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務和技術標準化的基礎之上。對于雜亂無章、沒有定規(guī)的檔案業(yè)務，計算機是無法進行管理的。檔案存儲也需要建立統(tǒng)一的標準，否則在存儲系統(tǒng)的功能、存儲介質的質量、還原性閱讀、計算機檢索等方面會造成許多困難：要實現網絡化傳遞和交流，更需要標準化，沒有相應的設備標準和語言標準、通信標準，會使網絡的聯接大為復雜，甚至成為不可能。

第三，利用科學手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻等新載體的大量出現，人們需要采取先進技術，實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，應用計算機，引入多媒體技術，使檔案信息存儲方式發(fā)生深刻變革，即傳統(tǒng)的紙質載體的檔案管理可以進行全文、全圖、全聲的光盤儲存，實現細微保存及全屏幕自動檢索，打破傳統(tǒng)檔案利用時空限制，為實現資源共享及遠程傳遞。

三、推進檔案工作的規(guī)范化、標準化、現代化

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

信息技術的發(fā)展，給檔案工作帶來機遇，同時也帶來挑戰(zhàn)。面對挑戰(zhàn)，為實現檔案管理工作的現代化、規(guī)范化，我們應當積極迎接挑戰(zhàn)，積極研究信息技術發(fā)展，增強檔案管理現代化的意識。因此，面對經濟時代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢利導，運用信息技術改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現檔案管理網絡化，加強檔案管理信息高速公路建設，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會主義現代化建設服務。