劉藝琴

(云南廣播電視大學傳謀與信息工程學院，云南昆明650223)

辦公自動化作為一個術(shù)語是由D·S哈特于1936年首先提出的，在我國，辦公自動化OA這一術(shù)語是在1985年首次辦公自動化規(guī)劃討論會上提出的。辦公自動化是以先進的科學技術(shù)、信息技術(shù)、系統(tǒng)科學、行為科學以及管理科學為支柱的一門綜合性技術(shù)，體現(xiàn)了多學科相互交叉、相互滲透性。它將現(xiàn)代化辦公工具和計算機網(wǎng)絡結(jié)合起來，充分提高了生產(chǎn)效率、工作效率、管理效能、并能輔助決策的信息化系統(tǒng)，它使得辦公業(yè)務更加規(guī)范化和標準化。

一、辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展、網(wǎng)絡的快速普及以及硬件價格的不斷下降，計算機已經(jīng)成為人們工作和生活的必需品，人們已經(jīng)習慣利用計算機進行日常事務處理，在這種條件下，辦公自動化系統(tǒng)也得到了快速的發(fā)展，經(jīng)歷了第一代以公文處理、檔案管理為中心，第二代以工作流模式為中心，第三代實現(xiàn)淺層次的、局部的協(xié)同的過程。辦公自動化系統(tǒng)在很大程度上充分提高了生產(chǎn)效率、工作效率、工作質(zhì)量，實現(xiàn)了無紙辦公。但在發(fā)展的同時，也發(fā)現(xiàn)其存在著不少問題。

(一)安全性差。當今的辦公自動化系統(tǒng)一般是利用操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫提供的安全機制對用戶權(quán)限進行控制和管理;在網(wǎng)絡的連接處安裝防火墻和隔離設備，對重要的數(shù)據(jù)采用加密技術(shù);在用戶桌面安裝防病毒軟件。對于處理秘密、機密甚至絕密信息的辦公系統(tǒng)而言，這些安全措施遠遠不足，系統(tǒng)還很容易遭到黑客和病毒的人侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改。

(二)工作流定義不靈活。工作流是OA最核心的功能，也是對傳統(tǒng)辦公模式的一種挑戰(zhàn)。工作流是指將文件或業(yè)務流程進行自動化處理，它能夠使多個參與者之間按照某種預先定義的規(guī)則進行任務的執(zhí)行。例如擬辦人的文件需要經(jīng)過科長—＞處長—＞校長三層審批，只需定義好工作流后，擬辦人點擊發(fā)送，文件自動流轉(zhuǎn)到科長審批，科長審批之后自動流轉(zhuǎn)到處長審批，處長審批后又自動流轉(zhuǎn)到校長審批，校長審批完成后又自動流轉(zhuǎn)到發(fā)文者手里，這樣不僅加快了公文的流轉(zhuǎn)速度，同時還可以減少經(jīng)辦人來回奔波尋找相關(guān)領(lǐng)導的苦惱。目前很多辦公自動化軟件的工作流模塊不能由用戶自行定義，這樣工作流就無法適應業(yè)務的發(fā)展變化。

(三)信息孤島、應用孤島。當前，大型、中型的企事業(yè)單位或者商業(yè)單位都擁有多套信息管理系統(tǒng)，比如高校一般會有財務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)以及OA辦公自動化系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)往往各自為政，系統(tǒng)之間無法相互銜接、系統(tǒng)中的資源無法共享，隨著人與人之間、部門與部門之間的業(yè)務流程日益復雜，孤立的系統(tǒng)使得信息的更新變得非常復雜，甚至會導致不同系統(tǒng)上信息的不一致性。

(四)系統(tǒng)設計華而不實。目前很多辦公自動化系統(tǒng)設計追求多功能化，將所有功能模塊集中在一起，希望能夠解決任何企業(yè)、事業(yè)以及商業(yè)單位的所有問題。這樣做往往導致系統(tǒng)非常復雜，用戶學習困難、使用不便，并且系統(tǒng)實用性差，最后的結(jié)果是大部分功能閑置不用。

(五)C/S結(jié)構(gòu)導致維護成本的提高。目前很多OA系統(tǒng)仍然采用C/S結(jié)構(gòu)，C/S結(jié)構(gòu)要求用戶安裝客戶端軟件，一旦客戶端軟件中病毒或者軟件升級，每一位用戶都需要重新安裝客戶端軟件，導致維護成本的提升?，F(xiàn)在的OA系統(tǒng)正在由C/S結(jié)構(gòu)向B/S結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變，B/S構(gòu)架使得用戶界面完全通過WWW瀏覽器實現(xiàn)，一部分事務邏輯在前端實現(xiàn)，但是主要事務邏輯在服務器端實現(xiàn)。形成使用者、WWW服務器、數(shù)據(jù)庫服務器的三層結(jié)構(gòu)。B/S結(jié)構(gòu)利用不斷成熟和普及的瀏覽器技術(shù)實現(xiàn)了原來需要復雜專用軟件才能實現(xiàn)的強大功能，方便了使用，節(jié)約了開發(fā)維護成本，是一種全新的軟件系統(tǒng)構(gòu)造技術(shù)。B/S模式突破了傳統(tǒng)的文件共享及C/S模式的限制，實現(xiàn)了更大程度的信息共享，任何用戶只要通過瀏覽器即可訪問數(shù)據(jù)庫，從而克服了時間和空間的限制。B/S架構(gòu)不僅在操作易用性方面表現(xiàn)出色，而且使軟件的維護和更新也變得異常輕松簡單，當軟件需要維護升級的時候，只需要對服務器作相應的維護升級就可以了，客戶端不需要做任何工作，就可以使用升級后的系統(tǒng)，因而能節(jié)省開支，提高效率。

二、辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢

隨著計算機信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)以及管理科學的發(fā)展，OA也要不斷的發(fā)展以適應業(yè)務以及技術(shù)發(fā)展的需求。最終OA系統(tǒng)將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來的發(fā)展方向，OA將更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務。

(一)協(xié)同化。隨著各企事業(yè)單位信息化的發(fā)展，單位的獨立信息管理系統(tǒng)越來越多，信息的頻繁更新會導致多系統(tǒng)的同步更新越來越難，信息的共享要求越來越高，所以多系統(tǒng)的協(xié)同集成化勢在必行。

(二)平臺化。開放、易用的平臺使用戶可以根據(jù)自己的業(yè)務需求將不同的功能模塊組合起來，搭建最適合自己的辦公自動化系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的使用離不開軟件廠商的技術(shù)支持和服務，特別是定制開發(fā)的OA項目后期系統(tǒng)維護工作量大，往往需要專人在場，大大增加了維護的成本，最終用戶和軟件廠商都難以長期承受，而平臺化的OA系統(tǒng)在穩(wěn)定性、性能、安全性、擴展性等方面比傳統(tǒng)OA都有很大的提高，其維護簡單、便捷，由于使用了標準和規(guī)范，對特定技術(shù)人員的依賴程度低，特別是平臺可以進行遠程服務支持，響應速度快，大大的降低了維護的成本。因此平臺化是OA發(fā)展的必然趨勢。

(三)移動化。通過MAS服務器的方式與客戶的原OA系統(tǒng)進行耦合，為客戶提供基于無線網(wǎng)絡的訪問。隨著網(wǎng)絡移動用戶的增多，要求辦公自動化系統(tǒng)可以在任何時間、地點進行公文處理、郵件提醒、信息查詢、日程管理、審批文件、上傳下載、安排日程等操作，這樣可以有效地改善辦公環(huán)境、簡化機構(gòu)之間的溝通方式、實現(xiàn)遠程移動辦公，可以在很大程度上提高辦事效率。

(四)業(yè)務化。OA系統(tǒng)將不再是一個純粹用于行政辦公的軟件，而是越來越多的和客戶的業(yè)務管理相結(jié)合。例如通過對綜合數(shù)據(jù)庫信息進行分析、比較、處理，從這些數(shù)據(jù)中挖掘出潛在的知識信息，為用戶提供決策支持和商業(yè)智能分析。

(五)云安全。通過大量客戶端對網(wǎng)絡中軟件的異常行為進行檢測，獲取互聯(lián)網(wǎng)中木馬、惡意程序的最新信息，推送到服務器端進行自動分析和處理，再把病毒和木馬的解決方案分發(fā)到每一個客戶端。云安全的策略是：使用者越多，每個使用者就越安全，因為大量的使用者可以覆蓋互聯(lián)網(wǎng)的每個角落，只要某個網(wǎng)站出現(xiàn)新木馬病毒，就會立刻被截獲。

(六)知識驅(qū)動。以知識管理為核心理念，建立知識和角色的關(guān)聯(lián)通道，讓合適的角色在合適的場景、合適的時間里獲取合適的知識，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能指導人行為的能力。

辦公自動化系統(tǒng)在我國經(jīng)歷了30年的發(fā)展，其性能得到了極大提升，功能得到不斷完善，操作性越來越簡便易用，用戶數(shù)量也在呈數(shù)量級增長。但在發(fā)展的同時也存在著不少問題，其安全性、信息孤島、應用孤島等問題仍待解決。OA的發(fā)展不僅需要IT工作人員的不斷努力，同時也需要管理人員的支持和使用者的努力，徹底改變原有的工作方式，完全使用計算機進行文件審批等操作，確實會在一些領(lǐng)導和工作人員之間產(chǎn)生疑問和抵觸情情緒，因此OA的發(fā)展也需要大家思想觀念的轉(zhuǎn)變。OA不僅能簡化繁雜的工作流程，提高工作效率，降低管理成本，提高管理效能，還能使單位管理工作在科學性、規(guī)范性、民主性等方面提升到更高層次。

［1］徐軼．辦公自動化的發(fā)展［J］．赤峰學院學報，2011，(9)．

［2］張衛(wèi)．企業(yè)OA建設現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢［J］．辦公自動化(綜合月刊)，2008，(9)．

［3］段立，劉藝，尹迪，王昕曄．辦公自動化解決方案及應用剖析［M］．北京:二機械工業(yè)出版社，2003．1－69．