徐 銳

（伊春市檔案局 黑龍江 伊春 153000）

由于辦公自動化、電子政務(wù)等技術(shù)的不斷發(fā)展和普遍應(yīng)用，電子文件正在大量產(chǎn)生，并將進(jìn)一步成為新產(chǎn)生文件和檔案的主體。做好電子文件歸檔與管理，已經(jīng)成為新時(shí)期檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。在日常管理過程中，常常只是強(qiáng)調(diào)對于辦公自動化的實(shí)現(xiàn)，忽略了對電子文檔的管理工作，特別是在企事業(yè)檔案日程管理之中，對于單機(jī)及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的電子文檔，常常處于一種無序的狀態(tài)和專人專管的漲停，一旦某位員工離職，他所處理的各種電子文檔都將失去管理。因此，我國在努力創(chuàng)建和實(shí)現(xiàn)辦公自動化的同時(shí)，也應(yīng)該注重電子文檔的管理工作，通過對電子文檔的統(tǒng)一管理，可以實(shí)現(xiàn)充分利用信息資源提高生產(chǎn)率和工作效率?；诖耍疚膶k公自動化和電子文檔的管理談點(diǎn)淺見。

一、電子文檔管理與辦公自動化

（一）電子文檔管理取決于辦公自動化發(fā)展水平

所謂電子文檔是指在辦公自動化、信息化以及電子政務(wù)構(gòu)成之中產(chǎn)生的各種具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保管的電子文件，它是辦公自動化的附屬產(chǎn)物。目前，從發(fā)展趨向來看，辦公自動化的基本構(gòu)成包括計(jì)算機(jī)信息處理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)兩個(gè)主要部分，辦公自動化的發(fā)展與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷深化息息相關(guān)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用，使辦公自動化產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，電子文件存在形態(tài)、存儲方式等也隨之變化。因此，電子文檔的管理工作和管理水平也應(yīng)該與辦公自動化水平相適應(yīng)。

（二）辦公自動化發(fā)展的三個(gè)階段

縱觀我國辦公自動化的發(fā)展歷程，辦公自動化的發(fā)展大體上可以分為以下3個(gè)階段。第一個(gè)階段，以個(gè)體工作的自動化及電子化為特征。在這個(gè)階段之中，工作人員常常在工作之中，使用個(gè)人電腦和辦公軟件，初步實(shí)現(xiàn)了工作過程和工作方式的電子化，使得單位內(nèi)部的通信載體實(shí)現(xiàn)了無紙化和電子化。第二個(gè)階段，以工作流程自動化和網(wǎng)絡(luò)化為特征。職工在工作之中以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和個(gè)人電腦聯(lián)網(wǎng)為中心，工作之中主要處理的內(nèi)容是信息（或工作流），初步實(shí)現(xiàn)了部門間、企業(yè)間的信息共享。第三個(gè)階段，以知識管理為主要特征。主要工作內(nèi)容是對信息、數(shù)據(jù)的管理和知識的處理，基本實(shí)現(xiàn)了工作流程和個(gè)體工作的智能化。

（三）電子文檔管理的三個(gè)發(fā)展階段

電子文檔管理與辦公自動化發(fā)展3個(gè)階段相適應(yīng)也經(jīng)歷了3個(gè)發(fā)展階段。第一階段，個(gè)體管理階段。這個(gè)階段中，職工對個(gè)人電腦中存儲的電子文檔進(jìn)行單機(jī)化和個(gè)體化管理。第二階段，網(wǎng)絡(luò)化管理階段。這個(gè)階段主要側(cè)重于服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)管理和信息的維護(hù)管理。第三個(gè)階段，無紙化管理階段。這個(gè)階段以網(wǎng)絡(luò)管理和信息化只能管理為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了真正意義的辦公自動化和智能化發(fā)展。

二、我國辦公自動化及電子文檔管理存在的問題

（一）電子文檔歸檔管理工作認(rèn)識不足

電子文檔是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行傳輸、操作、利用和存儲的文件，這些文件常常以數(shù)據(jù)化和電子化的形式存在。目前，雖然我國基本上實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，但是對于電子文檔的管理工作常常認(rèn)識不足。在很多單位，電子文檔只是作為紙質(zhì)文檔的過渡性載體，所謂數(shù)據(jù)和文件的輸出，還是以紙質(zhì)載體作為歸檔的文件。他們大多利用計(jì)算機(jī)來起草文件，但是在歸檔管理時(shí)僅僅使用紙質(zhì)文件，而那些原始性的電子文件常常不重視，基本上靠個(gè)人自律，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

（二）電子文件信息安全管理措施欠缺

電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都不可避免信息更改、丟失的可能。從電子文件管理實(shí)際需要來看，缺乏一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)來阻塞信息失真的隱患，以維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性。

（三）電子問低昂歸檔實(shí)行“雙軌制”造成資源浪費(fèi)

在我國，由于對電子文檔的真實(shí)性和可信性抱著謹(jǐn)慎觀點(diǎn)，因此，大多數(shù)單位即使在工作之中發(fā)送了一份電子文件之后，還要再發(fā)一份內(nèi)容相同的紙質(zhì)文檔，作為最終的管理依據(jù)。大部分單位文件歸檔管理都是采用紙質(zhì)的電子并行管理的模式，常常紙質(zhì)文件歸檔，電子文檔再歸檔一份。這兩種文檔常常是并行和并存的狀態(tài)，這種“雙軌制”的管理辦法造成了大量的人力、物力、財(cái)力浪費(fèi)。

（四）沒有實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

我國的電子文檔管理工作之中，還存在著檔案管理軟件與辦公自動化使用的軟件不匹配和不銜接的問題，存在著兩種軟件沖突和不匹配的現(xiàn)象，電子歸檔的難度比較大。

（五）不安全因素

數(shù)字化信息是電子文檔的主要形態(tài)，電子文檔往往在網(wǎng)絡(luò)之中互相傳遞，這樣非常容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的感染，常常由于硬件發(fā)生問題，使得各種電子文檔丟失，這些不安全因素，也客觀上制約了電子文檔管理的發(fā)展。

三、提高電子文檔管理水平的策略分析

（一）加強(qiáng)電子文件的收集與整理，提高電子文件的原始憑證作用

加強(qiáng)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。由于電子文件具備易修改性特征，只有對歸檔電子文件進(jìn)行全程控制和前端管理，才能保證歸檔電子文件的憑證作用。

（二）制定電子文檔管理的相關(guān)管理制度

當(dāng)前，電子文檔已經(jīng)成為企業(yè)文件管理工作的主要內(nèi)容，且越來越多的電子文檔也迫切需要企業(yè)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，它自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等要求，確保其真實(shí)性、完整性、有有效性和安全性。與紙質(zhì)文件一樣，電子文檔也同樣需要安全、保密、管理、歸檔、利用。因此，我國企事業(yè)單位在日常管理之中，應(yīng)該加強(qiáng)對于電子文檔的管理，且專門為電子文檔管理制定相關(guān)的規(guī)章制度，真正的從思想上和制度上推行企業(yè)電子文化的管理工作。

一般來說，制定電子文檔管理的規(guī)章制定可以從以下幾個(gè)方面入手：首先明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理鋪設(shè)專用的軟硬件設(shè)施；其次，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理制度，在日常電子文檔管理時(shí)做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。最后，成立專門的電子文檔管理的部門和人員，對于電子文檔進(jìn)行專門的監(jiān)督和管理

（三）建立一個(gè)專用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問題

建立一個(gè)專用的“通道”，主要是將紙質(zhì)文件和電子文檔以映像方式和文本方式共同存儲在一張光盤上，然后利用數(shù)據(jù)庫索引和軟件將二者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)電子文檔自動管理和檢索。對永久保存的文件，應(yīng)形成一套紙質(zhì)文件保存。

（四）加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)和電子文檔的安全防護(hù)工作

對電子文檔信息管理的安全隱患，我國企事業(yè)單位應(yīng)該做好電子文檔的安全防護(hù)工作。首先，應(yīng)該提高電子文檔載體的保存壽命和使用安全，做好電子文檔管理的硬件保障工作。其次，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)使用的實(shí)體安全予以保證，要設(shè)置專人進(jìn)行安全管理，保證計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的硬件安全。第三，要對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全予以保證，可設(shè)定使用文件屬性和文件權(quán)限限制和使用限制，這在一定規(guī)范內(nèi)保護(hù)服務(wù)器數(shù)據(jù)與文件。第四，應(yīng)該做好數(shù)據(jù)庫備份工作，使得數(shù)據(jù)信息安全予以保證。第五，做好預(yù)防病毒和病毒防護(hù)的工作，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)免受侵害。要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。再者不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，必須在使用的過程之中，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測，確認(rèn)無病毒后方可使用。另外在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

四、結(jié)論

本文就電子文件管理進(jìn)行了研究，提出了個(gè)人觀點(diǎn)和看法：首先，本文認(rèn)為電子文檔的管理工作受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)科技制約，電子文檔的管理水平與與辦公自動化水平相適應(yīng)。其次，我國辦公自動化及電子文檔管理存在以下一些問題：對于電子文檔歸檔管理工作認(rèn)識不足；電子文檔與紙質(zhì)文件存在著并行使用和并行管理的狀態(tài)；沒有實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，不安全因素。最后認(rèn)為可以從幾個(gè)方面入手提高電子文檔管理水平：提高電子文檔管理的重視程度，制定相關(guān)的管理制度；建立一個(gè)專用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問題；加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)和電子文檔的安全防護(hù)工作。