如何推動(dòng)新時(shí)期企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

朱玉美

（兗礦國(guó)泰化工公司 山東 鄒城 273500）

如何推動(dòng)新時(shí)期企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

朱玉美

（兗礦國(guó)泰化工公司 山東 鄒城 273500）

0 引言

在現(xiàn)代化的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各類信息呈多元化發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作也隨之發(fā)生了巨大變化。作為煤炭企業(yè)的檔案管理人員，面對(duì)新時(shí)期檔案工作的新要求、新變化，對(duì)看似清閑工作的檔案管理人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，如何讓檔案管理工作在推動(dòng)企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，是迫切需要研究和解決的問(wèn)題。

1 提高意識(shí)，更新觀念

1.1 高度重視企業(yè)檔案管理工作

檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的歷史證物，印證著企業(yè)發(fā)展的每一個(gè)腳步和每一個(gè)里程。而煤炭企業(yè)的檔案管理是一個(gè)集企業(yè)安全、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理以及勞動(dòng)者個(gè)人檔案、勞動(dòng)性質(zhì)、征用土地等諸多事項(xiàng)為一體的管理過(guò)程，其最初形成的最原始、最真實(shí)的資料，是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，可以起到維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的作用，保存好這些檔案是所有企業(yè)檔案管理工作中的重中之重，同時(shí)也是提升企業(yè)品質(zhì)，樹立企業(yè)形象的重要途徑。

檔案的收集、整理關(guān)系著一個(gè)企業(yè)運(yùn)作的系統(tǒng)性、完整性和穩(wěn)定性。檔案作為企業(yè)的一份完整的、寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，為企業(yè)的繁榮發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。因此，規(guī)范和完善企業(yè)的檔案管理工作，是擺在企業(yè)決策層面前一項(xiàng)重要的議事日程，不僅是要高度重視加以保護(hù)，而且要定期進(jìn)行歸類整理，使其在不同時(shí)期發(fā)揮不同的作用，盡可能為企業(yè)科學(xué)發(fā)展減少損失。

1.2 在檔案管理中更新觀念

變被動(dòng)為主動(dòng)，做好做活檔案利用是檔案工作的中心任務(wù)。對(duì)于如何更新觀念以更好的為企業(yè)服務(wù)，作為一名檔案管理工作人員，我有以下幾個(gè)方面的建議：

首先，作為檔案管理人員首先要愛崗敬業(yè)，為領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)管理人員、工程技術(shù)人員提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策，工程技術(shù)人員的科技攻關(guān)提供方便。其次，檔案工作人員要積極做好宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)及干部職工增強(qiáng)檔案意識(shí)。再次，信息時(shí)代發(fā)展的需要。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展和我國(guó)加入WTO，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國(guó)家信息化步伐和發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化檔案館的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無(wú)法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道，最終將會(huì)被信息社會(huì)淘汰。最后，改善檔案管理工作，提高檔案工作社會(huì)地位的需要。數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。

2 加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

2.1 結(jié)合煤礦現(xiàn)代化建設(shè)，建立檔案信息化管理模式

首先，企業(yè)要把握趨勢(shì)，積極推進(jìn)檔案信息化。無(wú)論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還是企業(yè)檔案部門，都應(yīng)該提高意識(shí)，積極推進(jìn)，不斷改進(jìn)。其次檔案信息化工作重在管理。要采取有效的方式，對(duì)電子文件從產(chǎn)生形成到歸檔保存，再到檢索利用的全過(guò)程進(jìn)行集中管理，滿足企業(yè)對(duì)文件的收集存儲(chǔ)和利用需求。再次，檔案信息化建設(shè)必須持之以恒。企業(yè)檔案部門一定要樹立持之以恒的思想，在具體工作中，要每個(gè)項(xiàng)目逐步實(shí)施，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，逐漸提高檔案信息化工作水平。最后，檔案信息化必須納入煤炭企業(yè)信息化的整體工作中。作為企業(yè)當(dāng)前的一項(xiàng)重要工作“檔案工作信息化與電子文件管理”，是企業(yè)的主體信息和重要信息，企業(yè)信息化管理必須包括檔案信息化，電子文件的管理必須符合檔案管理的規(guī)定，需要有檔案部門的參與。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，才能成為企業(yè)信息化建設(shè)的重要管理目標(biāo)。

數(shù)字化檔案管理優(yōu)點(diǎn)主要有：一是信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。二是資源管理虛擬化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，實(shí)現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢允估谜哌\(yùn)用超文本及多媒體技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。

2.2 正確處理保密與利用的關(guān)系，提高數(shù)字化檔案的開放利用

做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，努力克服問(wèn)題和不足。建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保涉密電子檔案安 全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，在今后的工作中，除了要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外，更為重要的是要加強(qiáng)職業(yè)意識(shí)教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益突顯出來(lái)，這種信息技術(shù)可以為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。在檔案管理中，我們應(yīng)努力提倡并推廣數(shù)字化檔案。

推廣數(shù)字化檔案的開放利用有以下三方面的優(yōu)勢(shì)：

首先，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱使用起來(lái)非常方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)；其次，提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事；再次，增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

3 結(jié)論

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展不僅要靠企業(yè)集團(tuán)提高檔案管理意識(shí)，而且也離不開檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置，檔案管理人員的設(shè)置、規(guī)范的企業(yè)集團(tuán)檔案管理規(guī)章制度等。企業(yè)集團(tuán)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，即檔案的數(shù)字化管理不是一朝一夕就可以完成的，這是一個(gè)長(zhǎng)期的、動(dòng)態(tài)的過(guò)程，而且它會(huì)伴隨著企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展而發(fā)展。推廣檔案管理數(shù)字化的過(guò)程，實(shí)際上就是推動(dòng)企業(yè)檔案工作發(fā)展的過(guò)程，也是企業(yè)順應(yīng)潮流，順應(yīng)形勢(shì)，在科學(xué)發(fā)展觀的指引下，不斷強(qiáng)大的過(guò)程。

［1］劉彥麗.關(guān)于檔案信息化管理的研究[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2005.

［2］何玲.檔案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題的探討[J].檔案學(xué)通訊，2004.

［3］余青雅.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維[J].攀登，2005(5).

［4］張海平.淺談現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式[J].山東檔案，2006（3).

王迎迎］