商務(wù)英語(yǔ)函電寫作中的失誤分析及對(duì)策探討①

南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院外語(yǔ)系 何正英

全球經(jīng)濟(jì)一體化以來(lái)，我國(guó)對(duì)外商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，商務(wù)英語(yǔ)函電已成為商務(wù)交流活動(dòng)中最常用的工具之一。商務(wù)英語(yǔ)函電又稱外貿(mào)函電或商業(yè)書(shū)信[1]，是貿(mào)易雙方進(jìn)行信息交換的重要工具，對(duì)貿(mào)易活動(dòng)的成功與否起著重要作用。商務(wù)信函代表企業(yè)形象，商務(wù)信函中一旦出現(xiàn)偏差，很容易導(dǎo)致貿(mào)易雙方產(chǎn)生誤解、摩擦，甚至合作失敗。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)函電已經(jīng)不僅限于紙質(zhì)信件，電子信件亦已成為商務(wù)英語(yǔ)函電的主要形式。商務(wù)英語(yǔ)函電是貿(mào)易雙方合作過(guò)程的重要憑證，也是企業(yè)形象的展示，交易的成功與否很大程度上依賴于商務(wù)英語(yǔ)函電。本文著重研究商務(wù)英語(yǔ)函電寫作的特點(diǎn)和技巧，歸納其常見(jiàn)錯(cuò)誤，探討提高商務(wù)英語(yǔ)函電寫作水平的方法，以期為商務(wù)活動(dòng)者提供參考，促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)國(guó)際化進(jìn)程。

1 商務(wù)英語(yǔ)函電的特點(diǎn)

1.1 格式正確

商務(wù)英語(yǔ)函電是特定商務(wù)活動(dòng)中使用的一種文體，有其自身的格式規(guī)范。商務(wù)英語(yǔ)函電具有專業(yè)性和行業(yè)性的特點(diǎn)，其行文有一些約定俗成的規(guī)范。商務(wù)函電的發(fā)送形式多樣，包括電子郵件、傳真、快遞等，不同的發(fā)送形式對(duì)格式的要求也有所差別，這就要求商務(wù)信函寫作者能夠掌握正確的行文格式。

1.2 詞匯準(zhǔn)確

商務(wù)英語(yǔ)函電中經(jīng)常會(huì)涉及諸如經(jīng)濟(jì)、法律、財(cái)務(wù)、貨運(yùn)等專業(yè)學(xué)科領(lǐng)域，因此商務(wù)英語(yǔ)函電在詞匯的選擇上務(wù)必力求準(zhǔn)確，并且具有專業(yè)性。商務(wù)信函中，用詞不當(dāng)很容易造成分歧和誤解，造成不必要的麻煩。同時(shí)，一些在普通英語(yǔ)中使用的詞匯，在商務(wù)信函中也常用來(lái)表示專業(yè)的意思。例如，“balance”一般表示“平衡”，但在商務(wù)英語(yǔ)中卻表示“差額、余額”的意思。商務(wù)英語(yǔ)函電處處反映商務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容和特點(diǎn)，應(yīng)避免說(shuō)外行話[2]。所以，商務(wù)信函必須保證詞匯的準(zhǔn)確性和專業(yè)性，避免使用晦澀的語(yǔ)言，以免造成歧義或誤會(huì)。

1.3 內(nèi)容明確

商務(wù)英語(yǔ)函電中，應(yīng)明確讓對(duì)方知曉信函所要表達(dá)的真實(shí)意圖，信息內(nèi)容的不完整或者多余都會(huì)造成信函接收方的迷惑或誤解。而且所說(shuō)的話要有依據(jù)，確保內(nèi)容的真實(shí)性。所表達(dá)的內(nèi)容應(yīng)與信函的主題相關(guān)聯(lián)，邏輯清楚、結(jié)構(gòu)清晰，冗余的信息不應(yīng)贅述。話語(yǔ)應(yīng)清楚明了、言簡(jiǎn)意賅。在經(jīng)濟(jì)節(jié)奏加快發(fā)展的今天，商務(wù)函電在書(shū)寫中往往開(kāi)門見(jiàn)山，使閱讀者能夠快速的了解函電內(nèi)容。

1.4 文體得當(dāng)

商務(wù)信函的撰寫除了要注意格式外，還要注意文體，要運(yùn)用恰當(dāng)?shù)皿w的文體?？蛇\(yùn)用一些常用的套語(yǔ)，同時(shí)注意口語(yǔ)和書(shū)面語(yǔ)的差別。在交際中，我們有時(shí)雖然使用了語(yǔ)法正確的句子，但違反了某些社會(huì)規(guī)約、人際規(guī)范或者不符合說(shuō)話時(shí)的時(shí)間、空間、對(duì)象等語(yǔ)境，這種失誤也應(yīng)避免[3]。

2 商務(wù)英語(yǔ)函電中的失誤分析

語(yǔ)言交流中出現(xiàn)的差錯(cuò)、誤差、錯(cuò)誤等現(xiàn)象統(tǒng)稱為“失誤”[4]。為了收集商務(wù)英語(yǔ)函電寫作中的常見(jiàn)失誤，筆者對(duì)2008年6月高等學(xué)校英語(yǔ)應(yīng)用能力考試(Practical English Test for Colleges，以下簡(jiǎn)稱PRETCO)中的原始寫作材料進(jìn)行了收集整理。PRETCO是專門針對(duì)高職高專學(xué)生開(kāi)展的國(guó)家級(jí)考試，寫作部分主要考察學(xué)生運(yùn)用英語(yǔ)進(jìn)行涉外信函寫作的能力。筆者參加了2008年應(yīng)試作文的閱卷工作，收集了大量第一手寫作材料。2008年6月份的PRETCO作文題要求為：“假如你是新帝服裝公司經(jīng)理丁志文，根據(jù)下列內(nèi)容，給客戶Mr. John Smith寫一封信函，寫信日期2008年6月28日。內(nèi)容包括：(1)告知因原材料價(jià)格上漲，產(chǎn)品價(jià)格上調(diào)；(2)原定貨物仍維持原價(jià)；(3)希望今后繼續(xù)向本公司訂貨；(4)隨函寄去調(diào)整后的價(jià)目單；(5)表示歉意，敬請(qǐng)諒解。

筆者從收集的學(xué)生作文中，選取了100篇應(yīng)試作文稿進(jìn)行了整理、分析。這一百篇作文中，每篇作文的平均字?jǐn)?shù)為81.6個(gè)單詞?？偡?5分的作文學(xué)生的平均得分為7.1分，得分偏低，作文中的錯(cuò)誤也比較多，主要?dú)w納為四類。

2.1 格式錯(cuò)誤

在外貿(mào)函電的格式上，很多學(xué)生套用中文的寫作習(xí)慣，往往把寫信日期寫到正文下方，而英語(yǔ)信函的習(xí)慣是把日期寫在正文的上方。另外，很多學(xué)生把“丁志文”的姓名寫成“Dingzhiwen”或者“Ding Zhi Wen”，這都是受中文的影響，正確的寫法應(yīng)該是“Ding Zhiwen”，而且最好姓氏大寫，寫成“DING Zhiwen”，這樣外國(guó)人能夠很容易的辨認(rèn)出“DING”是姓，“Zhiwen”是名字。

2.2 詞匯偏差

在詞匯層面，學(xué)生受中文思維的影響，往往在自己的英語(yǔ)詞庫(kù)中尋找與中文對(duì)等的英文詞匯，然后再組成句子，導(dǎo)致在詞義、詞類以及搭配方面產(chǎn)生偏差，下面結(jié)合學(xué)生作文中的實(shí)例進(jìn)行分析。

第一類為中英詞義內(nèi)涵不同造成的失誤。我們?cè)趯W(xué)習(xí)單詞時(shí)，有時(shí)會(huì)將某個(gè)英語(yǔ)單詞和漢語(yǔ)詞匯進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，而漢語(yǔ)詞匯與英文詞匯完全對(duì)等的情況很少。例如，學(xué)生作文出現(xiàn)用“old customer”來(lái)表示“老顧客”、用 “old price”來(lái)對(duì)應(yīng)“老價(jià)格”的情況，恰當(dāng)?shù)恼f(shuō)法應(yīng)分別是“regular customer”以及 “original price”。實(shí)際上，英語(yǔ)單詞和中文詞義完全對(duì)等的情況很少出現(xiàn)，而中國(guó)學(xué)習(xí)者在進(jìn)行外文寫作時(shí)，往往進(jìn)行漢英直譯, 這樣容易造成母語(yǔ)負(fù)遷移的錯(cuò)誤。

第二類為詞性混淆造成的失誤。有些同學(xué)在詞匯的使用上面，沒(méi)有注意單詞的詞性，造成誤用。比如上“價(jià)格上漲”，很多同學(xué)說(shuō)成“The price will up”，把“up”用成了動(dòng)詞。另外，英語(yǔ)中有一些特殊的詞類如冠詞，在漢語(yǔ)中是一個(gè)空缺，所以中國(guó)學(xué)生的英語(yǔ)作文中常常出現(xiàn)漏用、誤用冠詞的現(xiàn)象。又如漢語(yǔ)中的某些詞類如量詞，英語(yǔ)中沒(méi)有對(duì)等的詞類，這也給學(xué)生造成了困難。

第三類為搭配不當(dāng)造成的失誤。英語(yǔ)與漢語(yǔ)有不一樣的搭配規(guī)則和習(xí)慣，例如有同學(xué)把“確保質(zhì)量”翻譯成 “make sure our products’ quality”，正確的表達(dá)方法應(yīng)為“ensure our products’quality”； 又如“尋求幫助”，有同學(xué)譯為“search help”，應(yīng)說(shuō)成 “ask for help”更妥當(dāng)些。中國(guó)學(xué)習(xí)者往往根據(jù)漢語(yǔ)的詞匯搭配習(xí)慣來(lái)“造句”, 容易生成不恰當(dāng)?shù)挠⑽谋磉_(dá)。

2.3 內(nèi)容含糊

商務(wù)信函要求內(nèi)容層次清楚、主題突出，避免含糊和費(fèi)解。需要選取適當(dāng)?shù)脑~匯來(lái)表達(dá)自己的意圖，要言之有物，明確向?qū)Ψ教岢鲆蠡蚧卮饘?duì)方要求。部分學(xué)生在商務(wù)信函寫作中不明確提出自己的要求，讓人不知所云，內(nèi)容含糊，目的不明確。商務(wù)信函中務(wù)必要避免這一點(diǎn)，使對(duì)方能夠一目了然。

2.4 文體不當(dāng)

英漢兩個(gè)民族不同的思維習(xí)慣和文化背景造成了不同的表達(dá)習(xí)慣。比如在作文的結(jié)尾部分，中文提示為“表示歉意，盡請(qǐng)諒解”，所以有些學(xué)生寫道“I’m sorry for this news, please forgive us”。學(xué)生將漢語(yǔ)寫作中的結(jié)尾方式直譯到了英文中，很嚴(yán)肅的表達(dá)了歉疚之情，這與英美人的寫作方式有所不同，因?yàn)橛⒄Z(yǔ)為母語(yǔ)的人在信函結(jié)尾時(shí)不像中文寫作中那么嚴(yán)肅[5]。在遣詞造句上, 英文函電的語(yǔ)言要求簡(jiǎn)潔明了，而漢語(yǔ)語(yǔ)言則往往帶有主觀性和感情色彩。所以在商務(wù)信函中，要充分考慮話語(yǔ)的對(duì)象等語(yǔ)境因素，合理運(yùn)用恰當(dāng)?shù)奈捏w。

3 避免商務(wù)英語(yǔ)函電寫作失誤的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)跨文化交際意識(shí)

在筆者隨機(jī)抽取的100份實(shí)例中，大多數(shù)的錯(cuò)誤是由于漢語(yǔ)語(yǔ)言對(duì)英語(yǔ)的負(fù)遷移造成的失誤，所以商務(wù)活動(dòng)者應(yīng)加強(qiáng)跨文化交際意識(shí)。中西兩種文化差異較大，英語(yǔ)學(xué)習(xí)者在學(xué)習(xí)語(yǔ)言時(shí)，要增強(qiáng)對(duì)文化差異的敏感性。在選取的學(xué)生的作文中普遍缺少過(guò)渡詞，學(xué)生往往直接把一些短句羅列在一起，給人不連貫、不流暢的感覺(jué)。英語(yǔ)句子之間是一種形和，語(yǔ)篇之間通過(guò)連詞、代詞或者副詞等手法來(lái)保持句子間的連貫，而漢語(yǔ)句子之間是意合，主要通過(guò)語(yǔ)義取得語(yǔ)篇的連貫[6]。并且，語(yǔ)言交際總是在一定的文化環(huán)境中進(jìn)行，要保持對(duì)文化差異的敏感性。在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中，尊重文化差異，避免文化禁忌，主動(dòng)學(xué)習(xí)西方文化背景知識(shí)，并將之與漢語(yǔ)文化進(jìn)行對(duì)比，掌握兩種語(yǔ)言之間的差異。語(yǔ)言是文化的載體，學(xué)習(xí)語(yǔ)言知識(shí)的過(guò)程實(shí)際也是了解文化的過(guò)程。應(yīng)該加強(qiáng)不同文化的差異對(duì)比，增加語(yǔ)言文化信息的導(dǎo)入，最大限度地減少由于文化差異導(dǎo)致的語(yǔ)言交際失誤。

3.2 注重商務(wù)英語(yǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)

跨文化商務(wù)交往涉及兩種不同文化之間的交流，商務(wù)英語(yǔ)學(xué)習(xí)者應(yīng)掌握大量的商務(wù)禮儀知識(shí)和專業(yè)術(shù)語(yǔ)。商務(wù)禮儀及人際交往的規(guī)范，是國(guó)際商務(wù)交往中不可缺少的一部分，是不同背景的企業(yè)能否建立良好關(guān)系的基礎(chǔ)。一些專業(yè)詞匯也是商務(wù)英語(yǔ)函電寫作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，英語(yǔ)學(xué)習(xí)者應(yīng)多了解英漢詞匯的不對(duì)應(yīng)現(xiàn)象。平時(shí)學(xué)習(xí)英語(yǔ)詞匯時(shí)，多看英英解釋，挖掘詞匯背后的文化內(nèi)涵，以便能夠理解并把握其含義、搭配以及用法?？梢赃M(jìn)行有意識(shí)的預(yù)言輸入如閱讀或者背誦，積累商務(wù)英語(yǔ)函電寫作必需的語(yǔ)言知識(shí)及專業(yè)知識(shí)，擺脫漢語(yǔ)參照體系, 以便更好地用英語(yǔ)進(jìn)行交流。

3.3 加強(qiáng)外貿(mào)函電寫作實(shí)踐

所學(xué)得的知識(shí)只有在不斷的寫作實(shí)踐中才能被強(qiáng)化。學(xué)習(xí)者應(yīng)該運(yùn)用一切機(jī)會(huì)實(shí)踐自己所學(xué)的書(shū)本知識(shí)，多與本族語(yǔ)者交流，多學(xué)多看，將一些典型錯(cuò)誤進(jìn)行歸納總結(jié)，并最終避免這些錯(cuò)誤，掌握外貿(mào)函電寫作技能?，F(xiàn)代信息技術(shù)為我們進(jìn)行外語(yǔ)語(yǔ)言實(shí)踐提供了條件，我們可以利用QQ、MSN等交流軟件直接和英語(yǔ)本族語(yǔ)者進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)領(lǐng)悟他們的寫作特點(diǎn)和風(fēng)格，進(jìn)行模仿?，F(xiàn)代英語(yǔ)教學(xué)軟件也提供了模擬商務(wù)交際場(chǎng)景，可在模擬場(chǎng)景中進(jìn)行仿真操作，以獲得真實(shí)深刻的學(xué)習(xí)體驗(yàn)。還可以仿照范文進(jìn)行寫作練習(xí), 學(xué)習(xí)范文的格式規(guī)范和表達(dá)技巧。寫作中很多錯(cuò)誤如單復(fù)數(shù)、時(shí)態(tài)、人稱的一致性等，學(xué)習(xí)者大都知道其用法，但實(shí)際寫作中還是經(jīng)常犯同樣的錯(cuò)誤，主要原因是實(shí)踐機(jī)會(huì)少，所以應(yīng)充分利用各種機(jī)會(huì)來(lái)進(jìn)行外貿(mào)函電寫作訓(xùn)練，最終提高商務(wù)英語(yǔ)函電寫作水平。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，商務(wù)英語(yǔ)函電寫作有其自身的特點(diǎn)，函電寫作中應(yīng)盡量避免上述各種失誤，商務(wù)英語(yǔ)使用者應(yīng)該增強(qiáng)跨文化交際意識(shí)、注重商務(wù)英語(yǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，并加強(qiáng)外貿(mào)函電寫作實(shí)踐。商務(wù)活動(dòng)者應(yīng)充分發(fā)揮商務(wù)英語(yǔ)函電在貿(mào)易合作中的作用，樹(shù)立企業(yè)良好形象，促進(jìn)貿(mào)易雙方的有效溝通和交流，實(shí)現(xiàn)互惠雙贏。

[1]王方路.外貿(mào)函電特點(diǎn)與翻譯芻議[J].中國(guó)科技翻譯，2005(1).

[2]柳仕超.外貿(mào)函電語(yǔ)用失誤的案例評(píng)析[J].長(zhǎng)春理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2011(6).

[3]錢冠連.漢語(yǔ)文化語(yǔ)用學(xué)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2002.

[4]胡庚申.“國(guó)際交流語(yǔ)用研究”內(nèi)容綜觀[J].外語(yǔ)研究，2000(3).

[5]蔡基剛.英漢寫作對(duì)比研究[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2001.

[6]俞理明.語(yǔ)言遷移與二語(yǔ)習(xí)得——回顧、反思和研究[M].上海：上海外語(yǔ)教育出版社，2004.