閆麗俠

（長(zhǎng)春師范學(xué)院檔案館，吉林長(zhǎng)春 130032）

使用“南大之星”軟件著錄歸檔文件的實(shí)踐

閆麗俠

（長(zhǎng)春師范學(xué)院檔案館，吉林長(zhǎng)春 130032）

使用“南大之星”軟件著錄歸檔文件，可以在很大程度上提高工作效率，減輕檔案館工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，保護(hù)紙質(zhì)檔案的完整性、安全性。同時(shí)也要求我們不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件方面的知識(shí)，熟練掌握新技術(shù)和檔案管理軟件的使用技巧，樹立管理意識(shí)，在檔案鑒定、分類整理、歸檔、保管和利用等方面提高業(yè)務(wù)水平。

“南大之星”軟件；著錄；歸檔文件；實(shí)踐

信息技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理是必然趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)軟件的使用更是必不可少的。為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案館更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理，更好地為全校師生提供方便、快捷的檔案利用服務(wù)，我館購買了南京中坦科技有限公司開發(fā)研制的“南大之星”多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件，對(duì)現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行了著錄工作。目前，我校檔案館的文件歸檔形式是以“件”為基本整理單位，即一般以每份文件為一件。

1 網(wǎng)上著錄文件的要求

在進(jìn)行網(wǎng)上著錄歸檔文件之前，歸檔的文件由檔案館的專業(yè)人員嚴(yán)格把關(guān)，經(jīng)過整理、收集后完全符合檔案館進(jìn)館要求的方可進(jìn)館。一旦著錄了不應(yīng)進(jìn)館的文件，不但加大館內(nèi)人員的工作量，還會(huì)破壞館藏文件的規(guī)范性、穩(wěn)定性。

2 網(wǎng)上著錄歸檔文件的操作過程

著錄時(shí)參照國家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布于1999年12月1日起實(shí)施的中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定的要求進(jìn)行著錄。用戶使用檔案館系統(tǒng)管理員給定的用戶名和密碼進(jìn)行登陸后，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入“檔案信息管理”的功能接口，在其界面點(diǎn)擊“檔案表的名稱”或點(diǎn)擊“檔案表操作”就可以進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，可以看到左邊的“表內(nèi)文件分類目錄”。點(diǎn)擊“+”符號(hào)直至最后一級(jí)目錄可以進(jìn)入右邊的“檔案文件信息管理”頁面，最上面顯示這個(gè)目錄的基本信息：它的各級(jí)目錄名稱，以及這個(gè)目錄下總案卷數(shù)和總文件數(shù)，中間羅列出這個(gè)目錄下的數(shù)據(jù)。然后，點(diǎn)擊管理頁面左上方的“添加文件”項(xiàng)，即出現(xiàn)要著錄的頁面。在這個(gè)頁面下就可以對(duì)歸檔文件進(jìn)行著錄了。

一級(jí)目錄：歸檔文件形成和處理的年度。著錄此項(xiàng)時(shí)應(yīng)采用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字來表示。如一九九六年表示為“1996”，這里不能簡(jiǎn)化為“96”。

全宗號(hào)：是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)。吉林省檔案局按照進(jìn)館計(jì)劃給定長(zhǎng)春師范學(xué)院的全宗號(hào)為CS。

實(shí)體分類號(hào)：即歸檔文件形成和處理的年度+一級(jí)類目二級(jí)類目。如：2010--JX11。2010和JX間要輸入“--”隔開，并且此處輸入的“--”一定是中間的橫線，不是上劃線或下劃線。我校檔案館要求各部門歸檔時(shí)要著錄三級(jí)類目，例：2010--JX11·51，這里的“51”代表我校漢語言文學(xué)學(xué)院的三級(jí)類目代碼。標(biāo)注三級(jí)類目代碼使工作人員在查閱紙質(zhì)歸檔文件時(shí)，可以一目了然，更清楚、準(zhǔn)確地找到是哪個(gè)部門或分院的材料，不用再去查找目錄。

件號(hào)：即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。檔案在進(jìn)館前經(jīng)過再鑒定后，如變動(dòng)（移出、銷毀等）情況不大，就可以將編號(hào)填寫此處。我校以前是以“案卷”形式歸檔的，自2000年12月6日國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》后，我館人員認(rèn)真學(xué)習(xí)了此規(guī)則，并去省內(nèi)多家兄弟院校走訪、調(diào)研，于2006年5月起開始實(shí)行以“件”為單位進(jìn)行歸檔，這種歸檔方式更適合我校的實(shí)際情況。但在使用這套檔案管理軟件著錄時(shí)，該處要輸入的內(nèi)容不符合我校檔案歸檔要求，經(jīng)過與“南大之星”軟件公司數(shù)次溝通后，我們將這項(xiàng)內(nèi)容修改成“件號(hào)”，著錄時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成流水號(hào)，不需要每次添加文件時(shí)手動(dòng)輸入了，使用起來很方便。

保管期限：是指學(xué)校各業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時(shí)，根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案應(yīng)該保存的時(shí)間。按照《長(zhǎng)春師范學(xué)院各類檔案歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定，給歸檔文件劃定了保管期限。歸檔文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

密級(jí)：指文件保密程度的等級(jí)，根據(jù)歸檔文件的實(shí)際情況，按照學(xué)校相關(guān)文件的要求來確定選項(xiàng)。

正題名：又稱標(biāo)題、題目。多數(shù)情況下，進(jìn)館的歸檔文件都有標(biāo)題，一定要把標(biāo)題原封不動(dòng)地照抄下來，不能隨意改動(dòng)。有的文件還有副題名，也就是標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后面的。如果副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名，副題名也要照原文著錄；正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí)，副題名則不必著錄。如果文件沒有題目或題名含義不清晰，不能準(zhǔn)確說明其內(nèi)容的，一定要根據(jù)文件的內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，要將原題名照錄后，在新擬寫的標(biāo)題之外加“〔〕”號(hào)填寫在目錄中。題名字?jǐn)?shù)不允許過多。如：“××學(xué)院關(guān)于下發(fā) [2000]12號(hào)文件的通知”和“××學(xué)院給予××的通報(bào)”，應(yīng)重?cái)M題名并抄錄為“××學(xué)院關(guān)于下發(fā) [××省教育廳關(guān)于加強(qiáng)高校學(xué)生安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知”和“××學(xué)院 [關(guān)于給予××教學(xué)事故情況]的通報(bào)”。此外，有一些歸檔文件的附件是獨(dú)立的，正文僅有實(shí)施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或附件是正文的重要補(bǔ)充和說明。當(dāng)文件的正件與附件作為“一件”時(shí)，可在正題名后抄錄附件題名，加“（）”號(hào)。

責(zé)任者：也稱作者，是指對(duì)檔案內(nèi)部進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。著錄項(xiàng)目為第一責(zé)任者、其他責(zé)任者。對(duì)于個(gè)人責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文著錄；多個(gè)責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份時(shí)，即文件材料的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，必須全部著錄，并且每個(gè)責(zé)任者之間用“、”隔開。如：教務(wù)處、人事處、學(xué)生處。

頁數(shù)：此項(xiàng)著錄的是歸檔文件實(shí)際的頁數(shù)。原文件沒有頁碼的，要手動(dòng)編成流水號(hào)。

文件時(shí)間：對(duì)于一般文書性的文件為發(fā)文時(shí)間；決議、決定、命令、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時(shí)間；條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間；技術(shù)評(píng)審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)產(chǎn)證書為通過的時(shí)間；獲獎(jiǎng)證書、專利證書為頒發(fā)時(shí)間；科研的試驗(yàn)報(bào)告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時(shí)間；工程方面的規(guī)劃圖紙等為設(shè)計(jì)時(shí)間。著錄時(shí)一律要輸入8位的阿拉伯?dāng)?shù)字來表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。沒有標(biāo)明文件具體形成時(shí)間的，要根據(jù)其內(nèi)容考證出形成時(shí)間，著錄時(shí)要加上 []號(hào)。

歸檔單位：即發(fā)文的部門。著錄此項(xiàng)時(shí)要填寫該部門的全稱。

存址：按檔案實(shí)體的實(shí)際存放地址著錄。如果檔案的實(shí)體交給了檔案館，這項(xiàng)就不需要著錄了。

文號(hào)：文件的編號(hào)。指文件制發(fā)過程中由部門、個(gè)人指定的文件順序號(hào)、字號(hào)等。其編號(hào)除年度用“[]”號(hào)外，其余照原文抄錄。

文種：指文件種類的名稱。此項(xiàng)著錄時(shí)依實(shí)際情況在模板中選擇命令、決議等。

輸入員：我校要求各部門本著“誰歸檔誰負(fù)責(zé)”的原則，紙質(zhì)歸檔和網(wǎng)上著錄均由一個(gè)人來負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)問題時(shí)可以及時(shí)地查找責(zé)任，因此，要把這項(xiàng)內(nèi)容著錄完整，填上姓名。

3 對(duì)所著錄的歸檔文件進(jìn)行編輯、修改

(1)如果想要編輯、修改已錄入的條目，在“檔案文件信息管理”頁面下，顯示的就是我們已經(jīng)著錄的文件數(shù)據(jù)信息，檔案的文件級(jí)和案卷級(jí)的區(qū)別可以通過顏色來區(qū)分。點(diǎn)擊每一條著錄信息的“題名”或者編輯一列的圖標(biāo)，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入“編輯”頁面，可以對(duì)這條信息進(jìn)行重新編輯和修改，修改完成后點(diǎn)擊“保存”完成信息的修改。

(2)在同一目錄下調(diào)整文件順序。只要點(diǎn)擊每一個(gè)文件最前端的移動(dòng)符號(hào)即可，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行排序。點(diǎn)擊向上的箭頭，排序上，文件向上移動(dòng)，它與原來上一條文件的檔號(hào)自動(dòng)交換，反之向下。

(3)如果想要插入一個(gè)文件時(shí)，用戶添加以后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給該文件號(hào)以后的件號(hào)加1，用戶只需逐一修改后面文件的頁次即可。

(4)有時(shí)根據(jù)需要，如大范圍的選擇等需要調(diào)整每頁顯示行數(shù)，此時(shí)只需在該界面下面的方框中輸入自己選擇的數(shù)目，提交就可以。

4 歸檔文件電子版的上傳

這套檔案管理系統(tǒng)除了支持用戶對(duì)文件基本信息的錄入、編輯、修改外，還支持用戶遠(yuǎn)程上載各種格式的電子文件、紙質(zhì)文件、掃描圖像以及錄音、錄像等音頻、視頻多媒體文件。

全文上傳：當(dāng)用戶要對(duì)歸檔文件的電子版進(jìn)行全文上傳時(shí)，在“檔案信息管理”界面下點(diǎn)擊“全文”超鏈接或“全文”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入“全文”頁面。點(diǎn)擊“瀏覽”找到上傳文件所在的位置并完成設(shè)置后，點(diǎn)擊下方的“上傳”按鈕，就完成了要上傳文件的電子版。如果上傳的文件不是PDF格式，上傳完畢后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換”，系統(tǒng)自動(dòng)將文件轉(zhuǎn)換成該格式。

對(duì)圖像、音像、聲像的電子版上傳時(shí)，方法同“全文上傳”操作方法基本一致。

全文提交的格式為word、excel、PDF、html和txt文件；圖像文件提交的格式建議使用JPEG、GIF、BMP格式；視頻文件提交的格式為asf、wav；音頻文件提交的格式為mp3、wma。

歸檔文件著錄完成后，為保護(hù)數(shù)據(jù)的安全一定要定期做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。

5 使用“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的幾點(diǎn)體會(huì)及建議

(1)簡(jiǎn)單、方便的著錄方式。加快歸檔文件著錄的速度，減輕了館內(nèi)人員的工作量，提高了工作效率。

(2)快捷的檢索功能。過去多用人工來找檔案，如果工作人員粗心將檔案放錯(cuò)了盒，那這份檔案就成了死檔。該套檔案管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的文件級(jí)檢索功能，可以多方位、多渠道地對(duì)館藏文件進(jìn)行搜索、查詢，只要著錄過的文件就能快速找到相關(guān)的檔案，不存在漏查，方便了利用，縮短了查閱時(shí)間。

(3)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、匯總。對(duì)各個(gè)檔案表的文件數(shù)、時(shí)間、單位、類別、密級(jí)、保管期限等項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)并進(jìn)行匯總，自動(dòng)生成分類統(tǒng)計(jì)表，為年終的報(bào)表提供了可靠的數(shù)據(jù)。

(4)靈活、多變的打印方式。根據(jù)工作的需要，打印的表格類型也會(huì)隨之增多。該套軟件提供了讓用戶自行設(shè)計(jì)打印項(xiàng)的途徑?？梢酝ㄟ^修改相應(yīng)的欄目名稱以及寬度、調(diào)整欄目的位置以及設(shè)定欄目高度和打印表的名稱來達(dá)到目的。

(5)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)?！澳洗笾恰睓n案管理系統(tǒng)是一個(gè)純B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)，作為它的一部分，服務(wù)器管理模塊也是純B/S結(jié)構(gòu)的，用戶只需用瀏覽器就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)器的完全控制，這對(duì)于館內(nèi)人員具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在任何地方（只要能上網(wǎng)）都可以像在本地一樣操作服務(wù)器。

(6)自身素質(zhì)的提高。此次歸檔文件網(wǎng)上著錄的實(shí)際操作，使我們深層次地認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)軟件的運(yùn)用是檔案管理現(xiàn)代化的核心部分，促使我們更多地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)自身修養(yǎng)，不斷更新觀念，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段來參與館內(nèi)的管理，為更好地保管和提供利用檔案打下了良好的基礎(chǔ)。

[1]李華,劉金秋.運(yùn)用“泰坦”軟件著錄文書檔案的實(shí)踐[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2010(2):41-42.

[2]郭樹銀.歸檔文件整理工作指南[M].北京:中國大百科全書出版社,2001:117-155.

[3]鐘保華.在發(fā)展檔案事業(yè)中要更加重視檔案館這個(gè)主體建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2011(9):18.

[4]樸蓮花,許日.加快推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2011(3):15.

Practice of Recording Archive by Using“South Star”Software

YAN Li-xia
(Archives of Changchun Normal University,Changchun 130032,China)

Recording archive by using“South Star” software may greatly improve the work efficiency,reduce labor intensity of the archives staff,and protect the integrity and security of the paper archive.In addition,it also requires us to improve professional quality,strengthen the knowledge of compute software,and master the new technology and the skills of software file management.We also should establish management awareness,and improve the professional level in file identification,sorting,archiving,storage and use,etc.

“South Star”software;record;archiving file;practice

G27

A

1008-178X（2012）09-0029-03

下發(fā)的正規(guī)文件一般都有主題詞。只需把文件的主題詞原封不動(dòng)地照抄過來即可。

2012-04-09

閆麗俠（1970-），女，吉林長(zhǎng)春人，長(zhǎng)春師范學(xué)院檔案館館員，從事檔案管理研究。