如何利用企業(yè)檔案管理經驗來管理家庭檔案

鄭濱聲

(黑龍江龍丹乳業(yè)科技股份有限公司)

如何利用企業(yè)檔案管理經驗來管理家庭檔案

鄭濱聲

(黑龍江龍丹乳業(yè)科技股份有限公司)

我國現代生活方式的特點就是快節(jié)奏，低運動，內容豐富而形式單一。由于人們衣、食、住、行、娛等日常生活呈現異?；钴S狀態(tài)，人們從社會的、經濟的、精神的、文化的各個方面需求滿足感，擔當著各種不同的社會角色，比如家庭角色、工作角色、社會角色，甚至網絡角色，面對日益增大的信息量，導致各種信息檔案的儲存很重要，為此建立個人家庭檔案很重要。簡要論述了利用企業(yè)檔案管理經驗來管理家庭檔案的方法。

檔案管理;企業(yè);家庭

1 家庭文書檔案

企業(yè)文書檔案一般分類為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產管理類。筆者將家庭文書檔案分為五類，即各種證照類(行政管理類)、家庭支出票據類(經營管理類)、家庭學習成長類(生產管理類)、精神層面類(黨群關系工作類)。

各種證照類包括結婚證、戶口、房證、各種畢業(yè)證、職業(yè)資格證、駕駛證等等。

家庭支出票據類包括各種繳費卡、收據，如水、電、氣、電話、有線電視、學費、房費、維修費等等。

家庭學習成長類包括:孩子學習用課本、卷子、參考書、孩子的成績單、學期總結，家庭成員的論文、作品，家庭的大事記，日記、書信等。

精神層面類:家庭的各種藏書，每個人的獲獎證書、獎章、獎狀、獎杯、榮譽證書，家庭成員的字畫、作品、集郵冊等等。

2 家庭科技檔案

包括家庭的各種家用電器說明書、保修卡，裝修施工圖、電路圖，個人醫(yī)療記錄，病歷本、各種檢查記錄單、化驗單等。

3 財務檔案

家庭理財產品憑證、個人工資單、存款單、銀行賬號、卡號、各種卡的申請單等等。

4 人事檔案

整個家庭的家譜，每個人的個人檔案，簡歷，家庭所有成員及親屬的工作單位、聯系方式、住址等。

5 電子檔案

電子光盤、磁帶、磁盤等。

6 聲像檔案

家庭成員的影集、電子照片、縮微膠片、電影膠片、結婚生日旅游錄像片、錄音磁帶和唱片等。

在保存上，按照分類，設立檔案盒，每個類別按照檔案的多少設立檔案盒，并排序，如文書檔案證照類1、財務檔案1等等。

由于家庭空間小，沒有專門的庫房保存，我將檔案集中擺放在一個書架上，設置統(tǒng)一的檔案盒，一旦被挪用后，方便認出，迅速歸位。

在整理家庭檔案過程中，談談收集家庭檔案的注意事項。

(1)按照家庭檔案形成的周期來收集，如每月形成的，年末形成的，這樣收集的好處是根據時間發(fā)展不會出現斷檔現象，整理檔案非一朝一夕之功，有時間節(jié)點，便于形成定期歸檔的好習慣。

(2)確保完整性與連續(xù)性。家庭檔案真實記錄家庭生活、工作學習經歷。要想使家庭檔案忠實的記錄家庭生活的一點點、一滴滴，收集檔案工作必須貫穿于各種活動過程中，只有這樣才能使家庭檔案完整、齊全，如日記、大事記、病歷卡等均具有連續(xù)性和連貫性。

(3)家庭檔案要力爭種類豐富，內容廣泛，只有這樣才能增加其實用性。一個家庭面臨的各種事務紛繁復雜、涵蓋廣泛，所形成的各種檔案材料應有盡有，在形成檔案時一定要重質不重量，具有一定保存價值的，換言之就是能夠對今后的生活具有一定的參考作用，否則材料再多也不能稱之為豐富，只會形成堆積和浪費。家庭檔案還要保證其收集的結構合理，既要有反映整個家庭活動的材料，也要有反映家庭所有成員的各方面情況的材料。在收集成分上既要有紙質檔案也要有照片、錄像、電子檔案、手工作品、獎杯等載體檔案。

(4)要保證家庭檔案的真實性和原始性。檔案是家庭活動的歷史記載，在收集時務必確保其真實性，不要隨意修改、偽造、損毀，越原始的記錄越具有維護家庭歷史憑證及參考作用。

(5)在收集檔案時最好設專人負責。這樣分工的好處是有專人牽頭負責收集，以免“都負責等于沒人負責”的現象發(fā)生。收集人應及時收集每位家庭成員的檔案，將能反映其學習、工作、生活中的材料準確歸檔，定時整理，并做好記錄，以確保檔案的收集不流于形式。

總之，家庭檔案作為家庭歷史活動的真實記錄，它不僅是家庭生活的有力助手，而且還可以營造家庭文化，激勵人生。常言道家和萬事興，每個家庭穩(wěn)定了社會也穩(wěn)定了，每個家庭文明了社會也文明了，每個家庭進步了社會也進步了。在整理家庭檔案中，家庭的每一份材料，如:一張獎狀、一紙任命書、一份榮譽證書都蘊含著強烈的時代色彩，反映家庭成員的業(yè)績、辛勤勞動成果的見證，更是無聲的鞭策與激勵，是營造家庭文化氛圍、溝通兩代人情感、啟迪家庭成員心智、督促家庭成員奮進的真實而鮮活的教材。

家庭檔案彰顯家庭遵守國家法規(guī)，保證成員利益有據可查。家庭成員在家庭和社會活動中需要樹立法律意識，遵紀守法，有法必依。繳費納稅憑證等家庭檔案是維護家庭成員守法的憑證。俗話說“清官難斷家務事”，在現實生活中財產分割、遺產繼承等家務事尤其需要第一手材料。如果我們重視家庭檔案的建立，各種證件、遺囑等相關家庭檔案對化解家庭矛盾、避免家庭糾紛將起到積極的作用。

家庭檔案傳承歷史文化，崇尚文明。家庭檔案真實地記錄了一輩輩家庭成員的社會實踐活動，既是一代代人生精華的濃縮，又是后輩人感知社會、歷史的教材，通過家庭檔案把家庭崇尚的精神、文化財富留傳給后人，讓未成年人繼承前輩的經驗和智慧結晶，避免前人所犯的一些錯誤，取其精華去其糟粕，通過每個家庭的進步達到整個民族的文化素質提高。

家庭檔案豐富檔案資源，達到社會共享。家庭檔案的所有權雖然屬于個人，它既記載了家庭的歷史，又折射了社會的變遷，是國家檔案資源的重要補充。比如一些名人的日記、照片、書信等，將這些檔案轉化成社會檔案，作為愛國主義教育的內容之一，為全社會所利用。

總之，新時期大力倡導建立家庭檔案無論是對于和諧社會、和諧家庭的建設，還是對于檔案工作本身都是功在當代利在千秋的好事。

U472

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1008-3383(2012)03-0120-01

2011-12-13