目標(biāo)管理在圖書館應(yīng)用的特點(diǎn)

□文/趙芳芳

（河北聯(lián)合大學(xué)圖書館 河北·唐山）

目標(biāo)管理是一種先進(jìn)的管理思想和方法，在圖書館的應(yīng)用中體現(xiàn)了一系列的特點(diǎn)。

一、目標(biāo)的層次性

組織目標(biāo)具有層次性，形成一個(gè)有層次的體系。這個(gè)體系的頂層是組織的遠(yuǎn)景和使命陳述；第二層次是組織的任務(wù)。在任何情況下，組織的使命和任務(wù)必須要轉(zhuǎn)化為組織總目標(biāo)并且為組織的未來提供行動(dòng)框架。但在執(zhí)行過程中，這些行動(dòng)框架必須要進(jìn)一步地細(xì)化為更多具體的目標(biāo)和方案，即在目標(biāo)體系的基層，有分部的目標(biāo)、部門和單位的目標(biāo)、特定的個(gè)人目標(biāo)等。

在組織的層次體系中，不同層次的主管人員參與不同類型目標(biāo)的建立。最高層主管人員主要參與確定組織的使命和任務(wù)目標(biāo)，并且也參與在關(guān)鍵成果領(lǐng)域中更多具體的總目標(biāo)。對于圖書館而言，組織使命可看作是充分發(fā)揮圖書館的服務(wù)作用和實(shí)現(xiàn)其社會(huì)職能，也可以更深一步理解為圖書館對館員、讀者、書商、出版社甚至所服務(wù)區(qū)域產(chǎn)生的影響?？偰繕?biāo)可以是館長在年度報(bào)告會(huì)中列出或在某個(gè)會(huì)議中宣布的大而化之的目標(biāo)，用以引導(dǎo)全體館員合力打造一個(gè)和諧、高效率的圖書館，是員工向同一個(gè)方向前進(jìn)的動(dòng)力。中層主管人員如各部門主管等，主要是建立關(guān)鍵成果領(lǐng)域的目標(biāo)、分部門的目標(biāo)。如圖書館在文獻(xiàn)更新率、電子資源利用率、參考咨詢有效回復(fù)率等這些可以具體量化的指標(biāo)?；鶎又鞴苋藛T主要關(guān)心的是部門和單位的目標(biāo)以及他們下級人員目標(biāo)的制定，如接待總?cè)舜蔚扰c個(gè)人相關(guān)的工作量。對于組織任何層次的人員來說，都應(yīng)該有個(gè)人目標(biāo)，包括業(yè)績和個(gè)人發(fā)展目標(biāo)。

二、目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)

如果說目標(biāo)體系是從整個(gè)組織的整體觀來開展制定組織目標(biāo)的話，那么，目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)則是從某一具體的實(shí)施規(guī)劃的整體協(xié)調(diào)方面來進(jìn)行工作。如果各種目標(biāo)不互相關(guān)聯(lián)、不互相協(xié)調(diào)且也不互相支持，則組織成員往往出自于自利而采取對本部門看似有理而對整個(gè)組織卻不利的途徑。

通過目標(biāo)管理使圖書館的整體目標(biāo)和各分目標(biāo)的方向一致，相互配合，從而使圖書館內(nèi)所有目標(biāo)連成了一個(gè)有機(jī)的整體。如在圖書館中，采編與流通互相支撐與聯(lián)系，共同構(gòu)成為讀者借閱服務(wù)的總目標(biāo)服務(wù)。信息咨詢與電子閱覽部各自分擔(dān)不同但又聯(lián)系緊密的的工作，共同為讀者提供文獻(xiàn)檢索服務(wù)。由于目標(biāo)在時(shí)間和空間兩個(gè)維度同時(shí)展開，各部門從事和開展的工作、要取得的目標(biāo)和成果，都互相緊密聯(lián)系在一起，形成網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)部分。目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)同時(shí)也為組織在一定時(shí)期內(nèi)的各部門工作提供了行動(dòng)的依據(jù)。

目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)中目標(biāo)和計(jì)劃很少是線性的，即并非當(dāng)一個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后接著去實(shí)現(xiàn)另一個(gè)目標(biāo)。目標(biāo)和規(guī)劃形成一個(gè)互相聯(lián)系著的網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)展開；主管人員必須確保目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)中的每個(gè)組成部分互相協(xié)調(diào)，不僅執(zhí)行各種規(guī)劃要協(xié)調(diào)，而且完成這些規(guī)劃在時(shí)間上也要協(xié)調(diào)；組織中的各個(gè)部門在制定自己部門的目標(biāo)時(shí)，必須要與其他部門相協(xié)調(diào)，使得目標(biāo)既適合自己的部門，又不與組織中的其他部門產(chǎn)生矛盾；組織制定各種目標(biāo)時(shí)，必須要與許多約束因素相協(xié)調(diào)。

三、目標(biāo)的多樣性

組織的主要目標(biāo)在一般情況下具有多樣性。同樣，在目標(biāo)層次體系中的每一個(gè)層次的具體目標(biāo)，也可能是多種多樣的。在圖書館，閱覽、流通、咨詢，各司其職。除了日常性的事務(wù)性工作，把原本單一的館藏變?yōu)橐暵牎⒖s微、磁帶、磁盤、光盤等多樣載體，根據(jù)實(shí)際需求，開展參考文獻(xiàn)咨詢與情報(bào)服務(wù)工作，提供多媒體數(shù)據(jù)庫服務(wù)等，這些都需要建立分目標(biāo)并分配給與之對應(yīng)的部門主管，來改進(jìn)圖書館的服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)為讀者提供資料的目的。目標(biāo)是授權(quán)的依據(jù)，而授權(quán)則是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的保證。在每個(gè)層次內(nèi)，員工盡可能按照多專業(yè)、多知識層次的原則分配，以適應(yīng)各種新技術(shù)在圖書館的應(yīng)用，滿足業(yè)務(wù)、管理工作的需要。同時(shí)，在館內(nèi)積極進(jìn)行圖書館學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)和情報(bào)學(xué)理論、技術(shù)方法、圖書館管理等方面的研究，以便適應(yīng)目標(biāo)管理多樣性的需要。

但應(yīng)注意，過多的目標(biāo)會(huì)使主管人員應(yīng)接不暇、顧此失彼，有效性大打折扣；同時(shí)可能由于專注于細(xì)小的目標(biāo)而忽視了總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。如果目標(biāo)的數(shù)目過多，其中不論哪一個(gè)都沒有受到足夠的注意，則計(jì)劃工作是無效的。因此，在考慮追求多個(gè)目標(biāo)時(shí)，必須對各目標(biāo)的相對重要程度進(jìn)行區(qū)分。圖書館既是收藏和傳遞文獻(xiàn)情報(bào)的機(jī)構(gòu)，又是人類社會(huì)不斷創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富與精神財(cái)富的有機(jī)體，實(shí)施目標(biāo)管理的多樣性極其必要。

四、目標(biāo)的可考核性

想要目標(biāo)可以考核，一個(gè)途徑是將目標(biāo)量化。目標(biāo)定量化往往會(huì)損失組織運(yùn)行的一些效率，但是對組織活動(dòng)的控制、成員的獎(jiǎng)懲會(huì)帶來很多方便。

在制定目標(biāo)系列時(shí)，主管人員和下級應(yīng)該一起行動(dòng)，而不應(yīng)該不適當(dāng)?shù)貜?qiáng)制下級制定各種目標(biāo)。組織里的每個(gè)成員都在做各不相同、但是又互相關(guān)聯(lián)的工作，都在為實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)貢獻(xiàn)自己的力量，因此組織必須有一個(gè)經(jīng)過上下共同協(xié)商、達(dá)成共識的目標(biāo)，將目標(biāo)定量為數(shù)據(jù)，作為衡量每個(gè)員工績效的標(biāo)準(zhǔn)。

目標(biāo)可以設(shè)置為一季、一年、五年之類的任何期限，或者與具體工作相適應(yīng)的任何適當(dāng)期限。對于圖書館來說，可以設(shè)置一年或半年為期限，或者與自身開展的會(huì)議或大型活動(dòng)的時(shí)間匹配期限，如果是學(xué)校圖書館，甚至可以以每個(gè)學(xué)期的起始作為階段目標(biāo)的期限，這樣更有利于工作的開展。在大多數(shù)情況下，目標(biāo)設(shè)置可與年度預(yù)算或主要項(xiàng)目的完成期限相一致。在制定目標(biāo)時(shí)，主管人員也要建立衡量目標(biāo)完成的標(biāo)準(zhǔn)，如果制定的是定量的、可考核的目標(biāo)，如時(shí)間、成本、數(shù)量、質(zhì)量等這些衡量指標(biāo)，一般都要寫到目標(biāo)里去，作為衡量組織績效的標(biāo)準(zhǔn)。書籍的借閱周轉(zhuǎn)率、閱覽人數(shù)、上架量、文獻(xiàn)檢索量與更新率、對讀者的培訓(xùn)課時(shí)、舊書下架，甚至是室內(nèi)衛(wèi)生的保持等等，只要有可能，就規(guī)定明確、可考核的目標(biāo)。

五、目標(biāo)的可接受性與挑戰(zhàn)性

根據(jù)美國心理學(xué)家維克多·弗魯姆的期望理論，人們在工作中的積極性或努力程度是效價(jià)和期望值的乘積。其中，效價(jià)是指一個(gè)人對某項(xiàng)工作及其結(jié)果能夠給自己帶來滿足程度的評價(jià)，即對工作目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)的概率的估計(jì)。因此，如果一個(gè)目標(biāo)對其接受者要產(chǎn)生激發(fā)作用的話，這個(gè)目標(biāo)必須是其可以接受和完成的。對于一個(gè)目標(biāo)完成者來說，如果目標(biāo)超過其能力所及的范圍，則沒有激勵(lì)作用。

各項(xiàng)目標(biāo)的設(shè)置是為了保證目標(biāo)實(shí)施而采取的行政措施和經(jīng)濟(jì)措施。在制定圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)章制度、考勤制度、工作細(xì)則等措施的同時(shí)，必須考慮員工對目標(biāo)的可接受性。適當(dāng)?shù)貙⒛繕?biāo)與員工的工作表現(xiàn)、評比進(jìn)修等聯(lián)系起來，制定“圖書館目標(biāo)管理考核辦法”、“圖書館工作人員考核辦法”時(shí)，均需以員工的可接受性為前提。

同樣，根據(jù)弗魯姆的期望理論，如果一項(xiàng)工作完成所達(dá)到的目的對接受者沒有多大意義的話，接受者也沒有動(dòng)力去完成該項(xiàng)工作；如果一項(xiàng)工作很容易完成，對于接受者來說，是件輕而易舉的事件，那么接受者也沒有動(dòng)力去完成該項(xiàng)工作。在目標(biāo)管理中，員工的工作內(nèi)容應(yīng)該由基本的工作部分和能夠提升員工自我價(jià)值具有一定挑戰(zhàn)性的兩部分組成，同時(shí)注意質(zhì)量和數(shù)量的要求。由于目標(biāo)管理的具體實(shí)施主要是員工的自我管理，增加了員工的自由度和責(zé)任感，以及上下級之間相互信任的氛圍，有利于員工憑借其創(chuàng)造精神與創(chuàng)造才能提高工作效率。

目標(biāo)的可接受性和挑戰(zhàn)性是對立統(tǒng)一的關(guān)系，但在實(shí)際工作中，不能把它們統(tǒng)一起來。

六、目標(biāo)的伴隨信息反饋性

信息反饋是把目標(biāo)管理過程中，目標(biāo)的設(shè)置、目標(biāo)的實(shí)施情況不斷地反饋給目標(biāo)設(shè)置和實(shí)施的參與者，讓人員時(shí)時(shí)知道組織對自己的要求、自己的貢獻(xiàn)情況。目標(biāo)管理和自我控制是一種管理哲學(xué)，它使組織內(nèi)的每個(gè)部門、每個(gè)人都設(shè)定目標(biāo)，都來監(jiān)控結(jié)果，并盡可能地說明必須完成什么和何時(shí)完成，如有可能，也應(yīng)明示所期望的質(zhì)量和為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃成本。如果設(shè)計(jì)得好，在目標(biāo)管理的過程中可以使個(gè)人在組織內(nèi)負(fù)起責(zé)任的同時(shí)獲得個(gè)人自由。在實(shí)際管理工作中，員工通過自我控制，進(jìn)行自主管理，通過目標(biāo)管理的信息反饋性，進(jìn)行自我分析和自我檢查，進(jìn)行自我調(diào)節(jié)。如果建立了目標(biāo)再加上反饋，就更能進(jìn)一步改善員工的工作表現(xiàn)，甚至進(jìn)一步完善自身的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)知識及技能，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，加速圖書館的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程。

[1]張廷川.圖書館目標(biāo)管理之探討[J].圖書情報(bào)知識，2003.6.

[2]黃建東.目標(biāo)管理的精髓[J].中外管理，2006.9.