淺談流域水電工程建設檔案規(guī)范化管理

姚麗屏

(二灘水電開發(fā)有限責任公司，四川 成都 610051)

1999年，二灘水電開發(fā)有限責任公司在雅礱江上建成并投運了上世紀中國最大的水電站——二灘水電站，公司有了大型水電站的建設管理和運營經(jīng)驗，同時也積累了一些重大建設項目檔案管理的經(jīng)驗。進入本世紀，公司開始了整個雅礱江流域梯級電站群的開發(fā)。自2005年起，錦屏一級、錦屏二級、官地、桐子林等大型水電站建設項目相繼獲得國家發(fā)改委的核準開工，到2012年底，錦屏一級水電站進入下閘蓄水階段，官地水電站、錦屏二級水電站先后投產(chǎn)發(fā)電，公司大多在建項目漸近尾聲，這一階段，公司的發(fā)展從單一項目建設管理向多項目建設管理轉變，從單一電站運行管理向電站群集中管理轉變，從區(qū)域電力市場經(jīng)營管理向跨區(qū)域電力市場管理轉變，這種轉變給雅礱江流域水電工程建設檔案規(guī)范化、標準化管理提出了新的、更高的要求。如何在項目建設期間將大量的文件材料形成高質(zhì)量的竣工檔案，并對其進行規(guī)范化、標準化管理，需要一套行之有效的、規(guī)范的做法。筆者通過十幾年的摸索和完善，逐漸積累了一些流域水電工程建設檔案規(guī)范化、標準化管理的方法，供交流借鑒。

1 建立健全和完善統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理規(guī)章制度、工作標準及業(yè)務規(guī)范

流域水電工程的開發(fā)建設工作計劃性強、管理科學、組織嚴密、程序規(guī)范，為工程檔案管理規(guī)范化、標準化奠定了基礎。但是，由于流域水電工程項目建設規(guī)模大、參建單位多、工期長、戰(zhàn)線長、環(huán)節(jié)多、現(xiàn)場的情況復雜多樣，形成的工程檔案文件材料形式多、數(shù)量大、形成單位多、專業(yè)性強、涉及專業(yè)廣、載體形式多、利用價值高，因此，制定并不斷完善全流域統(tǒng)一的工程檔案管理制度，用以規(guī)范項目文件材料的形成、收集、整理、移交、分類編目和歸檔工作就顯得非常重要?；谶@樣的認識，我們依據(jù)國家的有關法律、法規(guī)以及行業(yè)的規(guī)程規(guī)范，結合雅礱江流域開發(fā)實際，制定了統(tǒng)一的制度、建立了統(tǒng)一的標準和業(yè)務規(guī)范，使流域工程檔案管理更具科學性、合理性、適用性和可操作性。在制度中，對組織領導、管理體系、各方職責、獎懲考核及文件材料的歸檔范圍、保管期限、形成、收集、分類、整理、編目、竣工圖編制和檔案移交等各業(yè)務流程都進行了規(guī)范，并根據(jù)現(xiàn)場出現(xiàn)的情況及時修正、補充和完善，使整個流域的檔案管理工作有章可循，確保了工程建設檔案管理規(guī)范有序，使工程建設項目文件材料的形成、收集、整理和歸檔工作更加規(guī)范和統(tǒng)一。

2 建立以業(yè)主為核心的檔案管理網(wǎng)絡，明晰參建各方的職責

建立建設項目的檔案管理網(wǎng)絡，明晰參建各方的職責，是確保流域各項目竣工檔案完整、準確以及收集整編及時有效的保證。我們按照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準、分級管理、條塊結合、以塊為主、以我為主的原則，建立健全了工程項目檔案管理體系，形成了由二灘公司和下屬的各項目建設管理局以及監(jiān)理、設代、施工等單位組成的三級管理網(wǎng)絡。公司總部和下屬各二級單位(建設管理局和電廠)建立了以一把手為第一責任人，分管領導具體負責，由各部門主任為部門責任人，部門專兼職檔案員為具體檔案收集整理人員的管理網(wǎng)絡，明確職責、分工和管理界面，二級單位對公司負責。項目一開始，由項目建設管理局以文件形式把有關工程項目竣工檔案編制辦法的規(guī)范、標準等下發(fā)給參建各方，要求其明確檔案分管領導、檔案專(兼)職人員以及各自的責任，明確各單位應承擔的竣工檔案編制任務，并要求配備具有相應業(yè)務能力、良好職業(yè)道德和高度責任心的檔案管理人員，把竣工檔案編制工作落到實處。同時，項目開工后，在項目現(xiàn)場及時開展檔案法律、法規(guī)和檔案管理標準和規(guī)范等基本知識的宣傳工作，提高全員檔案意識，使項目管理人員和工程技術人員也重視檔案工作并參與到項目檔案管理工作中來，共同做好檔案工作。

3 強化檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平

為了提高工程項目檔案管理水平，常年有計劃、有目的、分期分批地組織對各參建單位的項目管理人員和檔案專、兼職人員進行檔案業(yè)務知識培訓，使其了解文件材料的形成，收集、歸檔范圍，保存價值，保管的期限，文件配套整理，竣工圖編制和檔案移交等檔案基礎知識，提高其檔案業(yè)務水平。此外，對各參建單位的檔案管理人員進行檔案專業(yè)業(yè)務培訓，使檔案管理人員基本掌握如何進行分類、立卷、裝訂、竣工圖折疊、編寫案卷題名和文件題名、編制卷內(nèi)目錄和備考表等，確保檔案管理人員把住案卷質(zhì)量關。除了集中培訓，還經(jīng)常深入施工現(xiàn)場對施工、監(jiān)理等單位進行業(yè)務指導，以確保施工過程形成的工程文件符合歸檔要求。

4 將檔案管理納入合同管理，嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理規(guī)定

將檔案管理納入合同管理，在進行工程項目招投標及簽訂合同協(xié)議時，將工程檔案的收集、整理、歸檔和案卷質(zhì)量要求，以及提交時間、份數(shù)、違約責任等列入合同文件，用法律手段保障項目竣工檔案的收集歸檔。完工結算時，嚴格執(zhí)行未完成項目竣工檔案移交歸檔工作，沒有檔案管理人員簽字手續(xù)不予支付工程尾款的制度。在工程檔案的形成、收集、整理和歸檔工作過程中，落實并嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理的各項規(guī)章制度、工作標準及業(yè)務規(guī)范。實行工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工(竣工)驗收與工程檔案資料驗收同步的“三同步”管理。嚴格執(zhí)行檔案人員參加有關會議、參加重要設備儀器開箱驗收、參加工程竣工驗收和技術成果鑒定及重大引進項目鑒定評審的“三參加”制度，并將工程文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設管理程序、工作計劃;納入施工管理及考核范圍;納入相關人員的崗位職責;納入經(jīng)濟責任制，實行以合同項目管理責任制為核心，以合同為中心，以結算為紐帶的管理體制。從源頭上為竣工檔案的收集整理打好基礎。

5 通過定期與不定期的工程檔案管理檢查，不斷規(guī)范文件材料的收集、整理和歸檔工作

通過參加公司合同履約檢查、項目階段驗收、項目竣工驗收前的檔案預驗收、檔案專項檢查以及巡檢等方式對全流域的工程檔案管理進行定期或不定期檢查，使檢查工作制度化、經(jīng)?；z查工作有明確的目的，不流于形式，通常重點檢查檔案工作是否與現(xiàn)場施工同步進行，收集的文件材料是否齊全，已形成的資料是否真實、是否進行登記和妥善保管，收集的資料書寫材料是否符合規(guī)范要求，簽章是否齊全，竣工圖是否修改到位，設計變更和竣工圖是否一一對應等，對于已預立卷的文件重點檢查案卷構成是否配套合理，文件材料的格式、案卷題名和文件題名是否規(guī)范等。通過檢查，找出工程文件資料形成、收集、整理、歸檔工作中存在的問題，并及時召開現(xiàn)場辦公會，提出具體的整改意見，落實整改的任務、時間和要求。對經(jīng)過檢查指導仍未達到公司檔案管理規(guī)范及標準要求的單位，將檢查情況進行通報，并限期整改，乃至使用經(jīng)濟手段促使其投入足夠的資源參與檔案整改，以確保項目檔案達到規(guī)范、標準、統(tǒng)一。

6 根據(jù)項目建設各階段任務，加強項目檔案形成過程的控制

項目建設各個階段的工作任務和工作重心各不相同，但有規(guī)律可循，因此，可根據(jù)項目建設各階段的特點，調(diào)整工作重心，加強項目檔案形成過程的控制。

(1)項目前期準備階段，按照公司的檔案管理網(wǎng)絡，及時敦促相關部門對項目前期文件(如:項目建議書、預可行性研究報告、可行性研究報告、招標設計文件等)、項目招投標文件、合同文件等進行收集整理，移交歸檔。

(2)項目施工階段是大量施工資料形成的階段。這一階段的工作重點，一方面是指導參建各方的檔案人員對已形成的施工資料進行檢查，查看文件材料的填寫是否規(guī)范、簽章是否齊全、有無缺項漏項等;另一方面是指導其對已收集好的施工資料進行配套整理和預立卷。

(3)項目竣工階段。這一階段大量的檔案已基本形成，檔案整編的任務更加繁重，檔案整理和完成情況將直接影響項目能否進行(或通過)竣工驗收。這一階段的工作重點有兩方面:一方面要做好缺陷工程、未完工程以及尚未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查，督促檔案人員按進度實時收集整理;另一方面將指導和檢查工作的重點放在竣工圖制作、圖紙折疊、裝訂、案卷題目和卷內(nèi)目錄填寫、竣工檔案編制說明的編寫等方面。

只有通過做好各階段的過程控制，才能確保項目檔案的真實、完整、準確和規(guī)范。

7 整合資源，借助外力，推動項目檔案管理工作

整合檔案管理專家資源，借助一切外力，推動項目檔案管理工作。每年在公司內(nèi)部對檔案管理人員進行培訓時，專門邀請省檔案局的領導宣講檔案法律法規(guī)。待項目到了各個階段，又邀請省檔案局的領導和專家到現(xiàn)場參加項目階段驗收或項目檔案專項檢查，檢查結束后及時召開總結會，通報檢查情況，指出存在的問題，提出整改的意見，并明確提出在下一階段檢查時要進行復查。通常在通報會上，檔案局的領導和專家都要進一步強調(diào)檔案工作的重要性，以及檔案在項目竣工驗收時的一票否決制。通過這種借助外力的方式，促使業(yè)主、監(jiān)理和施工方的現(xiàn)場負責人和項目管理人員更加重視項目竣工檔案的整編工作，從而在人力物力上提供有力的保障。

8 結語

綜上所述，流域水電工程建設檔案管理工作是一項復雜的系統(tǒng)工程。要做好這項工作，必須建立健全和完善、統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理各項規(guī)章制度、工作標準及業(yè)務規(guī)范;建立以業(yè)主為主導的檔案管理網(wǎng)絡，明晰參建各方的職責;將檔案管理納入合同管理，嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理規(guī)定;加強工程建設項目檔案全過程的監(jiān)控，將“三同步”、“三參加”、“四納入”原則始終貫穿于整個建設過程。此外，提高檔案人員的業(yè)務水平，借助外力，推動項目檔案管理工作也是必不可少的。只有通過積極取得參建各方的相互支持與配合，全員參與，才能將流域水電工程建設的檔案管理工作規(guī)范、有序地向前推進，使之更有效地為公司的項目建設、管理和生產(chǎn)經(jīng)營服務。