信息化手段在石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用

陳紅穎

摘要:傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理已不適應(yīng)當(dāng)今信息時代快速發(fā)展的需要,實現(xiàn)石油地質(zhì)檔案的信息化管理,對于促進(jìn)企業(yè)和行業(yè)地質(zhì)檔案資料管理和企業(yè)的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。本文首先探討了石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理的作用與存在的問題,然后提出了信息化手段在石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用措施:建立石油地質(zhì)檔案信息化系統(tǒng)、加大石油地質(zhì)檔案信息化管理投入、制定詳盡的石油企業(yè)檔案歸檔方法和提高石油地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)。

關(guān)鍵詞:信息化手段石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理

當(dāng)前我國已經(jīng)進(jìn)入企業(yè)化與工業(yè)化快速發(fā)展期,企業(yè)化與工業(yè)化的一個直接后果對于石油的需求大增,那么石油企業(yè)擴展也會加速,檔案也會越來越多。石油地質(zhì)檔案是石油企業(yè)在勘探開發(fā)過程中產(chǎn)生的一系列記錄、數(shù)據(jù)、分析結(jié)果以及科研成果等,是石油企業(yè)在地震、鉆井、測井、錄井、試油、油井開發(fā)等油氣田勘探開發(fā)過程中所產(chǎn)生的科技文件成果[1]。同時在企業(yè)發(fā)展與合并中,很容易造成石油地質(zhì)檔案的散亂與遺失,再加上企業(yè)普遍較為重視人事檔案、財務(wù)檔案等檔案的保護(hù),石油企業(yè)檔案的流失現(xiàn)象更為普遍。為此我們逐漸意識到規(guī)范企業(yè)石油企業(yè)檔案管理的重要性和緊迫性[2]。本文為此具體探討了信息化手段在石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用。

1、石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理的作用

石油地質(zhì)檔案是石油企業(yè)最重要的資源,其真實客觀地記載著油氣資源的地質(zhì)情況,既是油田地質(zhì)科研人員正確認(rèn)識地下地質(zhì)客觀世界和油氣分布規(guī)律的智慧結(jié)晶,也是他人繼續(xù)深入研究的重要依據(jù)[3]。因此,如何對這些寶貴資料進(jìn)行儲存和管理就非常重要,隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展,石油地質(zhì)檔案的管理手段和利用方式也發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變,應(yīng)充分利用當(dāng)前的信息化技術(shù),實現(xiàn)石油地質(zhì)檔案的永久保存和使用。

2、當(dāng)前石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理存在的問題

2.1 檔案意識有待提高

目前,很多企業(yè)并不具備檔案意識,當(dāng)前我國石油地質(zhì)檔案在檔案管理中是較不受重視的類別,花的時間和精力相對較少。而且石油勘探工程部門往往重視不夠,不想配合,認(rèn)為材料放在手邊用用就行了[4]。石油勘探工程一般由流動性較大的秘書作為石油勘探資料管理員,而他們有的甚至連石油勘探工程基建項目材料的構(gòu)成也不清楚,更不用說是符合歸檔的要求了;各部門研究人員在用圖紙等材料時往往隨意涂寫,用了資料后不會及時交回到檔案室,往往造成檔案資料的遺失。

2.2 檔案質(zhì)量有待提高

在己歸檔的材料中發(fā)現(xiàn),石油企業(yè)檔案的材料普遍質(zhì)量不高,如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件,而是復(fù)印件;甚至有的是不利于長期保存的熱敏紙;有些圖紙上有任意涂寫等情況。同時檔案的信息化程度也普遍偏低,在已歸檔的石油企業(yè)檔案中,一般企業(yè)只能做到目錄級的管理,即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄,而沒有相應(yīng)電子稿。還有的企業(yè)因為未能進(jìn)行部門立卷制度,只是上交材料,需要檔案部門進(jìn)一步的整理。同時歸檔時間跨度大,具有成套性[4]。石油企業(yè)油田的開發(fā)從立項到油田投產(chǎn)到最后油田關(guān)停要經(jīng)過幾年甚至幾十年的時間,每年都有新的文件材料形成,這些文件材料與該油田相聯(lián)系,是反映該油田實際建設(shè)過程的真實記錄。這些材料都應(yīng)及時收集整理歸檔,而不應(yīng)不受時間長短的限制,放在項目結(jié)束后歸檔,以影響研究人員的使用。只有及時收集整理才能保證案卷的成套性不受影響,有利于今后的檔案管理利用工作的順利進(jìn)行。

2.3 檔案載體有待豐富

按規(guī)定,勘察過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件。但調(diào)查表明,特殊載體的材料匾乏,要么沒有相應(yīng)的材料,即使有一些有特殊載體材料,其數(shù)量也不超過5%,給企業(yè)留下了不可彌補的損失。目前由于聲像檔案載體材料成本較高,而且屬于“賬外”檔案,不易控制。許多建設(shè)聲像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個人實際工作需要出發(fā),對聲像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,錄像制品也因多次使用,其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。有些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點點,很不完整[5]。還出現(xiàn)過個別人在調(diào)離工作時,連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,聲稱這屬于個人知識產(chǎn)權(quán)。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。隨著時間的推移,我國很多紙質(zhì)石油地質(zhì)檔案由于保存時間的地點過于潮濕和保存的時間過長,紙質(zhì)檔案資料開始老化磨損,顏色泛黃變脆,加上使用的頻率又很高,資料不僅磨損而且損壞很嚴(yán)重,尤其是部分帶有圖片和數(shù)字的資料,由于磨損而不能體現(xiàn)圖件所表達(dá)的全部,造成不能正常使用。如果不在資料信息還比較完整的時候采取數(shù)字化儲存和管理,寶貴的石油地質(zhì)檔案將會隨著時間不斷流失[6]。

3、信息化手段在石油企業(yè)地質(zhì)檔案管理中的應(yīng)用措施

石油地質(zhì)檔案通過信息化管理后,資料通過數(shù)字化儲存和管理,由于地質(zhì)檔案資料存儲在體積小而容量大的計算機或光盤等儲存介質(zhì)內(nèi),不僅大大節(jié)省了地質(zhì)檔案資料儲存的空間,通過信息化管理后,最大程度上節(jié)省了財力、物力和人力等資源,并通過局域網(wǎng)甚至互相網(wǎng)在更大范圍內(nèi)通過授權(quán)后實現(xiàn)資源共享,比如采取石油地質(zhì)檔案信息化管理,則信息利用者可以輕而易舉的通過計算機檢索到這個資料,甚至下載該地質(zhì)檔案,大大縮小查找時間,并能得到完整的檔案信息,為全面、準(zhǔn)確地進(jìn)行儲量研究,提供重要的信息資源,產(chǎn)生可觀的社會效益和經(jīng)濟效益。其具體的應(yīng)用措施為:

3.1 建立石油地質(zhì)檔案信息化系統(tǒng)

石油地質(zhì)檔案信息化系統(tǒng)是通過數(shù)字化處理,具備資料存儲、資料檢索和資料網(wǎng)絡(luò)共享等功能,該系統(tǒng)能夠兼容所有資料格式,并采取科學(xué)化管理。要實現(xiàn)這個功能目標(biāo),必須從以下幾個方面不斷做好和完善。首先,數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理。通過計算機、掃描儀等把需要處理的資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n,實現(xiàn)上傳、閱讀和管理功能,充分利用掃描儀,把石油地質(zhì)檔案的原件信息充分展示出來,不需要修正資料的歷史錯誤。其次,實現(xiàn)資源共享。充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,遠(yuǎn)程計算機可以通過專業(yè)的石油地質(zhì)檔案專業(yè)軟件訪問,實現(xiàn)查詢、閱讀和下載等功能,實現(xiàn)資料的快速保存和共享。最后,信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)資料的科學(xué)管理,委托專業(yè)軟件公司進(jìn)行設(shè)計,管理人員可以通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)資料的輸入、資料編輯、上傳、分類管理和后續(xù)維護(hù)等多項功能。

3.2 加大石油地質(zhì)檔案信息化管理投入

企業(yè)的管理高層一定要認(rèn)識到,石油地質(zhì)檔案的管理是完善石油企業(yè)管理的重要組成部分,是石油企業(yè)檔案工作重點領(lǐng)域與關(guān)鍵環(huán)節(jié);勘察設(shè)計是實現(xiàn)石油地質(zhì)檔案信息化管理的前提,企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要給予充分的協(xié)調(diào)和支持,為石油地質(zhì)檔案管理部門足夠的經(jīng)費,委托專業(yè)公司進(jìn)行軟件開發(fā),并加大信息化系統(tǒng)的硬件經(jīng)費支持,為他們配備先進(jìn)的信息系統(tǒng)服務(wù)器,并為所有的工作人員配備信息化管理所需要的計算機、掃描儀等輸入和管理工具,為企業(yè)的石油地質(zhì)檔案信息化建設(shè)提供足夠的基礎(chǔ)條件[7]。除了這些基礎(chǔ)硬件外,企業(yè)的地質(zhì)檔案管理部門應(yīng)為信息系統(tǒng)搭建網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和資源共享的網(wǎng)絡(luò)硬件平臺,使油田的每一個科研用戶與生產(chǎn)一線各單位用戶均可通過油田局域網(wǎng)隨時了解到最新的檔案的最新情況。

3.3 制定詳盡的石油企業(yè)檔案歸檔方法

石油企業(yè)檔案和別的檔案不同,在檔案管理部門是一定有兩份備案的。因此,各部門資料室可保本部門資料。這樣可以在減少物力、財力的同時達(dá)到石油企業(yè)檔案歸檔和可利用的效果。筆者在工作已經(jīng)實踐過這種分類管理的方式,效果不錯。

3.4 提高石油地質(zhì)檔案管理人員素質(zhì)

首先培養(yǎng)石油地質(zhì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。根據(jù)企業(yè)檔案信息化管理需要,對現(xiàn)有人員進(jìn)行分層及對口培訓(xùn),在檔案管理方面,要加強政策、法規(guī)和檔案管理的新理論、新方法、新技術(shù)知識的掌握,一方面提高檔案管理人員責(zé)任心和法制觀念,另一方面使他們把握檔案管理發(fā)展新動向,拓寬知識面,提高綜合分析和解決問題的能力。其次,適時引進(jìn)高層次的人才。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身人才狀況,適時配備各領(lǐng)域的高層次人才,使檔案資料管理部門從整體上提高經(jīng)濟效益,同時帶出一個高層次的管理團(tuán)隊。最后,完善考核機制。要提高石油地質(zhì)檔案管理的人員素質(zhì),還要有一個較好的考核機制,考核機制要能完整地反映出人員的管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),以此增強地質(zhì)檔案資料管理人員工作、學(xué)習(xí)的緊迫感、主動性和積極性。

總之,石油地質(zhì)檔案資料是重要的基礎(chǔ)資料,是石油企業(yè)的財富。在新時期下,做好企業(yè)石油企業(yè)檔案管理,己成為企業(yè)石油企業(yè)勘探部門和企業(yè)檔案管理部門工作的重要組成部分,還需要我們共同加強管理與研究。

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