巧用郵件合并功能，批量制作入學通知單

賀川

（寧陽縣東莊鎮(zhèn)教研室，山東泰安 271415）

巧用郵件合并功能，批量制作入學通知單

賀川

（寧陽縣東莊鎮(zhèn)教研室，山東泰安 271415）

文章詳細介紹了利用郵件合并功能批量制作入學通知單的方法。

郵件合并；批量制作；通知單

在為單位制作為數(shù)不少的邀請函、通知單的時候，人們還是用傳統(tǒng)的方法，打印很多份，然后一一填寫，這種原始的方法已不合時宜，因此不妨采用“郵件合并功能”批量制作通知單。

郵件合并功能是Word字處理軟件中一個非常特別的功能，它在很多時候都能派上用場。筆者就以制作學生入學通知單為例，向大家介紹“郵件合并功能”的應(yīng)用方法（本文以Word 2003為例）。

1.準備工作

首先，我們得擬好一個比較規(guī)范的通知單模板，以便在后面的制作中進行套用。大家可根據(jù)各自的需要將通知起草好，將需要“合并”的部分標出來。

接下來用Excel制作一個表格，存放“家長姓名、學生姓名、性別”等信息，這不僅可以方便以后的調(diào)用，還可作為相關(guān)的數(shù)據(jù)保存下來，算得上是一舉兩得。

有了現(xiàn)成的電子表格，制作通知單的步驟就會快捷許多。

2.批量制作

（1）創(chuàng)建通知文檔

在剛才起草的通知模板的基礎(chǔ)之上，將內(nèi)容全部輸入到Word中，并按照要打印出來的效果調(diào)整好這個當作通知模板的Word文檔（圖1）。圖中畫橫線部分是需要套入的內(nèi)容。

（2）應(yīng)用郵件合并功能

依次點擊 “工具→信函與郵件→郵件與合并”，彈出“郵件合并”任務(wù)窗口（圖 2），在“選擇文檔類型”中選中“信函”后點擊“下一步：正在啟動文檔”。

然后在“選擇開始文檔”中選中“使用當前文檔”（即我們事先創(chuàng)建的通知單文檔），繼續(xù)點擊“下一步：選取收件人”，接著在“使用現(xiàn)有列表”中點擊“瀏覽”按鈕。彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框，定位到已經(jīng)建立好的Excel電子表格文檔，按“確定”按鈕后，從“郵件合并收件人”中選取需要制作通知單的名單，系統(tǒng)默認全部選中（圖3）。點擊“確定”按鈕后點擊“下一步：撰寫信函”。

圖3

現(xiàn)在把光標定位于圖1中“家長”前的適當位置，單擊“其他項目”，彈出“插入合并域”窗口，在“域”中選取“家長姓名”后按“插入”并“關(guān)閉”。用同樣的方法在“學生姓名”、“性別”中的適當位置插入對應(yīng)的域，插入效果如圖4所示。

（3）批量生成

完成上述步驟后，單擊“下一步：預(yù)覽信函”即可看到第一張通知單的各個對應(yīng)的項目已經(jīng)自動填入。接著點擊“下一步：合并完成”即可。這時我們只能看到一張通知單，想要看到所有的成績通知單，可在 “合并完成”中點擊“編輯個人信函”，彈出“合并到新文檔”窗口，選擇“全部”后再按“確定”便可大功告成（圖5）。

我們可以點擊“打印”選項，在彈出的“合并到打印機”中選擇“全部”，便可進行通知單的打印了。

在使用過程中，我們用到的數(shù)據(jù)源可以是電子表格，也可以是Access表等，在寫信封時甚至可以是Outlook的通訊薄。而主文檔的樣式，你可以根據(jù)自己的需要，進行設(shè)置。

（編輯：魯利瑞）

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1673-8454（2012）04-0069-02