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      淺析現(xiàn)代化管理方式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

      2012-10-21 15:53:35黃英
      卷宗 2012年11期
      關(guān)鍵詞:管理方式現(xiàn)代化檔案管理

      黃英

      摘要:對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理時(shí),就需要對(duì)新時(shí)期的醫(yī)院的發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行掌握,并通過合理方法對(duì)相應(yīng)的資料、檔案等進(jìn)行科學(xué)合理的管理,是對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理的基本要求,同時(shí)也是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與水平的有效手段。本文對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理進(jìn)行了研究,并提出了相應(yīng)的實(shí)施措施,以促進(jìn)現(xiàn)代化管理的順利進(jìn)行。

      關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化;管理方式;檔案管理

      隨著經(jīng)濟(jì)、科技、信息技術(shù)的不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)涉及到各個(gè)領(lǐng)域,并且還使各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域均反生了巨大變化[1]。當(dāng)然,醫(yī)院的檔案管理也不能只應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方式。因此,只有將傳統(tǒng)的手動(dòng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檎w的網(wǎng)絡(luò)化管理模式,才能夠符合目前的發(fā)展趨勢,使醫(yī)院的檔案得到充分利用與傳播,同時(shí)在最大程度上獲得更好的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。

      1現(xiàn)代化管理

      醫(yī)院中檔案的管理需要消耗許多時(shí)間,對(duì)其實(shí)施現(xiàn)代化管理表現(xiàn)在:(1)對(duì)各類檔案進(jìn)行及時(shí)收集。隨著醫(yī)院各方面的不斷發(fā)展,其檔案的數(shù)量也不斷提升,如果沒有對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)收集,就可能會(huì)將部分檔案遺漏,使檔案的管理質(zhì)量受到嚴(yán)重影響[2]。同時(shí)在對(duì)醫(yī)療糾紛進(jìn)行解決時(shí),提供不了可靠的依據(jù);(2)標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,是確保歸檔信息完整有效的重要手段。因此,對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí),不僅需要規(guī)范歸檔技術(shù),同時(shí)還需要對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)制定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn),以有效提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量與水平;(3)數(shù)字化儲(chǔ)存。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將保存的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?,或者是運(yùn)用光盤進(jìn)行儲(chǔ)存。這樣不僅可以對(duì)原件進(jìn)行保護(hù),也可以復(fù)制備份,同時(shí)其還具有儲(chǔ)存量大、有效時(shí)間長、成本較低等特點(diǎn),可以簡化保存程序;(4)網(wǎng)絡(luò)化。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ),能夠運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)功能實(shí)現(xiàn)共享,并且可以提供遠(yuǎn)程服務(wù),能夠及時(shí)滿足人們需求。同時(shí)也可以提升醫(yī)院整體的工作效率與服務(wù)質(zhì)量。

      2實(shí)施措施

      2.1加強(qiáng)人員培訓(xùn)

      根據(jù)相關(guān)規(guī)定,需要加大檔案管理必要性的宣傳力度,提升工作人員的管理意識(shí),尤其是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員[3]。而且需要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行多種素質(zhì)培養(yǎng),以提升其綜合素質(zhì)水平。并且還需要不斷擴(kuò)大管理隊(duì)伍的力量。同時(shí)對(duì)工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn),使其能夠?qū)π畔?、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)與掌握,以提升檔案管理人員的管理業(yè)務(wù)水平。此外,還需要對(duì)工作人員進(jìn)行階段性考核,并為其構(gòu)建良好的工作環(huán)境,促使醫(yī)務(wù)人員能夠更好的參與到現(xiàn)代化的檔案管理中。

      2.2增強(qiáng)管理的規(guī)范化

      制定新的管理理念,同時(shí)醫(yī)院需要將檔案管理的工作重視起來,作為醫(yī)院的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行發(fā)展,并制定相應(yīng)完善的管理、質(zhì)量檢查、工作流程等相關(guān)制度,對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行完善,以及時(shí)對(duì)醫(yī)院各部門的檔案進(jìn)行收集管理。而且需要制定相應(yīng)的考核制度,以對(duì)相關(guān)制度的落實(shí)進(jìn)行檢查,并進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)將檔案管理的相關(guān)內(nèi)容寫入管理任務(wù)書中,同醫(yī)療業(yè)務(wù)一起進(jìn)行考核與評(píng)價(jià),并且與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的績效考核進(jìn)行掛鉤,進(jìn)而使各部門檔案管理責(zé)任得到明確。因此,對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)檔案進(jìn)行及時(shí)收集與整理,使其能夠完整的形成一個(gè)信息系統(tǒng),可以為人們及時(shí)提供所需信息,促使檔案存儲(chǔ)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化,以完成現(xiàn)代化管理。

      2.3構(gòu)建新模式

      隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)得到了廣泛使用,所以醫(yī)院已經(jīng)具備了對(duì)檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)設(shè)備[4]。目前對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行充分運(yùn)用,并對(duì)檔案管理的信息系統(tǒng)進(jìn)行完善,已成為了醫(yī)院對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵所在。因此,熟練掌握計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù),并進(jìn)行聯(lián)合運(yùn)用。同時(shí)將現(xiàn)代化的新型管理技術(shù)與傳統(tǒng)的管理形式進(jìn)行相應(yīng)結(jié)合,并按照醫(yī)院制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),采用靈活的管理方式。而根據(jù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)易于掌握與操作的相關(guān)原則,需要以醫(yī)院檔案管理的狀況,采用準(zhǔn)確的管理軟件,對(duì)先進(jìn)技術(shù)與管理手段進(jìn)行充分運(yùn)用,完成對(duì)醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理模式,使醫(yī)院的檔案管理水平得到不斷提升。通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的充分運(yùn)用,可以將相關(guān)科室的檔案管理連成整體,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體的信息共享,尤其是急診部門、臨床管理部門以及檔案管理部門三者之間的信息共享。這樣不僅使醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確、實(shí)用性得到有效提升,同時(shí)還降低了醫(yī)院在管理方面的投入、提升了工作人員的工作效率,進(jìn)而使醫(yī)院檔案的管理水平有了顯著提升。

      2.4全程跟蹤

      由于醫(yī)院檔案的管理工作越來越受到人們的重視,所以為了提升管理效果,醫(yī)院由重視實(shí)體保管的管理模式向著數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變,以便于為社會(huì)提供更多的服務(wù)[5]。而對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理,就需要運(yùn)用科學(xué)合理的方法進(jìn)行管理,以便于將檔案中的相應(yīng)信息進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)錄入,同時(shí)將使用不同載體的檔案信息以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲(chǔ),以保證檔案信息的完整、正確、有效。因此,醫(yī)院需要嘗試去構(gòu)建一個(gè)完整的管理系統(tǒng),以對(duì)檔案的管理進(jìn)行全程跟蹤,進(jìn)而更好的對(duì)檔案資源進(jìn)行利用,實(shí)現(xiàn)各科室之間的資源共享。

      2.5重視檔案利用

      在醫(yī)院運(yùn)營的過程中,會(huì)有大量的相關(guān)文件、協(xié)議、合同等形成,能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展過程進(jìn)行真實(shí)反映,具有十分重要的價(jià)值。所以就需要檔案管理的工作人員具有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí),并對(duì)檔案管理的范圍進(jìn)行擴(kuò)展,利用有效途徑對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā),尤其是對(duì)具有較高保存價(jià)值的檔案資源。提升檔案的管理質(zhì)量與服務(wù)水平,進(jìn)而可以有效的為臨床治療與科研提供全面服務(wù)。同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院各科室與部門之間的聯(lián)系,組織各科室進(jìn)行編研活動(dòng),以對(duì)各種專題進(jìn)行編寫,并將其公布在醫(yī)院的網(wǎng)站上,以對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行充分提供,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各部門之間的資源共享。進(jìn)而滿足醫(yī)院的醫(yī)療需求以及科研需求,提升醫(yī)院檔案的利用效率。

      3結(jié)束語

      在治療的過程中如果出現(xiàn)了醫(yī)療糾紛,患者的病例就成為了人們重點(diǎn)關(guān)注的問題,所以就為醫(yī)院的檔案管理添加了新的要求[6]。同時(shí)隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,對(duì)檔案管理提供了新的管理方法。因此,對(duì)醫(yī)院發(fā)展的狀況進(jìn)行準(zhǔn)確掌握,提升檔案管理的力度,并通過實(shí)施科學(xué)合理的管理方式,按照醫(yī)院制定的管理標(biāo)準(zhǔn),對(duì)醫(yī)院的各種文件、合同等進(jìn)行規(guī)范管理。這樣不僅能有效的提升檔案管理的工作效率,提升檔案信息的利用率,同時(shí)還降低了醫(yī)院對(duì)人力、物力的大量投入,提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。此外,計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人員在對(duì)檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理的過程中,具有著重要作用??梢詫?duì)設(shè)施的建設(shè)和運(yùn)用提供科學(xué)合理的建議,以避免出現(xiàn)反復(fù)投資、建設(shè)、勞動(dòng)的現(xiàn)象,很大程度上降低了醫(yī)院的投入成本,提高了經(jīng)濟(jì)效益。這樣不僅可以滿足人們需求,同時(shí)還降低了對(duì)資源的浪費(fèi),促進(jìn)了醫(yī)院對(duì)檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理的進(jìn)程,并且在醫(yī)院的綜合管理方面也有著十分重要的作用。

      參考文獻(xiàn)

      [1]王小雨.醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點(diǎn)與管理初探[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理.2009,(01):58-60.

      [2]張衛(wèi),萬蓉,姜濤.檔案工作在實(shí)驗(yàn)室規(guī)范化管理中的作用[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷.2010,(02):127-128.

      [3]胡智麗.我國醫(yī)院檔案管理研究綜述[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2011,(03):29-30.

      [4]張興文,李林波,王曉麗.加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策探討[J].中國醫(yī)學(xué)裝備.2009,(12):54-55.

      [5]黃偉紅.從兼職檔案員的重要性談如何做好高校檔案工作[J].青春歲月.2011,(08):158.

      [6]王淑華,劉燕,董恒等.運(yùn)用科學(xué)的方法提高醫(yī)院科研檔案管理質(zhì)量[J].醫(yī)學(xué)信息.2009,(11):2359-2361.

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