淺議如何處理保密與文件歸檔的關(guān)系

◎北京衛(wèi)星環(huán)境工程研究所 崔麗娟

科技文檔是航天科技工業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的重要信息資源，其歸檔是航天企業(yè)檔案工作的起點(diǎn)，歸檔工作質(zhì)量的好壞直接決定了檔案的質(zhì)量，如果不及時(shí)收集、整理、鑒定、歸檔，極有可能造成文件資料的散失，影響檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如何在確保保密工作的同時(shí)做好文件歸檔工作，實(shí)現(xiàn)文件歸檔與保密的相互促進(jìn)，已成為新形勢(shì)下做好檔案管理工作的重要標(biāo)尺。

一、面臨的問題

隨著保密工作的不斷加強(qiáng)和完善，保密管理制度已滲透到航天企業(yè)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在當(dāng)前保密工作的大環(huán)境下，保證各項(xiàng)科研、管理工作形成的有價(jià)值文件的完整是檔案管理人員的職責(zé)和重要使命。筆者認(rèn)為，在高度重視國(guó)家保密工作的同時(shí)，文件歸檔工作還面臨著以下一些問題。

1.紙質(zhì)涉密文件歸檔不完整

科技文檔的安全制作及保管是檔案提供利用的先決條件，因此做好檔案的收集、整理具有重要意義。按照保密工作的要求，涉密電子文檔的導(dǎo)出必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)涉密信息導(dǎo)出管理規(guī)定，嚴(yán)格按照涉密載體的導(dǎo)出申請(qǐng)、導(dǎo)出審批、信息檢測(cè)、涉密中轉(zhuǎn)機(jī)轉(zhuǎn)換等流程進(jìn)行導(dǎo)出。但在實(shí)際操作過程中，部分人員為了減少審批流程，在導(dǎo)出涉密電子文檔后未能對(duì)導(dǎo)出的相應(yīng)紙質(zhì)文檔資料進(jìn)行留存，造成一些重要工作形成的文件資料不能完整地歸檔。

另外，按照集中打印管理要求，如需打印涉密文件，應(yīng)向本單位上一級(jí)計(jì)算機(jī)用戶（本單位領(lǐng)導(dǎo)）提交打印申請(qǐng)，申請(qǐng)通過后要嚴(yán)格按照涉密載體的制作和收發(fā)管理細(xì)則進(jìn)行打印。如需保存紙質(zhì)文件，還需要按照涉密載體的保存制度辦理相應(yīng)的手續(xù)。然而在實(shí)際操作過程中，往往有人為了降低工作難度，減少工作流程，逃避保密管理的相應(yīng)責(zé)任，不愿將有利用價(jià)值的文件打印出來歸檔保存。隨著涉密載體數(shù)量的增加，這種做法必將造成涉密檔案資料的流失。

2.檔案管理意識(shí)淡薄

根據(jù)航天保密工作管理規(guī)定中的涉密載體銷毀制度，應(yīng)對(duì)涉密載體進(jìn)行集中管理與銷毀。在執(zhí)行過程中，通常是由保密管理部門定期組織各部門對(duì)涉密載體進(jìn)行統(tǒng)一收集并按要求銷毀。

但在實(shí)際工作中，各部門為了降低隱患往往將具有保存價(jià)值的涉密文件資料也一并銷毀，僅保留電子文檔。這種做法在加強(qiáng)保密管理意識(shí)的同時(shí)，卻逐漸淡化了文件歸檔意識(shí)。紙質(zhì)涉密資料的留存不完整勢(shì)必會(huì)影響到航天科技檔案的完整性，甚至有可能給航天科技工業(yè)的后續(xù)發(fā)展造成極大損失。

二、措施

按照新時(shí)期保密工作的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為應(yīng)著重采取以下幾個(gè)方面的措施，以正確處理保密與文件歸檔的關(guān)系。

1.加強(qiáng)文件歸檔意識(shí)

一是大力宣傳文件歸檔工作的重要性?？萍嘉臋n是航天事業(yè)不斷發(fā)展的重要保證，要在加強(qiáng)保密工作的同時(shí)牢固樹立檔案管理意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)檔案功能、效能的完整發(fā)揮，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，為航天科技工業(yè)發(fā)展提供重要技術(shù)支持。

二是提高員工的檔案管理意識(shí)。從宏觀上講，檔案管理是航天事業(yè)蓬勃發(fā)展及檔案事業(yè)自身體系完善的需求；從微觀上講，員工的檔案管理意識(shí)和行為直接關(guān)系到檔案工作的存在和發(fā)展。良好的檔案管理意識(shí)和積極的檔案歸檔行為將直接推動(dòng)員工對(duì)檔案工作的理解和支持，從而擴(kuò)大對(duì)檔案工作的需要。在執(zhí)行保密管理規(guī)定時(shí)要注意正確理解文件歸檔和保密管理之間的關(guān)系，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高科技人員對(duì)涉密文件歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，使檔案管理教育形成長(zhǎng)效機(jī)制，讓檔案管理意識(shí)深入到保密管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，樹立文件及時(shí)歸檔的良好意識(shí)。

2.建立檔案管理員制度

科技文檔歸檔工作雖有一套非常完善的檔案管理規(guī)章體系，但僅僅依靠檔案職能部門管理是不夠的。在各項(xiàng)科研管理工作中，各業(yè)務(wù)部門將產(chǎn)生大量有價(jià)值的涉密文件，其管理人員具有知密早、知密多、知密深的特殊身份，他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有更為重大的責(zé)任。因此，應(yīng)參照保密員制度在每個(gè)業(yè)務(wù)部門設(shè)立專（兼）職檔案員，建立檔案員管理制度，明確檔案員職責(zé)。檔案員對(duì)維護(hù)檔案的完整和安全負(fù)直接責(zé)任，并負(fù)責(zé)督促檢查科研生產(chǎn)管理過程中本部門產(chǎn)生的涉密文件，保證文件歸檔工作做到完整、準(zhǔn)確、有效，從而實(shí)現(xiàn)文件歸檔與保密工作緊密有效的結(jié)合。

另外，影響文件歸檔管理的因素很多，其中的關(guān)鍵因素是人。面對(duì)檔案人員不懂專業(yè)技術(shù)，科技人員不了解檔案業(yè)務(wù)，以及保密人員對(duì)系統(tǒng)建立綜合檔案缺乏深入研究的現(xiàn)實(shí)。需要對(duì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高理論水平和業(yè)務(wù)實(shí)踐能力，使檔案工作有所創(chuàng)新。要在大力開展保密工作的同時(shí)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，通過對(duì)科研生產(chǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)的有效控制，確保涉密文件完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，保證檔案的安全，便于為后續(xù)科研生產(chǎn)工作的發(fā)展提供支持和有效利用。

對(duì)科技人員進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)，使科技人員能夠在課題研發(fā)、項(xiàng)目管理等工作中做到主動(dòng)提供歸檔文件。

對(duì)保密人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)和檔案綜合管理的培訓(xùn)，對(duì)涉密計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)以及集中打印、文件標(biāo)密等關(guān)鍵環(huán)節(jié)加大檢查力度，以保證有價(jià)值的涉密紙質(zhì)文件齊全歸檔。

3.建立保密與歸檔管理的協(xié)調(diào)機(jī)制

要處理好文件歸檔和保密管理工作之間相輔相成的關(guān)系。目前，文件歸檔完整性和利用率不高的原因之一，就是未能實(shí)現(xiàn)保密與歸檔管理的良好配合，造成材料留存不完整，檔案得不到合理的保存和利用。在加強(qiáng)保密管理的同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案制度，建立健全檔案管理制度，樹立規(guī)范嚴(yán)密的檔案管理流程。通過嚴(yán)格的管理制度和程序，約束各類人員的行為。

雖然保密體系的建立促進(jìn)了檔案安全管理體系的建立和完善，但文件的收集管理只靠檔案職能部門是難以達(dá)到預(yù)期效果的，需要建立由保密管理部門和檔案職能部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同參與的協(xié)調(diào)機(jī)制，能夠長(zhǎng)效穩(wěn)定地開展相關(guān)工作，及時(shí)解決在保密環(huán)境下文件收集歸檔過程中的各種問題。

總之，檔案管理工作與保密工作既密切相關(guān)，又相互促進(jìn)。要在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，加強(qiáng)檔案的保存和開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的重要作用，加強(qiáng)涉密檔案基礎(chǔ)建設(shè)、管理制度建設(shè)，才能最終實(shí)現(xiàn)雙贏，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值，促進(jìn)航天檔案工作經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的有效發(fā)揮，為航天事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供有力的技術(shù)支持和保證服務(wù)。