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      讓PPT圖表排版不再頭疼

      2012-11-19 08:01:40秋葉
      電腦愛好者 2012年22期
      關(guān)鍵詞:配色字體圖表

      秋葉

      PPT圖表排版的三個(gè)誤區(qū)

      在工作型PPT圖表制作中有幾個(gè)常見的誤區(qū):

      1. 堆積太多圖表,只有數(shù)據(jù),要么沒有觀點(diǎn),要么把觀點(diǎn)寫在最后。實(shí)際上投影狀態(tài)下沒有人會認(rèn)真看圖表上的數(shù)字,頂多看一看圖表的趨勢走向,如果沒有清晰的文字說明,他就是看到幾個(gè)圖而已。這樣的PPT設(shè)計(jì)完全對溝通沒有幫助(圖1)。

      這樣的圖表如果沒有時(shí)間大調(diào)整,至少應(yīng)該用一個(gè)表達(dá)觀點(diǎn)的標(biāo)題引導(dǎo)大家閱讀和理解,比如換個(gè)標(biāo)題,圖表要支持的主題就清楚了,哪怕下面的圖表沒有時(shí)間仔細(xì)看清楚,圖表要表達(dá)的最重要的結(jié)論也已經(jīng)傳遞給讀者(圖2)。

      2. 有的PPT上的圖表又過于簡潔,只能強(qiáng)化某個(gè)觀點(diǎn),沒有提供更詳細(xì)的信息,比如這個(gè)PPT,一頁P(yáng)PT只有這樣一個(gè)簡單的圖表信息量就顯得少了一些(圖3),完全可以補(bǔ)充一些文案,解釋為什么得到了提高,這恰恰也是人們關(guān)心的話題。

      如果配上一些文字,那么這個(gè)PPT信息量和要傳遞的信息就飽滿得多,也對溝通有意義得多。很多時(shí)候大家不是關(guān)心圖表的數(shù)字,而是關(guān)心你是通過怎樣的手段得到這樣的數(shù)字,下一步你準(zhǔn)備怎樣做,這才是PPT要呈現(xiàn)的內(nèi)容(圖4)。

      3. PPT圖表配色被濫用也是一個(gè)大問題,要么背景色太雜亂,要么強(qiáng)調(diào)色五顏六色,導(dǎo)致圖表可讀性降低。這樣的圖表即使看上去專業(yè),也會因?yàn)榕渖《翢o意義(圖5)。

      其實(shí)可用簡簡單單的配色方案,去掉影響閱讀的背景色,強(qiáng)調(diào)一下重點(diǎn)線條和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。我這里的方法是加粗關(guān)鍵線條,加上強(qiáng)調(diào)節(jié)點(diǎn),圖表的可讀性就會變得更好(圖6)。另外我建議,越是這種復(fù)雜專業(yè)的圖表越不提倡使用,因?yàn)楹芏嗳宋幢啬芸炊@種圖表,容易變成孤芳自賞,或者僅僅是炫耀自己掌握了一種圖表表達(dá)方式。讓聽眾看不懂的圖表,如果不是為了裝飾自己的專業(yè)形象,還不如考慮大家都能理解的圖表表達(dá)方案。

      不過,像上面提到的各種圖表能否有辦法做得更酷一點(diǎn)呢?下面就用我的朋友李旸旸的圖表設(shè)計(jì)做案例為各位分享全新設(shè)計(jì)PPT圖表的方法。

      一個(gè)成功的案例

      我們前面說過在企業(yè)中設(shè)計(jì)圖表匯報(bào)型PPT最麻煩的一點(diǎn)是需要在一頁P(yáng)PT上放很多圖表,容易堆積,看不清重點(diǎn)。在工作中,我們往往很難在簡潔和展示海量信息中取得平衡,但李旸旸的圖表設(shè)計(jì)能夠兼顧美感,核心內(nèi)容也能做到清晰可讀,這是很難得的。

      我們還是先用他的一個(gè)作品來說話(圖7)。

      這個(gè)模板主色調(diào)是食品飲料行業(yè)最喜歡的紅色,假如大家注意觀察的話,大部分食品飲料行業(yè)的Logo色中都包含紅色。所以在圖表和文字中都巧妙利用紅色字體或紅色顏色來強(qiáng)調(diào)重點(diǎn),用小圓圈和箭頭突出圖表來表達(dá)重點(diǎn)數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)趨勢是很好的方法。

      特別要提醒的一點(diǎn),當(dāng)主色調(diào)很鮮艷時(shí),用灰色字體是個(gè)不錯(cuò)的選擇,讓視覺受沖擊的時(shí)候有一個(gè)相對柔和的緩沖,可以淡化不重要字體對重要字體的閱讀干擾。

      來看第二個(gè)作品(圖8)。

      這個(gè)圖叫旋風(fēng)圖,很多朋友可能不知道這個(gè)圖的用法,所以最值得我們學(xué)習(xí)的是李旸旸對圖表的解釋性標(biāo)注。很多圖表雖然提供大量基礎(chǔ)信息,但沒有提供觀點(diǎn),李旸旸的處理方式大大方便了我們對圖表信息的理解。

      就我個(gè)人的實(shí)際體會,大部分中國人的漢語文字閱讀理解能力都沒過關(guān),更別說準(zhǔn)確深入解讀數(shù)據(jù)的能力。在PPT上提供大量圖表信息卻不提供明確的觀點(diǎn)或者注釋,就是拿數(shù)據(jù)“耍流氓”。

      再看第三個(gè)作品(圖9)。

      一頁P(yáng)PT最好放一張圖表,但是很多時(shí)候你真沒有辦法這樣設(shè)計(jì)。比如這張PPT,如果一頁一個(gè)圖表,那得做至少5頁。處理的技巧很簡單,突出結(jié)論,淡化圖表的色彩,只強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)關(guān)鍵信息。

      很多人堆積圖表時(shí)順便堆積花花綠綠的圖表顏色,結(jié)果你們都懂的。但李旸旸在如下圖表中的處理方法就不錯(cuò)(圖10)。

      在李旸旸的圖表中,色彩協(xié)調(diào)感很好,在閱讀時(shí),他有意控制閱讀的中心點(diǎn),比如先突出文字,當(dāng)你看懂文字的觀點(diǎn),再去閱讀圖表、理解圖表會清晰得多。

      把折線圖這樣表達(dá)我原來也不知道,真是不錯(cuò),但是最關(guān)鍵是提供了文字說明后,我第一次閱讀這樣的折線圖依然可以理解作者要表達(dá)的主題(圖11)。

      幾組好的PPT圖表設(shè)計(jì)排版

      這次的圖表設(shè)計(jì)是非常經(jīng)典的結(jié)合大圖背景的圖表排版,通過選擇和內(nèi)容主題有關(guān)聯(lián)性的圖片,交代了圖表的業(yè)務(wù)背景信息,讓圖表更容易被理解。

      在閱讀案例之前,不妨先帶著幾個(gè)問題學(xué)習(xí)一下:

      1. 這個(gè)PPT的版式是4∶3還是16∶9?作者在此基礎(chǔ)上做了什么處理?在這個(gè)主題中選擇這種版式的好處是什么?

      2. 你認(rèn)為哪些圖片和圖表搭配得好,哪些不好?你的理由是什么?

      圖12選擇非常好,圖片顏色相對一致,圖形簡單,和白色圖表對比鮮明,既突出圖表核心信息,又不至于讓圖片分散對圖表閱讀的注意力。

      圖13也能很好呼應(yīng)圖表的主題,但是也有一點(diǎn)點(diǎn)分散對圖表閱讀的注意力,總體仍然是一張成功的設(shè)計(jì)。

      圖14巧妙用漸變矩形擋住了左邊,使圖表能放在黑色背景上被強(qiáng)調(diào),否則右邊的圖片就太搶眼球了。

      圖15固然漂亮,但是是不是感覺到已經(jīng)漂亮到讓人很難注意圖表了?這樣的話,是否依然要采取這樣的圖片配圖就值得考慮了。

      現(xiàn)在可以回答我們前面的問題,普通PPT是4∶3幅面,李旸旸采取寬屏設(shè)計(jì)16∶9可以更充分利用視覺寬度,為設(shè)計(jì)排版留下更多的空間,而且電影是寬屏的,讓PPT有電影感,也符合他的媒體定位。

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