張 勇 長治醫(yī)學(xué)院附屬和濟(jì)醫(yī)院，山西省長治市 046011

等級醫(yī)院評審是衡量一個醫(yī)院綜合實力與整體水平的有效手段，它是全方位、多角度、涵蓋各層次的系統(tǒng)評價體系，是規(guī)范醫(yī)療行為，提高醫(yī)療技術(shù)的一個有效載體［1］。而檔案管理是醫(yī)院的重要組成部分，又是等級醫(yī)院評審的指標(biāo)要求之一，因此，醫(yī)院檔案在等級醫(yī)院評審中具有重要的作用和意義。我院于2006年、2011年兩次通過了三級甲等醫(yī)院評審，在等級醫(yī)院評審過程中，我院嚴(yán)格按照評審標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)了檔案的建設(shè)力度，促使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范，逐步形成了完整、科學(xué)、系統(tǒng)的醫(yī)院檔案?，F(xiàn)將如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行了探討并介紹如下。

1 檔案規(guī)范化管理是等級醫(yī)院評審的內(nèi)在要求

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各部門在特殊的職能活動和醫(yī)療服務(wù)中形成的歷史記錄。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資源為等級醫(yī)院評審檢查提供了重要依據(jù)。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，就是將醫(yī)院在行使各種職能中形成的檔案，按照這些檔案自身運(yùn)行規(guī)律和管理原則，運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)而進(jìn)行的一種管理。它包括檔案完整的收集、系統(tǒng)的整理、科學(xué)的鑒定、管理和保護(hù)，及時合理有效的提供利用，使檔案資料全面、客觀地記錄醫(yī)院的工作，為評審提供第一手資料［2］。就等級醫(yī)院評審而言，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資源是等級醫(yī)院評審過程中的重要依據(jù)，這就要求醫(yī)院在檔案管理過程中，要嚴(yán)格按照評審標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好各項原始記錄，科學(xué)有效地收集整理保存和利用好各類檔案資料。

2 等級醫(yī)院評審促進(jìn)檔案規(guī)范化管理的實踐意義

在等級醫(yī)院評審過程中，采取的一個重要方法就是抽查各類相關(guān)資料?？促Y料的過程，歸根結(jié)底就是對醫(yī)院檔案管理工作的一次全面檢驗。從醫(yī)院規(guī)章制度、工作記錄到病歷資料都是嚴(yán)格檢查審驗的對象，這要求各項檔案內(nèi)容要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和要求，按一定的格式和規(guī)范做好收集。嚴(yán)格按照等級醫(yī)院評審要求準(zhǔn)備和完善相關(guān)資料、檔案的實踐過程，客觀上促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.1 健全組織，明確分工 等級醫(yī)院評審，需要準(zhǔn)備的資料涉及醫(yī)院各部門各項工作的全過程，為確保等級醫(yī)院評審順利進(jìn)行，我院成立了等級醫(yī)院評審領(lǐng)導(dǎo)組和迎評辦公室。迎評辦公室成員全程負(fù)責(zé)等級醫(yī)院評審資料的收集、整理、分類、保管、利用及檔案指導(dǎo)工作。迎評領(lǐng)導(dǎo)組和迎評辦多次召開會議，統(tǒng)一學(xué)習(xí)評審標(biāo)準(zhǔn)，保證領(lǐng)會文件精神，逐條逐項分解標(biāo)準(zhǔn)，將任務(wù)下發(fā)到各科室，為各科室提供了條理清晰、操作性強(qiáng)的資料清單，使各相關(guān)科室能夠?qū)φ涨鍐沃饤l逐項收集、整理、完善，評審辦在各科資料收集和完善過程中進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證各項資料收集完整、規(guī)范、齊全。

2.2 加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識 在等級醫(yī)院評審過程中，反復(fù)宣傳規(guī)范檔案管理的重要作用。把檔案工作納入醫(yī)院發(fā)展及創(chuàng)等級醫(yī)院的重要議事日程，提高各級干部對檔案工作的認(rèn)識，取得全院工作人員的支持，避免在工作中因沒有及時、全面記錄而無法形成完整的檔案資料，最終影響評審資料的真實性和完整性的情況發(fā)生。

2.3 以評審為契機(jī)，促進(jìn)檔案規(guī)范管理 按照等級醫(yī)院評審要求，評審時需準(zhǔn)備近3年的檔案資料。為保證資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)把資料質(zhì)量關(guān)，迎評辦對照等級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了認(rèn)真梳理和分類，對各科室上交的評審材料嚴(yán)格把關(guān)，保證所收集的資料內(nèi)容詳實，準(zhǔn)確可靠，能夠真實、準(zhǔn)確地反映醫(yī)院工作的全貌。在評審過程中，對科研成果、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表、病歷、院務(wù)會議記錄、總值班記錄等評審材料一律要求提供原件；對所有紙質(zhì)材料統(tǒng)一用A4紙，不同規(guī)格紙張用A4紙標(biāo)襯；提供復(fù)印件要求內(nèi)容清楚、文字清晰，并標(biāo)明原件出處；提供照片和磁盤、光盤等存儲介質(zhì)的，一律要求附紙質(zhì)材料并有簡潔的文字說明。

2.4 科學(xué)分類，合理歸檔 迎評辦對各科室移交的資料要求電子版和紙質(zhì)版同時上報，且必須經(jīng)各科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，從而保證了資料的準(zhǔn)確和完整。迎評辦將匯集的全部評審材料按檔案管理要求進(jìn)行管理，并根據(jù)等級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)一、二、三類指標(biāo)要求分別進(jìn)行整理、分類、標(biāo)識和組卷。為提高案卷質(zhì)量，統(tǒng)一購置文件盒，文件盒脊背打印對應(yīng)指標(biāo)標(biāo)題，盒面卡片注明內(nèi)容，盒內(nèi)詳細(xì)列出資料目錄，并按目錄內(nèi)容逐項依次存放，使檢查人員在查看資料一目了然，非常清晰。同時，將各科室上報的電子資料按照評審要求統(tǒng)一整理成電子文檔，并印刷成冊，由檔案室統(tǒng)一保管。

3 通過等級醫(yī)院評審工作對規(guī)范檔案管理的幾點(diǎn)思考

等級醫(yī)院評審是對醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術(shù)水平、服務(wù)水平等整體效能的一次大檢驗，同時也是對醫(yī)院檔案工作的一次全面檢查。通過等級醫(yī)院評審檢查，不僅使醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)和全院職工對檔案工作的重要性有了更為深入的了解，而且也暴露了醫(yī)院在檔案工作中存在的不足。要真正做到“以評促改，以評促建”的目的，必須進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識，更加重視檔案管理工作，完善醫(yī)院檔案管理制度，使醫(yī)院的檔案工作更趨制度化、規(guī)范化和科學(xué)化。

3.1 加強(qiáng)宣傳，提升全員檔案意識 在今后工作中，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全院工作人員檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識；要充分利用等級評審的契機(jī)，反復(fù)宣傳醫(yī)院檔案建設(shè)在創(chuàng)建等級醫(yī)院中的重要作用，取得領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案工作的支持，強(qiáng)化檔案材料的日常收集與整理，為今后的檔案建設(shè)工作、為醫(yī)院的管理工作再上新臺階打下基礎(chǔ)。

3.2 規(guī)范原始資料管理，保證醫(yī)院檔案的完整性 在實際工作中，各部門、各科室都會嚴(yán)格按照相關(guān)要求開展大量工作，但往往由于部分工作沒有及時、全面記錄，或資料分散，或歸類不太規(guī)范，無法形成完整的檔案資料，在評審過程中資料的真實性和完整性受到極大影響。尤其是新的《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)》采用了“PDCA評分法”，按照新的評分法要求，必須有計劃、制度和規(guī)范并全部實施，檢查總結(jié)反饋，持續(xù)改進(jìn)。這對醫(yī)院檔案的真實性、全面性、連續(xù)性、完整性提出了更新、更高的要求。因此，對原始資料的規(guī)范管理，及時、完整的收集顯得尤為重要。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè) 作為醫(yī)院的檔案人員不僅要具備檔案管理專業(yè)知識，而且還應(yīng)具有一定的醫(yī)療專業(yè)知識、醫(yī)院人文知識、信息網(wǎng)絡(luò)知識等多方面知識。因此檔案人員要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識，提高檔案管理方面的理論修養(yǎng)。同時，醫(yī)院應(yīng)組建一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍，每個科室應(yīng)設(shè)立一名兼職檔案員，專門負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集。定期組織兼職檔案員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)，指導(dǎo)他們對第一手的原始資料進(jìn)行有效、及時的收集和整理，保證檔案質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)檔案的利用與開發(fā) 檔案工作的主要目的是利用，檔案利用是實現(xiàn)檔案價值的重要途徑。醫(yī)院檔案作為歷史的真實記錄，其最終目的是作為信息資源在醫(yī)院的建設(shè)中發(fā)揮作用。檔案工作者應(yīng)積極開展多種檔案編研工作，科學(xué)地開發(fā)檔案信息資源，對檔案信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，為利用者提供多層次、多方面的信息。要主動從室藏檔案中挖掘有價值的信息，加強(qiáng)二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的編研工作，努力開拓檔案利用的新途徑［3］。為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政管理等服務(wù)。

3.5 重視檔案管理現(xiàn)代化 首先要重視檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式和格式、分類規(guī)則、檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則、檔案文獻(xiàn)編纂規(guī)則等等。特別是檔案整理工作和著錄、標(biāo)引工作是否規(guī)范化，對計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用有著重要影響［4］。其次，應(yīng)重視管理手段的現(xiàn)代化［5］，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等日常工作，實行文檔一體化管理；把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，實現(xiàn)檔案實體和檔案信息的分離，通過建立目錄查詢系統(tǒng)和網(wǎng)上服務(wù)平臺，為更多的用戶提供服務(wù)。通過建立各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，設(shè)置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下，實行統(tǒng)一管理、資源共享。

總而言之，醫(yī)院等級評審是對醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術(shù)水平、服務(wù)水平的“大閱兵”，也是對醫(yī)院檔案工作的全面檢查。通過評審，一方面使醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展和完善，另一方面也使檔案工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，使醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平能夠得到持續(xù)的提高。

［1］樓俏菡.檔案工作在等級醫(yī)院評審中的重要性〔J〕.現(xiàn)代醫(yī)院，2011，11（4）：139－140.

［2］武秀珍.醫(yī)院評審與檔案的規(guī)范化管理〔J〕.基層醫(yī)學(xué)論壇，2008，12（4）：1，117.

［3］黃靜虹.對改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的思考〔J〕.現(xiàn)代企業(yè)文化，2009，（14）：93－94.

［4］陸艷，蔡棟.當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作分析〔J〕.中國醫(yī)院管理，2000，20（10）：55－56.

［5］董桂蘭.關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討〔J〕.北京檔案，2011，（4）：47－48.