秘書處工作需要?jiǎng)?chuàng)新機(jī)制和評(píng)估體系

北京廣西企業(yè)商會(huì)秘書長(zhǎng) 盧愛(ài)任

秘書處是商會(huì)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)、服務(wù)主體和策劃運(yùn)營(yíng)中心，秘書處的效率和效能直接關(guān)系到商會(huì)的運(yùn)轉(zhuǎn)和運(yùn)營(yíng)。一個(gè)執(zhí)行力強(qiáng)、服務(wù)水平高、策劃運(yùn)營(yíng)能力強(qiáng)且公平公正的秘書處往往會(huì)讓商會(huì)發(fā)展如日中天，芝麻開花節(jié)節(jié)高，商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)也將倍感輕松和愉悅。反之，商會(huì)秘書處的平庸、敷衍和不作為，或者是裙帶關(guān)系嚴(yán)重，人浮于事，經(jīng)常沉迷于各種應(yīng)酬與活動(dòng)中，很多本職工作事情卻沒(méi)有落實(shí)和執(zhí)行，容易導(dǎo)致商會(huì)進(jìn)入癱瘓和混亂。

如何打造一個(gè)專業(yè)高效的秘書處工作團(tuán)隊(duì)，這里面有兩方面要求，一是秘書處工作人員必須具有專業(yè)知識(shí)和敬業(yè)精神，必須是能干、精干和善干，即做起事情來(lái)要做得漂亮，做得圓滿，這是對(duì)秘書處工作人員能力水平的要求。二是工作開展中要堅(jiān)持原則性和靈活性相結(jié)合。工作要有執(zhí)行力，沒(méi)有規(guī)則和原則是不行的，但是執(zhí)行過(guò)程中又不能是簡(jiǎn)單的機(jī)械式和教條式去執(zhí)行。特別是商會(huì)的工作經(jīng)常涉及協(xié)調(diào)企業(yè)家之間或者是企業(yè)家和政府之間的關(guān)系，很多時(shí)候很微妙，充滿挑戰(zhàn)，需要足夠的智慧和應(yīng)變?nèi)ヌ幚?。秘書處工作中一方面必須秉承公平公正的服?wù)原則，另一方面要努力消除企業(yè)家之間的隔閡和誤會(huì)，努力創(chuàng)設(shè)團(tuán)結(jié)發(fā)展的氣氛和局面。

我們商會(huì)非常注重秘書處的建設(shè)工作。首先，秘書處工作人員實(shí)行公開招聘，綜合素質(zhì)嚴(yán)格把關(guān)，工作成績(jī)嚴(yán)格考核，從而在根本上保證了工作人員優(yōu)秀的綜合素質(zhì)，并力求德才兼?zhèn)?。我們商?huì)秘書處目前專職工作人員四人，每個(gè)人都具備獨(dú)特的專業(yè)能力水平，而且工作都十分敬業(yè)，盡職盡責(zé)。另一方面，通過(guò)各種規(guī)章制度保證秘書處工作制度化和規(guī)范化，商會(huì)針對(duì)辦公室的日常管理，專門制定了一整套管理制度，并形成有效的監(jiān)督管理。經(jīng)過(guò)五年發(fā)展，秘書處具備了很強(qiáng)的執(zhí)行力、策劃運(yùn)營(yíng)能力、溝通協(xié)調(diào)能力和宣傳交流能力，已經(jīng)逐步建立起服務(wù)會(huì)員、聯(lián)絡(luò)溝通、對(duì)外宣傳以及活動(dòng)策劃、商務(wù)服務(wù)等一整套有效的工作流程和一系列獨(dú)特有效的工作方法，確保了商會(huì)日常工作、活動(dòng)組織和服務(wù)會(huì)員的效率與效能。

但是，商會(huì)秘書處管理工作由于缺乏成功的參照和成熟的模式，很多工作尚處于摸索發(fā)展階段，特別是秘書處工作的創(chuàng)新機(jī)制和評(píng)估體系都沒(méi)有建立起來(lái)，將會(huì)直接影響商會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。如何突破這些障礙和瓶頸，需要我們各商會(huì)今后共同努力去面對(duì)和解決，任重而道遠(yuǎn)。