每逢打印證書(shū)，總是感覺(jué)很煩瑣，一份一份地編輯打印總要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。您是否想過(guò)找個(gè)快捷方便的方法，高效地完成工作呢？在這里，我將利用Word中的“郵件合并”功能批量打印證書(shū)的方法分享給大家，希望大家能從中獲得一些幫助。下面我就以打印“獲獎(jiǎng)證書(shū)”為例，逐步講述“郵件合并”的操作方法。
　　第一步：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源
　　數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表，也可以是Access文件，因?yàn)椤班]件合并”實(shí)際上就是一個(gè)數(shù)據(jù)查詢(xún)和顯示的工作。本文以Excel工作表為例，文件名為“獲獎(jiǎng)名單.xls”，里面有一個(gè)工作表“獲獎(jiǎng)名單”，工作表里面有五條數(shù)據(jù)記錄，我們的任務(wù)就是把這五條記錄按照指定的模板打印成獲獎(jiǎng)證書(shū)。 如圖1所示。
　　第二步：準(zhǔn)備模板
　　模板文件是要輸出的界面模板，也就是最終打印的證書(shū)的大致形式。這里以Word文檔為例，新建Word 2010文檔，在文檔中輸入如圖2中的文字，保存文件并命名為“獲獎(jiǎng)證書(shū).doc”。
　　您的作品 在20Iz7fCRTkWLfhmYn1V/FBWP8muAroo5zHtzPJiT634rk=10年多媒體課件大賽中獲得 ，特發(fā)此證，以資鼓勵(lì)。
　　2010年7月
　　第三步：郵件合并
　　打開(kāi)模板文件“獲獎(jiǎng)證書(shū).doc”，在Word 2010中，從“郵件”菜單中依次選擇“開(kāi)始郵件合并”、“郵件合并分步向?qū)А?，打開(kāi)郵件合并對(duì)話(huà)框。如圖3所示。
　　按照向?qū)崾荆x擇文檔類(lèi)型“信函”，選擇開(kāi)始文檔“使用當(dāng)前文檔”，選擇收件人“使用現(xiàn)有列表”，通過(guò)瀏覽找到數(shù)據(jù)源文檔“獲獎(jiǎng)名單.xls”。下一步撰寫(xiě)信函，將收件人信息添加到信函中，即將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的地方，然后單擊列表中的項(xiàng)目，將數(shù)據(jù)域插入到模板文檔中，完成信函撰寫(xiě)之后預(yù)覽每個(gè)收件人的信函，即每條記錄的文檔打印頁(yè)面。完成之后的文檔如圖4所示。
　　《姓名》老師：
　　您的作品《作品名稱(chēng)》在2010年多媒體課件大賽中獲得《獎(jiǎng)次》，特發(fā)此證，以資鼓勵(lì)。
　　 市教育局
　　 2010年7月
　　到此，郵件合并的工作基本結(jié)束了，點(diǎn)擊工具欄上的“預(yù)覽結(jié)果”，可以預(yù)覽合并后的數(shù)據(jù)結(jié)果，點(diǎn)擊工具欄上的“完成并合并”下拉箭頭，選擇編輯單個(gè)文檔、打印文檔或者發(fā)送電子郵件，完成郵件合并。
　　如果打印成證書(shū)還要調(diào)整版式，根據(jù)證書(shū)尺寸調(diào)整頁(yè)邊距、行距等格式，調(diào)整好之后就可以批量打印了，幾十條甚至上百條記錄一會(huì)兒就能打印出來(lái)。另外，本文中使用的是Office 2010版，由于版本不同，“郵件合并”的按鈕在Word中的位置有所不同，不過(guò)大同小異，大家可以自己研究。Word的功能非常強(qiáng)大，我們要挖掘其潛在功能，充分利用這一文檔編輯工具。
　?。ㄗ髡邌挝唬荷綎|高唐縣特殊教育學(xué)校）