出版社內(nèi)部控制制度存在的問題及對策建議

【摘要】目前，中國國內(nèi)大部分出版社在內(nèi)部控制制度建設(shè)方面依然存在較多問題。有相當(dāng)一部分出版社尚未建立內(nèi)部控制制度；有的雖然建立了，但卻沒能發(fā)揮真正的作用。對出版社來說，內(nèi)部控制構(gòu)建十分重要，出版單位應(yīng)高度重視。文章分析了中國出版社內(nèi)部控制制度的問題，并提出了可行性建議。

【關(guān)鍵詞】出版社 內(nèi)部控制制度 存在問題

一、引言

近些年，隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，市場經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展，文化體制改革逐漸深入，按照國家關(guān)于深化文化體制改革的意見，國內(nèi)出版社紛紛實(shí)行了改制，從事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)。以下擬分析我國出版社內(nèi)部控制制度問題，分析其中存在的缺陷，并在分析的基礎(chǔ)上提出可行性建議，以加強(qiáng)內(nèi)部控制制度在出版社的建設(shè)。

二、內(nèi)部控制的定義

內(nèi)部控制一般是在單位內(nèi)部進(jìn)行分工，使不同部門間產(chǎn)生相互制約并相互聯(lián)系的關(guān)系，以便單位的各級管理層能夠利用這種關(guān)系來對經(jīng)濟(jì)資源的安全和完整進(jìn)行有力的保護(hù)，同時(shí)對會計(jì)信息的真實(shí)和可靠性進(jìn)行監(jiān)督，以此來協(xié)調(diào)出版社的經(jīng)濟(jì)行為。以此形成一個(gè)較為完整嚴(yán)密的具有控制職能的體系。

內(nèi)部控制根據(jù)目的的不同，主要分為兩類：管理控制和會計(jì)控制。管理控制主要為了使單位的經(jīng)營方針和經(jīng)營決策在實(shí)際工作中能夠落到實(shí)處，有效促進(jìn)經(jīng)營活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性和效率性的增長。會計(jì)控制一般是指對財(cái)務(wù)，以及財(cái)務(wù)相關(guān)進(jìn)行控制，財(cái)產(chǎn)物資是否安全，會計(jì)信息是否真實(shí)完整，財(cái)務(wù)活動(dòng)是否合法等。會計(jì)控制與管理控制兩者之間并不相互排斥，而是相互滲透相互聯(lián)系的，例如有些控制措施對于會計(jì)控制和管理控制二者都適用。

當(dāng)今世界，科技不斷創(chuàng)新，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，一體化的趨勢也在日益加強(qiáng)。自從中央決定改革我國文化體制，在新聞出版業(yè)內(nèi)，有多數(shù)出版單位已經(jīng)從事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)成功上市了，其發(fā)展途徑主要通過籌集資本市場資金。由于資本市場的透明度較高，投資者投資的主要目的是為了盈利，是要求回報(bào)的，因此，上市公司如果想要要取得高效益，就必須建立一個(gè)良好的內(nèi)部管理機(jī)制。完善內(nèi)部控制制度、保證會計(jì)信息質(zhì)量，有效維護(hù)投資者利益，從而使資本市場能夠有效運(yùn)行。

三、出版社內(nèi)部控制當(dāng)前存在的問題

當(dāng)前我國國內(nèi)相當(dāng)一部分出版單位對于建立內(nèi)部控制制度的意識還十分淡薄，尚未能夠正確認(rèn)識內(nèi)部控制制度對于一個(gè)出版單位的重要意義。因此，還存在著相當(dāng)數(shù)量的出版單位尚未建立健全的內(nèi)部控制制度。

目前我國國內(nèi)雖然有一部分出版社建立了內(nèi)部控制，但這其中依然存在著許多不規(guī)范之處。有的單位甚至沒有考慮到本單位的實(shí)際情況，就將其他單位的內(nèi)部控制制度生搬硬套的借用過來。這樣的生搬硬套難以在本單位內(nèi)得到良好的貫徹實(shí)施，更不要說有什么積極地效果。還有些單位的內(nèi)部控制制度只是一個(gè)形式，事實(shí)上卻是不按規(guī)章制度辦事。這使得內(nèi)部控制制度如同一紙空文，僅僅是擺設(shè)罷了，完全沒有發(fā)揮實(shí)效，實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值。這種現(xiàn)狀很容易使單位陷入問題之中，而由于沒有健全的內(nèi)部控制，這些問題也難以通過正確的程序來解決和處理，只會形成惡性循環(huán)，從而導(dǎo)致單位管理混亂，影響到單位的財(cái)務(wù)管理，造成單位經(jīng)濟(jì)上的損失，阻礙了單位的進(jìn)一步發(fā)展。

（一）內(nèi)部控制制度認(rèn)知缺乏

在很長一段時(shí)間內(nèi)，我國實(shí)行的是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制，因而出版社也長期在此環(huán)境下運(yùn)行，這導(dǎo)致現(xiàn)在國內(nèi)依然有數(shù)量眾多的出版社習(xí)慣于傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式。然而傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式由于過于粗放，難以有效的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，不能夠適應(yīng)當(dāng)前激烈的市場競爭，已經(jīng)阻礙了出版社的進(jìn)一步發(fā)展。多數(shù)出版單位缺乏內(nèi)部控制的理論認(rèn)知，不清楚內(nèi)部控制制度的內(nèi)涵，感到十分模糊，以為建立內(nèi)部控制制度就是制定一些日常管理制度這么簡單的事。

（二）內(nèi)部控制制度尚未健全

出版社在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下出版的圖書均送至新華書店，由新華書店負(fù)責(zé)包銷，出版社只負(fù)責(zé)出書，至于銷售的事完全不用發(fā)愁。而如今實(shí)行市場經(jīng)濟(jì)后，出版社的圖書需要自己尋找銷售途徑進(jìn)行銷售，書店不再給包銷。

有些出版社未能跟上變革的步伐，對當(dāng)前的形勢變化還不能適應(yīng)，難以正確預(yù)測出外部環(huán)境和業(yè)務(wù)的變化。由于缺乏對市場的預(yù)見性，管理便滯后了，一些相應(yīng)的處理程序不能及時(shí)被制定出來。久而久之，這使得退貨漸漸增加，庫存圖數(shù)量也隨之不斷增長，大量積壓，非常不利于單位的經(jīng)營，可能造成大的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）內(nèi)部審計(jì)職能缺位

一般來說，企業(yè)的監(jiān)督評審都需要內(nèi)部的審計(jì)部門來評估實(shí)現(xiàn)。但就我國目前情況來看，大多數(shù)出版社并沒有一個(gè)專門的審計(jì)部門，有些雖然有，但是其職能范圍卻很狹窄，僅僅現(xiàn)定于審核賬目。然而對于內(nèi)部控制制度是否完善，卻疏于稽查與評價(jià)。此外，在出版單位內(nèi)部的各機(jī)構(gòu)職能執(zhí)行效率等方面，也沒能起到實(shí)質(zhì)性的作用。

四、內(nèi)部控制構(gòu)建的主要內(nèi)容

（一）構(gòu)建獨(dú)立的控制層構(gòu)

對于出版社的內(nèi)部控制，可進(jìn)行具體的劃分，具體就是建立三個(gè)控制層，分別獨(dú)立開來，以便進(jìn)行有效監(jiān)控。具體表現(xiàn)為以下三點(diǎn)。

1.第一層：防

“防”是指將監(jiān)控防線建立在業(yè)務(wù)流程中，然后在單位的業(yè)務(wù)運(yùn)作流程之間建立一些相互牽制的制度因素，通過這些制度因素之間的相互的制約，從而對業(yè)務(wù)運(yùn)作展開有效的監(jiān)控。首要環(huán)節(jié)是對部分業(yè)務(wù)人員權(quán)限和職責(zé)進(jìn)行明確劃分，還包括應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任也需要明確；另一方面，有些業(yè)務(wù)需要直接面對客戶，這些業(yè)務(wù)需要進(jìn)行復(fù)核處理，而對于部分重要業(yè)務(wù)，應(yīng)采用雙簽制限定住，這樣一來，業(yè)務(wù)信息趨于合理，避免了一個(gè)業(yè)務(wù)事件只由一個(gè)人全權(quán)負(fù)責(zé)處理所產(chǎn)生的麻煩。

2.第二層：堵

以“堵”為主線來進(jìn)行監(jiān)控，主要是指建立事后監(jiān)督制度。單位最好要有專門的事后監(jiān)督部門，以便能夠在工作中建立好同會計(jì)相關(guān)部門的關(guān)系，使雙方開展在工作時(shí)能夠進(jìn)行量化的溝通協(xié)作。同時(shí)，在設(shè)立該事后監(jiān)督部門時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注意在會計(jì)部門內(nèi)部設(shè)置此部門的崗位需要。并且擔(dān)任此職務(wù)的人要具備較高的專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)還要有責(zé)任心，只有這樣，才可以擔(dān)任好這一部門的工作。此部門的工作主要是在單位財(cái)務(wù)情況接受會計(jì)部門會計(jì)核算結(jié)束后，某些崗位和業(yè)務(wù)需再次被檢查。其次，事后監(jiān)督部門的管理需要加以規(guī)范化，一般在結(jié)束檢查后，需及時(shí)做好監(jiān)督記錄，認(rèn)真處理信息結(jié)果和反饋，然后將意見向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人提交。

3.第三層：查

要想以“查”為主線進(jìn)行有效監(jiān)控，首先需要成立獨(dú)立的審計(jì)委員會。此審計(jì)委員會不但獨(dú)立于一般的審計(jì)部門，還直接接受上級主管部門監(jiān)督。此審計(jì)委員會的對會計(jì)部門的內(nèi)部控制制度監(jiān)控主要是對單位的會計(jì)報(bào)表進(jìn)行監(jiān)督，采用的方式主要是運(yùn)用一些常規(guī)的稽核、審計(jì)，其次，監(jiān)控還包括對相關(guān)的舉報(bào)工作落實(shí)處理。

通過構(gòu)建以上三個(gè)獨(dú)立的控制層，嚴(yán)格的對出版社會計(jì)部門以及業(yè)務(wù)方面進(jìn)行“防、堵、查”三層監(jiān)控。從而做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并對其進(jìn)行有效的處理，解決問題，將風(fēng)險(xiǎn)降低到最小。

（二）營造良好的內(nèi)部控制氛圍

每個(gè)制度的制定實(shí)施都需要一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，出版社內(nèi)部的控制制度環(huán)境氛圍的好壞，對單位內(nèi)部控制制度實(shí)施效果的好壞也有直接影響，并且還關(guān)系到單位的整體規(guī)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。所以，單位內(nèi)部的管理人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)理論知識，做到與時(shí)俱進(jìn)，掌握先進(jìn)管理理念，根據(jù)單位的實(shí)際情況設(shè)立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

營造良好的內(nèi)部控制氛圍，出版社需組織相關(guān)的機(jī)構(gòu)成立，并且合理分配各機(jī)構(gòu)的職能，管理的情況要及時(shí)做成報(bào)告。各機(jī)構(gòu)部門的職權(quán)要明確劃分，將責(zé)任到崗制落到實(shí)處。在人才方面，要積極選用優(yōu)秀的人才，做到因事用人，而不是“任人唯親”，使組織機(jī)構(gòu)在職責(zé)權(quán)利控制意識方面得到增強(qiáng)。

此外，管理者還需要學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用其對單位有效的進(jìn)行管理，并能夠在管理控制方面能夠有目的、有重點(diǎn)的進(jìn)行。只有這樣，才能營造出一個(gè)良好的，并有利于內(nèi)部控制制度施行的環(huán)境和氛圍。確保單位各項(xiàng)制度能夠得到切實(shí)有效的實(shí)行，達(dá)成內(nèi)部控制的最終目的，因而有利于促進(jìn)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）進(jìn)行有效的事后控制

當(dāng)前出版社的內(nèi)部控制主要包括預(yù)算控制、會計(jì)控制，和各組織部門監(jiān)控控制等。而這些控制表現(xiàn)，都有一個(gè)缺陷，就是它們往往將問題事情的前端和中端作為重點(diǎn)來處理，而忽視了對問題事情的后端處理。然而實(shí)際上，完整的內(nèi)部控制總是建立在處理問題事情全過程的基礎(chǔ)上的。不單要重視事前處理，也要重視事后處理。

首先，事前控制能夠幫助單位在決策時(shí)正確進(jìn)行判斷，制定科學(xué)合理的發(fā)展目標(biāo)；事中控制則是為了保證單位的各項(xiàng)活動(dòng)能夠按計(jì)劃不偏離原始目標(biāo)朝既定方向發(fā)展；事后控制主要是對造成事件結(jié)果的原因進(jìn)行查找，根據(jù)查找結(jié)果對相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，并對產(chǎn)生問題的隱患做進(jìn)一步分析，避免在以后工作中重蹈覆轍。

其次，事后控制在一定程度上應(yīng)受到更加的重視，在出版社內(nèi)部投資理財(cái)?shù)闹贫确矫?，它有著重大意義。因而，出版單位必須對本單位的事后控制加強(qiáng)，在事件發(fā)生后進(jìn)行積極有效的處理。把握好事后控制力度，有助于出版單位更好更及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，從而促進(jìn)出版單位的生存發(fā)展。

五、意見措施

（一）加強(qiáng)內(nèi)部人員的控制

從本質(zhì)上來說，在單位內(nèi)部無論是對財(cái)還是物進(jìn)行控制，其根本是控制人。相關(guān)程序和制度的制定，其在管理層面上來說，最終還是由人來管理，執(zhí)行和操作也是人來進(jìn)行的，所以說，工作最終還是落實(shí)于每個(gè)單位的員工。假如出版社的管理者沒有足夠的能力使員工的工作積極性和創(chuàng)造性有效調(diào)動(dòng)起來，單位內(nèi)部就會產(chǎn)生消極情緒，容易匱乏，對于上級的政策總會想出對策來消極面對。因此，對人員的控制是整個(gè)出版社內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)，具有重要地位。

（二）提高內(nèi)部人員的素質(zhì)

出版單位內(nèi)部控制制度具體實(shí)施的怎么樣，與單位員工素質(zhì)分不開。提高內(nèi)部人員的素質(zhì)，鼓勵(lì)他們勤奮工作、勇于創(chuàng)新，有利于保證內(nèi)部控制制度的有效實(shí)施。為此，出版社應(yīng)當(dāng)組織活動(dòng)隊(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們專業(yè)技術(shù)的同時(shí)，也要加強(qiáng)他們的法制意識，以便能夠適應(yīng)現(xiàn)代管理理念，使出版社的員工和單位得到共同進(jìn)步。

（三）完善內(nèi)部控制體系

對一個(gè)企業(yè)來說，內(nèi)部控制制度尤為重要，健全的內(nèi)部控制管理制度對于企業(yè)的決策和執(zhí)行等各環(huán)節(jié)都十分重要，能夠使其進(jìn)行的有條不紊。使企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)降到最低，從而催化經(jīng)營管理目標(biāo)加快實(shí)現(xiàn)。

具體的可行性做法是，在出版社內(nèi)部組織一個(gè)小組，專門負(fù)責(zé)內(nèi)部控制制度的制定，這個(gè)小組的參加人員一般是業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的相關(guān)人員，或者部門，并邀請社會中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行指導(dǎo)。內(nèi)部控制制度制定小組主要是梳理和修改單位現(xiàn)有的內(nèi)部控制制度，對內(nèi)部控制體系框架是否合理、制度是否嚴(yán)密，以及可操作性是否強(qiáng)給予重點(diǎn)關(guān)注。從而一套體系完整、程序嚴(yán)謹(jǐn)、操作簡易的出版社內(nèi)部控制制度。這其中，還需要注意以下兩個(gè)原則：

1.加強(qiáng)授權(quán)審批控制

其基本要求主要在于兩點(diǎn)：一是對特殊和一般授權(quán)的界限、責(zé)任要加以明確，以防因責(zé)任不清而造成諸如出現(xiàn)問題卻難問誰責(zé)的情況；二還要對各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)的相關(guān)程序進(jìn)行明確，要越級、違規(guī)審批等一些情況嚴(yán)加控制。

2.不相容職務(wù)分離

出版逮捕有著五種職務(wù)，它們互不相容。這五種職務(wù)包括授權(quán)批準(zhǔn)職務(wù)、財(cái)產(chǎn)保管職務(wù)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦職務(wù)、審核監(jiān)督職務(wù)和會計(jì)記錄職務(wù)。這五種職務(wù)需要實(shí)行分離：業(yè)務(wù)經(jīng)辦同授權(quán)批準(zhǔn)相分離；財(cái)產(chǎn)保管同業(yè)務(wù)經(jīng)辦相分離；審核監(jiān)督同業(yè)務(wù)經(jīng)辦相分離；會計(jì)記錄同財(cái)務(wù)保管相分離；會計(jì)記錄同業(yè)務(wù)經(jīng)辦相分離。

（四）執(zhí)行嚴(yán)格的控制活動(dòng)

制定嚴(yán)格的政策和程序，能夠有效保證管理層的指令的實(shí)現(xiàn)。因此，控制活動(dòng)在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)都發(fā)揮著作用。執(zhí)行嚴(yán)格的控制活動(dòng)，第一要對工作流程以及各崗位職責(zé)進(jìn)行明確；第二是對收款人員、會計(jì)記錄人員和憑證保管人員實(shí)行崗位分離，一次來加強(qiáng)憑證與記錄控制。事先對原始憑證進(jìn)行連續(xù)編號，再交予會計(jì)部門，這樣便可保證全部收入和結(jié)算款項(xiàng)在最短時(shí)間內(nèi)及時(shí)到賬。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部控制的監(jiān)督

內(nèi)部控制制度的作用發(fā)揮的怎么樣，主要在于實(shí)際實(shí)施過程中有沒有得到有效的執(zhí)行。

因此，出版單位的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)職能亟待強(qiáng)化。

當(dāng)前階段，主要是以下兩點(diǎn)工作：

1.保持內(nèi)部審計(jì)部門獨(dú)立性

在出版社內(nèi)部，其審計(jì)部門與其他職能部門是相獨(dú)立的，其職責(zé)有會計(jì)賬目的審核、內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況的稽查和評價(jià)等。

2.強(qiáng)化檢查與考核內(nèi)部控制

出版社的內(nèi)部控制制度實(shí)際執(zhí)行如何需要定期接受檢查與考核，看看在其實(shí)施過程中，有沒有切實(shí)落到了實(shí)處，在執(zhí)行過程中有沒有產(chǎn)生問題。并且根據(jù)考核的結(jié)果對相關(guān)部門和人員給予獎(jiǎng)懲處理。

六、結(jié)束語

在目前經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，數(shù)字化引領(lǐng)時(shí)代潮流的背景下，作為傳統(tǒng)行業(yè)的出版社想要在激烈的市場競爭中擁有一席之地，內(nèi)部的控制制度的建立勢在必行。完善的內(nèi)部控制制度，將會帶領(lǐng)出版社走向制度更加程序化、規(guī)范化之路，使其管理水平更上一層樓，為出版社的進(jìn)一步發(fā)展鋪平道路。

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作者簡介：耿曉鵬（1978-），男，碩士研究生，助理研究員，西安外國語大學(xué)音像教材出版社社長，研究方向：文化企業(yè)管理、新媒體研究。

（責(zé)任編輯：李娜）