何 琴

（湖北中醫(yī)藥高等?？茖W校，荊州434020）

檔案管理存在的問題及對策

何 琴

（湖北中醫(yī)藥高等?？茖W校，荊州434020）

檔案管理；問題；對策

檔案管理工作中存在的主要問題：對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部，對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)：認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”、不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想，表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。

檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持。

1 當前檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理的重要性未被認識有的領導認為檔案管理只是為了應付上級領導的檢查，可有可無，對檔案管理的重要意義認識不足，也沒有安排專業(yè)的部門和專業(yè)的人員從事檔案管理工作，檔案管理往往被邊緣化。由此，檔案管理工作的不受重視與檔案在人力資源開發(fā)與管理中的作用發(fā)揮不夠形成了惡性循環(huán)。

1.2檔案管理人員素質不高檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，且比較繁瑣，要求工作人員細心、不急不躁。但當前檔案管理人員的理論知識、文化素養(yǎng)等與合格檔案管理人員的素質結構要求有一定的差距。

1.3管理力量薄弱管理水平不高管理手段落后大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次，一些歸檔的材料不夠真實和準確。

1.4檔案室硬件環(huán)境設施不齊全很多單位對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀、整潔及完整。

2 檔案管理工作的對策

2.1提高檔案管理人員素質要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

2.2健全檔案管理制度建立檔案工作制度必須遵循以下要求：①規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。②簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。③堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。④堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門［2］。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

2.3改進和完善檔案功能為使檔案記錄內容全面、客觀、動態(tài)，對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

2.4管理手段信息化采用信息化管理手段信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多［1］。檔案計算機輔助管理勢在必行。

2.5強化服務意識提高服務水平做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是有必要的檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

［1］李多.市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用［M］.合肥：安徽大學出版社，2005：108.

［2］樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策［J］.科技風，2008，18（6）：23.

10.3969／j.issn.1672-2779.2013.02.101

：1672-2779（2013）-02-0150-02

張文娟

2012-12-08）