ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)工作的問(wèn)題與對(duì)策

曹志君

摘要：自二十世紀(jì)九十年代誕生了ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)，國(guó)內(nèi)外的企業(yè)為了增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，紛紛上馬ERP系統(tǒng)。因財(cái)務(wù)模塊在ERP系統(tǒng)中有著非常重要的地位，從而引起了會(huì)計(jì)工作的一場(chǎng)革命。由于許多企業(yè)盲目跟風(fēng)，造成企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的成功率很低。盡管如此，在ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)工作有了質(zhì)的飛躍，同時(shí)也出現(xiàn)了一些問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)購(gòu)入的ERP系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)會(huì)計(jì)工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出相關(guān)完善意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：ERP；會(huì)計(jì)工作；會(huì)計(jì)人員；運(yùn)行成本

一、ERP系統(tǒng)概述

1.ERP（enterprise resource planning，企業(yè)資源計(jì)劃）產(chǎn)生背景。從20世紀(jì)60年代ERP的雛形MRP（物料需求計(jì)劃）系統(tǒng)發(fā)展開始，隨著IT技術(shù)的快速發(fā)展和企業(yè)迫切需要對(duì)已有的基于管理信息系統(tǒng)架構(gòu)的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理進(jìn)行整合規(guī)范，歷經(jīng)70年代 的MRPⅡ（制造資源計(jì)劃），80年代的JIT/ TQC（即時(shí)生產(chǎn)/全面質(zhì)量管制），到20世紀(jì)90年代發(fā)展成為ERP系統(tǒng)。

2.ERP的不同定義。國(guó)外許多協(xié)會(huì)、商務(wù)企業(yè)及學(xué)者都從各自角度出發(fā)給出了相應(yīng)的定義。下面介紹兩種典型的定義。美國(guó)運(yùn)營(yíng)管理學(xué)會(huì)的定義：ERP系統(tǒng)是一個(gè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)導(dǎo)向的信息系統(tǒng)，主要功能為對(duì)滿足客戶訂單所需要的資源（包括采購(gòu)、生產(chǎn)與配銷、運(yùn)籌等項(xiàng)目所需資源）進(jìn)行有效整合與規(guī)劃，ERP系統(tǒng)的目標(biāo)就是擴(kuò)大企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)績(jī)效、降低成本。學(xué)者的定義：ERP是用來(lái)管理整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)的應(yīng)用集合。ERP系統(tǒng)集成了銷售、制造、人力資源、后勤、財(cái)務(wù)和其他功能，并允許這些功能共享一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)分析工具。無(wú)論哪種定義，都說(shuō)明財(cái)務(wù)模塊是ERP系統(tǒng)中的核心模塊。因此ERP的出現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響是非常深遠(yuǎn)的，也是革命性的。

3.ERP的運(yùn)行成本。目前應(yīng)用的ERP系統(tǒng)分兩種，一是購(gòu)買成型的ERP系統(tǒng)，另一種是根據(jù)企業(yè)自身情況，聘請(qǐng)軟件公司開發(fā)ERP系統(tǒng)。前者相對(duì)來(lái)說(shuō)成本較低，是中小企業(yè)的首選，實(shí)力較雄厚的大型企業(yè)多選擇后者。ERP起源于西方發(fā)達(dá)國(guó)家，因中國(guó)企業(yè)管理理念、員工素質(zhì)等綜合因素落后于發(fā)達(dá)國(guó)家，再加上許多企業(yè)盲目上馬，沒(méi)有做充分的可行性調(diào)研，以致中國(guó)制造業(yè)ERP實(shí)施成功率低。投入了很高的成本，回報(bào)并不理想。

目前國(guó)內(nèi)主要的ERP供應(yīng)商是用友和金蝶，以國(guó)內(nèi)市場(chǎng)使用較多的用友U8為例談?wù)勈褂贸杀?，U8是適合中小企業(yè)的一款ERP軟件，對(duì)于一個(gè)下面有3個(gè)子公司的集團(tuán)公司（制造型企業(yè)）來(lái)說(shuō)，如果購(gòu)買10個(gè)站點(diǎn)的完整的ERP系統(tǒng)，軟件費(fèi)用在70萬(wàn)元以上，如果只購(gòu)買財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)制造管理及集團(tuán)管理模塊也要在40萬(wàn)元以上，硬件費(fèi)用10萬(wàn)元左右，每年軟件的維護(hù)服務(wù)費(fèi)一般為軟件費(fèi)用的 10%-20%，大約是5萬(wàn)左右。

二、企業(yè)實(shí)施ERP對(duì)會(huì)計(jì)工作的重要影響

ERP的實(shí)施無(wú)疑是會(huì)計(jì)工作的一場(chǎng)革命，它使會(huì)計(jì)工作的重心發(fā)生了轉(zhuǎn)移， 會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)被迫快速提升，讓許多企業(yè)管理者開始意識(shí)到財(cái)務(wù)管理在企業(yè)中的重要性。同時(shí)，在ERP系統(tǒng)下，企業(yè)信息的保密性受到挑戰(zhàn)，會(huì)計(jì)工作必須建立嚴(yán)密的內(nèi)部控制體系與之適應(yīng)。

1.會(huì)計(jì)工作由核算型向管理型全面轉(zhuǎn)化。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作就是核算，我們的會(huì)計(jì)書上談的也多是核算內(nèi)容及核算方法。ERP實(shí)施后，核算方法系統(tǒng)中已設(shè)定、許多核算內(nèi)容由其他模塊轉(zhuǎn)入，會(huì)計(jì)更多的工作是監(jiān)督、審核及財(cái)務(wù)分析。如果會(huì)計(jì)工作還停留在核算上，那會(huì)計(jì)人員該失業(yè)了。會(huì)計(jì)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變好角色，通過(guò)對(duì)ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)信息及非財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分析，為高管決策提供支持。

2.能夠及時(shí)準(zhǔn)確的提供會(huì)計(jì)信息。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作下，會(huì)計(jì)信息只能到期末才能匯總出來(lái)，只能做一些事后的分析。ERP系統(tǒng)中，各種會(huì)計(jì)信息隨時(shí)可以得到，會(huì)計(jì)人員可以根據(jù)數(shù)據(jù)的變化，及時(shí)了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況、發(fā)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)中的異常情況，及時(shí)向管理層反映。在全球化的競(jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)下，面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，能得到及時(shí)準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，決策者就會(huì)及時(shí)的做出正確的決定，企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中就會(huì)多一份勝算。

3.能實(shí)時(shí)監(jiān)控資金流、預(yù)算執(zhí)行情況。資金流是一個(gè)企業(yè)的命脈，很多企業(yè)就是因?yàn)閷?duì)資金流監(jiān)控不利，導(dǎo)致資金鏈斷裂，企業(yè)走向盡頭。在ERP系統(tǒng)中，可以對(duì)資金流實(shí)時(shí)監(jiān)控，會(huì)計(jì)人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)設(shè)定的目標(biāo)，隨時(shí)觀察存貨資金占用變化、應(yīng)收賬款回收情況及應(yīng)付賬款到期情況，按設(shè)定目標(biāo)調(diào)整資金，使資金流保持在安全范圍之內(nèi)。監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行，在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作中是一個(gè)非常耗費(fèi)人力的工作，即便如此也難做到及時(shí)控制預(yù)算。ERP的預(yù)算管理模塊使這項(xiàng)工作變得非常輕松高效。

4.促進(jìn)內(nèi)部控制體系的完善。在ERP系統(tǒng)中，每個(gè)使用者的職責(zé)與權(quán)限是明確的，因系統(tǒng)的使用者較多，信息的安全性是內(nèi)控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)必須建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的內(nèi)部控制體系，比如，配備系統(tǒng)管理員，及時(shí)備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)、保管好系統(tǒng)日志，及時(shí)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)的使用情況、防備黑客的侵入。

三、ERP系統(tǒng)實(shí)施中存在的問(wèn)題

1.ERP系統(tǒng)實(shí)施前的準(zhǔn)備工作不足，增加了運(yùn)行成本。在購(gòu)買的成品ERP中，會(huì)計(jì)工作中一些特殊的業(yè)務(wù)無(wú)法正常處理，ERP公司也不愿投入精力去為你單獨(dú)解決。比如，在出口退稅的業(yè)務(wù)中，每個(gè)銷售單就不能按正常操作。業(yè)務(wù)員在做銷售單時(shí)只能填寫銷售合同中的金額，但是此金額并不是真正的銷售收入，合同報(bào)價(jià)有CIF、COF等幾種情況，在退稅時(shí)是要扣除一些費(fèi)用的，而這些費(fèi)用在貨物出庫(kù)時(shí)還不能準(zhǔn)確的確定，一般情況要過(guò)半個(gè)月或一個(gè)月后才能確定準(zhǔn)確的收入金額?，F(xiàn)在的操作只能是等到退稅的月份，將原已出庫(kù)的銷售單，先辦退貨，再重新制單，再按正常的程序走一遍，這給出口退稅業(yè)務(wù)較多的企業(yè)增加了很多工作量，此情況與軟件公司商討了幾次，也沒(méi)能解決。

ERP后期服務(wù)成本很高，而且是每年都要支付的，形成了企業(yè)一項(xiàng)固定支出。由于網(wǎng)絡(luò)或軟件有問(wèn)題，遠(yuǎn)程運(yùn)行經(jīng)常中斷，無(wú)法順暢的運(yùn)行。對(duì)于異地的子公司，經(jīng)常是一個(gè)小時(shí)就能做完的工作，因系統(tǒng)經(jīng)常中斷，需要2-3個(gè)小時(shí)才能做完，網(wǎng)絡(luò)公司和軟件公司互相推諉，無(wú)法解決問(wèn)題。

2.企業(yè)對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)不足，系統(tǒng)運(yùn)行制度不完善。由于企業(yè)管理層沒(méi)有真正了解實(shí)施ERP系統(tǒng)的意義，在實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有相應(yīng)的懲罰措施，以致庫(kù)存管理模塊、采購(gòu)模塊及銷售模塊的使用者不能認(rèn)真積極的去工作，數(shù)據(jù)傳至財(cái)務(wù)模塊時(shí)錯(cuò)誤百出、ERP系統(tǒng)有嚴(yán)密的邏輯性，更改前面的錯(cuò)誤，需要多人去變更操作，很繁瑣。

比如外貿(mào)部業(yè)務(wù)員在執(zhí)行一銷售合同時(shí)，如果他在制單時(shí)輸錯(cuò)了幣種，等到會(huì)計(jì)人員審核時(shí)才發(fā)現(xiàn)，這時(shí)再修改起來(lái)，要先經(jīng)過(guò)外貿(mào)部主管、物流人員、庫(kù)管依次放棄審核，再由外貿(mào)業(yè)務(wù)員修改銷售單后，外貿(mào)部主管、物流人員、庫(kù)管再次進(jìn)行審核后才能再轉(zhuǎn)給會(huì)計(jì)人員，類似這樣的錯(cuò)誤經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)。會(huì)計(jì)人員在督促前面模塊的使用者中，耗費(fèi)了大量時(shí)間，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)工作的正常進(jìn)行。

3.內(nèi)部控制體系不能滿足ERP系統(tǒng)的要求。ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制應(yīng)充分考慮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息的安全性。首先是系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒(méi)有多重備份，以致在服務(wù)器發(fā)生嚴(yán)重故障、無(wú)法恢復(fù)硬盤中的數(shù)據(jù)時(shí)，給ERP使用者尤其是會(huì)計(jì)人員增加非常大的工作量；其次是使用者的安全觀念不強(qiáng)，離開電腦時(shí)不隨時(shí)關(guān)閉ERP系統(tǒng)；再有，病毒與黑客的防御措施不利。

4.會(huì)計(jì)人員的觀念陳舊，缺乏全盤觀念。ERP的運(yùn)用將會(huì)計(jì)工作從繁瑣的核算工作中解放出來(lái)，會(huì)計(jì)人員一時(shí)不知所措，不知道應(yīng)該去做什么？習(xí)慣性思維認(rèn)為財(cái)務(wù)分析是管理人員的事，不是一般會(huì)計(jì)人員的份內(nèi)之事，目光仍盯在會(huì)計(jì)核算上、不能充分利用ERP的管理分析功能。關(guān)鍵是財(cái)務(wù)管理人員也沒(méi)能及時(shí)改變管理方法、無(wú)法指導(dǎo)在ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)人員的工作。

5.會(huì)計(jì)工作不受重視嚴(yán)重影響了ERP系統(tǒng)的成功率。會(huì)計(jì)人員在許多企業(yè)中的地位偏低，尤其是民營(yíng)企業(yè)較突擊，此現(xiàn)象不利于ERP的成功實(shí)施。在很多民營(yíng)企業(yè)中，財(cái)務(wù)管理者只設(shè)中層，不設(shè)高層，有銷售總監(jiān)、人力資源總監(jiān)等，而沒(méi)有財(cái)務(wù)總監(jiān)，只有公司想上市了，再臨時(shí)招財(cái)務(wù)總監(jiān)專門推動(dòng)上市工作，可見(jiàn)會(huì)計(jì)工作在企業(yè)中的境地。由于財(cái)務(wù)管理模塊在 ERP系統(tǒng)中處于核心地位，各模塊的數(shù)據(jù)最終要匯集到財(cái)務(wù)管理模塊，多數(shù)中小企業(yè)是由財(cái)務(wù)部去推動(dòng)ERP的實(shí)施。由于會(huì)計(jì)人員在公司內(nèi)位低言輕，工作起來(lái)很困難，嚴(yán)重影響了實(shí)施的進(jìn)度和效果。

四、完善ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)工作的建議

1.優(yōu)化會(huì)計(jì)人員、改善財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置。會(huì)計(jì)人員除了掌握會(huì)計(jì)方面的技能，還應(yīng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、企業(yè)管理方面的知識(shí)。首先從學(xué)校的教學(xué)中，給學(xué)生灌輸其管理職能，除了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容，多培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)。在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中，高管要讓會(huì)計(jì)人員了解公司的戰(zhàn)略，有意識(shí)的去培養(yǎng)會(huì)計(jì)人員的管理職能及全局觀，以便他們能更好的為企業(yè)服務(wù)。

為了適應(yīng)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作，就要改變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置，弱化核算崗位，增加高素質(zhì)管理人才，提高會(huì)計(jì)人員的地位，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的主要職能由核算轉(zhuǎn)為管理。

2.完善財(cái)務(wù)管理模塊的基礎(chǔ)性工作。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理模塊是ERP系統(tǒng)的核心，會(huì)計(jì)人員必須做好基礎(chǔ)工作，否則會(huì)影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及其他模塊的使用。比如，對(duì)于以每月第一個(gè)工作日匯率結(jié)算的企業(yè)，每月就要及時(shí)輸入新的匯率，否則會(huì)影響出口部門的使用；會(huì)計(jì)人員在錄入憑證時(shí)，就要分清現(xiàn)金流的走向，這樣系統(tǒng)編制的現(xiàn)金流量表才會(huì)準(zhǔn)確。因此，實(shí)施ERP系統(tǒng)之前，應(yīng)讓會(huì)計(jì)人員對(duì)ERP系統(tǒng)全面了解，不只是熟悉財(cái)務(wù)模塊。最好是參加軟件公司的培訓(xùn)班，先使用試用版，模擬使用ERP系統(tǒng)，做到能熟練使用。這樣在正式實(shí)施ERP時(shí)，會(huì)計(jì)人員才能更好的推進(jìn)其他模塊的使用，系統(tǒng)才會(huì)順暢的運(yùn)行。

3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息管理。一是保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性。因在ERP環(huán)境下，許多憑證的信息是由其他模塊轉(zhuǎn)入的，會(huì)計(jì)人員必須嚴(yán)把審核關(guān)，不能為了省事全部進(jìn)行批量審核，影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。其次是確保財(cái)務(wù)信息的安全。要設(shè)專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，先要設(shè)置服務(wù)器每天自動(dòng)備份，再用移動(dòng)硬盤進(jìn)行雙重備份。因一般的ERP系統(tǒng)都涉及到遠(yuǎn)程，這就要聯(lián)接外網(wǎng)，黑客及病毒的防范必須到位。要購(gòu)買高性能的殺毒軟件及防火墻，及時(shí)升級(jí)軟件及殺毒。還要定期查看系統(tǒng)日志，清楚每個(gè)使用者的權(quán)限，看是否有越權(quán)使用者及異常情況，及時(shí)進(jìn)行處理。

4.高管要全力支持ERP的實(shí)施。公司高管要重視ERP的推進(jìn)工作，并實(shí)際參與督導(dǎo)。ERP剛實(shí)施時(shí)，因?yàn)樵绦蚺c新系統(tǒng)要同時(shí)運(yùn)行一段時(shí)間，這會(huì)大幅增加員工，尤其是會(huì)計(jì)人員的工作量。另外因擔(dān)心ERP實(shí)施后的裁員問(wèn)題，許多人有抵觸情緒，管理層必須想辦法解決員工的心理問(wèn)題，調(diào)動(dòng)他們的積極性。同時(shí)應(yīng)健全管理制度，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)罰措施，只有這樣ERP才能成功運(yùn)行，真正達(dá)到優(yōu)化企業(yè)管理，降低生產(chǎn)成本的目的。

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