鄧大平

（四川警察學院 四川瀘州 646000）

公安警察院校學生檔案管理存在的問題及對策

鄧大平

（四川警察學院 四川瀘州 646000）

大學生檔案是每個學生在校期間的真實記錄，它從德、智、體、美、勞等方面客觀反映了學生在校的表現(xiàn)與發(fā)展情況。學生檔案是個人檔案的基礎，是關系學生就業(yè)、擇業(yè)及用人單位篩選人才的重要資訊。然而，目前許多公安警察學校的學生檔案管理工作仍存在不規(guī)范、不標準的現(xiàn)象，使得檔案不能恰如其分地描繪出學生真實情況，給學生的個人發(fā)展造成一定的不良影響。要提高公安警察院校的檔案管理水平和效率，應該加強學生檔案意識，對檔案進行歸口統(tǒng)一管理，加速學生檔案工作現(xiàn)代化的步伐，按學習階段整理檔案和材料，加強網絡信息安全建設和檔案信息保密工作，從而完善公安警察院校學生檔案的建設和發(fā)展。

公安警察院校；學生檔案管理；問題；對策

目前，檔案工作在多數(shù)高校的地位不高，有的甚至還停留在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的地步。這種狀況在公安警察院校中表現(xiàn)較為突出。在學校機構改革中，由于對檔案機構設置定位不準確，不少檔案室的地位被削弱，致使檔案硬件建設、管理軟件和制度建設達不到檔案管理工作應有的水平，只看到其服務功能，而忽視其行政協(xié)調、監(jiān)督指導的職能，具體問題主要表現(xiàn)在學生檔案意識淡薄、管理隊伍薄弱、管理手段落后、檔案材料整理散亂、檔案監(jiān)管不嚴等方面。尤其是近年來普通高校的擴招，公安警察院校招錄的學生也逐漸增多，這給公安高校的檔案管理工作帶來了更大壓力和挑戰(zhàn)。

大學是人才培養(yǎng)和科學研究的重要基地，是文明傳承和創(chuàng)新之所。而每所高校的檔案資源建設則是檔案工作“對校史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想”的根本保證。如果說“歷史是一面鏡子”，則高校檔案便是這面鏡子的承托之地，它既是凝聚校友的紐帶，又是吸引、感染并啟迪青年學生愛國榮校的課堂，還是展示學校軟實力的重要窗口，對外交流合作的大平臺。因此，根據(jù)檔案法和有關規(guī)定，通過對教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》的深入研究，進而探討公安警察院校學生檔案管理中需要解決的一些問題，對于準確、完整地提供人才信息、促進公安警察院校學生就業(yè)，甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實意義。

一、公安警察院校學生檔案管理存在的問題

學生檔案是校園文化不可或缺的一部分，它記錄了每一位學生在校期間的奮斗里程，具有延續(xù)校史淵源、資政育人的重要作用。做好學生的檔案管理工作是辦好學校的重要基礎，在公安教育的建設發(fā)展中有著不可忽視的地位。目前，公安警察院校的學生檔案管理雖日趨規(guī)范，但仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）學生檔案意識淡薄。

學生檔案能綜合反映在校學生德、智、體、美、勞等多方面情況。但目前許多學生檔案意識薄弱，檔案知識缺乏，加之學院未開設專業(yè)檔案管理課程，學生又不了解相關的檔案管理法律、法規(guī)。還有相當多的學生對自己的檔案不珍惜，不重視檔案的填寫、保存和利用，甚至在填寫歸檔材料時不認真、不仔細，有的字跡潦草，有的項目填寫不全等。由于存在這些不符合要求的現(xiàn)象，現(xiàn)存檔案不能全面反映學生的綜合素質情況，致使檔案材料質量不高，影響了學生檔案的真實性和完整性。

（二）學生檔案管理不集中，管理隊伍薄弱。

檔案管理是一項工作量大、時間集中、涉及部門多的繁瑣工作，必須安排專業(yè)的檔案管理人員才能勝任，同時隨著《高等學校檔案管理辦法》的頒布與實施，要求高校學生檔案應嚴格歸口檔案部門集中統(tǒng)一管理，但由于許多公安警察院校存在對檔案管理“低關注、投資少”的問題，導致其學生檔案管理較分散，未建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案館和配備專職檔案管理人員，學生檔案可由招生就業(yè)處、學生處、教務處、學員大隊、輔導員、政治部或是各院（系）保管，常常出現(xiàn)檔號不規(guī)范、案卷標題不規(guī)范、部分案卷缺少卷內目錄或是組卷混亂現(xiàn)象。同時，由于單位不嚴格執(zhí)行相關法規(guī)，檔案法制意識淡薄，在制定分配方案時厚此薄彼，將檔案系列專業(yè)技術職稱人員的崗位津貼、績效津貼與同等級的教學科研系列專業(yè)技術職稱人員降低一個檔次，未依法“同工同酬”，這樣不僅使管理人員在工作中難以充分發(fā)揮其技術特長，而且有可能造成管理人員消極怠工，嚴重挫傷了檔案管理人員的工作積極性。加之原本公安院校檔案管理隊伍的力量就比較薄弱，人員不足且專業(yè)知識水平普遍不高，影響了其工作積極性與主動性的充分發(fā)揮，造成學生檔案偶爾出現(xiàn)信息缺漏等現(xiàn)象，給學生的畢業(yè)和就業(yè)帶來一定的麻煩。

（三）檔案管理手段落后，增大了管理難度和成本。

隨著信息化時代的到來，電子文件已成為新產生文件的主體，是檔案資源的重要組成部分。同傳統(tǒng)的紙質文件相比，電子文件操作方便、信息量大、存儲空間小，信息傳輸、處理、利用高效、便捷，不受時間和距離的影響。而如今，公安警察院校的學生檔案雖多數(shù)已采用電子文檔保存，但仍有一部分采用手工抄寫和紙質保存，這不僅增大了工作量，工作效率也低，同時，由于收集檔案后未及時進行科學、細致的整理，很可能造成學生檔案信息的破壞或缺失，不利于學生檔案的開發(fā)和利用。此外，隨著高校擴招，學生檔案的數(shù)量逐年增加，學院應當投入一定的人力、物力、財力來支持檔案管理工作，但由于缺乏相應的經費保障，檔案管理經費未納入預算計劃，這也給檔案管理人員帶來了一定的壓力。隨著素質教育的開展，檔案內容也不斷豐富與充實，特別是近幾年實行網絡招生錄取工作后，又產生了大量的電子檔案，因此，加速學生檔案管理工作現(xiàn)代化的步伐就顯得十分迫切和必要。

（四）監(jiān)管機制不夠嚴格，查詢手段相對落后。

公安警察院校的學生檔案管理制度普遍較為松弛，缺乏標準化和規(guī)范化。其中，管理紀律不嚴，管理人員保密意識較差尤為突出。如：學生在畢業(yè)時要填寫畢業(yè)生登記表，其中有成績、有鑒定、有組織評語等歸學生自己填寫。老師對學生鑒定評語也千篇一律，收回后也不檢查和審核就立即歸檔，一切從簡。這使得學生有隙可鉆，從而也反映了學校管理上的弱點。而且學生檔案材料傳遞情況復雜，很容易造成對學生檔案暗箱操作、隨意刪改等失真現(xiàn)象，導致了一份檔案根本不能客觀地反映學生的真實情況。另外，由于公安警察院校仍存在一部分檔案采用紙質存儲歸檔，不但數(shù)量大、種類多，而且極容易損壞、丟失，不利于永久保存，這對學生檔案信息的查詢帶來了很大的難度。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，公安警察院校應該注重運用現(xiàn)代化檔案管理技術，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案檢索效率，充分運用計算機檢索方式而非手工檢索，在編制檢索工具時也要注重求“精”而不求“多”，以此來推動公安警察院校學生檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、加強公安警察院校學生檔案管理工作的思路及對策

從上述問題來看，目前公安警察院校的學生檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發(fā)展的步伐，為使公安警察院校檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，就必須強化學生檔案意識，改進檔案管理手段，提高檔案人員素質，加強網絡信息安全建設和檔案信息保密工作。

（一）強化學生檔案意識。

“思路決定出路，觀念是行動的先導”。無論是政審、招警、考研、職稱評審，還是工資晉升，都必須出具各種證明材料，需要查閱檔案內容，因此必須給學生傳授一些必要的檔案知識。增強學生的檔案意識，采取多種形式開展檔案知識宣傳、教育工作。同時，可根據(jù)實際情況開設專業(yè)檔案管理課程，提高學生對檔案的認識和重視，使其隨時關心自己的檔案，并及時幫助檔案管理者整理相關檔案，共同促進檔案管理工作的發(fā)展。如：公安警察院校檔案工作者可充分利用校報、廣播、校園網等載體加強宣傳教育，提高大家對檔案和檔案工作重要性的認識，形成人人關心檔案，人人支持檔案工作的良好氛圍，還可以開設選修課，或利用新生入學教育講授檔案有關知識，使學生認識到檔案的重要性，檔案并非可有可無。

（二）歸口統(tǒng)一管理，加大經費投入，加強學生檔案管理人員隊伍建設。

檔案館是檔案工作得以順利開展的必備場所，檔案人員則是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶。公安警察院校應貫徹落實教育部、國家檔案局發(fā)布的《高等學校檔案管理辦法》，按照法規(guī)把學生檔案統(tǒng)一歸口到檔案管理職能部門，建立規(guī)范的檔案館或綜合檔案室，加大人、財物投入，配備一批高素質的檔案管理人員，熱心于檔案事業(yè)，要樹立新觀念，全心致力于檔案管理工作以實現(xiàn)自我價值而非為工作而工作，同時具備較好的組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神，既懂計算機技術、通信技術、網絡技術、又精通檔案業(yè)務。對專職從事檔案工作的人員，要實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制，同時修改完善公安警察院校內部分配制度，調整崗位津貼、績效津貼發(fā)放標準，落實同等級職稱的檔案專業(yè)技術人員與同等級職稱的教學、科研人員享受同等待遇政策，使檔案管理工作得以順利進行，并且做到有章可循、有法可依、規(guī)范管理，依法治檔。此外，公安警察院校應盡可能地為在職檔案管理人員提供業(yè)務培訓和繼續(xù)教育的機會,定期組織人員進行檔案管理知識的學習，通過彼此交流經驗，拓寬知識面,優(yōu)化知識結構,使其能夠掌握計算機技術、通信技術、網絡技術、外語縮微攝影等有關方面的知識技能，提高業(yè)務水平和工作能力。同時，建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，進而提高檔案管理水平。

（三）加速學生檔案工作現(xiàn)代化的步伐，提高檔案管理工作效率。

全面推進檔案信息化網絡化數(shù)字化建設，有利于實現(xiàn)檔案信息的資源共享。當前，四川省制定和推行的檔案信息化標準規(guī)范有 《四川省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》、《文書檔案著錄細則與機讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》、《四川省檔案資料數(shù)字化標準》等，公安警察院?？勺⒅亟梃b《四川省紙質文檔數(shù)字化加工系統(tǒng)》，根據(jù)實際開發(fā)適合高校的檔案管理系統(tǒng)，這樣既能提高檔案管理效率，又便于檔案信息查詢。為此，檔案人員要培養(yǎng)提高信息處理的能力，充分掌握信息學的有關基礎知識和方法，掌握計算機網絡技術，學會用計算機處理檔案信息，從計算機數(shù)據(jù)庫中貯存檢索檔案信息，并能夠利用網絡進行檔案信息的應用和開發(fā)，提高檢索能力和工作效率，最終實現(xiàn)“無紙化”檔案管理。

（四）制定相應的檔案管理模式，按學習階段、學員層次整理檔案材料。

首先，根據(jù)公安警察院校的管理機制不同，主要有以下幾種模式供參考：

1．校、系（處、部）兩級管理模式。學生檔案管理工作由學生處宏觀管理和調控，負責學生各類歸檔材料的最終審核工作，各系部對學生檔案進行分別集中管理。這樣有效地將學生檔案管理工作系統(tǒng)化、責任化，適用于系部管理學生模式。

2．職能部門聯(lián)合管理。學生檔案由學生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學生處負責管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調取和服務工作由招生就業(yè)處負責管理。

3．院辦集中管理。由院辦負責在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學生各類檔案材料的歸檔工作都集中在院辦檔案管理工作人員責任下。

其次，公安警察院校應分層次、分階段地整理學生檔案，并將各層次、各階段的檔案材料裝進不同的檔案袋。收集、整理材料時明確歸檔時間、歸檔內容和歸檔范圍，對不屬于歸檔內容的材料及時剔除，對不符合歸檔要求的材料及時補救，對缺失的材料及時催收，并附上各階段檔案內容清單，對缺損情況予以注明。通過整理，盡量使學生檔案規(guī)范、齊全。同時，建立歸檔材料收集和備份制度。

公安警察院校學生層次的特殊性決定了其學生檔案管理的特殊性。據(jù)此，以高效地進行檔案管理工作為目的，可將公安警察院校學生歸為全日制學生（包括體制改革生）、在職培訓學生兩大類。檔案材料方面的工作應該在此分類收集、整理的基礎上再劃分為三個階段。首先，針對學歷生及體改生來說，第一個階段是收集在招生時形成的和大學入學前的檔案材料；第二個階段，收集除平時有規(guī)律地收集學生在校期間的所形成的警察意識和紀律作風養(yǎng)成學分和綜合素質拓展學分考核情況、學年鑒定表、德智體美勞、各類社會實踐活動、各種競賽、體能測試、普通話水平測試、英語三、四、六級和計算機一、二考試及各類證書復印件等材料外，還要從黨、團組織收集其入黨、團組織的材料，向教務處、團委和學生處收集評優(yōu)評獎等材料。第三階段則是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學生在大學期間德智體美勞的總結和評價材料，大致可形成的材料有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表、大學生體能合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料，并且形成學生檔案材料的單位都要明確負責人，負責對各階段形成的檔案材料及時收集。同樣，對于在職培訓生來說，仍然應從三個階段來收集其檔案，即入學階段、培訓期間及培訓結束階段。這樣既有利于學生檔案材料的及時而全面地收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

（五）加強網絡信息安全建設和檔案信息保密工作。

由于學生檔案涉及個人隱私，公安警察院校應健全檔案管理監(jiān)查力度，推進檔案管理制度建設，嚴格檔案傳遞，規(guī)范檔案管理體制，提高檔案管理人員的保密意識和職業(yè)素質。盡量避免檔案傳遞復雜化，保證檔案材料真實、完整、準確。而且必須加強對檔案信息的安全與保密措施管理，一方面對網上公布的檔案信息要嚴格仔細審查，涉及到學生個人保密的信息不能隨意發(fā)布。另一方面要保護上網的檔案信息安全，從進口、傳輸、使用方面采取安全保密措施，還要注意學生檔案信息的備份。采用防火墻、安全代理、權限控制等技術保護手段防止泄密和數(shù)據(jù)丟失，確保學生檔案信息的安全。

[1]宋雄偉．現(xiàn)代信息技術環(huán)境下的高校學籍檔案管理[J]．教育信息化，2005，（3）．

[2]高平茹．新時期下高校學生檔案管理存在的問題及解決辦法探討[J]．商情·科學教育家，2008，（5）．

[3]鄧大平．高校檔案工作創(chuàng)新探析[J]．四川警官高等?？茖W校學報，2007，（4）．

（責任編輯：賴方中）

D631.15

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1674-5612（2013）01-0136-04

2011-04-15

鄧大平，（1965— ），男，四川瀘州人，四川警察學院副研究館員，研究方向：檔案管理。