人事檔案知情權實現(xiàn)方式研究

范一航

(沈陽工程學院 檔案館，沈陽 110136)

一、阻礙人事檔案知情權實現(xiàn)的因素

人事檔案的知情權主要指的是“當事人合法擁有的對人事管理部門保管的有關自己的檔案材料狀況及其利用情況等進行知曉的權利，用人單位合法擁有的對其工作人員人事檔案記錄內容的客觀真實程度的知曉權利?！保?］

1.人事檔案知情權的理念未能深入人心

公民知情權在我國還屬于新生事物。越來越多的人把檔案視為身為之物，也正因如此社會上出現(xiàn)了越來越多“棄檔”、“死檔”的現(xiàn)象，才會出現(xiàn)貴州近七萬份人事檔案無人問津的現(xiàn)象。對于人事檔案知情權還未能普及宣傳。公民若不行使自己的合法權利，那么權利就是一個法律條文而沒有現(xiàn)實意義。很多人認為由于人事檔案大體是由本人書寫的，因此對人事檔案是知情的，但是不能片面地認為人事檔案知情權沒有完善的必要。

2.封閉性管理阻礙知情權實現(xiàn)

人事檔案是一個人一生學習和工作的記錄，是一生的縮影。也正是因為這些需要保密的個人信息，因此人事檔案實行本人回避的制度，忽視了人事檔案的利用。長期以來，我國檔案管理模式收到我國封建思想根深蒂固的影響一直處于的重管理、輕利用的方式。人事檔案也為列為機密類文件，不對社會和當事人開放。在《干部檔案工作條例》第31 條規(guī)定有這樣的規(guī)定，“任何個人不得查閱和借用本人及其直系親屬的檔案”。實際上，人事檔案材料中包括履歷材料、獎勵處分材料、學歷材料等十余種材料。這些材料中例如涉及鑒定考核、政治審查材料等是需要對本人暫時保密的材料，而還有很多實際上并不需要保密，真正需要對本人保密的只是人事檔案中的小部分而已。但是這種封閉的管理模式嚴重影響了人事檔案的利用和人事檔案知情權的實現(xiàn)。

3.人事檔案內容的片面和失真阻礙知情權實現(xiàn)

一方面，人事檔案從其定義上是反映一個人德能勤績方面的情況，然后反映個人能力的較少。這些主觀片面的文字是很不全面的。尤其是缺少一些權威部門認定的考核材料，這也導致人事檔案內容上主觀的內容多于客觀的內容，人事檔案的知情權也因此受到阻礙。另一方面，現(xiàn)在的人事檔案中，千篇一律的表揚政績，極少提出缺點，希望之詞和評語鑒定也是極為相似。失真的人事檔案動搖了人事檔案的權威性。也有很多人因為失真的人事檔案影響了一生的發(fā)展。

二、保障人事檔案知情權的實現(xiàn)方式

保障人事檔案知情權是一項長期的、復雜的系統(tǒng)工程，需要組織部分、人事部門、檔案部門等多個部門的以及全社會各界人士的共同努力來完成，如何實現(xiàn)人事檔案知情權是研究的重點，要求多方面的配合才能實現(xiàn)。

1.完善相應的法律規(guī)章制度，保證人事檔案知情權有效性

現(xiàn)行的《檔案法》中的相關規(guī)定，只是說明公民具有利用開放檔案的權利，但是對于保障公民對于檔案知情權的目的并沒有實現(xiàn)。由于當時制定法律的社會背景，對于公民知情權保障的考慮并不全面。另外在我國的其他人事檔案法規(guī)中，對于這方面問題強調更多的是怎樣保密。所以說要完善現(xiàn)有的關于人事檔案的相關法律法規(guī)，保障公民應有的知情權。第一，在相關法律法規(guī)中要明確規(guī)定公民對自身人事檔案享有知情權。第二，根據(jù)形勢變化，確定收集范圍、劃分保管期限并且重新對人事檔案進行密級設置。第三，追究對于沒有進行適時公開等的行為的相關責任人的法律責任。總之，在法律法規(guī)的作用下，保障公民的人事檔案知情權。

2.合理對外開放人事檔案內容，增加人事檔案的透明度

“實現(xiàn)公民對人事檔案的知情權，首當其沖的是對公開檔案材料內容、程度的把握。這一問題不解決好，只能引發(fā)更大的矛盾?！保?］合理的對人事檔案內容進行公開，增加人事檔案的透明度，使公民的人事檔案知情權得到保障。所謂合理對外開放這就需要檔案工作者的細心鑒別，對于一些特殊的涉密的人事檔案以及一些具有隱私權保護的人事檔案要予以保護，對外開放人事檔案要把握好一個度，這個度就要依靠檔案工作者的專業(yè)知識進行分析。

人事檔案的對外開放需要從三個方面進行限制。首先是對開放的內容進行限制，并不是所有的人事檔案相關信息都要進行公開。公眾自身的履歷材料、學歷學位、對其考察、考核等評價材料等可以進行公開，但是涉及到國家組織秘密的內容就不適宜公開，所以說盡量滿足公眾知情權的基礎上保護其他人的合法權益。其次，開放的對象也要有所限制，對有權進行查看以及人事檔案的本人進行適度公開。最后，對檔案利用的程序開放程度要有所限制。對于來進行人事檔案查閱的機關和個人要進行必要的登記和告知查閱開放人事檔案的相關程序，保證開放人事檔案的有序性。

3.細化人事檔案利用工作的程序，確保工作進行的有序性

“如果人事檔案知情權只是停留在口頭，而缺乏具體的操作程序，那么知情權的維護只是一句空話?！保?］要根據(jù)我國人事檔案管理的相關規(guī)定以及具體情況，將人事檔案利用程序細化而非口頭上說說而已。要保障公眾的人事檔案知情權，就要從根本上讓公眾了解利用人事檔案的具體程序，從而保障了公眾的認識檔案知情權。主要有以下幾個必要的步驟，一是查看人事檔案人員要遞交申請，在申請中填寫好查閱的文件目的需要的檔案信息，并附簽名以及相關利用者信息例如身份證號等和利用查閱的具體日期。二是申請同意后，檔案部門或人事部門對利用者提供所需的合理的信息，采用適當形式為利用者提供所需信息，并且要保證檔案的完整性。三是當事人對查閱內容有異議，可以依法向相關部門提出申訴。相關部門對存在的問題開展調查，依據(jù)事實對確實錯誤的檔案內容進行更正，維護人事檔案的真實、齊全、完整。

4.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，適應現(xiàn)代社會檔案發(fā)展需求

信息化的今天，人事檔案的利用也適應時代發(fā)展的需求，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，將人事檔案中的部分信息進行數(shù)字化，在網(wǎng)絡上建立起相關的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并且配備一定的檢索功能，保證人事檔案利用的便利性。這也是人事檔案信息資源有效利用保障人事檔案知情權的有力手段。建立起人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以便于人事檔案的利用的便利性，增加檔案服務功能的有效性。我國對于人事檔案的利用還處于利用者當事人去檔案館進行查閱利用，人事檔案管理也同樣是沿用傳統(tǒng)的管理手段，利用者查閱的是實體的人事檔案，看到的是檔案的原件，現(xiàn)今，網(wǎng)絡技術的發(fā)展以及多媒體技術等的全面應用，人事檔案管理人員可以通過對檔案原件進行掃描等形式將檔案傳送到網(wǎng)絡上，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，一方面便于管理者管理，另一方面便于利用者利用。更加方便查閱者對于人事檔案的利用，進一步保障了人事檔案的知情權。加強人事檔案現(xiàn)代化管理，完善人事檔案信息的網(wǎng)絡服務，利用者通過網(wǎng)絡就可以查看到自己需要的人事檔案信息資源，不僅提高了檔案的利用率，同樣保證了檔案原件的壽命，減少檔案的損毀幾率。

5.強化輿論監(jiān)督指導，增強人事檔案知情權合理適用性

人們隨著社會的進步，對于檔案的需求逐步增加，對于跟自身息息相關的人事檔案信息更為關注，所以說人事檔案的管理以及利用已經(jīng)從以往的以保密為主的傳統(tǒng)管理理念轉變?yōu)殚_放利用為主的服務型管理理念。這就更要求人事檔案知情權的保障。檔案工作者要加強公眾人事檔案知情權的意識，注重人事檔案的利用宣傳指引，另外加強公眾對于自身人事檔案的觀念，利用輿論等，在全社會內建立起人事檔案的查閱以及可利用理念，消除公眾對于人事檔案的陌生和距離感神秘性，明確其重要性，從根本上保證了人事檔案的完整準確性。使公眾了解人事檔案利用查閱的具體程序與方法，便于查閱自身的人事檔案信息。通過設立舉報箱、以及設立監(jiān)督電話、成立監(jiān)督檢查小組等方式保護公民的知情權，實現(xiàn)對人事檔案信息公開的監(jiān)督。使公民認識到只要履行一定的手續(xù)，就可以利用本人人事檔案來查閱、利用自己的人事檔案。

三、保障人事檔案知情權的重要意義

人事檔案知情權是為了滿足檔案利用者的利用需求的權力，公眾具有人事檔案的知情權，人事檔案存在的意義以及人事檔案利用價值都有一部分體現(xiàn)在知情權的保障，所以說為何要保障人事檔案知情權也就是本文研究的意義所在，主要體現(xiàn)在以下三個方面:

1.保障人事檔案知情權，利于人事檔案的利用率的提高

現(xiàn)代社會的進步，市場經(jīng)濟的發(fā)展，人才大量流動，流動區(qū)域范圍廣，比較頻繁。加之人們的檔案意識淡薄，所以“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象逐漸增多，“棄檔一族”因此成為了備受矚目的社會現(xiàn)象。“統(tǒng)計顯示，全國各級人才流動中心為15.4 萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60 多萬份與主人失去聯(lián)系，人事檔案的利用率明顯不高?！保?］為何人事檔案的利用率低下，究其根本原因主要就是人事檔案本身特性所決定的，人事檔案在普通大眾眼里是神秘的，封閉的，由于部分法律法規(guī)的限制以及開放程度的影響人事檔案的利用率普遍較低，人們對于人事檔案的認識程度也處于低級，對于人事檔案的態(tài)度也從不了解淡化到棄之不管。在傳統(tǒng)觀念中，為了維護人事檔案的真實性、準確性和保證人事檔案的保密性等，對于人事檔案的利用和管理方面都采用了比較嚴格的管理查閱等制度。人們要想查閱自己的人事檔案，需要領導的審批或者有關人士的介紹信等證明。這些繁瑣的程序增加了人們對于人事檔案利用的難度，從而從根本上使很多人因為程序繁雜和時間、地理等的限制放棄了自己的檔案利用權力，造成了人事檔案利用率低的現(xiàn)象。

現(xiàn)今我們保障了人事檔案知情權，告知公眾可以按程序查閱自己的檔案信息，將人事檔案的陌生和神秘打破，人們可以根據(jù)一定的必要的程序查閱自己的人事檔案，通過組織及領導的評價等，發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)點和需要改進的地方，更加全面的了解自己，為自身制定明確的奮斗目標與發(fā)展方向。這就體現(xiàn)了人事檔案的一部分價值，也提高了人事檔案的利用率，從觀念上改變大眾，減少“棄檔”、“死檔”等現(xiàn)象的發(fā)生。

2.保障人事檔案知情權，利于人事檔案的真實性和可靠性的保證

人事檔案本身的陌生感和神秘感造成人事檔案管理上的封閉，對于人事檔案所記錄的本人來說，內容是封閉的神秘的，管理流程也相對獨立封閉，這樣就容易導致人事檔案內容的失真和不完整。由于人事檔案引起的利益官司等情況近幾年數(shù)量增多，一些不法分子“以檔謀私”、“暗箱操作”，使得人事檔案的真實可靠性出現(xiàn)了問題。由于人事檔案中涉及當事人的利益以及當事人的相關記錄，一些人利用關系將對自身不利的信息進行銷毀，甚至造假，制造一些記錄，另外還有人涉及故意抹黑或者損害他人的記錄，這些都是因為人事檔案中涉及當事人利益所致。人事檔案的高度保密使得組織人事部門對于信息的完全控制，降低了其人事檔案的真實可靠性，組織的主觀性占有主要位置。所以說如果當事人享有人事檔案的知情權，并且切實保障人事檔案知情權，這樣不僅可以對整個人事檔案的從建立到管理的全程監(jiān)督，還可以無形中對檔案本身形成者和檔案管理人員產(chǎn)生約束作用。除此之外，由于人事檔案缺乏公開性和透明度，造成人事檔案的政治因素的參雜以及利益因素的混合。人事檔案中的對于當事人的評價的準確客觀公正性存在質疑，甚至人事檔案成為了一檔謀私的工具。因此，保障人事檔案知情權，當事人就可以及時發(fā)現(xiàn)哪些鑒定材料失真或者是有出入等，當事人就可以提供依據(jù)性材料，使相關部門進行更正。保障人事檔案知情權使得人事檔案的透明度增大，公民權益無端受到損害的可能性減小。所以實現(xiàn)人事檔案知情權不僅可以保證人事檔案的真實與完整，還是保證公民監(jiān)督權的另一種體現(xiàn)。

3.保障人事檔案知情權，利于社會信用體系的完善

信用體系的發(fā)展是隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展而進行的，在現(xiàn)今社會，人們的信用狀況得到了越來越多的重視。一方面對于公眾來說，人事檔案本來應該是最可靠的信譽證明，但由于缺乏檔案的利用公開制度，使得用人單位或者社會其他機構組織對于當事人的情況了解變得困難復雜。另一方面對于人事檔案部門來說，作為人才信用材料的保管者，本來可以擔當認證工作，也是由于缺乏公開機制，其公正性受到了懷疑。所以說保障人事檔案知情權，進而實現(xiàn)了人事檔案的公開化、透明化，既有利于公眾自身又有利于檔案管理部門，完善了社會信用體系的有效建立，保證了社會信用體系的真實完整可靠，強化人事檔案的社會服務功能。人事管理中，以人為本，把尊重人、關心人、愛護人作為工作的重點和出發(fā)點，實行透明與公正的鑒定與考評同樣是一種尊重人的體現(xiàn)，是構建社會主義和諧的意義所在。

四、總結

綜上，在民主化進程不斷提高以及知情權成為社會共識這樣一個大背景下，打破傳統(tǒng)模式，有條件開放人事檔案這一工作迫在眉睫。國家社會和個人互相協(xié)調，使公共部門減少分歧，根據(jù)我國具體國情出發(fā)，發(fā)揮人事檔案的利用價值。這樣不僅可以增強公民檔案利用率情況還可以提高公民檔案意識，同時有利于人們對人事檔案監(jiān)督管理使其更好的發(fā)展，更好為社會服務。

［1］王英瑋.專門檔案管理［M］.北京:中國人民大學出版社，2004:85.

［2］王玉玨.論政務公開環(huán)境下的人事檔案知情權問題［J］.四川檔案，2009(2):33.

［3］江秀英，胡艷艷.真正落實人事檔案知情權的幾點設想［J］.蘭臺世界，2008(7):21.

［4］“棄檔族”凸現(xiàn)人事檔案制度僵化滯后［EB/OL］.［2009－11－15］.http://book.qq.com/a/20071029/000047.htm.