趙智麗

摘 要：隨著知識經(jīng)濟(jì)社會的到來，檔案管理工作已經(jīng)不再僅僅是簡單的收集整理工作，更在于檔案的開發(fā)與利用。檔案統(tǒng)計(jì)工作就是檔案管理的一個重要組成部分。做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，需要認(rèn)真分析目前的工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)問題，并創(chuàng)新工作理念，創(chuàng)造性地解決問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案統(tǒng)計(jì)；創(chuàng)新；理念

所謂檔案統(tǒng)計(jì)，是指搜集、整理和分析能夠反映和說明檔案及其工作現(xiàn)象的數(shù)量特征的活動，是檔案管理工作中的重要基礎(chǔ)。做好檔案管理工作，不僅有利于掌握本單位檔案工作的現(xiàn)狀，幫助其制定檔案工作計(jì)劃，還關(guān)系到上級檔案管理部門的匯總統(tǒng)計(jì)，是整個檔案事業(yè)建設(shè)的重要一環(huán)。

1 檔案統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前的檔案統(tǒng)計(jì)工作存在著許多問題。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案統(tǒng)計(jì)工作的重視程度不夠，甚至許多檔案人員都沒有認(rèn)識到其重要性，常常是說起來重要，做起來次要，將其視為一件可有可無的工作。個別領(lǐng)導(dǎo)對待檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字很隨意，認(rèn)為它可大可小，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度影響著員工的態(tài)度，有些工作人員在考核業(yè)績的時候才開始統(tǒng)計(jì)數(shù)字，為了單位和個人的利益，用估計(jì)替代統(tǒng)計(jì)，按照自己的意志人為地篡改數(shù)據(jù)，嚴(yán)重?fù)p害了統(tǒng)計(jì)數(shù)字的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，也誤導(dǎo)了領(lǐng)導(dǎo)的決策。其次，檔案統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)不高，一方面體現(xiàn)在工作不認(rèn)真，責(zé)任心不強(qiáng)，敷衍了事。目前大部分單位的檔案統(tǒng)計(jì)工作人員都由新人來擔(dān)任，他們不熟悉館藏和統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的口徑與范圍，如果沒有一絲不茍的工作態(tài)度，很容易犯錯，從而影響統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。另一方面體現(xiàn)在缺乏專業(yè)統(tǒng)計(jì)知識。我國《統(tǒng)計(jì)法》明確要求統(tǒng)計(jì)人員要經(jīng)過專業(yè)的統(tǒng)計(jì)培訓(xùn)，參加全國統(tǒng)考并取得統(tǒng)計(jì)從業(yè)資格證才能從事這一職業(yè)，但目前的情況是不僅兼職統(tǒng)計(jì)人員達(dá)不到專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，甚至許多縣區(qū)的檔案行政管理部門的檔案統(tǒng)計(jì)人員都沒有學(xué)過專業(yè)的統(tǒng)計(jì)培訓(xùn)。再次，檔案統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)比較薄弱，統(tǒng)計(jì)報表的數(shù)據(jù)必須要有原始來源和依據(jù)，要求建立健全原始臺賬，但是目前許多專職檔案員都沒有建立原始臺賬。最后，檔案統(tǒng)計(jì)的作用沒有得到充分發(fā)揮，僅僅作為檔案年度工作總結(jié)和考核的一個依據(jù)，而沒有作為決策的依據(jù)。

2 創(chuàng)新工作理念，做好檔案統(tǒng)計(jì)工作

2.1 檔案統(tǒng)計(jì)的規(guī)范創(chuàng)新

規(guī)范創(chuàng)新檔案統(tǒng)計(jì)工作可以從以下幾個方面入手。首先，要構(gòu)建一個系統(tǒng)完整、科學(xué)合理的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度。其一，建立和規(guī)范檔案資料的歸集制度，為檔案統(tǒng)計(jì)人員建立健全原始臺賬提供基礎(chǔ)和保障，其二，明確檔案統(tǒng)計(jì)相關(guān)部門的工作職責(zé)，相關(guān)部門和工作人員各司其職，分工負(fù)責(zé)，防止部分領(lǐng)導(dǎo)及工作人員隨意篡改數(shù)據(jù)，并在此基礎(chǔ)上相互配合與合作。其三，建立完善的人事任用制度、考核管理制度和激勵機(jī)制，提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的人事聘用門檻，從而提高相關(guān)部門的業(yè)務(wù)能力，用考核管理制度鞭笞、用激勵機(jī)制刺激工作人員的工作積極性和創(chuàng)造力，從根本上提高檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。其次，要提高檔案統(tǒng)計(jì)人員的工作素養(yǎng)，單位在招聘檔案統(tǒng)計(jì)人員時要注重考察應(yīng)聘人員的道德素質(zhì)和工作技能，定期組織檔案統(tǒng)計(jì)人員學(xué)習(xí)檔案統(tǒng)計(jì)專業(yè)知識及先進(jìn)工作理念，并及時對其進(jìn)行考核，切實(shí)提高其專業(yè)技能，轉(zhuǎn)變工作理念；時刻關(guān)心工作人員的生活與工作，培養(yǎng)一支具有凝聚力的檔案統(tǒng)計(jì)工作隊(duì)伍。最后，要改善工作設(shè)備，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證工作質(zhì)量。

2.2 檔案統(tǒng)計(jì)的服務(wù)創(chuàng)新

現(xiàn)代化技術(shù)催生了科學(xué)高效的檔案統(tǒng)計(jì)技術(shù)手段，為檔案管理創(chuàng)新提供了必要的準(zhǔn)備。實(shí)施轉(zhuǎn)變檔案統(tǒng)計(jì)工作的管理思維和方式，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的社會化和多元化，能夠創(chuàng)新檔案統(tǒng)計(jì)的服務(wù)職能。首先，創(chuàng)新查詢模式，提高檔案的經(jīng)濟(jì)價值。其一，開通檔案網(wǎng)絡(luò)在線信息服務(wù)，客戶通過互聯(lián)網(wǎng)就能及時了解企業(yè)的經(jīng)營范圍、財(cái)務(wù)、資源使用等情況；其二，設(shè)立檔案服務(wù)管理中心，編制通用、統(tǒng)一的檔案管理軟件，便于使用者查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息及進(jìn)行后續(xù)跟蹤，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的經(jīng)濟(jì)價值；其三，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案信息資源，加強(qiáng)與組織內(nèi)部各部門及其他企事業(yè)單位信息部門的配合，為科學(xué)研究、企業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教學(xué)等提供服務(wù)。其次，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高全社會的檔案統(tǒng)計(jì)能力。一方面開展檔案專業(yè)技術(shù)咨詢服務(wù)，例如開辦檔案統(tǒng)計(jì)人員培訓(xùn)班、提供專業(yè)的檔案整理與保管等服務(wù)，有助于各組織機(jī)構(gòu)提高統(tǒng)計(jì)水平、創(chuàng)造新價值；另一方面成立檔案統(tǒng)計(jì)專業(yè)服務(wù)公司，為社會提供包括檔案咨詢服務(wù)、檔案專有技術(shù)服務(wù)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、檔案教育等服務(wù)。

2.3 檔案統(tǒng)計(jì)的利用創(chuàng)新

在信息化社會，檔案統(tǒng)計(jì)的重要職能之一就是輔助決策，這意味著檔案統(tǒng)計(jì)工作已不僅僅是簡單收集整理和記錄，更在于開發(fā)與利用。檔案統(tǒng)計(jì)的利用創(chuàng)新要注意到幾個問題：首先，要認(rèn)真做好借閱登記工作，即在提供檔案利用服務(wù)的過程中，要督促檔案數(shù)據(jù)利用者詳細(xì)填寫查閱檔案的目的，明確查閱檔案具體服務(wù)于哪一項(xiàng)工作、哪一項(xiàng)工程，換言之，即這些檔案將起到什么作用、取得哪些效益，為利用實(shí)效的統(tǒng)計(jì)工作積累原始素材。其次，加強(qiáng)反饋檔案數(shù)據(jù)利用的信息，主要形式有利用者填寫的信息反饋表、電話采訪和實(shí)地調(diào)查等，主要內(nèi)容包括時間、利用單位、利用人、案卷名稱、所取得的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。再次，及時匯編檔案統(tǒng)計(jì)利用實(shí)效，積極宣傳檔案利用的效果或產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)與社會效益。對于產(chǎn)生重大效益的事例應(yīng)當(dāng)呈遞給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，幫助他們進(jìn)一步樹立檔案統(tǒng)計(jì)的重要意識和利用意識。

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