徐敬仙

摘 要：本文基于筆者多年從事信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，以面向電子政務(wù)的流程管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)為研究對(duì)象，論文首先分析了電子政務(wù)發(fā)展面臨的瓶頸，進(jìn)而提出了該流程管理系統(tǒng)中各功能模塊的設(shè)計(jì)思路，全文是筆者長(zhǎng)期工作實(shí)踐基礎(chǔ)上的理論升華，相信對(duì)從事相關(guān)工作的同行有著重要的參考價(jià)值和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù) 流程管理 模塊功能設(shè)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）03（c）-0015-02

1 電子政務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀與瓶頸

經(jīng)過(guò)十余年的發(fā)展，中國(guó)電子政務(wù)的建設(shè)已進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段，從中央到地方的電子政務(wù)建設(shè)都是突飛猛進(jìn)，“兩網(wǎng)、一站、十二金”建設(shè)取得了明顯進(jìn)展，全國(guó)257個(gè)地市級(jí)城市中己經(jīng)有90%的城市建立了自己的政府網(wǎng)站，NC下注冊(cè)的域名數(shù)、網(wǎng)站數(shù)分別達(dá)到38萬(wàn)和62，7萬(wàn)，其中政府網(wǎng)站建設(shè)快速推進(jìn)，總數(shù)量突破2萬(wàn)個(gè)。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施也飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)國(guó)際出口帶寬增長(zhǎng)飛速，總數(shù)達(dá)到53.9G，而國(guó)內(nèi)，不管是政府部門(mén)還是企業(yè)、個(gè)人，基本都已從拔號(hào)上網(wǎng)方式，進(jìn)入到寬帶時(shí)代。電子政務(wù)建設(shè)己經(jīng)從網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)向功能應(yīng)用層面和社會(huì)服務(wù)層面轉(zhuǎn)變。來(lái)自賽迪顧問(wèn)的數(shù)據(jù)顯示，2004年中國(guó)電子政務(wù)市場(chǎng)規(guī)模將達(dá)到400億元，其中用于軟件及信息服務(wù)的投資將超過(guò)140億元。

我們?cè)跒殡娮诱?wù)的內(nèi)外部環(huán)境取得可喜成績(jī)而高興的同時(shí)，也應(yīng)該看到，在推進(jìn)電子政務(wù)過(guò)程中，也存在著一些問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面。

（1）重復(fù)建設(shè)問(wèn)題。

隨著電子政務(wù)的發(fā)展，各級(jí)政府，上至國(guó)家部委下至街道辦事處，都有自己的網(wǎng)上辦事網(wǎng)站，不僅如此公安、民政、工商、稅務(wù)等職能部門(mén)也在不斷推出自己的電子政務(wù)網(wǎng)站，同時(shí)出于安全性考慮，各家的網(wǎng)絡(luò)硬件還要求自成體系，有的甚至要求物理隔離，這樣造成硬件、軟件的巨大重復(fù)建設(shè)，同時(shí)也為各企業(yè)和個(gè)人用戶(hù)造成諸多不便，面對(duì)諸多入口，不知從哪開(kāi)始。因此首先有必要將各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，特別是聯(lián)合辦理、協(xié)同辦理的一些業(yè)務(wù)流程需要規(guī)范化。其次是要統(tǒng)一入口，目前很多地方開(kāi)設(shè)了辦事大廳，各職能部門(mén)集中辦公，有效解決了這一問(wèn)題，這也為網(wǎng)上政務(wù)辦理提供了思路。

（2）對(duì)電子政務(wù)的認(rèn)識(shí)問(wèn)題。

目前，我國(guó)的政府上網(wǎng)工程雖然呈現(xiàn)星火燎原之勢(shì)，但許多己建立的政府網(wǎng)站都存在著短期效應(yīng)的弊端。一些地區(qū)為了趕時(shí)髦、走過(guò)場(chǎng)，倉(cāng)促地建立網(wǎng)站、注冊(cè)域名、配備硬件設(shè)備，但熱過(guò)一陣子后，那投資幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)元的網(wǎng)站便再也無(wú)人問(wèn)津。這不僅有悖于國(guó)家提倡政府上網(wǎng)的初衷，而且造成了人、財(cái)、物等資源的極大浪費(fèi)。還有一些地區(qū)盲目投資興建政府信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施，由于缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略計(jì)劃，造成地區(qū)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的重復(fù)性建設(shè)，既給各政府垂直機(jī)構(gòu)之間的信息溝通造成了不必要的麻煩，又違背了區(qū)域性網(wǎng)絡(luò)的“一個(gè)大腦和一套神經(jīng)系統(tǒng)”原則，從而增大了建設(shè)地區(qū)性統(tǒng)一政府網(wǎng)絡(luò)的難度。

政府網(wǎng)站的建設(shè)是我國(guó)推行電子政務(wù)的起點(diǎn)，它不是要給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和普通老百姓“作秀”，而是要在因特網(wǎng)上真正建設(shè)一個(gè)內(nèi)容豐富、服務(wù)快捷、實(shí)用性強(qiáng)的電子政府，而這需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。

（3）數(shù)據(jù)來(lái)源的復(fù)雜性問(wèn)題。

在我國(guó)的電子政府逐步構(gòu)建完成以后，政府的網(wǎng)上應(yīng)用會(huì)越來(lái)越廣泛，數(shù)據(jù)庫(kù)的信息來(lái)源也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜。如果在推行電子政務(wù)的初期，政府對(duì)形形色色的數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，就會(huì)造成相同信息在不同數(shù)據(jù)庫(kù)中的重復(fù)，并且彼此無(wú)法相互連接。在這種情況下，如果某一個(gè)人的數(shù)據(jù)稍有變化，就需要到政府的各個(gè)部門(mén)逐一進(jìn)行修改，這不僅沒(méi)有提高政府的辦事效率，反倒給公眾服務(wù)帶來(lái)了極大不便。因此，在我國(guó)構(gòu)建電子政府的初級(jí)階段，我們必須重視數(shù)據(jù)來(lái)源的復(fù)雜性問(wèn)題，注意加強(qiáng)政府各部門(mén)以及地方政府間的協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取把數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)得既能彼此相互獨(dú)立又能彼此相互連接，從而有效避免因重復(fù)建設(shè)而造成的重復(fù)投資。也只有建成這樣的信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，才能使電子政府的公眾服務(wù)體系名副其實(shí)地發(fā)揮作用。

（4）缺少實(shí)用軟件問(wèn)題。

當(dāng)今世界，信息技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異，信息技術(shù)水平自然成為決定一個(gè)國(guó)家能否順利實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)戰(zhàn)略計(jì)劃的關(guān)鍵性因素。一些單位投入巨資購(gòu)置了先進(jìn)的硬件設(shè)備，卻因沒(méi)有實(shí)用的軟件而致使設(shè)備常年閑置于塵土之中；還有些單位盡管采購(gòu)到或者開(kāi)發(fā)出了一些應(yīng)用軟件，但最終還是由于易用性不甚過(guò)硬而將設(shè)備束之高閣。因此需要大量以工作流為核心的應(yīng)用系統(tǒng)代替單位原有的手工業(yè)務(wù)辦理。

以上這些是目前阻礙電子政務(wù)發(fā)展的共性問(wèn)題。如何恰當(dāng)?shù)亟鉀Q這些問(wèn)題，將是電子政務(wù)建設(shè)能否良性發(fā)展的關(guān)鍵。通過(guò)對(duì)以上這些問(wèn)題的分析發(fā)現(xiàn)：開(kāi)展網(wǎng)上辦事（GTOC和GTOB）、公文流轉(zhuǎn)（GTOG）是解決這些問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)，而它們都與工作流技術(shù)密切相關(guān)的。只有流程規(guī)范化了并投入到使用中，其它配套措施和技術(shù)才能及時(shí)跟上，另外隨著以工作流為核心的電子政務(wù)的推廣，也將會(huì)帶動(dòng)觀念的轉(zhuǎn)變和其它瓶頸的解決。

2 工作流系統(tǒng)與電子政務(wù)結(jié)合的優(yōu)勢(shì)

2.1 簡(jiǎn)化開(kāi)發(fā)

主要是針對(duì)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)而言，它可以。

（l）降低開(kāi)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)：業(yè)務(wù)分析師和開(kāi)發(fā)人員使用相同語(yǔ)言交談，如狀態(tài)和動(dòng)作術(shù)語(yǔ)，這意味著開(kāi)發(fā)人員沒(méi)有必要將用戶(hù)需求轉(zhuǎn)化成軟件設(shè)計(jì)。（2）集中實(shí)現(xiàn)：業(yè)務(wù)流程經(jīng)常變化，使用工作流系統(tǒng)的最大好處是：實(shí)現(xiàn)不再是散落在各種系統(tǒng)中模糊整合的軟件片斷。（3）加快應(yīng)用開(kāi)發(fā)：因?yàn)楣ぷ髁飨到y(tǒng)提供大量底層API，使得實(shí)現(xiàn)開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件只需要關(guān)注交互界面，而且成熟工作流系統(tǒng)的代碼都久經(jīng)考驗(yàn)，使得我們開(kāi)發(fā)更快，代碼更容易維護(hù)。

2.2 促進(jìn)政務(wù)流程管理

主要是針對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用級(jí)而言，通過(guò)對(duì)政務(wù)流程分析并創(chuàng)建規(guī)范化描述，最終將具體流程用統(tǒng)一的流程定義語(yǔ)言來(lái)描述，是一件艱苦但會(huì)有很好回報(bào)的工作，具體的優(yōu)勢(shì)是。

（1）提高效率：許多業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化的結(jié)果是去除許多不必要的步驟。（2）更好的流程控制：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的工作方法和跟蹤審計(jì)，提高了業(yè)務(wù)流程的管理。（3）改進(jìn)客戶(hù)服務(wù)：流程的一致性，提高了各層次對(duì)用戶(hù)響應(yīng)的可預(yù)見(jiàn)性。（4）靈活性：基于流程的軟件控制，使得可以重新設(shè)計(jì)以符合業(yè)務(wù)需要的變化。

2.3 信息交換的統(tǒng)一

由于各級(jí)政府各級(jí)部門(mén)流程眾多，而電子政務(wù)的一個(gè)重要任務(wù)就是促進(jìn)它們之間信息的交流，以及聯(lián)合辦公，協(xié)同審批等，這就要求各職能部門(mén)之間必須要做到信息統(tǒng)一，這樣交互才有基礎(chǔ)。同時(shí)也有利于各級(jí)政府，不同地區(qū)之間流程。

3 系統(tǒng)各模塊功能設(shè)計(jì)（見(jiàn)圖1）

3.1 流程定制

流程定制模塊的功能主要包括。

（1）可視化流程自定義：如用圖標(biāo)表示流程元素；流程圖可放大、縮小、自適應(yīng)顯示全圖；繪制流程圖時(shí)可拷貝、剪切、粘貼。（2）設(shè)置流程屬性：如指定流程擁有者為個(gè)人或角色；指定流程時(shí)限；指定流程為自由流或預(yù)定義流程等。（3）流程的輸入輸出：如將在其它系統(tǒng)中定制的XPDL流程文件導(dǎo)入本系統(tǒng)；在本系統(tǒng)中從圖形化流程圖生成XPDL文件；定制的流程圖可打印；驗(yàn)證流程的有效性；版本管理，己定義的流程可修改，草稿可暫存服務(wù)器端；基于瀏覽器遠(yuǎn)程定制流程等。

3.2 流程解釋

流程解釋模塊的功能主要包括。

（1）將XPDL流程定義文件解釋到數(shù)據(jù)庫(kù)流程定義的相關(guān)字段。（2）將運(yùn)行狀態(tài)的數(shù)據(jù)字段構(gòu)造成XPDL流程描述文件。

3.3 流程控制

流程控制模塊的功能主要包括。

（1）流程控制：如直流控制，這是最基本的應(yīng)用；分流控制，它應(yīng)支持多種可能流向的選擇；自循環(huán)控制；輔流控制，它主要應(yīng)用于主辦、協(xié)辦相互協(xié)作的活動(dòng)；會(huì)流控制，它主要用于多部門(mén)網(wǎng)上審批或協(xié)同辦公，如會(huì)簽、會(huì)辦；子流控制；自由流控制；條件流轉(zhuǎn)控制等。（2）支持各類(lèi)特殊流程模型：如：回退，可退回到以前的任何一步；抄送，它與分流的區(qū)別是不簽意見(jiàn)，分支不要求匯聚；取回，當(dāng)某節(jié)點(diǎn)的下一節(jié)點(diǎn)還沒(méi)有開(kāi)始處理時(shí)，本節(jié)點(diǎn)用戶(hù)有權(quán)取回，重新修改。（3）中間處理結(jié)果保存，對(duì)一些重要步驟可留待以后查詢(xún)。（4）操作控制：如必備與必讀文檔，在流程過(guò)程中，資料夾內(nèi)常會(huì)加上附件，承辦人員必需閱讀附件資料后才可辦理。事實(shí)上手工方法對(duì)這一點(diǎn)很難控制，而通過(guò)工作流自動(dòng)化軟件可以設(shè)定未閱讀附件則不能繼續(xù)流程。（5）權(quán)限控制：如相同角色或具有一定權(quán)限可取得他人的任務(wù)：同一流程中，可以限制不同處理者能夠查看和輸入的內(nèi)容。（6）啟動(dòng)與結(jié)束控制：如手工啟動(dòng)；設(shè)定條件啟動(dòng)（如周期啟動(dòng)）；其他程序啟動(dòng)（如E-mail啟動(dòng)）；結(jié)束也一樣。

3.4 流程監(jiān)控

（l）可視化流程監(jiān)控：如有權(quán)限用戶(hù)可通過(guò)流程狀態(tài)圖查詢(xún)流程運(yùn)轉(zhuǎn)情況；工作負(fù)荷量顯示，顯示所有員工目前的工作負(fù)荷，能將指定工作或任務(wù)臨時(shí)調(diào)派給其它人員處理。（2）異常查詢(xún)：如監(jiān)控者可以查看流程辦理是否超過(guò)辦理時(shí)限，如是發(fā)出催辦通知。（3）流程查詢(xún)：如本用戶(hù)已審批工作查詢(xún)；己申請(qǐng)項(xiàng)目查詢(xún)等。

3.5 流程辦理

（1）工作列表顯示：它主要是顯示待處理工作項(xiàng)的相關(guān)信息，如待審批工作列表；可申請(qǐng)項(xiàng)目列表。（2）察看和填寫(xiě)審批意見(jiàn)：包括協(xié)辦等，它出現(xiàn)在輔流中，協(xié)辦無(wú)權(quán)修改表單。（3）歷史記錄保留：如支持原件版本跟蹤、痕跡保留技術(shù)。可以保存文章、公文的所有修改、批改痕跡，并可以根據(jù)需要顯示“干凈”文檔（最后版本的文檔）和“花臉”文檔（顯示修改痕跡的文檔），便于跟蹤文件的修改歷史和確認(rèn)字句的修改責(zé)任人。（4）提醒報(bào)警：如根據(jù)工作時(shí)限與任務(wù)到達(dá)時(shí)間報(bào)警，時(shí)間排除非工作日。

3.6 用戶(hù)管理

（1）用戶(hù)的建立：如新建用戶(hù)或從其它系統(tǒng)中導(dǎo)入用戶(hù)。（2）用戶(hù)的改變：如用戶(hù)資料的改變；授權(quán)代理人和代理期限，在本人出差或其它原因不在時(shí)使用。（3）用戶(hù)的管理：如多級(jí)角色管理；用戶(hù)、角色與組織關(guān)系管理。

3.7 流程統(tǒng)計(jì)與查詢(xún)

（l）日志查詢(xún)：如每一流程實(shí)例運(yùn)行日志查詢(xún)；每月每季日志查詢(xún)和歷史記錄查詢(xún)等。（2）辦理數(shù)量質(zhì)量統(tǒng)計(jì)：如超期任務(wù)情況分析；任務(wù)平均辦結(jié)周期分析；任務(wù)參與者辦理時(shí)間分析等。

4 結(jié)論

本文從電子政務(wù)的特殊需求出發(fā)，介紹了一個(gè)應(yīng)用于該領(lǐng)域的專(zhuān)用工作流程管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，介紹了國(guó)產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)如何與JZEE開(kāi)發(fā)平臺(tái)WSAD的結(jié)合；XPDL在系統(tǒng)中的應(yīng)用等。

參考文獻(xiàn)

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