王小謙

摘要：隨著當(dāng)前社會(huì)體制的不斷改變以及社會(huì)轉(zhuǎn)型帶來(lái)的城市發(fā)展和利益的再調(diào)整，很多矛盾日益凸現(xiàn)出來(lái)，為了解決這些矛盾，群眾以各種的形式以及各種方式都反映到了信訪工作中來(lái)。信訪檔案不僅反映了信訪工作的全貌，也反映了矛盾糾紛化解的全過(guò)程，更是反映了矛盾糾紛發(fā)生、發(fā)展和平息的規(guī)律，隨著信訪量的不斷增加，把握這些規(guī)律、化消極因素為積極因素、不斷增加社會(huì)和諧的真實(shí)記錄，信訪工作者面臨的新課題就是如何做好信訪的檔案工作。為此，筆者對(duì)如何進(jìn)一步規(guī)范信訪檔案工作進(jìn)行幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：信訪檔案管理

1 為信訪工作規(guī)范化建設(shè)服務(wù)，提高對(duì)信訪檔案工作的認(rèn)識(shí)

為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀助手的工作中，信訪檔案的內(nèi)容也日益豐富。充分認(rèn)識(shí)信訪檔案的作用，對(duì)于理解信訪檔案的性質(zhì)，科學(xué)地管理信訪檔案和積極挖掘利用信訪檔案資源，充分發(fā)揮信訪檔案的作用意義重大。信訪工作是構(gòu)建和諧社會(huì)的基石，在認(rèn)真解決來(lái)訪合理要求的同時(shí)協(xié)調(diào)各種利益，拓寬信訪渠道，進(jìn)一步完善一個(gè)單位服務(wù)對(duì)象的表達(dá)機(jī)制。

1.1 信訪檔案是信訪工作全過(guò)程的重要記錄。信訪檔案在各個(gè)單位檔案的構(gòu)成中都是重要的組成部分，它不僅記載了黨和國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)以及文化教育等方面的成敗得失，從另一個(gè)方面也反映了當(dāng)時(shí)黨和國(guó)家的榮辱興衰，以及黨和政府同人民群眾之間的關(guān)系。它不僅是信訪工作活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，也是群眾信訪案件調(diào)處的重要?dú)v史資料，是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累與見(jiàn)證，是人類社會(huì)進(jìn)步的“年輪”，是信訪工作的內(nèi)在生命基因，是一種不可再生的資源。它不僅是信訪工作有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，更是信訪工作中一種無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)和證明。所以說(shuō)，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務(wù)過(guò)程中形成的原始性、記錄性、知識(shí)性、信息性的重要信息資源。

1.2 信訪檔案是初信初訪演變的歷史證據(jù)，是保持客觀面貌的真實(shí)記錄，是處理重訪和老訪戶上訪案件必備的查訪、爭(zhēng)辯研究和處理問(wèn)題的依據(jù)。信訪檔案記錄了信訪案件實(shí)際活動(dòng)的全過(guò)程，具有原始性、真實(shí)性和公正性。由于信訪檔案中既有信訪者書寫的材料，還有組織和調(diào)查的處理經(jīng)過(guò)和結(jié)論，在處理現(xiàn)實(shí)同類問(wèn)題時(shí)起到了借鑒的作用，同時(shí)也是處理重信重訪、越級(jí)信訪、申訴信訪等不可缺少的依據(jù)。特別是在處理歷史遺留的陳年信訪老案時(shí)，借助信訪檔案這個(gè)可靠的依據(jù)才能盡量地減少失誤，如果僅僅靠回憶以及口頭介紹都是不可靠的，而且主觀性太大，沒(méi)有很強(qiáng)的依據(jù)性，就會(huì)造成處理過(guò)程的隨意以及失誤。只有完整齊全的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據(jù)”，從根本上解決問(wèn)題。

1.3 信訪檔案具有參考作用。通過(guò)查考以前的信訪檔案可以掌握充分的歷史資料，這些資料表達(dá)了當(dāng)事人的意圖，信訪檔案真實(shí)具體地記錄了當(dāng)時(shí)解決問(wèn)題的方法，因此，為了改進(jìn)工作以及有效地解決信訪中出現(xiàn)的問(wèn)題，信訪檔案是其研究工作規(guī)律以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)必不可少的素材。這些資料具有參考的價(jià)值，反映了當(dāng)時(shí)的具體情況。信訪檔案工作是一項(xiàng)不可缺少、不能替代并且不能忽視的基礎(chǔ)性工作。它有利于對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題做出正確的分析判斷，通過(guò)查閱信訪檔案，領(lǐng)導(dǎo)可以了解信訪工作的規(guī)律，掌握相關(guān)的歷史資料，也為貫徹有關(guān)政策和規(guī)定提供了歷史依據(jù)和處理問(wèn)題的借鑒。

2 做好信訪檔案的收集、整理和歸檔工作，為信訪工作的扎實(shí)有成效服務(wù)

2.1 做好檔案資料的收集工作。要想做好信訪的檔案工作，做好收集工作是首要完成的工作。做好檔案工作的基礎(chǔ)和前提就是檔案資料收集得是否齊全。為了更好地管理和利用信訪檔案，與檔案管理相關(guān)的工作人員一定要掌握“檔案管理學(xué)”的相關(guān)知識(shí)。在檔案立卷的時(shí)候一定要把原始的詳細(xì)資料都收集上來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一保管，避免由于檔案的不完整而造成一定的弊病。檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)善于將分散到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及業(yè)務(wù)部門的有價(jià)值的材料進(jìn)行收集，累積檔案的一種手段就是收集各種信訪材料、調(diào)查材料以及結(jié)案報(bào)告等，收集這些材料進(jìn)行集中保管的目的就是最大限度地保持歷史的真實(shí)面貌以便更好地服務(wù)于后續(xù)工作。信訪檔案根據(jù)信訪條例的要求應(yīng)當(dāng)具有以下材料：第一，起點(diǎn)單位的上級(jí)單位的信訪事項(xiàng)復(fù)查意見(jiàn)書；第二，起點(diǎn)單位處理信訪事項(xiàng)的處理意見(jiàn)；第三，上訪人登記表或上訪信；第四，相對(duì)應(yīng)的國(guó)家政策以及相關(guān)文件和佐證材料，處理意見(jiàn)、復(fù)核意見(jiàn)、會(huì)議記錄、紀(jì)要調(diào)查報(bào)告以及上級(jí)交辦案件還有“交辦案件結(jié)果報(bào)告單”；第五，與上訪人的約談?dòng)涗浐退瓦_(dá)回執(zhí)；第六，上訪人上訪訴求問(wèn)題的調(diào)查報(bào)告；第七，復(fù)查單位上級(jí)單位關(guān)于信訪事項(xiàng)的復(fù)查意見(jiàn)書。

2.2 整理。檔案的整理工作包括檔案的鑒定、保管以及檢索等內(nèi)容，在檔案的整理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案整理的原則，按照檔案形成的特點(diǎn)以及規(guī)律進(jìn)行整理和放置以便于以后工作的利用，將檔案的文件、材料以及結(jié)案報(bào)告和處理意見(jiàn)等形成一定的歷史聯(lián)系，要及時(shí)鑒定保存的白頭文件。此外，歸檔工作并不是將所有全部的材料都進(jìn)行歸檔，凡是最終形成檔案并保存下來(lái)的不僅記錄了當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，而且反映了當(dāng)時(shí)的歷史，立卷并形成檔案應(yīng)該是那些有利用價(jià)值的上訪案件。在整理和保存檔案的時(shí)候應(yīng)當(dāng)在充分利用原有的整理基礎(chǔ)上尊重歷史以及前人的勞動(dòng)成果，凡是合理的都應(yīng)當(dāng)繼承下來(lái)并在以后的工作中進(jìn)行借鑒以提高工作效率和工作質(zhì)量。

2.3 利用科學(xué)技術(shù)，整理歸檔。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段，可以收到事半功倍的效果。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。個(gè)人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類，因?yàn)槊總€(gè)人的理解能力不同，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但仍不可避免地造成分類不準(zhǔn)，給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檢索利用將會(huì)非常方便，減少了手工操作，提高了工作效率。

3 加強(qiáng)信訪檔案保護(hù)工作，為社會(huì)和諧穩(wěn)定服務(wù)

3.1 信訪檔案管理制度化是檔案管理工作的基本保證，信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對(duì)一件信訪問(wèn)題從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的所有材料的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在工作中自身形成的和上級(jí)下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。信訪檔案實(shí)行年終一并歸檔。保管期限分永久、長(zhǎng)期和短期。同時(shí)，檔案管理設(shè)專人專柜，建立健全保密、借閱、責(zé)任、安全等各項(xiàng)管理制度。防止檔案損毀、錯(cuò)放、丟失和失密；防止霉變、磨損、蟲蛀和受潮。信訪檔案要按規(guī)定銷毀，確保檔案安全、完好和利用方便。對(duì)已借出的檔案，管理人員要及時(shí)負(fù)責(zé)督促歸還。信訪檔案是信訪工作中的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，要想充分發(fā)揮信訪檔案的作用，必須加強(qiáng)對(duì)信訪檔案的管理。既不要不顧長(zhǎng)遠(yuǎn)，而損毀檔案，又不要為保護(hù)檔案而不提供利用方便。只有保證檔案的安全、完好，有利于現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，才能使信訪檔案發(fā)揮出更大的作用。

3.2 在實(shí)際工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，維護(hù)信訪檔案的完整和安全是檔案管理工作的基本要求。這就要求我們檔案工作者必須做到“九防”：一是防光，強(qiáng)烈的光線會(huì)損害檔案壽命，紙張也會(huì)變黃發(fā)脆，強(qiáng)烈的紫外線可使檔案褪色；二是防蟲，為達(dá)到殺菌作用，定期噴灑殺蟲劑，定期在柜子中放置樟腦球；三是防鼠，定期放置鼠藥以防老鼠咬傷檔案；四是防霉變，以往檔案中多使用糨糊粘補(bǔ)，易形成檔案蛀蟲；五是防潮，過(guò)度潮濕可使檔案形成紙磚，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相對(duì)濕度在50%-60%為宜；六是防塵，灰塵和煙塵不宜太濃；七是防水，杜絕淋濕、浸泡現(xiàn)象；八是防火，及時(shí)排除一些火災(zāi)隱患；九是防盜，要設(shè)置專用鐵柜進(jìn)行保管。

總之，機(jī)關(guān)信訪檔案是對(duì)一項(xiàng)事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的歷史記錄，它對(duì)于總結(jié)檢驗(yàn)，籌劃未來(lái)，有著十分重要的作用，只有提高對(duì)信訪檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，維護(hù)好一個(gè)單位服務(wù)對(duì)象的利益，才能為穩(wěn)定社會(huì)做貢獻(xiàn)，科學(xué)地管理好利用好檔案才能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

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