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      關(guān)于做好辦公室行政管理工作的深層次思考

      2013-04-29 00:44:03敬勝
      關(guān)鍵詞:辦公室

      敬勝

      摘要:辦公室作為一個(gè)組織內(nèi)直接為領(lǐng)導(dǎo)和中心服務(wù)、上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右的中樞機(jī)構(gòu),參與組織事務(wù)、協(xié)調(diào)各項(xiàng)事宜,做好服務(wù),是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和處理日常事務(wù)的核心。本文從辦公室的重要作用入手,分析現(xiàn)階段辦公室行政工作的重要作用和存在的問(wèn)題,并提出相應(yīng)對(duì)策。

      關(guān)鍵詞:辦公室 行政管理工作 深層次思考

      1 辦公室行政管理工作的重要作用

      1.1 它是組織上傳下達(dá)的咽喉 從行政管理角度看辦公室工作,主要完成的是上級(jí)部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)行政工作,處理的是領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)工作人員之間的關(guān)系。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要助手,其助手作用體現(xiàn)在:辦公室結(jié)合本單位的實(shí)際情況來(lái)貫徹和執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)部署的各項(xiàng)任務(wù)和工作,并且監(jiān)督檢查實(shí)施落實(shí)的結(jié)果。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)的重要參謀,其參謀作用表現(xiàn)在:辦公室工作人員的重要工作之一是深入群眾,了解基層情況和需求,廣泛聽(tīng)取基層意見(jiàn)和建議,及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性意見(jiàn),提出改進(jìn)建議。辦公室是一個(gè)組織內(nèi)協(xié)調(diào)上下的保障,其協(xié)調(diào)作用在于及時(shí)向員工傳達(dá)上級(jí)主管部門(mén)及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各指示和精神,協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系,起到承上啟下的作用??傊k公室的重要作用在于它是組織上傳下達(dá)的咽喉。

      1.2 它是組織協(xié)調(diào)左右的紐帶 辦公室是一個(gè)綜合性的辦事部門(mén),是保證組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中介和橋梁。辦公室在組織內(nèi)通常大量地溝通上下工作,聯(lián)系部門(mén)工作人員,通過(guò)對(duì)事務(wù)和工作人員的合理、及時(shí)銜接,來(lái)完成上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)。鑒于上級(jí)下達(dá)事務(wù)的時(shí)效性和重要性不同,辦公室工作的重點(diǎn)就要放在快捷、周密,以及規(guī)范地對(duì)其進(jìn)行傳達(dá)和實(shí)施。隨著工作節(jié)奏的不斷加快,辦公室協(xié)調(diào)左右的紐帶作用也日益明顯。

      作為組織服務(wù)的核心的辦公室,辦公室的天職是服務(wù)組織,立足于服務(wù)組織是辦公室工作的主要特點(diǎn)之一。辦公室的服務(wù)作用首先體現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),辦公室從屬于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān),服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)是每個(gè)員工的工作職責(zé)。辦公室行政工作就是為組織和領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)合理、及時(shí)有效的意見(jiàn)和建議。其次是為組織和基層服務(wù),辦公室工作及時(shí)地掌握組織的決策方向和基層的需求情況,為解決組織和基層存在的問(wèn)題出謀劃策。最后是為群眾服務(wù),辦公室工作中對(duì)外工作的部分即是為群眾服務(wù)的體現(xiàn)。簡(jiǎn)言之,辦公室是組織行駛服務(wù)職能的核心。

      2 辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

      2.1 辦事效率低下,不能及時(shí)地上傳下達(dá) 作為一個(gè)綜合全面的辦事機(jī)構(gòu),辦公室行政工作在宏觀層面,肩負(fù)著傳達(dá)、執(zhí)行、監(jiān)督和服務(wù)等諸多方面的整體職能;在微觀層面,擔(dān)負(fù)著起草文件、處理文書(shū)、傳遞信息和進(jìn)行接待等眾多事務(wù)。通常是組織承上啟下、協(xié)調(diào)左右和聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和樞紐。在改革開(kāi)放日益深化的今天,各組織的職能劃分越發(fā)清楚、各司其職,各部門(mén)的分工也越發(fā)細(xì)致。這樣的職能劃分導(dǎo)致眾多的機(jī)構(gòu)辦公室行政工作承擔(dān)組織事宜,上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)的任務(wù)和精神層層下達(dá),中間經(jīng)過(guò)眾多的部門(mén)和人員,造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)。所以,隨著辦公室行政工作的細(xì)致劃分,導(dǎo)致上級(jí)命令和精神下達(dá)的程序變得繁瑣,時(shí)間花費(fèi)更長(zhǎng),從而降低了辦公室行政工作的效率。

      2.2 辦公室行政工作人員工作能力較差 辦公室行政工作事務(wù)繁多而瑣碎,因此有部分工作人員對(duì)待工作缺乏認(rèn)真求實(shí)的精神,得過(guò)且過(guò)。面對(duì)上級(jí)下達(dá)的任務(wù)和精神,出現(xiàn)與自己意見(jiàn)相左的情況時(shí),不能做到客觀對(duì)待,主觀上產(chǎn)生敷衍情緒,導(dǎo)致潦草處理的結(jié)果。同時(shí),面對(duì)當(dāng)今社會(huì)金錢(qián)物質(zhì)等各方面的誘惑,部分工作人員不能正確對(duì)待,以至于步入貪污腐敗的歧途。另外,還有個(gè)人能力方面的問(wèn)題,有的工作人員辦事馬虎、缺乏嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的品質(zhì),導(dǎo)致辦公室行政工作的執(zhí)行不能沿著預(yù)期的軌道進(jìn)行和發(fā)揮作用。最后,辦公室行政人員服務(wù)群眾的意識(shí)不夠強(qiáng)烈,甚至認(rèn)為為群眾服務(wù)是群眾有求于自己,在工作中出現(xiàn)“擺架子”、“端姿態(tài)”的不良現(xiàn)象。以上這些辦公室行政工作人員個(gè)人能力和品格方面的問(wèn)題是他們工作能力不夠、工作素質(zhì)較低的體現(xiàn),這些問(wèn)題都有待在日常工作中不斷改進(jìn)。

      2.3 社會(huì)各界對(duì)辦公室行政工作認(rèn)識(shí)的偏頗 社會(huì)各界對(duì)辦公室行政工作的認(rèn)識(shí)存在嚴(yán)重的偏頗,人們普遍認(rèn)為辦公室行政工作就是“接接電話喊喊人,傳傳口信看看門(mén),收收發(fā)發(fā)捆捆繩”一類的雜事、瑣事,而沒(méi)有什么大事、要事。事實(shí)上,辦公室行政工作,起著上傳下達(dá)、聯(lián)系左右和溝通內(nèi)外的重要作用。雖然處理的是傳達(dá)命令精神、接轉(zhuǎn)電話、接待來(lái)訪和收發(fā)之類瑣碎的事務(wù),但是,人們往往從這些工作中透露出來(lái)的言行舉止、工作表現(xiàn)、員工作風(fēng)和辦事效率來(lái)看待和評(píng)價(jià)組織工作的效果。例如,看似簡(jiǎn)單的電話轉(zhuǎn)接,其中卻包括有上級(jí)指示,有內(nèi)外情況反饋,甚至業(yè)務(wù)往來(lái)等重大事宜,肩負(fù)著溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右的重大使命。所以,辦公室行政工作并不似外界社會(huì)偏頗認(rèn)識(shí)的那樣簡(jiǎn)單瑣碎,而是有著其獨(dú)有的意義。

      3 做好辦公室行政工作的建議

      3.1 精簡(jiǎn)辦公部門(mén)和機(jī)構(gòu),提高辦事效率 要提高辦公室行政工作的辦事效率,首先要做的是精簡(jiǎn)辦公機(jī)構(gòu)和部門(mén)。減少中間部門(mén)的設(shè)置,才能使命令、精神的下達(dá)更加地快捷和有效。與此同時(shí),辦公室行政工作要切實(shí)負(fù)責(zé)起本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的本職工作,每一環(huán)節(jié)的工作都及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行銜接和處理,才能做到各個(gè)機(jī)構(gòu)部門(mén)的協(xié)調(diào)一致。各部門(mén)和機(jī)構(gòu)只有找到并且認(rèn)識(shí)清楚辦公室行政工作的特定內(nèi)容和職能,才能樹(shù)立起全局觀念,從而積極努力地為領(lǐng)導(dǎo)辦事、為基層服務(wù)、為群眾謀利。簡(jiǎn)言之,辦公室行政部門(mén)要對(duì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行精簡(jiǎn),各職能部門(mén)要各司其職,才能提高自身辦事效率,以自己良好的“服務(wù)”形象,為組織內(nèi)外“做實(shí)事”,為基層為群眾“辦大事”。

      3.2 加強(qiáng)對(duì)辦公室行政工作人員的培訓(xùn),提升員工素質(zhì) 作為辦公室行政工作人員,為了適應(yīng)辦公室工作的新要求,首先要一如既往堅(jiān)持學(xué)習(xí),培養(yǎng)自己觀察、分析和解決問(wèn)題的能力。辦公室繁雜的工作事務(wù)不僅要求工作人員要能高效處理好急需解決的事務(wù),還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。同時(shí)始終保持自己良好的工作態(tài)度,從被動(dòng)工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作,探索做好行政工作的新方法和好路子。還要注重對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)、新問(wèn)題的研究,用新的有用的知識(shí)去解決新的問(wèn)題,做到與時(shí)俱進(jìn)。最后,還要樹(shù)立和加深全心全意為人民服務(wù)的思想,提高自己的服務(wù)能力,在繁雜的工作中甘于吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)、敢為人先,提高自己的工作能力和工作素質(zhì),充分發(fā)揮自己的價(jià)值。

      3.3 提供外部動(dòng)力——正確引導(dǎo)社會(huì)各界看法 鑒于外界社會(huì)對(duì)辦公室行政工作認(rèn)識(shí)度不高的問(wèn)題,可以利用大眾傳播媒介的有利作用,對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄?,使更多的人了解辦公室行政工作的不容易之處和重要作用。部分辦公室甚至可以舉辦“開(kāi)放日”活動(dòng),讓社會(huì)人士近距離接觸辦公室行政工作,了解其工作內(nèi)容和意義,以此來(lái)扭轉(zhuǎn)社會(huì)認(rèn)識(shí)的偏頗。只有社會(huì)各界對(duì)辦公室行政工作有充分的認(rèn)識(shí)和理解,才能為其提供源源不斷的動(dòng)力和支持。

      4 結(jié)束語(yǔ)

      辦公室行政工作是一個(gè)組織機(jī)構(gòu)不可或缺的工作環(huán)節(jié),它對(duì)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和各項(xiàng)事務(wù)的順利處理,起著承上啟下的橋梁作用,是協(xié)調(diào)左右的紐帶和服務(wù)工作的核心。但是現(xiàn)階段辦公室行政工作的問(wèn)題在于,機(jī)構(gòu)的繁復(fù)和人員的冗雜造成的辦事效率低下、工作人員素質(zhì)有待提高,以及外界社會(huì)認(rèn)知的偏頗。針對(duì)這些問(wèn)題,辦公室行政機(jī)構(gòu)需要精簡(jiǎn)和規(guī)范,以提高辦事的效率;工作人員要不斷學(xué)習(xí)、樹(shù)立正確的思想意識(shí),以更好地進(jìn)行行政工作;同時(shí),各機(jī)構(gòu)部門(mén)要努力糾正外界社會(huì)的認(rèn)知偏頗,使之成為自己完善工作的不竭動(dòng)力。只有這樣,才能充分體現(xiàn)和發(fā)揮辦公室行政工作的積極作用。

      參考文獻(xiàn):

      [1]朱中杰.做好新時(shí)期辦公室行政管理工作的思考[J].科學(xué)咨詢,2010,17.

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      [3]強(qiáng)心宇.做好辦公室行政管理工作的點(diǎn)滴思考[J].中國(guó)輕工教育,2000,08.

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      [5]劉翠賢.淺談如何在新形勢(shì)下做好辦公室行政管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2012,10.

      [6]余元春.對(duì)辦公室行政管理工作的認(rèn)識(shí)及體會(huì)[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012,11.

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