高校聲像檔案數(shù)字化管理探析

劉忠華

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，許多高校都在努力推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作。在推進(jìn)文書檔案數(shù)字化管理的同時(shí)，已經(jīng)將聲像檔案的數(shù)字化管理納入視野范圍，可以說聲像檔案的數(shù)字化是建立數(shù)字化檔案館的一個(gè)重點(diǎn)與難點(diǎn)。

一、聲像檔案數(shù)字化管理是我校檔案工作的必然要求

筆者所在高校早在2011年就明確提出建立數(shù)字化檔案館的工作目標(biāo)，為更好地推進(jìn)此項(xiàng)工作，兩年多以來，筆者先后實(shí)地考察調(diào)研了省內(nèi)外十幾所檔案數(shù)字化工作開展良好的兄弟院校檔案館（室），利用一切可能的機(jī)會(huì)加強(qiáng)與他們的溝通交流，學(xué)習(xí)和借鑒他們檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想與原則、運(yùn)作方式、系統(tǒng)建設(shè)、管理模式等方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，探索適合我校數(shù)字化檔案館建設(shè)情況的方法和道路，在當(dāng)前學(xué)校有限的人力、物力、財(cái)力下，盡快推進(jìn)校館藏檔案數(shù)字化及服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化工作，尤其是聲像檔案數(shù)字化管理方面。

二、當(dāng)前高校聲像檔案數(shù)字化管理的基本情況：

數(shù)字化檔案館的建設(shè)基本可分為三個(gè)階段：一初始階段主要是建立檔案信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)行紙質(zhì)檔案的電子化管理工作；二發(fā)展階段，主要是光盤和局域網(wǎng)絡(luò)在檔案館的應(yīng)用，用戶可以在檔案館及其以外的局域網(wǎng)內(nèi)任何場(chǎng)所訪問檔案館的機(jī)讀目錄、光盤數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)；三數(shù)字化檔案館階段，通過互聯(lián)網(wǎng)跨越館際，超越時(shí)空限制，在虛擬檔案館中利用檔案信息資源。不論是哪個(gè)階段，都離不開數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。當(dāng)前，不少的高校檔案館已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化檔案館建設(shè)的初始化階段和發(fā)展階段，開發(fā)或引進(jìn)了檔案自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工與處理，應(yīng)該說，已經(jīng)取得了階段性的成果。各高校在聲像檔案的數(shù)字化管理方面還是處于探索階段，主要分為以下幾種情況：

（一）利用某個(gè)較成熟的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行聲像檔案數(shù)字化管理

當(dāng)前，各高校都是在市場(chǎng)上自主選用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，在調(diào)研與走訪過程中，筆者發(fā)現(xiàn)全國不少高校檔案館選用了南方某所高校所研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，甚至很多國家機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位也選用了該系統(tǒng)。該系統(tǒng)從2003年研發(fā)完成投入使用，已經(jīng)通過省檔案局科技成果鑒定，也獲得了國家版權(quán)局頒發(fā)的計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記證書?？梢詫?shí)現(xiàn)檔案錄入、全文掛接、檔案查詢、檔案借閱利用統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)識(shí)別、信息發(fā)布等功能，是當(dāng)前市場(chǎng)上比較成熟的一款系統(tǒng)之一。該系統(tǒng)是由某大學(xué)的檔案館與南京某科技有限公司聯(lián)合研制開發(fā)的電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)及信息發(fā)布系統(tǒng)。據(jù)部分使用該系統(tǒng)的檔案館工作人員反映，該系統(tǒng)的利用能夠明顯提高工作效率，保障數(shù)據(jù)安全，與學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)直接對(duì)接，在已有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源的二次開發(fā)利用，并直接利用檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的相關(guān)數(shù)據(jù)制作檔案館網(wǎng)頁進(jìn)行發(fā)布與公告。不少高校在利用該系統(tǒng)處理文字性檔案資料的同時(shí)，管理照片、音頻、視頻檔案數(shù)據(jù)。

（二）在選用某個(gè)信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步自主開發(fā)

部分高校在利用某個(gè)比較成熟的系統(tǒng)進(jìn)行管理數(shù)字化的文字檔案的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了其在管理照片、音頻、視頻等聲像檔案方面的局限性，比如在上傳的聲像檔案數(shù)據(jù)量不大，同時(shí)使用系統(tǒng)人數(shù)不多的情況下，數(shù)據(jù)上傳速度較快，查找利用效果比較理想。但數(shù)據(jù)達(dá)一定空間后，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)運(yùn)行緩慢的現(xiàn)象，10人左右同時(shí)在線工作會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)緩慢至不運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。針對(duì)這種情況，所走訪的上海部分高校檔案館為應(yīng)對(duì)這種情況，引進(jìn)了計(jì)算機(jī)和軟件設(shè)計(jì)專業(yè)的工作人員，根據(jù)自己學(xué)校的聲像檔案管理工作需求，做出系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，請(qǐng)相關(guān)專業(yè)公司重新設(shè)計(jì)了專門的聲像檔案管理系統(tǒng)與正在使用中的文字檔案管理系統(tǒng)對(duì)接。重新設(shè)計(jì)后的聲像檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念是以利用方便為主要目的，查找對(duì)象的速度比較快，并且考慮到了照片的版權(quán)保護(hù)問題，避免日后產(chǎn)生相關(guān)法律問題。檔案館為保證服務(wù)器的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，僅在服務(wù)器的升級(jí)、擴(kuò)容上就先后投入了30多萬，對(duì)服務(wù)器的設(shè)計(jì)要求上也特別注重?cái)?shù)據(jù)的安全保護(hù)問題，采取了雙重保護(hù)措施來保障數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全。

（三）獨(dú)立自主研發(fā)系統(tǒng)

據(jù)筆者了解，上海交通大學(xué)的數(shù)字化檔案館建設(shè)工作早在2000左右即啟動(dòng)，在檔案界已經(jīng)是有口皆碑。上海交通大學(xué)檔案館設(shè)有信息中心技術(shù)室，能夠針對(duì)學(xué)校工作需求自主開發(fā)檔案管理系統(tǒng)和信息發(fā)布網(wǎng)頁。分為“歸檔平臺(tái)”、“檔案查詢”、“學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證”、“校友人物信息查詢”、“科研獲獎(jiǎng)成果查詢”、“歷史文件中心”、“現(xiàn)代文件中心”、“編研陳展”、“專題匯編”、“視頻點(diǎn)播”等幾個(gè)部分。但是，該系統(tǒng)并不推向市場(chǎng)，僅供自己學(xué)校使用，無法在其他學(xué)校推廣。該校的照片管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，不直接調(diào)用原版照片，查閱原版照片需調(diào)用光盤或磁盤陣列。在我們已調(diào)查了解的幾十所高校中，均未開展視頻檔案的數(shù)字化管理工作。該校檔案館負(fù)責(zé)人表示，他們剛開始啟動(dòng)視頻檔案的數(shù)字化管理工作，前不久陸續(xù)考察過中央音像館所用的媒咨系統(tǒng)、青島檔案館和深圳檔案館的數(shù)字化管理工作，正在做工作規(guī)劃方案。但是該系統(tǒng)投入大，工作過程紛繁復(fù)雜，需要大量的專業(yè)設(shè)備和專業(yè)工作人員來配合操作該系統(tǒng)。

山東大學(xué)檔案館也正在研發(fā)自己的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)照片與視頻的數(shù)字化管理，當(dāng)前已經(jīng)投入使用，正在推向市場(chǎng)。

三、對(duì)于高校建設(shè)數(shù)字化檔案館的幾點(diǎn)思考

（一）檔案資源的數(shù)字化處理是一項(xiàng)投資巨大的工程

當(dāng)前各高校建立數(shù)字化檔案館都面臨不僅要數(shù)字化處理當(dāng)前產(chǎn)生的檔案資料，還要數(shù)字化處理歷史遺留的過往資料的問題。這是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不可一蹴而就，需要長時(shí)間地投入大量的人力、物力和財(cái)力。所考察的幾所高校在有限的人力資源的情況下，都采取服務(wù)外包的形式來解決這個(gè)問題。在此工作上同濟(jì)大學(xué)檔案館2011年投入99萬，數(shù)字化處理了140萬頁檔案資料，計(jì)劃2012年投入200萬，以后計(jì)劃每年投入300-500萬，直至此項(xiàng)工作完成；目前上海交通大學(xué)檔案館通過此種方式數(shù)字化處理了400多萬頁檔案資料；上海師范大學(xué)檔案館的服務(wù)外包工作合作單位是上海八一廠；西南石油大學(xué)和蘇州大學(xué)檔案館是采取有選擇性進(jìn)行資源數(shù)字化的方案，珍貴的檔案、利用率較高的檔案（如新生錄取名冊(cè)等）、字跡退化的檔案、基建圖紙檔案優(yōu)先數(shù)字化處理。

（二）建立數(shù)字化檔案館要注重檔案隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化檔案館的建設(shè)需要配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才來維護(hù)、管理檔案管理系統(tǒng)，隨著系統(tǒng)開發(fā)公司原有軟件的升級(jí)和更新?lián)Q代，加上供應(yīng)商地域距離的遙遠(yuǎn)，在系統(tǒng)的服務(wù)期過期后，僅依靠供應(yīng)商的服務(wù)很難保證系統(tǒng)的正常維護(hù)、開發(fā)和升級(jí)，并且存在后期維護(hù)服務(wù)費(fèi)用投入巨大，服務(wù)不及時(shí)不到位的問題。我校及山東大學(xué)等學(xué)校目前所使用系統(tǒng)狀況使我們深切的感受到這一點(diǎn)。上海交通大學(xué)檔案館和上海師范大學(xué)檔案館的檔案管理系統(tǒng)都是靠檔案館自己的計(jì)算機(jī)專業(yè)人士來維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，還要培訓(xùn)一批技術(shù)骨干和管理人才，提高全體工作人員的數(shù)字檔案館工作思維、操作技能。

（三）數(shù)字化檔案館的建設(shè)要貫徹整體性的規(guī)劃原則

數(shù)字化檔案館的建設(shè)規(guī)劃應(yīng)該納入學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)的整體規(guī)劃中。蘇州大學(xué)、上海交通大學(xué)的數(shù)字化檔案館負(fù)責(zé)人跟我們介紹，檔案館作為弱勢(shì)部門，在經(jīng)費(fèi)和人員都嚴(yán)重匱乏的情況下，都無法獨(dú)立完成數(shù)字化的系統(tǒng)工程，他們是依托由學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)中心牽頭的數(shù)字化校園建設(shè)項(xiàng)目，在教務(wù)、財(cái)務(wù)、學(xué)生部門的配合下，對(duì)接學(xué)校的辦公自當(dāng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)），靠全校各部門的合力來實(shí)現(xiàn)當(dāng)前的檔案數(shù)字化管理，極大地提高了全校各部門的工作效率和效益。此外，還要整體規(guī)劃好數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)分配，轉(zhuǎn)變管理模式，根據(jù)工作需要合理分工，重新整合檔案館的資源。