聲像檔案歸檔與保存的數(shù)字化管理探究

彭萍

摘 要：聲像檔案的歸檔和保存，是對其進(jìn)行有效管理與利用的主要手段。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化通信技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化的管理技術(shù)有利于實現(xiàn)聲像檔案應(yīng)有的價值，已是聲像檔案的歸檔與保存形式的大勢所趨，同時也是人類社會發(fā)展的必然結(jié)果。本文通過分析聲像檔案歸檔與保存中的現(xiàn)狀，介紹了聲像檔案歸檔與保存中的數(shù)字化管理方法，并就數(shù)字化在進(jìn)行聲像檔案的歸檔與保存中的風(fēng)險問題提出了相應(yīng)的措施及建議。

關(guān)鍵字：聲像檔案；歸檔；保存；數(shù)字化管理：硬盤

一、聲像檔案的概念及對其進(jìn)行歸檔與保存的意義

聲像檔案還可以稱為音像檔案，是錄像帶和照片的統(tǒng)稱，它是在社會活動中形成的，以影像和聲音為主，并輸于文字說明的具有保存價值的歷史記錄，其主要是以照片、影片、唱片及錄音等作為載體，將自認(rèn)為有意義的事情以這種直觀的形式記錄下來并可以重新播放，讓人有身臨其境的感覺，具有現(xiàn)實性和不可重復(fù)性，可以說發(fā)展空間非常廣闊。聲像檔案是檔案中不可或缺的一部分，同時也是現(xiàn)代檔案物質(zhì)載體的主要內(nèi)容。對聲像檔案進(jìn)行科學(xué)合理的歸檔與保存，不僅可以豐富檔案管理室的內(nèi)容，使各類檔案歸檔完整，而且達(dá)到方便了檔案管理人員的管理，同時對于企業(yè)的發(fā)展過程及未來的發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實意義。

二、聲像檔案的歸檔與保存的現(xiàn)狀分析

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的提高，數(shù)碼相機、攝像機等的使用越來越廣泛，隨之產(chǎn)生了大量的聲像文件，那么如何對這些聲像檔案進(jìn)行歸檔與保存，以便對其進(jìn)行有效管理與利用也變得越發(fā)重要。目前對于聲像檔案的歸檔保存方面存在著以下問題：

1、攝錄人員的專業(yè)素質(zhì)和對聲像檔案歸檔保存的意識較弱

聲像攝錄人員的工作技能和綜合素質(zhì)具有一定的偏差，直接影響著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。隨著攝錄人員隊伍的壯大，大多數(shù)的攝錄人員工作年限較短，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能和知識，而且對所拍攝的聲像檔案的歸檔與保存管理認(rèn)知不夠，缺乏對聲像檔案的歸檔保存概念；同時部分聲像檔案未及時移交檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，因無相應(yīng)的記錄或說明而導(dǎo)致歸檔困難。另外，檔案管理人員變動和機構(gòu)的調(diào)整，也一定程度上造成了聲像檔案的失控和流失。

2、對聲像檔案進(jìn)行歸檔與保存的管理混亂

（1）對聲像檔案的歸檔與保存管理制度不夠完善，缺乏統(tǒng)一管理。表現(xiàn)在有些企業(yè)或機關(guān)單位沒有統(tǒng)一的聲像檔案管理制度，處于自由狀態(tài)。

（2）對聲像檔案的管理意識及管理水平具有很大差異。聲像檔案不僅有很強的時效性，而且對歸檔要求也很嚴(yán)格，比如照片相對應(yīng)的底片及相關(guān)文字說明必須統(tǒng)一歸檔，而不能處于分開狀態(tài)。但是好多檔案管理這方面的意識較薄弱，以至于出現(xiàn)了照片與底片及文字丟失的情況。管理水平的差異導(dǎo)致很多聲像檔案在幾個單位出現(xiàn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象。

（3）聲像檔案的歸檔范圍不夠明確。很多單位的歸檔材料較多，但是對于檔案范圍沒有明確規(guī)定，從而在很大程度上影響了攝錄人員將聲像資料歸檔的自主性及積極性。

三、聲像檔案的歸檔與保存中的數(shù)字化管理方法

有效地保管好聲像檔案，使其更加完整與完善，以最大限度地延長檔案的使用時間，是檔案管理急需解決的大問題。隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代智能通信技術(shù)的飛速發(fā)展，通過數(shù)字化的方法對聲像檔案進(jìn)行歸檔與保存成為了現(xiàn)代化建設(shè)管理的大勢所趨，其成功運用有利于實現(xiàn)聲像檔案的應(yīng)有價值，也是社會智能化發(fā)展的必然結(jié)果。

1、對照片進(jìn)行歸檔保存的數(shù)字化管理方法

對原有已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)照片，進(jìn)行分批掃描，并對每張照片做好詳細(xì)標(biāo)注，注明時間、地點、事件背景等；對已經(jīng)作為檔案保存的數(shù)碼照片，可以不用處理，因為照片上的原始數(shù)據(jù)，不僅是拍攝時間及光線條件的記錄，還能起到原始憑證的作用，僅將照片檔案直接數(shù)據(jù)傳輸入電腦，存儲在硬盤上正確的位置即可。

2、磁帶、錄像帶、光盤等其他聲像檔案的數(shù)字化管理方法

對于原有的錄像帶、光盤等，可以通過計算機技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化模式，進(jìn)行數(shù)字化處理，存入硬盤相應(yīng)位置來長久保存。注意，在歸檔中應(yīng)該根據(jù)所反映的內(nèi)容等使同一內(nèi)容或同一類型的照片等歸入同一類。

通過數(shù)字化的管理使聲像檔案形成了聲像電子檔案，可以隨時進(jìn)行歸檔，方便快捷。在接收到電子文檔的同時，就可以給每一份文件編制一個唯一的分類號及檔案號等進(jìn)行歸檔，同時還可以進(jìn)行電子檔案的主題詞標(biāo)引、著錄等；甚至可以編制全方位、多角度的檢索工具，以便檢索查詢用。對于電子版的聲像檔案，可以利用計算機對電子檔案信息資源進(jìn)行信息整合和加工處理，大大縮短了信息加工的時間，提高了檔案信息利用的時效性，同時具有傳遞快捷、方便的

優(yōu)點。

四、聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔與保存中的風(fēng)險控制

1、數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換的遷移風(fēng)險控制

格式的轉(zhuǎn)換對于數(shù)字聲像檔案來說具有非常大的影響，比如將文件由一種格式轉(zhuǎn)換為另一種格式時，需要先由一種格式壓縮成另一種格式，即先解壓縮再進(jìn)行壓縮。而數(shù)字聲像檔案在這種格式的轉(zhuǎn)換過程中，可能會對檔案的完整性及真實性造成損壞，面對這樣的風(fēng)險，《電子文檔歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）》中規(guī)定：音頻電子文件必須以WAV、MP3為通用格式，視頻或多媒體電子文件必須以MPEG、AVI為通用格式。

2、數(shù)字化硬盤存儲中的設(shè)備風(fēng)險

數(shù)字化的聲像檔案一般都存儲在硬盤中，一旦硬盤老化就會造成聲像檔案數(shù)據(jù)的損失。針對這種風(fēng)險，有以下兩種控制措施：一是對聲像檔案的硬盤采取“自監(jiān)測、分析及報告技術(shù)”，來監(jiān)測磁頭、磁盤、馬達(dá)和電路等，當(dāng)監(jiān)測對象發(fā)生異常情況時，這種“自監(jiān)測、分析及報告技術(shù)”就會自動發(fā)出警報，自動降低硬盤的運行速度，然后把電子數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)存到安全扇區(qū)，甚至可以把文件備份到其他硬盤或存儲設(shè)備，以此來提高硬盤的安全性；二是可以采用驅(qū)動器健康檢測技術(shù)，讓用戶自己檢測硬盤的運轉(zhuǎn)狀況，通過讀取伺服位置錯誤信號來計算盤片交換、伺服穩(wěn)定性、重復(fù)移動等參數(shù)，并出現(xiàn)圖形供用戶參考，以便對硬盤式的聲像檔案信息進(jìn)行及時備份，并在合適的條件下保存，同時定期在獨立系統(tǒng)的計算機上檢查，以保證檔案的安

全性。

五、總結(jié)

對聲像檔案的數(shù)字化管理模式，大大簡化了傳統(tǒng)的檔案管理方式的步驟，而且節(jié)約了傳統(tǒng)檔案管理中的人員和辦公費用的成本，在很大程度上有利于經(jīng)濟效益的提高。所以說，信息技術(shù)的發(fā)展帶動了聲像檔案數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展，而技術(shù)的創(chuàng)新則必然會帶來工作與管理方式的變革，結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)，聲像檔案的歸檔與保存的數(shù)字化管理最終會實現(xiàn)多元化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化、智能化以及虛擬化。

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