做好干部檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

劉艷萍

【摘 要】干部檔案管理工作對(duì)我國(guó)人事制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文采用例證分析的方法，對(duì)干部檔案管理工作的意義、策略、人才等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。得出如下結(jié)論：科學(xué)規(guī)范的干部檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)干部檔案管理工作的新局面。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)規(guī)范淺析

科學(xué)規(guī)范的干部檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。要做好干部檔案管理工作，就必須立足于我國(guó)現(xiàn)代人事管理制度的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的干部檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)干部檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善干部檔案管理工作，培養(yǎng)干部檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大干部檔案管理工作人員工作熱情。使干部檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

1.做好干部檔案管理工作的重要意義

做好干部檔案管理工作是干部人事工作健康發(fā)展的需要，干部檔案管理工作是人事管理工作的一部分，是提高機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理干部檔案，是衡量干部從事部門業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。機(jī)關(guān)、事業(yè)單位干部檔案為研究本人的工作業(yè)績(jī)提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。干部檔案管理工作做好了，一方面為人事干部管理人員及時(shí)了解個(gè)人整體工作狀況，適時(shí)調(diào)整工作崗位提供準(zhǔn)確依據(jù)，為提拔任用提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定個(gè)人工作業(yè)績(jī)，為機(jī)關(guān)、事業(yè)單位使用干部奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好干部檔案管理工作，不斷地更新干部檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的干部檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映干部整體發(fā)展?fàn)顩r和工作業(yè)績(jī)。因此，做好干部檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)和諧社會(huì)的全面發(fā)展、不斷推進(jìn)人事制度改革具有重要意義。

2.做好干部檔案管理工作的人才培養(yǎng)

沒有廣博的知識(shí)面，沒有專深的業(yè)務(wù)水平，要想把我國(guó)的干部檔案管理工作的發(fā)展引向深人，引向21世紀(jì)，是難以實(shí)現(xiàn)的，至少要大打折扣。因此一是要努力學(xué)習(xí)和掌握了專業(yè)和相關(guān)的豐富知識(shí)與理論，善于總結(jié)和升華干部檔案管理的發(fā)展規(guī)律。要不斷學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論；要不斷學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策；要不斷學(xué)習(xí)各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章、制度和標(biāo)準(zhǔn)；要不斷學(xué)習(xí)干部檔案管理學(xué)專業(yè)知識(shí)和技能；要不斷學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)等相關(guān)學(xué)科的知識(shí)；要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)的新知識(shí)、新觀點(diǎn)和新理論。同時(shí)，除了書本知識(shí)之外，還要虛心向老同志學(xué)習(xí)，虛心向?qū)嵺`學(xué)習(xí)。.二是要強(qiáng)調(diào)素質(zhì)教育；在職培訓(xùn)中則應(yīng)強(qiáng)調(diào)提高技能、補(bǔ)充知識(shí)、更新知識(shí)的繼續(xù)教育。對(duì)待干部管理工作人員，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)既要愛護(hù)和支持他們；又要大膽地給他們交任務(wù)、壓擔(dān)子，在工作實(shí)踐中培養(yǎng)他們；同時(shí)，還要營(yíng)造良好的環(huán)境，創(chuàng)造較好的條件，以適合他們的快速成長(zhǎng)。使干部檔案管理人員成為人事管理制度中合格的重要組成部分。

3.做好干部檔案管理工作的障礙

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，干部檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對(duì)干部檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為干部檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些單位的干部檔案管理工作人員自身就對(duì)干部檔案管理工作沒有給予高度重視，在干部檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的干部檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到干部檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)干部檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)職能部門。不利于形成機(jī)關(guān)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、重視干部檔案管理工作的氛圍，整個(gè)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致干部檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。

4.搞好章立制工作

法制化是做好干部檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好干部檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理制度化。干部檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了干部檔案管理方法要不斷改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開創(chuàng)干部檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)干部檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)干部檔案管理的制度化，干部檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對(duì)干部檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國(guó)檔案法）應(yīng)運(yùn)而生，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國(guó)干部檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5.實(shí)現(xiàn)干部檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好干部檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，干部檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。干部檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求干部檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸人檢索詞時(shí)再點(diǎn)查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時(shí)間，只有這樣，豐富的庫(kù)藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計(jì)。同時(shí)結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識(shí)別等新技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度。其中應(yīng)重點(diǎn)對(duì)最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。設(shè)置自動(dòng)啟動(dòng)的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實(shí)性鑒定時(shí)作為依據(jù)。