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      對高校圖書館檔案工作的思考

      2013-07-10 11:15:09潘曉娟
      卷宗 2013年8期
      關(guān)鍵詞:高校檔案管理圖書館

      潘曉娟

      摘要:在分析圖書館檔案工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,分析了圖書館檔案工作在圖書館工作中的重要作用,并針對存在的問題的提出了相應(yīng)的發(fā)展對策,以促進圖書館檔案工作的完善和發(fā)展。

      關(guān)鍵詞:高校;圖書館;檔案管理

      檔案是國家機關(guān)、社會組織、公民個人在社會實踐活動中直接形成的、有保存價值的不同載體的原始記錄。圖書館檔案是存儲圖書館各項工作活動原始記錄的載體,主要包括圖書館在各個工作環(huán)節(jié)中產(chǎn)生和直接形成的,是圖書館發(fā)展的歷史見證,它全面、系統(tǒng)、真實地記載著圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡,是不可或缺的信息資源。做好圖書館檔案工作 有利于圖書館各項工作的交流和提高,對于圖書館工作的總結(jié)、計劃的制訂、圖書館工作的良性運作及讀者工作的正常開展等,都具有十分重要的參考價值。因此,加強圖書館檔案的管理和開發(fā)利用顯得十分必要。

      1 高校圖書館檔案工作的內(nèi)容

      高校圖書館檔案的收集與管理是檔案管理人員一項基本性工作,從圖書館的管理和業(yè)務(wù)流程看,圖書館檔案有兩大類:一是圖書館日常管理檔案:二是圖書館的業(yè)務(wù)流程檔案。高校圖書館的日常管理檔案是圖書館檔案的基礎(chǔ),它包括圖書館經(jīng)費、預(yù)測、匯報等文書檔案。圖書館業(yè)務(wù)流程檔案,包括文獻采購、讀者登記、圖書借閱、情報交流等形成的檔案。做好流程中的每一項檔案工作,才更有利于開展圖書館工作。對業(yè)務(wù)流程檔案應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門分散管理。文獻資源采購檔案歸采編部:情報交流檔案課題跟蹤服務(wù)檔案歸信息咨收集管理;文獻典藏檔案,借閱檔案歸流通部管理:讀者閱覽檔案歸讀者閱覽部管理。各類檔案資料的管理采用集中與分散相結(jié)合原則,有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進行管理與利用。

      2 圖書館檔案管理工作的意義

      2.1 為圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)

      圖書館領(lǐng)導(dǎo)在工作中需要了解館內(nèi)的歷史數(shù)據(jù)和工作情況時,可參考館內(nèi)保存的檔案材料,不斷健全和完善各項規(guī)章制度、崗位責(zé)任制。新上任的領(lǐng)導(dǎo)可通過檔案資料很快的熟悉本館的基本情況,順利地開展業(yè)務(wù)。由于高校圖書館檔案不斷在工作中得到豐富和充實,這為圖書館領(lǐng)導(dǎo)利用檔案信息進行決策、總結(jié)工作和制定計劃提供了可靠依據(jù)。

      2.2 為圖書館的各項工作研究提供重要參考

      圖書館檔案中收集歸納了日常管理和業(yè)務(wù)工作過程中各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報表。如《圖書利用統(tǒng)計表》、《閱覽人次統(tǒng)計表》、《圖書館主頁點擊率統(tǒng)計表》等,以及記錄了不同時期、不同階段的圖書館組織機構(gòu)、人員編制和各時期取得的成績和科研成果。因而,它不僅成為提供圖書館調(diào)查工作思路,保證各項工作的高效率運作的依據(jù),而且成為圖書館業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)研究的可靠材料。

      2.3 檔案工作為圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作奠定了基礎(chǔ)

      圖書館各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作,并不是一些數(shù)字的簡單累加匯總,而是一種科學(xué)的方法.通過對一些數(shù)字的計算與以往的工作記錄進行比較、分析。找出工作上的優(yōu)勢與差距,分析原因并加以改善和解決,從中也可以提出新觀點、新思路,引導(dǎo)圖書館服務(wù)工作重點的轉(zhuǎn)移.使圖書館的業(yè)務(wù)工作穩(wěn)步有序地向前發(fā)展。業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析工作的連續(xù),是以前面工作為依據(jù)的,以系統(tǒng)完整的記錄作為工作的參考,進行歸納、分析、總結(jié),得出科學(xué)的理論依據(jù),用以指導(dǎo)今后的工作更好地向前發(fā)展。

      2.4 為圖書館歷史年鑒的編撰提供依據(jù)

      圖書館檔案真實地記載著圖書館自創(chuàng)建以來的發(fā)展歷史,系統(tǒng)地、多角度地、多方位地反映了圖書館自建館以來的各項活動的真實情況,成為圖書館編撰歷史年鑒的重要依據(jù),也是上級領(lǐng)導(dǎo)對圖書館進行評估時可查閱的重要依據(jù)。

      3 圖書館檔案管理中存在的問題

      3.1 檔案意識淡薄

      圖書館只重視保存文獻資料,忽視檔案的自身建設(shè)。檔案在圖書館業(yè)務(wù)工作中處于弱勢地位,圖書館主要工作是圖書的管理、流通、閱覽等服務(wù)讀者的工作,而檔案在圖書館內(nèi)不會引起人們對它的注意,所以利用得較少,加之領(lǐng)導(dǎo)對圖書館檔案重視程度遠(yuǎn)不及對圖書管理的重視,因此,圖書館檔案人員處于被動的工作局面,只限于機械的收集、整理、保管等日常工作。由于思想認(rèn)識偏差,許多圖書館的領(lǐng)導(dǎo)還沒有充分認(rèn)識到圖書館檔案工作的重要性,忽視檔案的自身建設(shè)。

      3.2 檔案管理不規(guī)范,檔案工作滯后于圖書館業(yè)務(wù)現(xiàn)代化進程

      由于圖書館的檔案管理并沒有規(guī)范的管理機制,這樣就造成了圖書館各項檔案的歸檔范圍界定不明確:如圖書與資料的區(qū)別、資料與檔案的區(qū)別等。加上圖書館的檔案管理一般都是由辦公室兼職,所以工作人員對檔案工作責(zé)任不明確,收集的資料不全面,不能全面反映圖書館的工作及發(fā)展。

      3.3 電子檔案有待完善

      圖書管都配備有電子化管理信息系統(tǒng),要加強檔案管理,必須同步構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)、提升檔案管理水平。逐步把檔案的保存向數(shù)字化轉(zhuǎn)變,便于館藏檔案信息的查詢利用,并最大限度地提高檔案信息的使用頻率。

      4 加強圖書館檔案管理工作的有效途徑

      4.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是加強圖書館檔案管理工作的關(guān)鍵

      圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上高度重視圖書館檔案工作,深刻認(rèn)識到圖書館檔案同圖書館資料一樣也是寶貴的信息資源,對圖書館的工作有著非常重要的參考意義。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了,檔案工作人員才能引起警覺和重視,真正從思想上、工作中將檔案工作與圖書館工作一樣認(rèn)真對待。

      4.2 增強檔案意識是做好檔案工作的前提

      加強培訓(xùn)和宣傳,提高全館人員檔案意識,這樣大家才會關(guān)注檔案的收集和利用,檔案作用因此也能得以發(fā)揮。反之,檔案意識薄弱,不了解檔案的用處,即使有檔案也不知道使用。勢必影響檔案作用的發(fā)揮。

      4.3 制度建設(shè)是做好檔案工作的保障

      規(guī)范圖書館檔案歸檔范圍是做好圖書館檔案工作的前提和基礎(chǔ),根據(jù)學(xué)院綜合檔案室制訂《檔案分類方案》,結(jié)合圖書館實際情況,制訂適合本館的檔案歸檔范圍、分類依據(jù)、編目標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等基本要求。搞好檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作,認(rèn)真抓好每個環(huán)節(jié),逐步實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、為規(guī)范、高效地開展圖書館檔案工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

      4.4 實現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段

      在檔案管理工作中,要發(fā)揮人的主觀能動作用,用更新技術(shù)手段促使檔案管理工作上檔次,逐步把檔案的保存向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。這樣才有利于館藏檔案信息的查詢和利用,并最大限度地提高檔案信息的使用率,由此推動檔案管理工作逐步的提高,更好地為圖書館工作提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

      參考文獻

      [1]許惠,圖書館檔案管理探究[J],圖書館建設(shè),2009(9);

      [2]陸鉻,高校圖書館檔案建設(shè)實踐[J],圖書館建設(shè),2007(2);

      [3]李敬,做好高校圖書館檔案管理工作的幾點思考,中國證券期貨,2011年第6期。

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