萬魯愚，封常福，范 鹍，于 華，張 瑾

（山東鋼鐵集團(tuán)有限公司，山東 濟(jì)南250014）

檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行收集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的管理過程和工作方式，是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以多種形式的數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變的過程。檔案信息化建設(shè)是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢(shì)，是提升檔案管理現(xiàn)代化水平的必然手段。山鋼集團(tuán)組建以來，不斷加強(qiáng)檔案工作，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，積累了一些經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)。

1 明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和原則

為保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，首先要確立建設(shè)目標(biāo)和原則。企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)和完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。山鋼集團(tuán)2008年成立后，快速推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)，取得明顯成效。全面預(yù)算、全面風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)公司資金管理、外事管理等系統(tǒng)均已成功上線，有力地促進(jìn)了山鋼集團(tuán)相關(guān)業(yè)務(wù)的集中、統(tǒng)一管理。ERP系統(tǒng)、人力資源管理、固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)全面啟動(dòng)。作為山鋼集團(tuán)信息化系統(tǒng)的“核心與大腦”，新辦公樓數(shù)據(jù)中心積極探索運(yùn)用云平臺(tái)、虛擬計(jì)算等前沿技術(shù)，打造低碳、環(huán)保、先進(jìn)的集團(tuán)級(jí)信息支撐和數(shù)據(jù)交換平臺(tái)。企業(yè)信息化的發(fā)展，要求檔案信息化必須加強(qiáng)。如果檔案工作不實(shí)現(xiàn)信息化，不僅會(huì)使檔案工作與其他各項(xiàng)工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成的電子文件的流失，導(dǎo)致電子文件歸檔不全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。

在下屬單位已開展的檔案信息化工作基礎(chǔ)上，山鋼集團(tuán)本著“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、利用優(yōu)先、分步實(shí)施、節(jié)省投資”的總體原則；按照可靠性、規(guī)范性、先進(jìn)型、安全性、開放性和可擴(kuò)展性的設(shè)計(jì)原則；堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，與企業(yè)信息化建設(shè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展的管理原則，把各單位檔案信息化建設(shè)納入集團(tuán)檔案信息化建設(shè)的整體規(guī)劃和方案，統(tǒng)籌兼顧，全面考慮，逐步構(gòu)建以集團(tuán)總部為中心，覆蓋各單位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、多全宗檔案管理系統(tǒng)和統(tǒng)一的檔案查詢利用平臺(tái)，與其他各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)無縫銜接，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)檔案信息資源共建共享，滿足山鋼集團(tuán)多級(jí)組織機(jī)構(gòu)、跨區(qū)域的檔案信息需求，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)提供支撐和參考。

2 明確檔案信息化的建設(shè)內(nèi)容

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。山鋼集團(tuán)（包括二級(jí)單位、三級(jí)單位）檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)使用多全宗綜合檔案管理系統(tǒng)，采用“集中+分布”的方式在總部以及濟(jì)鋼、萊鋼兩個(gè)重點(diǎn)子公司分別部署應(yīng)用系統(tǒng)，該系統(tǒng)總體上由兩個(gè)部分組成：C/S部分和B/S部分，其中C/S部分主要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、移交以及系統(tǒng)管理；B/S部分主要實(shí)現(xiàn)總部和各個(gè)二級(jí)用戶對(duì)檔案信息的利用（包括各單位的檔案查詢系統(tǒng)、統(tǒng)一檢索利用平臺(tái)，通過結(jié)合J2EE體系架構(gòu)，充分利用了XML和Web-Service先進(jìn)的數(shù)據(jù)交換技術(shù)，發(fā)揮了C/S架構(gòu)和B/S架構(gòu)各自的優(yōu)點(diǎn)，其中C/S部分使用PowerBuilder語言進(jìn)行開發(fā)。以“總體集中、局部分布”為檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)原則，濟(jì)鋼、萊鋼及其所屬三級(jí)單位的檔案數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在二級(jí)單位。對(duì)于山鋼集團(tuán)其他的下屬單位，檔案數(shù)據(jù)和電子原文則統(tǒng)一存放在集團(tuán)總部的服務(wù)器上。檔案管理信息系統(tǒng)如圖1所示。

圖1 山鋼集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)架構(gòu)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)設(shè)施共同建設(shè)，形成一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)和設(shè)備環(huán)境?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、硬件設(shè)備和支撐軟件。1）網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的通信保障，包括山鋼集團(tuán)總部的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和各下屬單位的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；2）硬件設(shè)備包括開展信息化建設(shè)所必需的服務(wù)器、數(shù)字加工設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備以及計(jì)算機(jī)和輸出設(shè)備；3）支撐軟件除運(yùn)行必需的各類操作系統(tǒng)軟件外，還應(yīng)包含自行研制開發(fā)的通信軟件、郵件服務(wù)器、系統(tǒng)管理軟件、安全管理軟件等系統(tǒng)。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要支撐。在檔案信息化建設(shè)過程中，如何將多元化的檔案信息資源協(xié)調(diào)組織起來，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)信息共建和共享，以及數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存和遷移，其關(guān)鍵就在于標(biāo)準(zhǔn)化。所以按照國(guó)家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，著眼于檔案工作的發(fā)展，研究制定了切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。主要包括：

1）管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。是指對(duì)信息資源管理維護(hù)方法、提供利用的模式、查詢權(quán)限的劃分等進(jìn)行管理的一系列規(guī)則，如《山鋼集團(tuán)檔案工作規(guī)定》、《山鋼集團(tuán)全宗號(hào)編制規(guī)則》和《電子檔案管理制度》等。2）業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。是針對(duì)數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)處理過程進(jìn)行規(guī)范化管理的一系列規(guī)則，如《山鋼集團(tuán)檔案分類編號(hào)規(guī)則》、《山鋼集團(tuán)檔案整理細(xì)則》和《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等。

2.3 信息資源建設(shè)

信息資源是檔案工作得以生存發(fā)展的基礎(chǔ)和核心。信息資源不僅涵蓋原有的傳統(tǒng)意義的檔案信息，并且將其信息采集的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到電子文件、各信息系統(tǒng)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)以及從互聯(lián)網(wǎng)、局域信息網(wǎng)等各方面收集的與本單位相關(guān)的各類信息。具體包括：1）傳統(tǒng)的庫(kù)藏檔案的數(shù)字化信息；2）直接接收的數(shù)字信息、通過其他信息系統(tǒng)及其他分支業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)收集的各種類型電子文件及其元數(shù)據(jù)，如山鋼集團(tuán)OA（辦公自動(dòng)化）、FMIS（財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)）、ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）等系統(tǒng)采集電子文件；3）直接采購(gòu)的與山鋼集團(tuán)有關(guān)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)；4）其他對(duì)山鋼集團(tuán)發(fā)展有價(jià)值的信息。

2.4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)是檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。根據(jù)功能設(shè)計(jì)與標(biāo)準(zhǔn)兼容的建設(shè)要求，選擇采用了通用化、實(shí)用化的軟件系統(tǒng)—東方飛揚(yáng)多全宗檔案管理信息系統(tǒng)，主要包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔接口、檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息利用服務(wù)系統(tǒng)和運(yùn)行維護(hù)跟蹤管理系統(tǒng)。

2.5 人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)不僅帶來技術(shù)上的巨大進(jìn)步和工作效率的極大提高，而且從客觀上對(duì)檔案人員的素質(zhì)提出較高的要求。所以堅(jiān)持以人為本的原則，把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、提高素質(zhì)放在第一位，有針對(duì)性地進(jìn)行各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)與技術(shù)、信息開發(fā)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面內(nèi)容的培訓(xùn)。

2.6 信息安全保障體系建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，如何確保信息的安全保密是提供信息服務(wù)的前提和保證。通過信息安全體系的建設(shè)，確保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，同時(shí)滿足系統(tǒng)的可靠性、可控性和穩(wěn)定性。

2.6.1 安全保密措施管理

安全保密措施是為保證檔案信息安全所采用的一系列技術(shù)方法和手段，是安全保密體系的核心。

1）物理安全措施。通過嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)做好防火、防水、防盜等工作，對(duì)信息進(jìn)行必要的容災(zāi)備份，并對(duì)重點(diǎn)設(shè)備進(jìn)行電磁屏蔽和干擾，以保證網(wǎng)絡(luò)設(shè)備自身的運(yùn)行安全和設(shè)備所處環(huán)境的安全。

2）網(wǎng)絡(luò)安全措施。實(shí)施入侵檢測(cè)，安裝運(yùn)行防病毒軟件，并針對(duì)操作系統(tǒng)可能存在的漏洞，依托網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)自身提供的安全設(shè)置對(duì)入網(wǎng)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，自動(dòng)對(duì)各終端的安裝操作系統(tǒng)更新和病毒升級(jí)文件。

3）信息安全措施。通過硬件加密設(shè)備及特殊的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)檔案信息實(shí)施加密存儲(chǔ)和傳輸，避免因惡意攻擊造成的失泄密情況。

4）應(yīng)用安全措施。采用身份認(rèn)證、數(shù)字簽名等技術(shù)，確保信息在收集、整理、利用過程中的真實(shí)性和有效性，并根據(jù)授權(quán)實(shí)施訪問控制。

2.6.2 安全監(jiān)控與審計(jì)

利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行全過程進(jìn)行監(jiān)控，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的運(yùn)行情況，用戶登錄和信息訪問情況，針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行的增、刪、改維護(hù)操作日志，數(shù)據(jù)流量統(tǒng)計(jì)等，為事故調(diào)查提供準(zhǔn)確、詳盡、完整的資料。

3 檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

1）克服重設(shè)施建設(shè)輕資源建設(shè)的傾向。不能將項(xiàng)目建設(shè)資金全部投向設(shè)備設(shè)施和系統(tǒng)，而信息資源建設(shè)投入很少或幾乎沒有；不能安裝完系統(tǒng)就萬事大吉，要將電子檔案信息資源建設(shè)作為一項(xiàng)常態(tài)性的工作，堅(jiān)持長(zhǎng)抓不懈。

2）做到標(biāo)準(zhǔn)先行，利用優(yōu)先。在檔案信息化建設(shè)啟動(dòng)前期，先制訂完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系；堅(jiān)持“突出重點(diǎn)，分步實(shí)施”的原則，對(duì)庫(kù)藏重點(diǎn)檔案信息和利用率高的檔案先進(jìn)行數(shù)字化處理。

3）避免檔案管理系統(tǒng)形成信息“孤島”。實(shí)現(xiàn)與各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的銜接，解決好后續(xù)檔案信息資源的來源問題。

4）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念，處理好保密和安全、控制與開放、支持決策和面向職工的關(guān)系，進(jìn)一步拓展檔案工作的服務(wù)功能。