淺談如何做好企業(yè)辦公室管理工作

■周曉明 紅塔遼寧煙草有限責(zé)任公司沈陽卷煙廠

企業(yè)辦公室的管理是企業(yè)辦公室工作人員協(xié)助企業(yè)決策層處理好行政事務(wù)和辦公事務(wù)的決策、執(zhí)行、控制、反饋的活動過程。

一、企業(yè)辦公室管理在企業(yè)管理系統(tǒng)中的主要作用

企業(yè)辦公室承擔(dān)著參政議政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職責(zé)，其作用反映在以下方面：

1.橋梁紐帶作用

企業(yè)辦公室是連接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)各職能部門、廣大員工的一座橋梁，經(jīng)常并及時地進(jìn)行著上情下達(dá)、下情上傳的日常性工作，同時還發(fā)揮著一定的綜合權(quán)衡、宏觀調(diào)控的作用。是決策、指揮和執(zhí)行系統(tǒng)的協(xié)調(diào)部門。

在對決策的組織實施上，企業(yè)辦公室處于領(lǐng)導(dǎo)者與基層單位的中介部位，對基層單位的情況要深入基層了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化，并及時、全面、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)提供各類有價值的情況和信息，努力使領(lǐng)導(dǎo)的決策與客觀條件、人力、物力的許可程度結(jié)合起來，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬訂切實可行的實施方案。

2.參謀助手作用

參謀助手作用主要體現(xiàn)在：一是為領(lǐng)導(dǎo)及時、準(zhǔn)確、全面地提供信息；二是圍繞企業(yè)中心工作組織調(diào)查研究；三是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖做好重要文稿的起草工作；四是就重大事件的處理提出合理性建議。因此，做好參謀、助手首先要有敏銳的政治觀察力，思想和行動必須緊跟形勢發(fā)展，利用辦公室信息網(wǎng)絡(luò)健全、信息渠道暢通的優(yōu)勢，時刻掌握和發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展中的一些重要情況和重點、熱點、難點、焦點問題，其次，要提高工作的預(yù)見性、超前性，充分發(fā)揮綜合管理部門的優(yōu)勢，注意發(fā)現(xiàn)一些重要苗頭性、傾向性問題，主動介入、掌握動態(tài)、及時反映。

二、當(dāng)前企業(yè)辦公室管理存在的問題

1.管理觀念缺乏創(chuàng)新

隨著社會的不斷高速發(fā)展，其內(nèi)容和形式都必須不斷更新，這就要求管理觀念朝著動態(tài)變化的方向展開，在高層次、全方位上作出超前的預(yù)見性，如果繼續(xù)固守原有的指揮、監(jiān)督、控制的“治人”管理思想觀念和思維方式，往往會使辦公室工作原地踏步，裹足不前，甚至走進(jìn)周而復(fù)始的“死循環(huán)”。

2.管理制度不夠完善

規(guī)范程序，提高工作運轉(zhuǎn)效率，是企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的根本出發(fā)點。在辦公室目前的管理工作中，存在著一些不規(guī)范的方面，比如：職責(zé)不清、目標(biāo)不明、工作中無思路，無方法等現(xiàn)象。這些不規(guī)范的方面，不僅加重了工作人員的工作負(fù)荷，影響了企業(yè)的整體形象，而且降低了管理工作的效率，甚至造成了不必要的時間、人力、物力的浪費。面對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的多樣化、復(fù)雜性的形勢，只有進(jìn)一步企業(yè)辦公室管理中存在的問題及探討西北綜合勘察設(shè)計研究院宋芳芳規(guī)范管理，完善制度建設(shè)，做到工作有章可循，才能保障企業(yè)辦公室工作的高效運轉(zhuǎn)。

3.服務(wù)管理水平有待提高

許多企業(yè)辦公室把自己定位于事務(wù)性工作人員，上級安排一件事干一件事，不會積極主動去思考干一件事，辦事過程中缺乏有效的溝通，制定的有些措施得不到領(lǐng)導(dǎo)的肯定和職工心悅誠服的執(zhí)行，整日忙碌于處理大量的、例行的日常事務(wù)以及種種臨時性、突發(fā)性事務(wù)。長期以來，很多辦公室人員誤認(rèn)為自己的職責(zé)就是領(lǐng)導(dǎo)吩咐做什么就做什么，在工作中遇到什么困難就解決什么困難，有事情做就做，沒有事情做就等，忽視了自己對于信息的收集，對于相關(guān)部門的督查以及調(diào)研工作，從而丟失了為企業(yè)決策層收集、整理有關(guān)信息，為企業(yè)重大決策提供依據(jù)的工作職能，造成工作效率及服務(wù)管理水平低下。

三、改進(jìn)和完善企業(yè)辦公室管理的探討

1.高度重視學(xué)習(xí)，拓展創(chuàng)新思路

學(xué)習(xí)能提高人的精神境界，改變?nèi)说闹R結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)人的各種技能，培養(yǎng)人的創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是一個不斷學(xué)習(xí)的過程，創(chuàng)新的基礎(chǔ)在于有效的學(xué)習(xí)和知識的積累及運用。在知識經(jīng)濟(jì)社會，辦公室人員應(yīng)清醒地認(rèn)識到不加強(qiáng)學(xué)習(xí)并不斷更新認(rèn)識就無法勝任工作。未來最可靠的競爭優(yōu)勢就是克服各種學(xué)習(xí)障礙去有效地學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)政治理論、學(xué)習(xí)辦公業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)前人、別人的思想和經(jīng)驗，豐富我們的思維，只有不斷更新我們的管理觀念，實現(xiàn)我們的管理創(chuàng)新，才能提高我們的管理水平。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全合理的辦公室規(guī)章制度

企業(yè)改革的一個重要方面，就是要使企業(yè)的管理逐步走上“有章可循”的軌道。企業(yè)辦公室管理制度的建設(shè)要突出科學(xué)性、規(guī)范性與系統(tǒng)性。科學(xué)性就是要使辦公室的管理制度能反映新時期辦公室工作的規(guī)律、特點和要求，真正具有權(quán)威性，從而約束辦公室每位人員切實履行崗位職責(zé)，恰當(dāng)?shù)男惺棺约旱臋?quán)利；規(guī)范性就是通過制度使辦公室人員的行為、工作內(nèi)容和工作程序標(biāo)準(zhǔn)化、模式化；系統(tǒng)性就是對辦公室工作所要涉及到的各項日常性工作建立健全相應(yīng)的、行之有效的規(guī)章制度。只有建立健全合理的辦公室管理規(guī)章制度才能有章可偱、職責(zé)清楚、目標(biāo)明確，從而提高我們的工作效率，提升我們的管理水平。

3.加強(qiáng)思想建設(shè)，注重提高整體服務(wù)功能

加強(qiáng)思想建設(shè)必須牢固樹立三種意識：一要增強(qiáng)創(chuàng)新意識。企業(yè)辦公室要充分發(fā)揮自己的主觀能動性和創(chuàng)造性，突破傳統(tǒng)工作模式和工作方法的束縛，積極主動地做好工作。根據(jù)企業(yè)形勢發(fā)展的新動向，從中提出符合本企業(yè)實際的新對策、新見解、新辦法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成決策思路，使工作體現(xiàn)出超前性和開拓性。二要增強(qiáng)全局意識。企業(yè)改革是一項非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程。企業(yè)辦公室要站在全局的高度，聽取各方面意見，通盤考慮，綜合權(quán)衡，才能提出比較公正、合理的方案，從而調(diào)動各方面的積極性，形成支持改革、參與改革、推動改革的強(qiáng)大動力。三要增強(qiáng)政治意識。企業(yè)辦公室要根據(jù)黨和國家的教育方針，結(jié)合本企業(yè)實際，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定企業(yè)的改革發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)職能部門的有關(guān)工作。

[1]張浩.《新編辦公室工作分析與標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊》.藍(lán)天出版社.

[2]肖偉才.辦公室管理的精細(xì)化.中國電力企業(yè)管理，2010（2），68-69.