文/金鄉(xiāng)縣人才服務(wù)中心 鄧永紅

大學(xué)生檔案作為學(xué)生重要信息的載體，是企業(yè)是否聘用的參考條件，也是畢業(yè)生的落戶、職稱申報(bào)以及社保繳納等的重要依據(jù)，關(guān)系到畢業(yè)生的個人發(fā)展，對畢業(yè)生以及用人單位等具有非常重要的價(jià)值。然而，筆者在多年的人事檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，很多人才服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理存在著管理人員服務(wù)意識淡薄、管理水平低下以及管理人員專業(yè)水平知識欠缺的現(xiàn)狀，如果要改變這一現(xiàn)狀，必須強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識，加強(qiáng)管理水平以及提高管理人員素質(zhì)，改善檔案管理方法，提升管理的效率及質(zhì)量。隨著信息時(shí)代的到來以及中國綜合實(shí)力逐步增強(qiáng)，大學(xué)生檔案管理必將走向制度化、信息化以及管理人員水平專業(yè)化。

一、人才服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

大學(xué)生檔案對于高校畢業(yè)生來說非常重要，它反映了大學(xué)生四年的所有重要信息，比如大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、獎懲表現(xiàn)以及各種關(guān)系等。因此，大學(xué)生在校期間檔案又被稱為學(xué)籍檔案，當(dāng)他們畢業(yè)后將轉(zhuǎn)化為人事檔案。人事檔案相比于學(xué)籍檔案，涵蓋內(nèi)容要更加廣泛，不僅有在校期間的記錄，也包含著就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報(bào)到證等重要內(nèi)容。一般情況下，大學(xué)生畢業(yè)后，檔案將轉(zhuǎn)入畢業(yè)生就業(yè)單位的人力資源部，或者委托所在地的人力資源中心等機(jī)構(gòu)托管。檔案全面反映了畢業(yè)生的個人信息，直接關(guān)系到個人的發(fā)展。盡管大學(xué)生檔案管理具有非常重要的意義，但是管理現(xiàn)狀仍然令人堪憂，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）人才服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理人員管理意識淡薄

在我國現(xiàn)階段，關(guān)于檔案管理方面的法制不太健全，沒有形成專門的檔案管理制度。很多檔案管理員缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理態(tài)度，面對著眾多的畢業(yè)生檔案，工作隨意性比較大，造成紕漏百出。象很多畢業(yè)生檔案缺乏諸如畢業(yè)生登記表等重要的資料，但檔案管理人員仍然將這些不完整的檔案簽字接收。這些嚴(yán)重的問題會影響大學(xué)生檔案的參考價(jià)值，使得用人單位在決定是否聘用時(shí)無據(jù)可查，對大學(xué)生就業(yè)產(chǎn)生影響。同時(shí)，也影響了畢業(yè)生的落戶、晉升、調(diào)薪等。另外，很多檔案管理人員對轉(zhuǎn)出的檔案核實(shí)不夠嚴(yán)格，有些用戶手續(xù)未辦齊仍然允許檔案轉(zhuǎn)出，降低了檔案管理質(zhì)量。

（二）人力服務(wù)中心對大學(xué)生檔案管理水平低下

從全國范圍來看，很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的技能和水平，這為檔案管理工作帶來了很大難度。特別是在我國經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，信息技術(shù)普及程度不夠，這些地區(qū)的人才服務(wù)中心在管理畢業(yè)生檔案時(shí)，仍然沿用的是傳統(tǒng)的手工抄寫，出現(xiàn)學(xué)生檔案信息更新不夠迅速、查詢檢索困難。同時(shí)，在畢業(yè)生逐年增多的情況下，手工抄寫已經(jīng)逐漸滿足不了需要，信息不能同步更新，質(zhì)量達(dá)不到要求。由于很多人才服務(wù)中心大學(xué)生檔案資料不夠齊全，很多畢業(yè)生檔案中僅存著學(xué)習(xí)成績以及其他基本信息，信息內(nèi)容涵蓋不夠全面。由于很多用人單位非?？粗写髮W(xué)畢業(yè)生的個人素養(yǎng)，而在大學(xué)生檔案缺乏大學(xué)生道德操守以及相關(guān)創(chuàng)新能力的證明，這不僅不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平，對畢業(yè)生的升職加薪等個人利益造成了一定的影響。

（三）人才服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)不高

人才服務(wù)中心應(yīng)該突出“服務(wù)”特色，大學(xué)生檔案管理作為一項(xiàng)長期性的工作，是為了給廣大畢業(yè)生和用人單位等提供檔案咨詢等服務(wù)。所以，大學(xué)生檔案管理不僅需要很強(qiáng)的專業(yè)知識，更需要良好的服務(wù)態(tài)度?，F(xiàn)實(shí)情況為，很多人才服務(wù)中心辦事效率低下，服務(wù)態(tài)度不夠熱情，有時(shí)候畢業(yè)生因?yàn)椴樵儥n等簡單問題，需要多次打電話咨詢或者去流動窗口現(xiàn)場了解情況。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，人才服務(wù)中心缺乏專業(yè)的檔案管理人員，這些人不具備檔案管理的基本知識，出現(xiàn)了不知道哪些材料應(yīng)該入檔，應(yīng)該蓋哪種類型的章等基本問題，造成人事檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題。這些問題直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量，嚴(yán)重影響了畢業(yè)生日后的發(fā)展。

針對大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，在我國綜合實(shí)力逐步強(qiáng)大，并走向全世界的情況下，我國檔案管理必將成為人才服務(wù)中心工作的重點(diǎn)。檔案管理人員的只有提高檔案管理意識和水平，并多方面地利用信息化手段，才能從根本上解決這些問題。在21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)全球化到來的背景下，高校畢業(yè)生檔案管理必將作為管理工作的重要部分，將會呈現(xiàn)一些新的發(fā)展變化趨勢。

二、人才服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢

（一）人才服務(wù)中心大學(xué)生檔案管理走向制度化

隨著社會主義建設(shè)的完善，中國各項(xiàng)制度將逐步走向法制化，規(guī)范化。大學(xué)生檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，也必須建立并遵循相關(guān)的規(guī)章制度。在這種情況下，應(yīng)逐步建立大學(xué)生檔案管理制度，并嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的工作，使他們嚴(yán)格遵循《檔案法》等相關(guān)規(guī)范。只有依靠完善的檔案管理法律和規(guī)章制度形成，檔案管理工作質(zhì)量才能得到很大程度的提高。同時(shí)，檔案管理人員管理意識也會得到加強(qiáng)，檔案管理工作流程變得更加科學(xué)合理，從根本上促使檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，從整體上提高了大學(xué)生檔案管理的水平。

（二）大學(xué)生檔案管理水平將走向信息化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)將廣泛地運(yùn)用到社會主義各項(xiàng)建設(shè)中來。在大學(xué)生數(shù)量快速增長的情況下，依托傳統(tǒng)的方式來管理畢業(yè)生檔案將變得越來越困難。因此，檔案管理人員要提高檔案管理工作效率，就必須依賴信息技術(shù)。目前，全國經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)人才服務(wù)中心學(xué)生檔案管理已經(jīng)開始實(shí)現(xiàn)信息化，不再依靠傳統(tǒng)的手工抄寫，管理水平得到了很大程度的提高。預(yù)計(jì)，在不久的將來，全國大學(xué)生檔案管理必然全部實(shí)現(xiàn)信息化，畢業(yè)生所有的檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)資源可以查詢。解決了傳統(tǒng)的信息咨詢必須通過電話或者實(shí)地咨詢的難題，方便了信息使用者，提高了檔案管理的效率。

（三）大學(xué)生檔案管理人員將走向?qū)I(yè)化

為了配合中國社會主義各項(xiàng)建設(shè)，人才服務(wù)中心的檔案管理工作需要一支非常專業(yè)的隊(duì)伍。在思想道德水平上，這些檔案管理人員應(yīng)該具備很強(qiáng)的責(zé)任心，能夠充分意識到檔案管理的重要性，并具有很強(qiáng)的服務(wù)理念，能夠熱忱地解答畢業(yè)生的各種問題和困惑，同時(shí)，由于檔案涉及到個人隱私，管理人員還必須具有很強(qiáng)的保密意識，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生檔案保密。在技能上，他們必須具備專業(yè)的檔案管理知識，熟練掌握各項(xiàng)檔案管理的基本技能，并能夠廣泛地運(yùn)用到檔案管理的工作中來，從而使檔案管理走向?qū)I(yè)化。

三、結(jié)束語

總之，大學(xué)生檔案管理具有非常重要的意義。在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，人才服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理人員必須意識到檔案管理的重要性，增強(qiáng)服務(wù)意識，充分利用信息技術(shù)，掌握檔案管理的專業(yè)知識，提高畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量，使大學(xué)生檔案管理擺脫目前的現(xiàn)狀，促進(jìn)大學(xué)生檔案管理走向制度化、專業(yè)化和現(xiàn)代化。

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