文/四川大學(xué)文學(xué)與新聞學(xué)院 劉鳳霞

眾所周知，文秘人員與辦公室日常工作是密不可分的，一個(gè)稱職的秘書，必須具有一定的綜合能力，其中文字表達(dá)能力和文件處理能力是最重要、最基本的。文秘人員能否做到公文的規(guī)范寫作和高效處理關(guān)系著行政辦公整體鏈條的速度和效率。本文結(jié)合筆者在高校應(yīng)用寫作教學(xué)和辦公室助管的工作實(shí)踐，對(duì)文秘人員在公文的寫作和處理等方面發(fā)表一些粗淺的看法。

一、公文寫作過程中的問題及建議

公文的正確寫作是政令有效傳達(dá)、工作順利開展的必要條件?？墒?，在實(shí)際的辦公室工作中，相當(dāng)數(shù)量的公文出現(xiàn)書寫不規(guī)范的問題。

（一）公文寫作的不規(guī)范現(xiàn)象

1.濫用文種，錯(cuò)用主題詞。以國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文分類為例，目前共有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)等13種分類，每一文種都有其功能及適用范圍。但是不能正確區(qū)分甚至混淆、濫用的現(xiàn)象卻屢見不鮮。據(jù)筆者調(diào)查，最容易混淆的有“報(bào)告”、“請(qǐng)示”和“函”，“意見”和“決定”，“通告”和“通知”等，公文起草者要么將幾個(gè)文種混搭，出現(xiàn)諸如“請(qǐng)示的函”、“請(qǐng)示的報(bào)告”等字眼，要么自編文種，出現(xiàn)諸如“總結(jié)”、“方案”、“申請(qǐng)”、“說明”等非正式文種。此外，亂用主題詞也是影響公文規(guī)范的重要原因。主題詞多為名詞，位于版記部分抄送機(jī)關(guān)上一行居左頂格的位置，主要用于揭示公文內(nèi)容，提高公文的檢索速度。許多文秘人員錯(cuò)把主題詞理解為文件標(biāo)題的精簡(jiǎn)詞語(yǔ)，以致標(biāo)引無序，隨意使用。

2.用語(yǔ)不妥，格式不規(guī)范。公文首先是一種應(yīng)用文體，這就決定了其準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、平實(shí)的語(yǔ)言特征。在現(xiàn)實(shí)的公文寫作中，筆者發(fā)現(xiàn)，有些文秘人員雖然具備較高的文學(xué)造詣，但寫出的公文卻常常不符合要求。有的公文因?yàn)檫^于追求語(yǔ)言的雕飾，最終使文章讀來虛泛而空洞，失去了說服力；有的公文則過于追求文風(fēng)的平易，導(dǎo)致文章失去嚴(yán)肅性；更有一些作者行文羅嗦，洋洋灑灑一大篇，卻沒有中心意思，不知所云。除了語(yǔ)言方面的問題，格式上也出現(xiàn)諸多不規(guī)范現(xiàn)象，如字體、字號(hào)使用不規(guī)范，序號(hào)一、（一）、1、（1）、①順序錯(cuò)亂，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)，領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)稱謂錯(cuò)誤，成文時(shí)間上漢字與數(shù)碼混淆使用，缺少行文要素等。

（二）公文規(guī)范寫作的幾點(diǎn)建議

文秘人員出現(xiàn)公文寫作有失規(guī)范的問題，筆者認(rèn)為，最主要原因是起草者對(duì)公文的格式及規(guī)范認(rèn)識(shí)不夠，有時(shí)候新標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)出臺(tái)，卻沒有及時(shí)了解，或者干脆效仿他人“標(biāo)準(zhǔn)”，那就不可避免發(fā)生不規(guī)范的“連鎖”反應(yīng)。針對(duì)上述問題，筆者針對(duì)性地提出以下建議：

1.文秘人員一定要系統(tǒng)學(xué)習(xí)公文寫作的相關(guān)文件，做到正確區(qū)分和選用不同文種。目前國(guó)家正式下發(fā)的文件有四種，分別是《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》以及《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，文秘人員要做到公文寫作的規(guī)范化，首先要了解、熟悉、精通法規(guī)，做到明確區(qū)分各類文種。其次，要根據(jù)文件精神充分了解、熟悉公文的種類及其功能、特點(diǎn)，對(duì)于一些容易混淆的文種，使用時(shí)一定要格外注意，不可混用。另外，文秘人員在制發(fā)公文時(shí)，一定要考慮到發(fā)文機(jī)關(guān)自身的權(quán)限與受文機(jī)關(guān)的組織關(guān)系，正確選擇上行文（如“請(qǐng)示”、“報(bào)告”）、下行文（如“批復(fù)”），還應(yīng)注意同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的公文往來的措辭使用（如“詢問”、“請(qǐng)求”）。

2.文秘人員一定要要勤于思考、善于積累、富有責(zé)任心。在擬定題目時(shí)要做到事由準(zhǔn)確，力求明確幾個(gè)主要問題，印發(fā)前后要進(jìn)行細(xì)心認(rèn)真的校對(duì)和檢查，圍繞“是什么？為什么？做什么？缺什么？要什么？”幾個(gè)問題反復(fù)審核，以避免出現(xiàn)內(nèi)容贅余、條理不清、表述模糊等文字現(xiàn)象，寫作正文時(shí)則應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、條理清楚，真正做到開門見山，要言不煩，意盡言止。此外還得避免錯(cuò)字別字、錯(cuò)裝漏裝、印章缺失等問題，對(duì)不符合要求的公文，及時(shí)修改，確保發(fā)出的公文合法、規(guī)范、統(tǒng)一，切實(shí)維護(hù)公文的權(quán)威性、政治性和嚴(yán)肅性。

二、公文處理中存在的主要問題及建議

公文處理，是按照規(guī)范要求和規(guī)定程序進(jìn)行文書處理的一系列相關(guān)工作，包括收文、發(fā)文、傳遞、辦理等一系列工作程序。由于公文處理工作繁重瑣碎，具體操作時(shí)難免出現(xiàn)一些紕漏。

(一）公文處理存在的主要問題

1.收發(fā)不及時(shí)，延誤工作。公文處理的核心工作體現(xiàn)在收文與發(fā)文兩方面。發(fā)文程序包括發(fā)、核、編、印、記等程序；收文包括收、送、批、辦等環(huán)節(jié)。在具體的工作中，很多文秘人員為了節(jié)省時(shí)間，自主簡(jiǎn)化公文處理環(huán)節(jié)，如越級(jí)行文、不登記、不校對(duì)、亂寫日期、不注明印發(fā)份數(shù)等，嚴(yán)重悖離了正常的公文處理程序。在收文處理中，速度慢，效率低，各部門人員互相推諉、各行其是，造成大量文件積壓、滯辦、難辦的奇怪現(xiàn)象，如此一來，必然導(dǎo)致上級(jí)機(jī)關(guān)研究、決策的時(shí)間受限，下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的時(shí)間無多，從而影響行政工作的效率和質(zhì)量。

2.處理不嚴(yán)肅，造成貽誤。嚴(yán)格意義上的公文處理并不能僅僅停留在“收”和“發(fā)”上，還涉及公文的整理和留存問題。公文處理工作經(jīng)常接觸大量的機(jī)密事項(xiàng)，文秘人員如果字公文立卷、歸檔及銷毀過程中不加注意，很容易帶來隱患。有的文秘人員將要銷毀的公文視同廢舊品，亂堆亂放，這就為竊取機(jī)密的不法分子提供了可乘之機(jī)。再就是在公文的立卷、留檔方面，很多單位實(shí)施不規(guī)范，如材料分類不清晰，標(biāo)題設(shè)置不規(guī)范，目錄編寫混亂，案卷裝訂不整齊等問題，為以后的查詢和核實(shí)帶來了重大麻煩。

（二）公文高效處理的幾點(diǎn)建議

公文處理工作要做得好，首先需要文秘人員準(zhǔn)確及時(shí)、盡職盡責(zé)的工作，但更離不開各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和綜合辦公部門負(fù)責(zé)人的重視。尤其是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)督促及制定相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)這一工作的監(jiān)督與領(lǐng)導(dǎo)，使之不斷完善。

1.強(qiáng)化時(shí)間觀念，建立激勵(lì)機(jī)制。首先，文秘人員一定要具備較強(qiáng)的時(shí)間觀念，在收、發(fā)文辦理上，辦公室人員必須對(duì)文件的輕重緩急進(jìn)行科學(xué)分類，明確區(qū)分要件、特件、急件，并按需處理，做到不積壓、不遺漏。其次，部門領(lǐng)導(dǎo)作為閱辦人應(yīng)在以身作則的基礎(chǔ)上增強(qiáng)督促檢查力度，以保證公文處理的適時(shí)、及時(shí)、高效。再次，一定要強(qiáng)化文秘人員的責(zé)任意識(shí)，并將考核結(jié)果同個(gè)人評(píng)優(yōu)、晉級(jí)、提職等掛鉤做到賞罰明確，建立起完善的監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制。

2.健全公文處理制度，全程監(jiān)控文件去向。在文件的整理及留存上，要健全催辦反饋、清退銷毀、立卷歸檔制度。在文件的傳遞上，文秘人員要保證公文發(fā)放的規(guī)范性，使文件需要發(fā)布的層次和實(shí)際知悉范圍保持一致，以避免文件丟失或傳閱失控。在文件的歸檔、保管方面，一定要按順序條理擺放，不管是來文單位還是文件本身的序號(hào)，都要做到條分縷析，這樣既便于管理上的查詢又能確保文件的安全保存。在文件的銷毀上，須認(rèn)真登記造冊(cè)，詳細(xì)注明密級(jí)，并嚴(yán)格履行文件銷毀的報(bào)批手續(xù)，并保證由兩人或兩人以上工作人員在場(chǎng)監(jiān)銷。此外，行政部門還應(yīng)隨文配備收、發(fā)文登記簿、公文傳閱記錄簿、公文閱辦條、公文批辦單以及廢舊公文銷毀單等，并由專人負(fù)責(zé)記錄、審核，以確保公文處理流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

總之，行政工作的高效有序運(yùn)行離不開公文的寫作和處理，尤其是行政職能不斷擴(kuò)大的今天，對(duì)公文的寫作質(zhì)量和處理效率要求越來越高。這就使得行政工作人員，不管是部門領(lǐng)導(dǎo)還是辦公室秘書都應(yīng)自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使公文寫作和處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，以確保行政工作高效、正常、有序運(yùn)行。

[1]國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 [Z].國(guó)發(fā)[2000]23號(hào)，2000年8月24日.

[2]辛建華，公文處理中存在的問題及其對(duì)策[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2010(12).