文/溫州大學(xué)甌江學(xué)院 王高英

隨著高等教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院作為一種新型的辦學(xué)體制正迅速發(fā)展。獨(dú)立學(xué)院辦公室是獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理體系中的一個(gè)重要部門，是反映學(xué)院形象的一個(gè)窗口。加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院辦公室建設(shè)，樹立良好的服務(wù)意識(shí)，提高辦公室管理水平和工作效率，是獨(dú)立學(xué)院在適應(yīng)新的教學(xué)改革形勢下開展各項(xiàng)教學(xué)、管理工作的重要保障。

一、獨(dú)立學(xué)院辦公室工作特點(diǎn)

獨(dú)立學(xué)院辦公室是學(xué)院信息傳達(dá)、對外聯(lián)絡(luò)和對內(nèi)服務(wù)的重要部門。它是學(xué)院的信息與服務(wù)中心，是協(xié)調(diào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層與各部門之間的紐帶。辦公室工作涉及獨(dú)立學(xué)院教學(xué)、管理工作的方方面面。

（一）綜合性

獨(dú)立學(xué)院辦公室工作跨度大，范圍廣，除了為全院師生服務(wù)外，還要負(fù)責(zé)學(xué)院的文件收發(fā)、檔案管理、中外合作辦學(xué)、基建等其他工作。因此，辦公室人員無論是在大局還是細(xì)節(jié)上都要樹立學(xué)習(xí)、管理、求實(shí)及創(chuàng)新的意識(shí)。

（二）樞紐性

辦公室工作因其性質(zhì)的特殊性，進(jìn)一步深化了其在學(xué)院管理工作中的紐帶作用。辦公室在完成上級部門及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)的同時(shí)，需要不斷地整合，以最快、最合理，最方便的方式使信息得以傳遞。辦公室是學(xué)院與全院師生之間的“調(diào)節(jié)器”，是全院師生聯(lián)系學(xué)院的“橋梁”。

（三）服務(wù)性

獨(dú)立學(xué)院辦公室工作不僅僅是服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，更是服務(wù)全院師生，它既是“賢內(nèi)助”又是“保姆”。

1.服務(wù)細(xì)。不論是寫材料、收發(fā)文件、打印裝訂、接待，還是端茶倒水，都要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，一絲不茍地落實(shí)。

2.效率高。辦公室工作要分輕重緩急，做到當(dāng)天事當(dāng)天做，隔天事提前做；本職工作主動(dòng)做，額外工作配合做。

3.淡名利。辦公室工作繁瑣、工作量大、機(jī)動(dòng)性強(qiáng)。落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的決策，溝通與協(xié)調(diào)內(nèi)外，忙碌卻不見實(shí)質(zhì)的成績。需要我們在工作中杜絕一切“為他人做嫁衣”的思想，端正態(tài)度，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為部門解難，為全院師生服務(wù)。

二、獨(dú)立學(xué)院辦公室工作現(xiàn)狀

獨(dú)立學(xué)院依托母體辦學(xué)，管理模式幾乎沿用母體學(xué)校，包括崗位設(shè)置、人員編制及工作內(nèi)容等，但是，獨(dú)立學(xué)院最終要按其最初的辦學(xué)宗旨走向獨(dú)立。就目前獨(dú)立學(xué)院設(shè)置的實(shí)際情況看，辦公室管理工作尤為明顯，從工作內(nèi)容到崗位設(shè)置都存在不少問題。

（一）工作繁瑣，任務(wù)繁重

現(xiàn)階段，浙江省內(nèi)大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院基本仍依托母體辦學(xué)，機(jī)構(gòu)設(shè)置中職能部門多，分工細(xì)。這些部門的工作基本都要通過辦公室“審核”，大到評估驗(yàn)收，小到會(huì)議室申請，反正是大事小事啥都有。簡單的“審核”不難，難在領(lǐng)會(huì)文件精神、把握尺度及如何向領(lǐng)導(dǎo)提出合理的意見與建議，做好部署和安排，并對整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，保證每個(gè)環(huán)節(jié)的萬無一失。

除此之外，獨(dú)立學(xué)院辦公室還同時(shí)承擔(dān)著諸多學(xué)院的管理工作，如全院文件的收發(fā)、檔案管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、外事、基建、辦公用品采購與分發(fā)、接待、安全保衛(wèi)等工作。

（二）人手不足

獨(dú)立學(xué)院因其依托母體辦學(xué)的特殊性，從早期的本科二級學(xué)院發(fā)展至今，無論是資金、人員編制，還是土地、產(chǎn)權(quán)都受到較多的制約。獨(dú)立學(xué)院在機(jī)構(gòu)設(shè)置上基本沿用母體學(xué)校，但在學(xué)生人數(shù)與母體相差無幾的情況下，行政管理人員卻沒有增加，僅為母體學(xué)校的一半，此情況促使獨(dú)立學(xué)院的管理人員整日只能忙于事務(wù)性工作，很難在其他方面有所建樹。從目前浙江省內(nèi)多數(shù)獨(dú)立學(xué)院辦公室管理工作的實(shí)際情況看，都存在一個(gè)普遍現(xiàn)象，人少事多。

（三）職責(zé)不清，缺乏動(dòng)力

獨(dú)立學(xué)院人員配備不足是普遍現(xiàn)象。由于資金及一些不定因素，絕大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院在生源減少的情況下都在進(jìn)行一定程度的人員精簡，基本是編內(nèi)和編外人員相結(jié)合。從浙江省內(nèi)的20多所獨(dú)立學(xué)院來看，幾乎98%以上的學(xué)校都是如此，編外人員在獨(dú)立學(xué)院崗位設(shè)置中占了不小的比例。如溫州的一所獨(dú)立學(xué)院，其辦公室工作人員共有7人，除2人是編制內(nèi)人員外，其余5人均為編外人員，人員設(shè)置中分工不明，往往都是身兼數(shù)職，此種現(xiàn)象勢必造成人員的不穩(wěn)定。同工不同酬，也使辦公室工作的開展受到了一定程度的影響。

三、加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院辦公室管理工作的舉措

辦公室工作的特點(diǎn)及工作內(nèi)容，決定了它在學(xué)院教學(xué)管理總的重要位置和作用。為了能充分體現(xiàn)辦公室的紐帶作用及其在教學(xué)管理中的輔助功能，可以著重從以下幾個(gè)方面著手：

（一）合理增加人員配置

學(xué)院辦公室工作千頭萬緒，政策性和時(shí)效性很強(qiáng)。既要處理本學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，又要辦理上級部門下達(dá)的任務(wù)；既要為全院師生服務(wù)，又要為其他來院辦事的外單位服務(wù)。辦公室只有配備了相應(yīng)的工作人員，才能保證工作的有條不紊。現(xiàn)階段，大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院在進(jìn)行內(nèi)部管理體制改革時(shí)，為提高工作效率，節(jié)省開支，在加大學(xué)院師資隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，對行政管理崗位的機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員編制的分配上普遍較緊，但從辦公室在獨(dú)立學(xué)院教學(xué)管理中的重要地位及對獨(dú)立學(xué)院發(fā)展的長遠(yuǎn)考慮來看，還是應(yīng)根據(jù)實(shí)際，適當(dāng)增加人員配置。

（二）建立健全工作程序

泰山不讓土壤，故能成其大；河海不擇細(xì)流，故能就其深。辦公室工作內(nèi)容繁瑣，基本都是現(xiàn)來現(xiàn)辦，無章可循。只有將工作程序及各項(xiàng)辦事流程明朗化，將其導(dǎo)入科學(xué)合理的軌道中，盡可能的簡潔明了，才能不至于在忙于日?，嵥槭聞?wù)性工作時(shí)讓前來辦事的教職工無矩可循，才能做到有的放矢。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作能力

辦公室工作原則性強(qiáng)、責(zé)任心大，作為辦公室工作人員一定要具有較高的思想政治覺悟性，立堅(jiān)定場，時(shí)刻保持清醒的頭腦。辦公室管理人員（包括行政秘書、文字秘書、檔案管理員及外勤、內(nèi)勤人員）應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高自身工作能力。雖然崗位分工不同，但辦公室工作內(nèi)容牽涉面廣，無論何時(shí)每個(gè)成員都應(yīng)以大局為重，團(tuán)結(jié)協(xié)作、共同進(jìn)步與提高。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作方式

學(xué)院辦公室的首要職責(zé)就是服務(wù)，既為領(lǐng)導(dǎo)，也為全院師生，我們要將服務(wù)的理念貫穿到日常教學(xué)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。改變以往辦公室管理工作的方式，不僅僅是局限于聆聽廣大教職員工的意見和建議，而是及時(shí)、認(rèn)真地處理和解決他們的實(shí)際問題和難處，把每一件事情都落實(shí)到實(shí)處，變被動(dòng)為主動(dòng)，未雨綢繆，進(jìn)一步提高服務(wù)的質(zhì)量。

辦公室人員應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，改變以往的陳舊、保守的思維方式與老套的工作模式，多動(dòng)腦，多想點(diǎn)子，找到突破口，把工作做的更實(shí)更細(xì)更精。

四、結(jié)語

時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，在教育改革的浪潮中，獨(dú)立學(xué)院辦公室工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。獨(dú)立學(xué)院辦公室人員的工作能力、形象與作風(fēng)，直接反映了學(xué)院的整體形象，辦公室人員需要不斷解放思想、更新觀念，努力提高學(xué)院辦公室管理水平，使其能更好地為學(xué)院的教學(xué)、科研和全院師生服務(wù)。

[1]季新華.做好高校院(系)辦公室工作構(gòu)建和諧學(xué)院.中國科技信息.2005（19）.

[2]胡鴻杰.辦公室事務(wù)管理.中國人民大學(xué)出版社.2004（4）.

[3]方驊.做好新形勢下高校辦公室工作.2009（3）.