文/獨(dú)石化煉建公司 王明霞

一、引言

辦公室是一個(gè)單位的中樞協(xié)調(diào)部門，其作為領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)和單位的綜合協(xié)調(diào)部門，負(fù)責(zé)日常部門工作、上傳下達(dá)、計(jì)劃安排、綜合協(xié)調(diào)、接待外來人員等等任務(wù)。要使這些事情都能做到井然有序，合作順暢，就必須有效發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)職能。因此，在新時(shí)期，加強(qiáng)對(duì)辦公室協(xié)調(diào)職能的重視和研究，對(duì)有效解決工作中出現(xiàn)的矛盾和問題有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

二、有效發(fā)揮辦公室協(xié)調(diào)職能的舉措

辦公室在單位的作用至關(guān)重要，要有效發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)職能，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面下足功夫。

（一）樹立正確的協(xié)調(diào)服務(wù)理念，做好上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)

所謂協(xié)調(diào)，它是單位管理的一個(gè)重要職能，是一項(xiàng)綜合管理工作，一般而言，它是通過對(duì)單位上下級(jí)、內(nèi)外部以及各部門之間的協(xié)調(diào)和配合，消除管理過程中的矛盾和不和諧因素，從而使得各部門的工作都能規(guī)范運(yùn)作，有序發(fā)展。眾所周知，辦公室在整個(gè)單位處于承上啟下，左右協(xié)調(diào)的位置。因此，其在進(jìn)行任何具體工作時(shí)，必須綜合考慮到各部門的具體情況和單位的總體戰(zhàn)略。這就要求辦公室必須處理好上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)關(guān)系。

首先，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀機(jī)構(gòu)和直接幫手，辦公室工作人員要強(qiáng)化“學(xué)習(xí)”意識(shí)，積極主動(dòng)了解并熟悉單位各部門的總體運(yùn)行情況，要能夠“沉”下去，就領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)工作，深入實(shí)際進(jìn)行調(diào)研，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)反饋?zhàn)钚伦钫鎸?shí)的信息。從而方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握單位的實(shí)際運(yùn)行情況，準(zhǔn)確做出決策。適當(dāng)?shù)臅r(shí)候還可以就領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參謀，要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟面”的困擾，做到客觀實(shí)際，不強(qiáng)加自己的主觀意見給領(lǐng)導(dǎo)，不左右領(lǐng)導(dǎo)決策，從大局出發(fā)，以整體為重。

其次，要發(fā)揮好辦公室的橋梁紐帶作用。辦公室是個(gè)承上啟下的部門，其中一項(xiàng)重要工作就是上傳下達(dá)，一定程度上來說，辦公室是整個(gè)單位的潤滑劑。因此，這就要求單位出現(xiàn)矛盾時(shí)，辦公室要及時(shí)扮演好這一角色，要認(rèn)真對(duì)待和妥善處理上下級(jí)之間出現(xiàn)的矛盾，做到維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)和單位利益的同時(shí)，又不忽略下面群眾的利益。要適當(dāng)?shù)鼐S護(hù)二者之間的團(tuán)結(jié)和利益平衡。這就給辦公室人員在處理具體事務(wù)時(shí)提出了更高的要求，要求其處理日常事務(wù)時(shí)一定要做到平心靜氣、平等待人、做事考慮周到周全，充分體諒彼此的困難和難處，該解決的困難和問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映并積極配合解決，要利用自己政策懂得多，信息知道得多，領(lǐng)導(dǎo)意圖了解得多的優(yōu)勢(shì)，幫助基層出點(diǎn)子、理思路和謀對(duì)策。

最后，辦公室要在具體事情的處理上分清主次，胸有成竹。一個(gè)單位里，領(lǐng)導(dǎo)分管的各部門工作不同，自然也會(huì)對(duì)辦公室的工作提出不同要求，這就客觀上給辦公室的工作又增加了難度，加之辦公室的事務(wù)本身較為瑣碎，這就要求辦公室工作人員一定要在具體事務(wù)的處理上把握好度，要胸有成竹，從大局和中心事情出發(fā)，分清事情的主次和輕重緩急，在各種具體工作和計(jì)劃的安排過程中，也必須貫徹這一原則，多請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見并做出及時(shí)的判斷和處理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)之間即正職與副職、副職與副職之間的意見，做到及時(shí)溝通，消除誤會(huì)，努力營造一種融洽和諧、相互支持、相互信任的氛圍。

（二）準(zhǔn)確平衡各部門的利益，做好左右部門之間的協(xié)調(diào)

就一個(gè)單位的整體考慮，辦公室是其他各部門的總指揮和總規(guī)劃。因此，在實(shí)際工作中，由于各個(gè)部門所處的位置不同，在面對(duì)利益沖突時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)維護(hù)自身部門的利益，而忽視其他部門利益的情況和要求，在這種情況下，部門之間或是個(gè)人之間就會(huì)出現(xiàn)意見不統(tǒng)一，甚至出現(xiàn)明顯的沖突和矛盾的情況，這時(shí)候辦公室首先要鼎力相助，通過溝通、調(diào)解、協(xié)商等方式有效解決左右部門之間的矛盾，理順各部門之間的關(guān)系，并將事情的來龍去脈情況及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。其次，辦公室的協(xié)調(diào)功能還應(yīng)該體現(xiàn)在對(duì)于全局立場(chǎng)的綜合平衡和高度把握方面。辦公室工作人員不僅應(yīng)該在大事方面做到多方征求意見、秉公處理，理順各單位的關(guān)系，有效解決工作中的困難和矛盾，而且在日常的事務(wù)處理中做到公正平和、求同存異，要力爭(zhēng)建立健全各種協(xié)調(diào)機(jī)制，使得協(xié)調(diào)工作有章可循，逐步走向規(guī)范化和程序化。最后，辦公室在進(jìn)行自身工作中，也應(yīng)該將協(xié)調(diào)功能發(fā)揮到極致。辦公室工作本身就比較繁雜，事無巨細(xì)，因此，在進(jìn)行自身的日常工作時(shí)，更應(yīng)該綱舉目張，分清輕重緩急，要緊抓大事，不漏小事，要注重方式方法，做到不被小事淹沒，不顧此失彼，實(shí)現(xiàn)真正的事半功倍。

三、辦公室協(xié)調(diào)工作中應(yīng)該注意的幾個(gè)問題

由于辦公室工作涉及范圍非常廣泛，辦公室工作要做到有條不紊，井然有序，就必須把握一些原則。第一，要有權(quán)而不越權(quán)。辦公室是綜合管理部門，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)直接參與工作的部門，這就在客觀上賦予了辦公室一些權(quán)力，但是辦公室要擺正自己的位置，要做到有權(quán)力不越權(quán)，不濫用。要時(shí)刻記得自己的作用只是參謀，而非領(lǐng)導(dǎo)，是“配角”而非“主角”，做到盡責(zé)不越職，出謀不決策，參與不干預(yù)。在遇到重要事情時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，參照程序工作，有請(qǐng)示，有匯報(bào)。凡是涉及到超越職權(quán)范圍的事，不擅作主張，更不亂表態(tài)，亂辦事，如遇到領(lǐng)導(dǎo)不在但又有緊急事情需要處理時(shí)，要注意與有關(guān)部門、有關(guān)人員商量后慎重處理。第二，有功而不顯功。相對(duì)于其他部門而言，辦公室更多的是幕后工作，雜事、碎事，瑣事很多，但真正轟轟烈烈的事情很少，而且更多的是協(xié)助其他部門的工作，容易被人所忽略，一些辦公室人員不甘心，更多的去爭(zhēng)功，搶功，這種情況勢(shì)必會(huì)影響辦公室人員在日常處理事務(wù)的心態(tài)。作為辦公室人員一定要懂得高姿態(tài)，做到淡泊名利，忘我超越，甘當(dāng)配角，當(dāng)好配角。第三，有苦而不懼苦。從辦公室的特點(diǎn)來說，辦公室事雜、面廣、矛盾交叉多。因而，辦公室工作稍一不注意，就會(huì)出現(xiàn)上不滿意，下有意見。勢(shì)必會(huì)遭到下面人的抱怨，領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)。面對(duì)委屈和誤會(huì)，辦公室人員要忍得了氣，受得了苦，用積極的心態(tài)對(duì)待誤會(huì)和流言。對(duì)于只要是職權(quán)范圍內(nèi)的事，就要積極主動(dòng)抓，絕不可縮手縮腳、推三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢擔(dān)事、敢辦事，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。真正的做到上下、左右關(guān)系的協(xié)調(diào)，成為單位真正的潤滑劑部門。

四、結(jié)語

近二十年的辦公室工作經(jīng)歷，使我深刻認(rèn)識(shí)到：辦公室工作一定要善于兼顧統(tǒng)籌，在圍繞中心工作的基礎(chǔ)上，深入做好協(xié)調(diào)工作。為此，首先要在理念上樹立辦公室的整體服務(wù)協(xié)調(diào)意識(shí)，其次要在具體工作中做到宏觀把握全局，合理平衡領(lǐng)導(dǎo)和下屬的關(guān)系以及各部門之間的利益。最后要做到主動(dòng)、務(wù)實(shí)，將勤、穩(wěn)、實(shí)、快落到實(shí)處，從而確保辦公室的協(xié)調(diào)工作扎實(shí)有效。

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