文/湖北師范學(xué)院 李麗華

高校教務(wù)處是統(tǒng)籌管理學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的基點(diǎn)，也是教學(xué)檔案和資料匯集的最終職能部門。教務(wù)處對(duì)學(xué)校各部門的教學(xué)工作或者服務(wù)工作進(jìn)行統(tǒng)籌、指導(dǎo)和管理，可以說(shuō)，教務(wù)處是高校一切教學(xué)活動(dòng)的核心部門，對(duì)于高校教務(wù)處的教學(xué)檔案建立和管理具有十分重要的意義。因?yàn)榻虅?wù)處本身承擔(dān)了學(xué)校很大部分的事務(wù)性和管理性工作，因此，在其政策工作運(yùn)行過(guò)程中，不可避免地會(huì)產(chǎn)生很多教學(xué)管理資料，對(duì)這些教學(xué)管理資料進(jìn)行有效的建檔、整理以及分類歸檔，才能夠方便教務(wù)處的日后管理工作，對(duì)這些重要的教學(xué)檔案進(jìn)行檔案建立和管理，不僅可以作為促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量改革的重要依據(jù)，還可以進(jìn)一步提高學(xué)校的管理水平和管理質(zhì)量。因此，高校教務(wù)處教學(xué)檔案建立和管理具有十分重要的價(jià)值和意義。

一、教務(wù)處教學(xué)檔案建立和管理的重要性

教務(wù)處的工作職責(zé)在于管理和安排學(xué)校的一些教學(xué)活動(dòng)，因此，教務(wù)處也是教學(xué)檔案集中的主要部門，學(xué)校的教學(xué)檔案最終將都會(huì)匯集到教務(wù)處。這些教學(xué)檔案的最佳處理方式就是建立檔案，分類管理。雖然一部分的教學(xué)檔案最終會(huì)上交到學(xué)校的檔案館，但是，除去這一小部分上交存檔的外，比如每屆畢業(yè)生的成績(jī)檔案等，教務(wù)處還會(huì)留存很多日常教學(xué)管理過(guò)程中形成的教學(xué)檔案。這些留存下來(lái)的教學(xué)檔案需要教務(wù)處管理人員進(jìn)行收集、歸類、建立檔案，進(jìn)行科學(xué)的管理，才不會(huì)導(dǎo)致資料的丟失。尤其是教務(wù)處的一些科室和分部門，更加需要對(duì)這些資料進(jìn)行建立檔案來(lái)管理。比如教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控科、教材科、考試考務(wù)科等等。首先，教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控科要根據(jù)這些重要的教學(xué)檔案來(lái)探究教學(xué)改革的有效方案，另外，教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控科有義務(wù)對(duì)教師的教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，而評(píng)估的主要依據(jù)就來(lái)自于教師的教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、教案、學(xué)生考試結(jié)果的分析等。對(duì)這些資料進(jìn)行建檔管理，有利于教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控科做好監(jiān)督和提高教師教學(xué)質(zhì)量的工作。其次，對(duì)于教材科來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案也是重要的檔案資料。教材科要根據(jù)教學(xué)計(jì)劃合理安排學(xué)生每學(xué)年課本和教輔資料的訂購(gòu)，而訂購(gòu)的數(shù)量，訂購(gòu)哪些書籍材料的參考依據(jù)主要來(lái)自于這些教學(xué)資料的說(shuō)明以及教學(xué)任務(wù)要求等。第三，對(duì)于考試考務(wù)科來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案的建立和管理也非常重要。每學(xué)期學(xué)校都有很多種不同的考試，比如：期末考試、全國(guó)大學(xué)英語(yǔ)四六級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試等等。這些考試對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)都是非常重要的考試，而這些考試的檔案資料也是學(xué)生們經(jīng)常要查閱的。不管是教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控科、教材科、考試考務(wù)科，還是教務(wù)處的其他科室，都有利用檔案資料的需求，因此，進(jìn)行科學(xué)合理的檔案建立，能夠方便各科室利用所需資料，所以說(shuō)教務(wù)處教學(xué)檔案的建立具有重要意義。

二、教務(wù)處教學(xué)檔案建立的客觀要求

高校教務(wù)處教學(xué)檔案建立有其重要意義，同樣，重要意義的背后，還有其建立的客觀要求。首先，教學(xué)檔案來(lái)源廣泛。教務(wù)處的教學(xué)檔案不僅來(lái)源于教師和學(xué)生，還來(lái)源于學(xué)校其他部門。這些教學(xué)檔案都具有一定的保存價(jià)值。從內(nèi)容上來(lái)看，不僅包含教學(xué)計(jì)劃、招生規(guī)劃、師生管理、專業(yè)院系設(shè)置等幾大方面，這些教學(xué)檔案書目繁多，種類不一，如果不進(jìn)行檔案建立，那么，這些檔案資料的管理工作將會(huì)很難進(jìn)行。其次，檔案資料的產(chǎn)生時(shí)間具有不確定性和周期性。教學(xué)檔案的產(chǎn)生時(shí)間具有不確定性，即教學(xué)檔案伴隨著教學(xué)活動(dòng)的進(jìn)行而產(chǎn)生，這些檔案進(jìn)入教務(wù)處的具體時(shí)間很難具有規(guī)定，有些檔案還存在一定的流動(dòng)性，因此，檔案的跟蹤工作比較繁瑣，而一旦進(jìn)行檔案建立，就可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，管理人員對(duì)檔案的進(jìn)出管理將會(huì)更加便捷和有效。另外，周期性表現(xiàn)在于一些檔案資料比如學(xué)生學(xué)期成績(jī)等，在每年或者每個(gè)學(xué)期的特定時(shí)間將會(huì)進(jìn)入教務(wù)處，在這些特定時(shí)期，檔案資料大量涌入教務(wù)處，如果沒(méi)有及時(shí)建檔、存檔，有些重要資料可能會(huì)丟失或者損壞，影響學(xué)校的教學(xué)管理工作。最后，教學(xué)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。高校的眾多學(xué)科門類產(chǎn)生眾多專業(yè)性很強(qiáng)的教學(xué)檔案，這些教學(xué)檔案具有重要的學(xué)術(shù)價(jià)值和專業(yè)價(jià)值，它對(duì)一些院系以及專業(yè)的發(fā)展建設(shè)具有重要的參考價(jià)值。因此，這些檔案不僅需要進(jìn)行合理分類，還需要進(jìn)行檔案建立和管理，這樣才能夠方便各院系了解本院系檔案的相關(guān)內(nèi)容，以及深入研究這些專業(yè)教學(xué)檔案?？偟膩?lái)說(shuō)，教務(wù)處教學(xué)檔案的建立具有其客觀要求，這不僅因?yàn)闄n案資料本身的復(fù)雜性、多樣性和專業(yè)性，還因?yàn)檫@些檔案資料在一定時(shí)期內(nèi)都具有保存價(jià)值。同時(shí)，這些教學(xué)檔案的建立，還因?yàn)閷W(xué)校有進(jìn)一步發(fā)展和做好教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)改革發(fā)展的需求。

三、加強(qiáng)教務(wù)處檔案建立和管理的幾點(diǎn)思考

（一）健全規(guī)章制度，有效管理教學(xué)檔案

加強(qiáng)教務(wù)處檔案建立和管理，需要制度的保障，學(xué)校應(yīng)該要健全規(guī)章制度來(lái)保障教務(wù)處教學(xué)檔案的管理工作。規(guī)章制度的擬定，需要根據(jù)高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)、管理原則等來(lái)做出科學(xué)、有效、合理的規(guī)劃，經(jīng)過(guò)初步擬定后，制定出可操作性較強(qiáng)的并且具有效率的管理制度，有效的規(guī)章制度是教務(wù)處教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化和程序化的重要依據(jù)。沒(méi)有規(guī)章制度的保障，教務(wù)處檔案管理人員的管理意識(shí)和管理能力得不到提高，因此，健全規(guī)章制度對(duì)于有效管理教學(xué)檔案發(fā)揮重要的作用。在規(guī)章制度的保障下，教學(xué)檔案的建立和管理工作出現(xiàn)紕漏，重復(fù)歸檔的情況將會(huì)大大減少，確保教學(xué)檔案管理工作的高質(zhì)量完成。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，提高專業(yè)性

要提高檔案管理人員的管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，以確保檔案建立和管理工作能夠有序、有效地完成。學(xué)校要盡可能選拔一些高素質(zhì)、有能力的管理人員來(lái)從事教學(xué)檔案的建立和管理工作。針對(duì)教學(xué)檔案的專業(yè)性，學(xué)校有必要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一些培訓(xùn)工作。培訓(xùn)是提高管理人員管理能力和提高工作效率的關(guān)鍵。另外，加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬他們的知識(shí)面，以便管理人員掌握多方面的知識(shí)。而開展有效的培訓(xùn)工作，學(xué)校可以請(qǐng)一些檔案局的專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)工作，通過(guò)實(shí)踐指導(dǎo)，幫助學(xué)校檔案管理人員不斷提高檔案管理的能力和水平。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)于高校教務(wù)處檔案建立和管理工作的順利完成具有重要意義。

（三）要加強(qiáng)檔案的進(jìn)出管理，以及利用

教學(xué)檔案進(jìn)出教務(wù)處的檔案室一定要做好登記工作，這樣才能夠方便管理人員跟蹤檔案的使用情況。很多學(xué)校對(duì)于教務(wù)處教學(xué)檔案的利用不夠重視，不合理的利用導(dǎo)致的檔案損壞或者檔案丟失情況時(shí)有發(fā)生。因此，教務(wù)處在管理教學(xué)檔案時(shí)，一定要配備專人做好進(jìn)出監(jiān)管。另外，對(duì)于教學(xué)檔案的利用度不高也是目前高校教學(xué)檔案管理工作面臨的一個(gè)問(wèn)題。對(duì)此，學(xué)校要提高對(duì)教學(xué)檔案的重視程度，提高教學(xué)檔案的開發(fā)利用，這樣，才能充分體現(xiàn)和發(fā)揮教學(xué)檔案的價(jià)值。高校檔案建立和管理要注重信息化建設(shè)，這樣不僅可以方便管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，還能夠方便教職人員和學(xué)生查看和借閱相關(guān)教學(xué)資料，提高檔案的利用度。

總的來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案建立符合高校辦學(xué)的客觀要求，且高校教務(wù)處教學(xué)檔案建立和管理具有重要意義。建立教學(xué)檔案有利于教務(wù)處更好地保存和管理這些教學(xué)檔案和資料，而科學(xué)有效地管理工作則可以保障教學(xué)檔案建立工作的高質(zhì)量完成。另外，對(duì)于加強(qiáng)高校教學(xué)檔案建立和管理，可以從以上三個(gè)方面進(jìn)行思考，改善目前高校教務(wù)處教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，使高校教務(wù)處檔案管理工作更加高效、有序。

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