文/廣東省粵電新豐江發(fā)電有限公司 劉美芳

一、檔案信息資源的開發(fā)與應用在電企中的重要性

電企實施檔案信息資源的開發(fā)與應用重要性檔案信息資源的開發(fā)，就是“將靜態(tài)的檔案信息經(jīng)過采集、加工、存儲進而轉(zhuǎn)換成動態(tài)的信息，最快和最大限度地為利用者所利用的過程”。電力企業(yè)的檔案主要包括文書檔案、科技檔案（工程建設和科技研究）和會計檔案,聲像檔案、員工資料檔案等。其中電力工程檔案是最重要的檔案,它涉及到工程項目的建設設計,實施過程、工程實體狀況等原始，真實記錄資料。它不單只是企業(yè)維護其經(jīng)濟效益、合法權(quán)益(工程變更、索賠動態(tài))的工具，也是工程項目投產(chǎn)后運行、檢修、以及企業(yè)日后改建、擴建及等相關(guān)工作的重要依據(jù)，而且，當遇到自然災害時，利用科技檔案能在最短時間內(nèi)恢復重建工程。

在電企中，落實對檔案信息資源的開發(fā)與應用是檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)。只有對檔案資料進行整理，開發(fā)，管理，應用，才能使檔案管理真正落到實處。

二、電企在檔案信息資源的開發(fā)與應用中存在的問題

當前，我國電企在檔案信息資源的開發(fā)與應用中，存在著如下問題：

1.高層管理者對檔案信息資源的重要價值存在認識上的偏頗。很多管理者認為,檔案信息作為一種現(xiàn)存的文字資料,對公司的發(fā)展沒有多大的價值,因此對其不夠重視，導致了電力企業(yè)在檔案管理方面的資金投入少,人員配備不足，導致檔案室設施不全，保管條件和保管手段落后等現(xiàn)狀。

2.檔案管理缺乏專門管理人員。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，而且人員素質(zhì)良莠不齊。他們很多人都認為檔案管理工作僅僅是簡單的資料收集,錄入,分類和存放；另外，有相當一部分的電力企業(yè)沒有設立獨立檔案管理部門，而是把其與其他部門合并在一起。

3.檔案管理信息化滯后檔案管理的信息化程度,關(guān)系到檔案管理工作的效率。電力檔案信息巨大而且重要,它包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表以及文件等原始憑證，這些信息有種重要的經(jīng)濟效益,它的合理的保存對發(fā)揮其內(nèi)在的價值有著重要的意義,尤其是在當今信息化社會中,信息的占有率,開發(fā)率已經(jīng)成為一個企業(yè)生存與成功的重要保障。然而,電企普遍存在檔案管理信息化滯后的現(xiàn)狀,主要表現(xiàn)在工程竣工時，施工單位更注重紙質(zhì)文檔資料的歸檔而忽略對紙質(zhì)文件進行電子化存檔，使得很多原始數(shù)據(jù)沒有電子版本，給日后的檔案利用帶來很大的不便。

三、電企實施檔案信息資源的開發(fā)與應用措施

（一）變革觀念，把檔案管理提升到戰(zhàn)略高度

在當今社會，信息作為一種資源，是企業(yè)生存，發(fā)展以及獲得成功的重要前提。過去，電企高級管理者不重視檔案管理，但在信息化日益強化的今天，人們需要重新審視檔案信息的價值。檔案作為原始和真實的資料記錄，對公司的經(jīng)濟價值是不可低估的，必須把檔案管理的認識提到戰(zhàn)略的高度，為檔案信息資源的開發(fā)與應用提供思想支持。

（二）建立檔案管理制度

建立檔案管理制度，使檔案管理系統(tǒng)化，有規(guī)章制度可尋，檔案管理的制度化，一方面有利于加強公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，促進公司的發(fā)展，另一方面能為檔案信息資源的開發(fā)與應用提供基礎以及保障。

（三）提升檔案管理專業(yè)化

檔案管理只有做到實現(xiàn)專業(yè)化，才能有效地實施檔案信息資源的開發(fā)與應用。要實現(xiàn)其專門化，首先要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，聘用有學科基礎的人員任職或者加強在職培訓；其次，檔案管理人員走向生產(chǎn)第一前線，了解電企的一線生產(chǎn)實際情況，檔案管理人員跟蹤服務，及時反饋信息，指導施工人員收集第一手資料。最后，對檔案進行分門別類整理，以便查找與使用。

（四）落實檔案管理信息化，實行檔案信息服務

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化成為你一種不可抵擋的趨勢。在電企中建立公司檔案信息管理平臺，實現(xiàn)管理信息化，利用網(wǎng)絡的快捷和便利性，優(yōu)質(zhì)快速地為利用者提供檔案數(shù)字化信息服務，這是實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)與應用的有效途徑。

（五）成立團隊，進行檔案信息整編

如今，隨著檔案資料的不斷豐富，檔案資料必須通過專門的整編，來實現(xiàn)其價值。企業(yè)根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展需要，對檔案中儲存的大量的零散的信息進行有目的、有計劃的篩選，實現(xiàn)對信息的整合以及提煉。通過對檔案信息的經(jīng)過分析、研究、綜合、歸納，提煉出典型性、規(guī)律性的結(jié)論或者按照主題進行匯編，如按組織沿革、單位領導名錄、電價文件，工程簡介等進行匯編。這樣使得檔案能有效地為利用者提供服務。

四、結(jié)束語

實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)與應用，對企業(yè)的檔案管理工作，有著至關(guān)重要的影響。檔案信息資源的開發(fā)與應用，目的是通過對檔案信息的而有效整合，從而實現(xiàn)檔案信息的便捷和高效使用。檔案信息資源的開發(fā)與應用是一項長期性的工作，需要企業(yè)從各個方面去支持其發(fā)展，如變革觀念，建立制度，實現(xiàn)檔案管理專業(yè)化和電子化等層面。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案的價值，使其更好地為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展與管理服務。

[1]潘連根.檔案信息資源相關(guān)概念辨析.檔案與建設,1998.(05).9-1.

[2]顏海.檔案信息資源開發(fā)利用.武漢大學出版社,2004.

[3]范巧燕.企業(yè)檔案管理---電力企業(yè)創(chuàng)新研究.經(jīng)濟管理,2008.