文/漳州市薌城區(qū)疾病預(yù)防控制中心 王鳳

伴隨全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，日常工作往來(lái)由紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)向電子形式，檔案管理形式也發(fā)生了相應(yīng)的變化，信息化管理已成為大勢(shì)所趨。疾控檔案作為指導(dǎo)、協(xié)調(diào)衛(wèi)生防病各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)疾控檔案資料進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理是檔案工作現(xiàn)代化科學(xué)管理的必然趨勢(shì)。

一、疾控檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

疾病預(yù)防控制中心的業(yè)務(wù)檔案，是疾控部門的主要檔案，是長(zhǎng)期的疾病預(yù)防控制工作中形成的技術(shù)性文件資料,是整個(gè)疾病預(yù)防控制工作以備查考的真實(shí)記錄。疾病預(yù)防控制檔案信息資源，除了具有一般專業(yè)檔案的共性特點(diǎn)外,還具有“內(nèi)容多、范圍廣”、“形成時(shí)間長(zhǎng)”及“特定條件下的不可復(fù)得的記錄”等獨(dú)有的特點(diǎn)。而檔案信息化管理能以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮傳統(tǒng)檔案管理形式不可替代的作用和功效。

（一）儲(chǔ)存優(yōu)勢(shì)

疾控檔案有大量以形象、聲音為表達(dá)方式的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、錄音磁帶、光盤等現(xiàn)代檔案,也有各種珍貴標(biāo)本、樣品等特殊的醫(yī)學(xué)實(shí)物檔案；既有涉及本單位本地區(qū)專業(yè)開(kāi)展的內(nèi)容，又有周邊地區(qū)乃至全球范圍內(nèi)專業(yè)開(kāi)展的情況。因此，對(duì)這些檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔、保存，需要大量的人力和儲(chǔ)存空間。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)疾控檔案信息化管理，不但能減輕檔案工作人員的工作強(qiáng)度，提高工作人員的工作效率，更能使檔案數(shù)據(jù)的保存得到更全面、有效的保障。借助光盤、硬盤、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)軟件等載體對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，容量大，占據(jù)空間小，相對(duì)于傳統(tǒng)管理模式來(lái)講，具有明顯的優(yōu)勢(shì)。

（二）維護(hù)優(yōu)勢(shì)

疾控檔案是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期收集、積累、整理形成的有利用價(jià)值的檔案，是在特定時(shí)間、環(huán)境、條件下形成的現(xiàn)場(chǎng)記錄。因此，疾控檔案的維護(hù)工作必須小心，一旦損壞或丟失便很難再有。但是，如果形成電子檔案，可以在電子文件形成后即時(shí)歸檔，保證儲(chǔ)存的及時(shí)性；同時(shí)，傳統(tǒng)模式的檔案大多是紙質(zhì)材料，經(jīng)過(guò)多次使用后損耗大，而且保存期間易受溫度、濕度等外界環(huán)境的影響，而電子檔案基本不受影響。更重要的是，電子檔案方便備份，即使原始數(shù)據(jù)受到破壞，仍能通過(guò)備份還原，使檔案不至遭受損毀。

（三）使用優(yōu)勢(shì)

疾控檔案既反映了疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作的歷史與現(xiàn)狀,又是疾病預(yù)防控制各項(xiàng)工作權(quán)威有效的依據(jù)和參考,具有較強(qiáng)的法律效力和較高的使用價(jià)值。檔案就是資源，要為工作提供便利。傳統(tǒng)檔案管理手續(xù)多，查詢、使用中有諸多不便，檔案歸檔后還需整理，比較復(fù)雜。而信息化管理可以通過(guò)使用者提出申請(qǐng)或登錄檔案系統(tǒng)進(jìn)行查詢，使用過(guò)程中還能借助關(guān)鍵詞、標(biāo)引等進(jìn)行檢索，在增加檢索準(zhǔn)確性、提高工作效率的同時(shí)也能減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，免去了進(jìn)去檔案室的一番翻查和歸檔后的整理麻煩。另外，可以針對(duì)檔案的密級(jí)相應(yīng)加密，相應(yīng)權(quán)限的人只能查詢、下載相對(duì)應(yīng)的檔案材料，在提供檔案資源的同時(shí)，確保檔案使用過(guò)程中的私密性。

二、疾控檔案信息化管理的實(shí)施策略

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展,計(jì)算機(jī)管理技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，也使檔案管理工作邁進(jìn)了嶄新的歷史時(shí)期。因此，積極探索疾控檔案信息化管理方法，實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以沖破傳統(tǒng)檔案資源管理和使用的種種局限，滿足疾控中心工作的最大信息需求，更好地服務(wù)于衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

（一）充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，樹(shù)立檔案信息化管理的觀念

“萬(wàn)事開(kāi)頭難”，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，工作人員需要一個(gè)學(xué)習(xí)和適應(yīng)的過(guò)程，而且開(kāi)始時(shí)工作量會(huì)增加不少。因此，檔案工作人員要不斷加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的交流，爭(zhēng)取單位和同事的有力支持。只有從認(rèn)識(shí)上著手，積極推進(jìn)信息化進(jìn)程，將檔案信息化管理的重要性與便利性深入人心，才能使全體工作人員齊心樹(shù)立檔案信息化管理的觀念，讓全員達(dá)成共識(shí)：檔案信息化管理是疾控事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，疾控檔案信息化管理體系的構(gòu)建有助于提高資源共享的便捷性，能為疾控事業(yè)的發(fā)展提供有力的信息保障。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，提高檔案信息化管理水平

目前，疾控中心的檔案工作者大部分是身兼數(shù)職，除了檔案工作，他們還承擔(dān)著其他業(yè)務(wù)上的工作任務(wù)；而且大多數(shù)檔案工作者是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，所以檔案管理水平普遍較低。

作為檔案的直接管理者，檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)決定了檔案管理的水平，且檔案信息化管理需要借助現(xiàn)代通信技術(shù)，檔案工作者必須具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和信息素養(yǎng)，能熟練運(yùn)用新的工作方法，處理電子文檔，駕馭電子檔案管理工作。因此，實(shí)現(xiàn)疾控檔案信息化管理，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才是當(dāng)務(wù)之需。這就要求重視和加大專業(yè)人才培養(yǎng)的投入，建立積極有限的人才激勵(lì)制度，充分激發(fā)檔案工作者的積極性和主動(dòng)性，方能不斷促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件、硬件建設(shè)，發(fā)揮管理效率

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案信息化管理的必要條件，主要包括：各類存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須具備一定的硬件基礎(chǔ)，有了計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備等硬件支持，信息化平臺(tái)才能夠搭建成功。要確保檔案管理信息化的科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展，在軟件管理上也不能掉以輕心：要積極尋找和開(kāi)辟檔案存儲(chǔ)的新途徑，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。在軟件、硬件選擇上，不以滿足使用為目標(biāo)，要有一定的前瞻性，預(yù)留一部分的升級(jí)空間。只有具備適合的基礎(chǔ)設(shè)施，才能充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率。

（四）制定合理、科學(xué)的電子檔案管理制度，確保檔案管理的規(guī)范化

作為新的管理模式，檔案信息化管理必須服務(wù)于疾病預(yù)防控制中心的各項(xiàng)工作，因此將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范的管理，從而更準(zhǔn)確、更科學(xué)、更便捷地服務(wù)于疾控中心各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

三、結(jié)語(yǔ)

疾病預(yù)防控制工作檔案是公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要組成部分，加快疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè),對(duì)疾控事業(yè)的科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。疾控檔案管理信息化不僅能為公共衛(wèi)生管理系統(tǒng)和其他應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸提供可靠的參考平臺(tái),還能實(shí)現(xiàn)各類疾病預(yù)防控制工作信息安全、快速地傳遞和共享。因此，在今天的信息社會(huì)，有效地開(kāi)發(fā)和管理疾控檔案資源，加強(qiáng)檔案信息化管理，不但是大勢(shì)所趨，而且能為疾控事業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供有力的支持，對(duì)維護(hù)廣大人民群眾的身體健康做出積極貢獻(xiàn)有著重大作用。

[1]馬仁杰，張浩.論社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息化與檔案信息倫理建設(shè)[J].安徽大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)，2011(1).

[2]酈文華.疾控中心信息化建設(shè)管理方法的探討[J].醫(yī)學(xué)動(dòng)物防制,2006(12).

[3]馬靈君.檔案信息電子化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2012(7).