文/齊齊哈爾二機床（集團）有限責(zé)任公司 王璐

隨著現(xiàn)代社會的技術(shù)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)的潮流不斷的席卷了整個世界的發(fā)展進程?，F(xiàn)代化的辦公手段在企業(yè)的發(fā)展過程中逐漸的普及開來。自動化和信息化的管理方式也逐漸的提到傳統(tǒng)的手工的管理方式?，F(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理需要建立與之相互適應(yīng)的自動化的管理系統(tǒng)，將企業(yè)的檔案管理與其余的管理工作相互結(jié)合在一起，進一步的改變檔案管理的落后的現(xiàn)狀，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，不斷的加快企業(yè)的檔案信息化的建設(shè)腳步。

一、機械企業(yè)信息化檔案管理的特點

（一）管理的一體化

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的方式都是要根據(jù)相對應(yīng)的部門的文件進行整理歸類和保存。其余的企業(yè)業(yè)務(wù)也要不斷的針對經(jīng)營活動產(chǎn)生一定的產(chǎn)品、技術(shù)和合同等的專業(yè)性的資料進行不斷的整理和歸納。但是，在信息化的檔案管理過程中，都是一種自動化的管理系統(tǒng)，這樣就可以將整個企業(yè)的文書和部門的基本文檔有效的結(jié)合在一起，進一步的將歸檔與企業(yè)的管理同步。

企業(yè)的自動管理系統(tǒng)，將企業(yè)的檔案使公文和業(yè)務(wù)檔案都有效的歸納到了一起，不僅避免了大量的重復(fù)性的勞動的過程，而且有機的提高了企業(yè)的工作效率，使得企業(yè)的檔案工作人員擺脫了傳統(tǒng)的重復(fù)性的操作的過程，進一步的節(jié)約了企業(yè)的人力和時間，將企業(yè)的檔案管理人員從傳統(tǒng)的工作方式中有效的解放了出來。

（二）全文的存儲和檔案的檢索

企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以將企業(yè)的各個部門的有效的有價值的文件有效的存儲到企業(yè)的服務(wù)器上，同時也可以將企業(yè)的檔案管理部門的原始掃描的檔案存儲到企業(yè)的服務(wù)器上。當(dāng)企業(yè)的用戶經(jīng)過身份的驗證之后，就能夠有效的在企業(yè)的局域網(wǎng)上將企業(yè)的個人所需要的檔案實現(xiàn)終端的有效檢索。真正的使得信息化的檔案管理成為企業(yè)的生產(chǎn)生活的建設(shè)提供出有效的信息服務(wù)。

（三）檔案管理的業(yè)務(wù)可以實現(xiàn)自動化

企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案的工作主要的就是包括企業(yè)的檔案資源的統(tǒng)計和鑒定、節(jié)約、閱讀和編輯等的方面。這都是需要企業(yè)的檔案管理人員定期的針對企業(yè)的檔案的基本情況進行有效的統(tǒng)計，同時也要這對企業(yè)的檔案中的技術(shù)文件進行有效的分析，同時要為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)的決策提供出參考性的依據(jù)。應(yīng)用到了企業(yè)的信息化的檔案管理，可以有效的隨著隨地的將企業(yè)的各種數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。這樣就使得企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和各個部門都可以有效的使通過辦公室所需要的資料以及數(shù)據(jù)，將檔案的管理人員從傳統(tǒng)的工作方式中有效的解放出來。

二、信息化時代下的企業(yè)檔案管理的新趨勢

當(dāng)前人類的社會隨著不斷的發(fā)展，文本的載體形式也發(fā)生了新的變化。如今的大范圍的文本閱讀方式的變化也使得文檔的存儲的方式發(fā)生了改變。隨著這樣的改變，大多數(shù)的文檔都已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，文檔從原始的傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件逐漸的轉(zhuǎn)化成為了電子化的方式。在信息化的時代背景下，電子文檔也使得我們最初的記錄方式實現(xiàn)了變化。提高了處理信息的質(zhì)量以及信息的傳播速度。這也就實現(xiàn)了在存儲上從一種媒介方式有效的轉(zhuǎn)化成為另一種媒介方式的變化。這就成為了企業(yè)的檔案管理的一項必需要的技術(shù)。信息化已經(jīng)成為了企業(yè)的檔案管理過程中所必須要的支撐手段。

電子化的文檔與傳統(tǒng)的文檔相互比較的話，其包含的信息量更加的大更加的豐富。同時，信息的檢索和閱讀的方式也得到了很大的提升。同時，電子化的存儲方式可以提供企業(yè)有效的復(fù)制和存儲的方式，輕松的實現(xiàn)文字的編輯和保存，同時還不會浪費任何的資源。當(dāng)相關(guān)的部門需要對某一些文件進行檢索的時候，就可以找到最原始的記錄，使得管理者在大量的信息中迅速的找到所需要的內(nèi)容。

三、關(guān)于機械企業(yè)檔案管理信息化的幾點建議

（一）健全檔案管理的制度

俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。在企業(yè)的檔案管理的工作中，制度也成為了一個很重要的問題。企業(yè)的管理是企業(yè)發(fā)展的一個根本。健全的檔案管理制度將使得企業(yè)的各個部門的職責(zé)有效的得到明確，并且在信息化的全體下，更加需要企業(yè)加強檔案管理制度的建立，特別是要加強制定企業(yè)的檔案自動化的管理制度，使用完善的制度來進一步的規(guī)范好企業(yè)的檔案自動化的管理工作。

（二）加強企業(yè)的原始文件管理，全程監(jiān)督企業(yè)的檔案

在企業(yè)建立起了局域網(wǎng)等先進的條件之后，要進一步的實現(xiàn)企業(yè)的檔案安全管理。全面的加強企業(yè)從文件形式到文檔形式的管理，重點就是要加強企業(yè)的原始文件的管理，全程的將企業(yè)的檔案管理進行監(jiān)督。確保文檔的整個周期得到嚴格的監(jiān)控。

（三）檔案管理人員要自動的參與到企業(yè)的自動化軟件的開發(fā)

檔案的管理人員需要有效的參與到企業(yè)的檔案管理軟件的開發(fā)中，充分的了解到企業(yè)的檔案管理的全部過程以及企業(yè)的檔案管理的全部內(nèi)容。同時，要及時的征求各個部門之間的意見。充分的研究企業(yè)的各個部門的工作與檔案的歸納工作之間的關(guān)系。為檔案的管理軟件的設(shè)計人員提供有效的信息，選擇出最佳的檔案設(shè)計管理方案。

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